Erbringung von Unterstützungsleistungen zur Definition und Weiterentwicklung sowie Erstellung des Leistungsverzeichnisses für das Facility-Management (Gebäudebetrieb) am CISPA-Campus

Einarbeitung in das Projekt (technische Anlagen, Baugenehmigung, Baubeschreibung, Pläne, Raumbuch).

Klärung der Rahmenbedingungen, inklusive Schnittstellenliste.

Mitwirkung an einem Terminrahmen für die 3 Phasen des technischen FM.

Unterstützung bei Erstellung und Fortschreibung des Betreiberhandbuchs, insbesondere Wartungen/Prüfungen und Betreiber-Matrix.

Beratung zu Informationen und Unterlagen vom Errichter sowie zur Lagerung notwendiger Ersatzteile (lange Lieferzeiten).

Festlegen notwendiger Informationen nach Gebäuden, Bereichen und Gewerken.

Bearbeitung der AMEV-Karten.

Definition von Qualitätsmanagement, SLAs, KPIs, Konformitätslevel nach GEFMA sowie Bonus-Malus-Regelungen.

Definition der Anforderungen an Berichtswesen, Dokumentation und Reporting (inkl. CAFM).

Definition der Anforderungen an das Personal des FM-Dienstleisters.

Definition von Instandhaltungspaketen, Bedarfsleistungen und Optionen mit Vergütungsempfehlung.

Definition der Ersatzteilbeschaffung und -bevorratung (lange Lieferzeiten).

Detaillierte Kostenermittlung für das technische FM über die gesamte Vertragslaufzeit (Marktanalyse, Budgetbildung).

Vorbereitung der Vergabe des technischen FM: Erstellung der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses, Zuschlagskriterien, Wertungsmatrizen, Mitwirkung an der Vertragsgestaltung, Beantwortung von Bieterfragen.

Prüfung und Wertung der Angebote (Preisspiegel, Angemessenheitsprüfung).

Wertung der von Bietern eingereichten Konzepte.

Teilnahme an wertenden Präsentationen aller Bieter; Jurymitglied bei Teststellungen.

Regelmäßige Statusberichte (mindestens monatlich) und Teilnahme an Besprechungen.

Sofortige Information über Risiken und wesentliche Projektereignisse.

Indikativer Aufwand: maximal 75 Tage (1 Tagessatz = 8 Std., inklusive aller Nebenkosten und Reisekosten); Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand bis zur Obergrenze.

Bearbeitungsbeginn binnen 2 Wochen nach Auftragserteilung.

Geplante Vertragsdauer: 15 Monate ab Vertragsbeginn (Stammdaten) – die Vergabeunterlagen nennen indikativ bis ca. Mai 2028 (Vergabe Dienstleister Betrieb Tech FM).

Nicht enthalten: Rechtsberatung (wird durch eine spezialisierte Anwaltskanzlei abgedeckt).

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (u. a. einschlägige Straftaten, schwere Steuer-/Sozialversicherungsverstöße).

Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (u. a. Verstöße gegen Arbeits-/Sozialrecht, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt).

Falls ein Ausschlussgrund vorliegt: Nachweise zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB (Schadensausgleich, Kooperation, Prävention).

Abgabe einer Eigenerklärung zur Eignung oder der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) mit Stammdaten, Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen und Erklärungen zu Ausschlusstatbeständen.

Mindestens 3 konkretisierte Referenzen über vergleichbare FM-Consulting-Leistungen mit den genannten Vergleichbarkeitskriterien (Objektart, BGF, Nutzfläche, Investitionsvolumen).

Für die Rangfolgenbildung können weitere konkretisierte Referenzen eingereicht werden (Wertung siehe Stammdaten).

Mindestens 1 federführend beteiligter Mitarbeiter mit abgeschlossenem Hochschulstudium (Bachelor/Master/Diplom) in Facility Management, Technisches Gebäudemanagement, Immobilienwirtschaft oder Wirtschaftsingenieurwesen.

Urkunde (PDF) und aussagekräftiger Lebenslauf zwingend.

Für die Wertung Projektteam: weitere Projektverantwortliche mit einschlägigen Abschlüssen oder Qualifikationen.

Aktuell gültige Berufshaftpflichtversicherung mit einschlägigen Deckungssummen:

Verpflichtungserklärung im Zusammenhang mit der Anwendung der Russland-Sanktionen (EU-VO 2022/576).

Saarländische Tariftreueerklärung (Verpflichtung zu Mindestentlohnung 8,84 EUR/Stunde brutto, Tariftreue, Sozialstandards, Weiterverpflichtung von Nachunternehmern).

Eignungsleihe nach § 47 VgV bzw. § 34 UVgO ist zulässig (wirtschaftliche/finanzielle und/oder technische/berufliche Leistungsfähigkeit).

Bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe: gesamtschuldnerische Haftung gegenüber dem Auftraggeber.

Zusätzliche Formulare: Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe und Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer.

Konkretisierte Referenzen (separate Dokumente): 50 %

Ausbildung und Zusammensetzung Projektteam: 30 %

Berufserfahrung des federführenden Mitarbeiters: 20 %

Punkte Projektteam max. 20; Punkte Berufserfahrung abgestuft (z. B. > 25 Jahre = 10 Punkte, < 10 Jahre = 0 Punkte).