Einführung von B2B-Warenwirtschaftssystemen und Middleware-Anbindung in zwei regionalen Lebensmittel-Pilotregionen

Ist- und Bereitschaftsanalyse je Region: Prozesse, Systeme, Datenflüsse und Datenobjekte werden untersucht. Identifikation anbindungsbereiter Betriebe, priorisierte Roadmap, Umfang der Schnittstelle zum ÖMG-Bestandssystem.

Außerdem: Kick-off-Termin innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlag in beiden Regionen.

Herstellerneutrale Middleware zur Anbindung von Betrieben mit unterschiedlichen oder ohne eigene Systeme. Inklusive Grundkonfiguration, Datenmodell-Dokumentation und Anbindung weiterer Betriebe. Die Middleware darf das angebotene Warenwirtschaftssystem technisch, vertraglich oder preislich NICHT voraussetzen – Anbindung ausschließlich über dokumentierte, veröffentlichte Schnittstellen. Nachweis der Austauschbarkeit.

Je Hauptbetrieb mindestens zwei Schulungstermine à 0,5 Tag für bis zu 8 Personen des Kernteams. Durchführung vor Ort oder online.

Begleitung des Pilotbetriebs in beiden Regionen vom 01.05.2027 bis 31.07.2027 mit Anwendersupport (Werktage 9–16 Uhr, Reaktionszeit 4 Stunden bei betriebsverhindernden Störungen). Erhebung von Kennzahlen vor Inbetriebnahme und zum Pilotende. Abschlussdokumentation im Umfang von ca. 15 Seiten für den Transfer in weitere Regionen.

Maximale Bruttopauschale 100.000 EUR (netto 84.033,61 EUR) inkl. aller Lizenz-, Nutzungs- und Bereitstellungsentgelte bis 31.07.2027. Sämtliche Nebenkosten (Reise, Fahrt, Übernachtung) sind eingepreist. Grundleistungen (Pos. 1–11) sind vollständig zu erbringen; Bedarfspositionen (Pos. 12–14) werden nur nach schriftlicher Freigabe zur jeweiligen Höchstmenge abgerufen.

Eintragung im Handels-, Berufs- oder Vereinsregister (oder gleichwertiger Nachweis bei EU-/EWR-Ausland).

Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 EUR für Personen-/Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögensschäden je Schadensfall – oder verbindliche Erklärung zum Abschluss vor Leistungsbeginn. Durchschnittlicher Jahresumsatz mit IT-Dienstleistungen von mindestens 250.000 EUR netto im Mittel der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Kein Insolvenzverfahren, keine Verurteilung wegen Bestechung, Betrug, Subventionsbetrug, Geldwäsche, krimineller Vereinigung oder Menschenhandel. Keine schwere Verfehlung. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt. Einhaltung von Umwelt-, Sozial- und Arbeitsrecht (inkl. Mindestlohn). Keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen; nur ein Angebot pro Unternehmen. Bei Bietergemeinschaften gesamtschuldnerische Haftung.

Bestandsprodukt, produktiv im B2B bei mindestens einem Lebensmittelgroßhandels-, Bündler- oder Handelsbetrieb seit mindestens 12 Monaten zum Ablauf der Angebotsfrist. Abbildung beider Kundengruppen (Gemeinschaftsverpflegung/Großküchen und Lebensmitteleinzelhandel) mit gruppen-/kundenspezifischen Preisen, Konditionen, Bestellwegen, Lieferrhythmen und Bestellschlusszeiten; B2B-Bestellweg vorhanden. Verarbeitung von Artikelstammdaten, Preisen, Verfügbarkeiten, Bestellungen, Aufträgen, Kommissionierung, Lieferscheinen, Rechnungen sowie Mengen-, Gewichts-, Touren- und Transportdaten. Gewichtsware mit variablem Liefergewicht muss durchgängig über Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgebildet sein. Pfand- und Transportbehälter als eigenständige Positionen; Außenstände je Lieferant/Kunde einsehbar. Import/Export von Artikel-, Bestell- und Lieferscheindaten über mindestens ein strukturiertes, dokumentiertes Format (CSV, XML, JSON) oder eine dokumentierte API. Rollen- und Berechtigungskonzept, das wettbewerbsrelevante Daten eines Betriebs vor anderen Betrieben schützt.

Bestandsprodukt, produktiv bei mindestens einem Lebensmittelbetrieb mit Datenaustausch (Artikel-, Bestell- oder Lieferscheindaten) mit mindestens einem anderen Betrieb seit mindestens 6 Monaten zum Ablauf der Angebotsfrist. Middleware muss die Anbindung von Betrieben mit unterschiedlichen Endsystemen sowie von Betrieben ohne eigenes System ermöglichen, ohne Zwang zur Beschaffung eines bestimmten Systems. Betriebe ohne eigenes System erhalten im Pilotzeitraum kostenlosen Zugang. Middleware ermöglicht Datenaustausch zwischen mindestens zwei unterschiedlichen Endsystemen.

DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb EU/EWR; Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Schnittstellen, Datenmodelle und Mapping-Regeln in deutscher Sprache dokumentiert. Sämtliche im Pilotbetrieb erfasste Stamm- und Bewegungsdaten bei Vertragsende in herstellerneutralem, dokumentiertem Format vollständig exportierbar. Austauschformate und Schnittstellen vollständig dokumentiert und veröffentlicht (Fundstelle ist im Angebot anzugeben); Dritte dürfen die dokumentierten Schnittstellen nutzen; Anbindungen bleiben nach Vertragsende bestehen.

Middleware setzt das angebotene Warenwirtschaftssystem nicht voraus; Austausch auch ohne Beteiligung des WWS möglich. Nutzung weder technisch noch vertraglich noch über Lizenz- oder Preisbedingungen an das WWS gebunden. Betriebe sind nicht verpflichtet, über den Pilotzeitraum hinaus Verträge mit dem Auftragnehmer abzuschließen (Weiterbetrieb optional, Konditionen sind anzugeben). Zeitnahe Prozesse ohne manuelle Zwischenschritte (innerhalb weniger Minuten): (1) Verteilung kundenspezifischer Preise/Sortimente an alle angebundenen Kunden, (2) Bestellung inkl. Bestellbestätigung mit Annahme, Änderung oder Ablehnung.