Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Gera schreibt die Einführung einer neuen Software für das Ausländer- und Einbürgerungswesen als öffentliche Ausschreibung nach UVgO aus.
Die bestehenden Fachverfahren OK.VISA und EinsA (von AKDB) sollen abgelöst und durch eine zukunftsfähige On-Premise-Lösung ersetzt werden. Geplant sind Einführung im November 2026 sowie eine 4-jährige Softwarepflege.
Bieter müssen Angebote bis zum 02.09.2026, 11:00 Uhr ausschließlich elektronisch über die Plattform www.vergabe.rib.de einreichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis50%
Preis und Wirtschaftlichkeit unter Einbeziehung von Zusatz-/Folgekosten. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die volle Punktzahl (90 Punkte = 50 Wertungspunkte), teurere Angebote werden prozentual abgestuft.
- Qualität - fachlich40%
Fachliche Anforderungen: Bewertet wird der Erfüllungsgrad der 34 fachlichen Anforderungen (z.B. XAusländer-Standard, Schnittstellen, Datenmigration, EfA-Dienste). Maximal 68 Punkte erreichbar; 68 von 68 Punkten ergeben 40 Wertungspunkte, bei Punktabzug wird entsprechend abgestuft. Pro Anforderung: 2 Punkte bei Erfüllung durch Standardkomponenten, 1 Punkt bei Erfüllung mit Anpassungsaufwand, 0 Punkte bei Nicht-Erfüllung.
- Qualität - technisch10%
Allgemeine und technische Anforderungen: Bewertet werden u.a. Qualitätsstandards, Servicehotline, Handbuch/Dokumentation, Benutzer-/Rechteverwaltung, Datenexport, Verschlüsselung, Zertifikate zu Informationssicherheit/Datenschutz. Maximal 22 Punkte erreichbar; 22 von 22 Punkten ergeben 10 Wertungspunkte, bei Punktabzug wird entsprechend abgestuft. Zusätzlich KO-Kriterien (Produktpräsentation/Testinstallation möglich, Bereitschaft zu AVV nach Art. 28 DSGVO, Betrieb ohne Fremd-Hosting, Lauffähigkeit in MS-Umgebung, Bereitschaft zu EVB-IT-Verträgen).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand der Beschaffung
Einführung einer zukunftsfähigen Software für das Ausländerwesen zur Ablösung der bestehenden Fachverfahren OK.VISA und EinsA (bisher von AKDB, die sich aus diesem Produktfeld zurückzieht). Bereitstellung ausschließlich als On-Premise-Lösung, lauffähig in einer Microsoft-basierten Umgebung (MS SQL-Server, MS Word, MS Excel).
Datenmigration und Aktenübernahme
Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme
Schulung und Dokumentation
Schnittstellen und EfA-Anbindungen
Namensänderungsbehörde
Unterstützung der Namensänderungsbehörde mit Speicherung der relevanten personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf, Wohnungsdaten, Passart, Mitantragssteller).
Software-Pflege (4 Jahre)
Laufzeit 48 Monate ab Vertragsbeginn im Anschluss an die Einführung. Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Kündigungsfrist 3 Monate vor Ablauf; bei nicht fristgerechter Kündigung verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
Wertungskriterien (Punktebewertung)
Bonuspunkte u.a.:
Eignungsnachweis nach Formblatt 124 LD
Fachliche Eignung:
Zwingende Erklärungen:
Bei engerer Wahl sind die Eigenerklärungen durch Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen (oder durch Eintrag im PQ-Verzeichnis/Zertifikat). Ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro fordert der Auftraggeber einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) an.
Pflichten nach Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG)
Mit dem Angebot ist eine vollständig ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung nach ThürVgG vorzulegen. Ohne diese erfolgt ein Ausschluss gemäß § 8 Abs. 1 S. 3 ThürVgG. Zu bestätigen sind insbesondere:
Sanktionen bei Nichteinhaltung: Vertragsstrafen (§ 13 Abs. 1), fristlose Kündigung (§ 13 Abs. 2), Ausschluss von Vergabeverfahren bis zu 3 Jahren (§ 13 Abs. 3).
Liste der Referenzkunden, die die angebotene Software in ähnlicher Weise nutzen (Adresse, Ansprechpartner, Telefon)
Ähnliche Nutzung der Software; vergleichbare Software-Einführungsprojekte (idealerweise im öffentlichen Bereich/Ausländerwesen)
Bei engerer Wahl: drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren
Vergleichbare Leistungen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum
Referenz für Erfahrungen bei der Datenmigration aus OK.VISA / EinsA (AKDB-Fachverfahren) – inkl. Erfolgsquote und Angabe nicht migrierbarer Daten
Datenmigration aus den abzulösenden AKDB-Fachverfahren OK.VISA und EinsA