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Ausschreibungen Hessen

EU- Vergabe Agile integrative Managementsuite (AiM) als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung

DB Systel GmbH (Bukr 2B, 44) | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Deutschland, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Beschaffung einer cloud-basierten Managementsuite (Software as a Service) als Nachfolger der bestehenden Atlassian-On-Prem-Lösung (Jira/Confluence/Jira Service Management) durch die DB Systel GmbH.

Die Lösung muss die Kernfunktionalitäten Projektmanagement, Kollaboration und Kundenportal bereitstellen und diese tiefgreifend integrieren, damit Informationen medienbruchfrei fließen. Gefordert sind außerdem sämtliche Integrations- und Migrationsleistungen, Support/Wartung, Schulungen sowie der Abschluss einer DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).

Verfahren: EU-weites Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (SektVO), max. 5 Bieter werden zur Angebotsabgabe zugelassen. Zuschlagskriterien: Preis 55 %, fachliche Kriterien 40 %, vertragliche Kriterien 5 %. Angebote sind elektronisch über das Bieterportal der Deutschen Bahn einzureichen bis spätestens 12.10.2026, 10:00 Uhr MESZ.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR
Veröffentlichung10. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist2. Okt. 2026
Teilnahmefrist12. Okt. 2026
Einladungsfrist11. Jan. 2027
Migrationsziel31. März 2029
VertragsbeginnDatum offenBeginn des Rahmenvertrags – konkretes Datum wird im Vertrag festgelegt; voraussichtlich nach Zuschlag.
VertragslaufzeitDatum offenRahmenvertrag läuft 5 Jahre ab Vertragsbeginn (Beginn und Ende daher noch offen).
BindefristDatum offenDauer der Bindefrist des Angebots wird den Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt; konkrete Frist hier nicht angegeben.
ZuschlagDatum offenDatum der Zuschlagserteilung nicht explizit genannt; vergaberechtliche Wartepflicht 10/15 Kalendertage nach Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
NachprüfungsfristDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
VertraulichkeitsverpflichtungDatum offen5 Jahre nach Beendigung/Einstellung des Vergabeverfahrens; absoluter Endtermin nicht festlegbar.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 55%Qualität 45%
  • Finanzielle Kriterien55%

    Kommerzielle Bewertung – umfasst den Gesamtbewertungspreis gem. Preisblatt (P1).

  • Fachliche Kriterien40%

    Fachlich/technische und sonstige Kriterien, bestehend aus zwei Blöcken: Kriterienkatalog (60%) und Use-Cases/Wertende Teststellung (40%). Detailbewertung gemäß Anhang C2 Gesamtbewertungsmatrix.

  • Vertragliche Kriterien5%

    Bewertung der vertraglichen Angaben (Rahmenvertrag, Anlage 1 Leistungsbeschreibung, Anlagen 4 und 5 EVB-Informationssicherheit). Detailbewertung gemäß Anhang C2, Tabellenblatt Informationen Vertragliche Wert.

KI-Hinweis: Die detaillierten Unterkriterien des Kriterienkatalogs (Anhang C2 Gesamtbewertungsmatrix_AiM) und der Use-Cases (UC1 bis UC8) sind im vorliegenden Kontext nicht enthalten – diese sind erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe verfügbar (Dokumente_Aufforderung zur Angebotsabgabe_.zip).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernfunktionalitäten der SaaS-Suite

Bereitstellung einer 'Agilen integrativen Managementsuite (AiM)' als SaaS-Lösung mit den Kernfunktionalitäten:

Projektmanagement/Workmanagement – agiles Projekt- und Workmanagement (Story Map, Scrum, Scrum of Scrums, SAFe, Kanban, Burn-Down-Charts, BI, Capacity- und Roadmap-Planung)Kollaboration/Wissensmanagement – Seitenvorlagen, Hierarchien, Versionierung, Klassifizierung, Lifecycle, Verlinkung zum Projektmanagement, PDF-Export, parallele BearbeitungKundenportal – ohne Lizenzierung nutzbar, E-Mail-Schnittstelle, SLA-Hinterlegung, Anfragetypen und -klassifizierung, Integration ins ProjektmanagementAgiles Testmanagement – Testfall-Erstellung, -Durchführung und -Auswertung mit Metriken (als Add-On/Drittanbieter)Asset-Verwaltung – hierarchische Verwaltung von bis zu 1,5 Mio. Assets ohne Performance-Probleme, Verknüpfung mit Aufgaben

Die Funktionalitäten müssen tiefgreifend integriert sein, um medienbruchfreie Zusammenarbeit und durchgängigen Informationsfluss zu gewährleisten. Die Lösung muss bereits mit Angebotsabgabe verfügbar sein.

Migrations- und Integrationsleistungen

Migration sämtlicher relevanter Geschäftsobjekte (inkl. Historien) aus den Altsystemen in die neue LösungPlanung und Durchführung aller erforderlichen Integrationsleistungen inkl. Schnittstellen zu Bestandssystemen (u. a. REST-API, ITSM-Tools, GIT, Office 365, Microsoft Project, DOORS, POLARION, Power BI, Azure, SFTP, BahnGPT)Vollständige Migration und produktive Nutzbarkeit bis spätestens 31.03.2029 (End of Data Center)Rund 60 Jira-/Confluence-Instanzen unterschiedlicher Komplexität (gering/mittel/hoch/sehr hoch) mit 500–4.000 Usern je Instanz und verschiedenen Add-Ons aus dem Atlassian MarketplaceBereitstellung/Verwendung eines Migrationstools, Maßnahmen zur Vermeidung von Doppellizenzierungen, Schulungskonzept (Train the Trainer), Testing/Abnahme, Hypercare und Handover

Betrieb, Support und Wartung

Vollständiger Betrieb durch den Auftragnehmer (Hosting, Wartung, Sicherheit, Patches, Security-Updates)Redundanter Betrieb in mindestens zwei Rechenzentren mit automatischer Failover-FunktionVerfügbarkeit mindestens 98,8 % (max. 216 Minuten Ausfall/Monat)Supportzeiten Basissupport Montag–Freitag 08:00–17:00 MEZ; Reaktionszeiten je Priorität (P1: 2 h, P2: 4 h, P3: 1 Arbeitstag); Fehlerbehebung P1: max. 2 Arbeitstage, P2: max. 6 Arbeitstage, P3: max. 12 Arbeitstage1st-/2nd-Level-Support durch den Auftraggeber; 3rd-Level optional 24x7 durch AuftragnehmerRegelmäßige Penetrationstests (mind. alle 2 Jahre), wöchentliche Schwachstellen-Scans, monatliche Verfügbarkeitsberichte

Mengengerüst (Planmengen, unverbindlich)

Pro Jahr (geschätzt, keine Mindestabnahme):

20.000 SaaS-User Projektmanagement15.000 SaaS-User Kollaboration1.600 SaaS-User Kundenportal1 Sicherheitsanforderungs-Pauschale150.000 KI-Feature-Nutzungen1.700.000 Assets60 Testumgebungen10 Integrationen/Schnittstellen35.000 Backups/Restores220 Tage fachliche Beratung, 180 Tage technische Beratung, 20 Tage Admin-Schulungen, 180 Tage Betriebsunterstützung, 10 Onsite-Aufschläge

Migration (Pauschale je Instanz): 20 Jira gering, 5 Jira mittel, 4 Jira hoch, 5 Jira sehr hoch; 14 Confluence gering, 10 Confluence mittel, 1 Confluence sehr hoch.

Höchstmengen über Vertragslaufzeit: 50.000 User Projektmanagement, 50.000 User Kollaboration, 5.000 User Kundenportal, 70 Jira-Instanzen.

Datenschutz, Informationssicherheit und KI-Zweckbestimmung

Abschluss einer DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln vom 04.06.2021; Laufzeit 3 Monate über Hauptvertrag hinausZertifizierungen: ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz (ISMS), BSI C5 (Cloud), ISO/SOC I/II (Rechenzentren), ggf. ITIL/COBITInformationssicherheitsanforderungen gemäß EVB IS der DB AG (Ausgabe 01.05.2025), inkl. Meldung erheblicher Sicherheitsvorfälle, Audits, Verschlüsselung, Benennung aller Hosting-/SpeicherländerKI-Funktionalitäten unterliegen der Zweckbestimmung gemäß Art. 3 Nr. 12 KI-VO (Anhang Zweckbestimmung zu EVB KI); keine verbotenen Praktiken, Schutzmaßnahmen gegen zweckwidrige NutzungDatenverarbeitung grundsätzlich in EU/EWR; bei Drittland-Transfer: TIA, EU-Standardvertragsklauseln, Zertifizierungen erforderlichBarrierefreiheit nach WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA

Dokumentation, Schulung und Exitmanagement

Dokumentationen: Benutzerhandbuch, Betriebsführungshandbuch, Schulungshandbuch, Schnittstellendokumentation, Barrierefreiheit-DokumentationSchulungen und produktbezogene TrainingsSchulungskonzept 'Train the Trainer'Exit-Plan-Vorlage: 15 Werktage nach (Teil-)Kündigung, 6 Monate vor Ende der max. LaufzeitBereitstellung Migrations- und Verifikations-Tool: 6 Monate vor AußerbetriebnahmeAußerbetriebnahme-Konzept: 12 Monate vor Außerbetriebnahme

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (KO) – Formale Nachweise und wirtschaftliche Lage

EK_1 bis EK_17: Vollständig ausgefüllte und unterschriebene Bietereigenerklärung (Anhang B3)EK_18: Handelsregisterauszug, nicht älter als 12 MonateEK_19: Eignungsleihe (Anhang B4) und/oder Bietergemeinschaftserklärung (Anhang B5), falls relevantEK_20: Vollständig ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft (Anhang B2)EK_21: Durchschnittlicher Gesamtjahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ≥ 20 Mio € netto (Mindestumsatz)

Ausschlusskriterien (KO) – Hersteller- oder Partnerschaftsstatus

EK_22: Der Bieter muss Hersteller der angebotenen AiM-SaaS-Lösung sein ODER als Reseller über einen Partnerschaftsstatus mit folgenden Nachweisen verfügen:

Autorisierung für Migration und SupportDirekter Zugang zu Hersteller-Ressourcen und Support inkl. EskalationswegenHerstellerkompetenzen: Cloud Migration, Enterprise Deployment, Managed Services, Security, SaaS-BetriebZertifizierung/Auditierung durch den Hersteller

Antwortvorlage Anhang B6 verwenden (max. 1 Seite, 3.000 Zeichen, 10pt Calibri).

Bewertete Eignungskriterien – Referenzen

EK_23 – Migrationsreferenzen (50 % Gewichtung, max. 50 Punkte, Mindestpunktzahl 35):Top-2 Migrationsreferenzen der vergangenen 4 JahreMindestanforderungen: beide Migrationen auf SaaS-Lösung; mind. eine Migration von On-Prem auf SaaS; mind. eine Migration mit ≥ 2.000 UsernAntwortvorlage Anhang B7 (max. 8 Seiten, max. 4 pro Referenz)
EK_24 – AiM-Referenzen als SaaS (50 % Gewichtung, max. 50 Punkte, Mindestpunktzahl 35):Top-3 Referenzen im Zeitraum 2023 – August 2026 (Start Live-Betrieb maßgeblich)Mindestanforderungen: produktiver Einsatz bei allen drei ≥ 12 Monate; mind. 2 von 3 mit ≥ 1.000 User Projekt-/Workmanagement UND ≥ 800 User Kollaboration; mind. 2 von 3 mit Gesamtvolumen der SaaS-Pauschale (inkl. Betrieb) ≥ 1 Mio € netto p.a.Antwortvorlage Anhang B8 (max. 9 Seiten, max. 3 pro Referenz)

Gesamtbewertung: max. 100 Punkte, Mindest-Gesamtpunktzahl 35. Bei >5 qualifizierten Bietern entscheidet die Summe der User aus EK_24 bei Punktegleichstand.

Verfahrensrahmen und formale Vorgaben

Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB, § 42 Abs. 1 UVgO bzw. § 16 VOB/AEignungsleihe gem. § 47 SektVO zulässigAntwortvorlagen sind zwingend zu verwenden; sonst keine WertungSeiten- und Zeichenbegrenzungen sind einzuhalten; darüber hinausgehende Inhalte werden nicht berücksichtigtAnträge ausschließlich in deutscher Sprache; Unterlagen in PDF oder MS WordKeine Verweise auf andere Dokumente anstelle der ausgefüllten Antwortvorlagen (sofern nicht explizit gestattet)Erklärung, dass der Bieter – unabhängig von seiner Rolle als Hersteller, Vertriebspartner oder Reseller – berechtigt ist, die Leistungen vollständig bereitzustellenMaximal 5 geeignete Bieter werden zur Angebotsabgabe zugelassen
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: letzte 4 JahreVolumen: mindestens eine Migration mit ≥ 2.000 Usern

Migrationsreferenzen SaaS (EK_23): Top-2 Migrationreferenzen der vergangenen 4 Jahre zum Zeitpunkt der Einreichungsfrist

beide Migrationen auf eine SaaS-Lösung; mindestens eine Migration von On-Prem auf SaaS; je Referenz Angabe zu Kunde/Branche/Standort, Einsatzumfeld, Komplexität, Gesamtumfang (Apps, User, Aufwand in EUR oder PMT, Zeitraum); max. 8 Seiten gesamt (4 pro Referenz)

3 ReferenzenZeitraum: 2023 – August 2026 (Start Live-Betrieb maßgeblich)Volumen: bei mind. 2 von 3 Referenzen Gesamtvolumen der SaaS-Pauschale (inkl. Betriebsführung) ≥ 1 Mio € netto p.a.

Referenzen AiM als SaaS-Lösung (EK_24): Top-3 Referenzen der angebotenen SaaS-Lösung

alle drei Referenzen mit produktivem Einsatz ≥ 12 Monate; mind. 2 von 3 Referenzen mit ≥ 1.000 User Projekt-/Workmanagement UND ≥ 800 User Kollaborationsansatz; max. 9 Seiten gesamt (3 pro Referenz)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 58%4–10 · 28%11+ · 13%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Formale Nachweise Teilnahmewettbewerb
Eignungsnachweise
Angebotsunterlagen (verbindliches Angebot)
Indikative Angebotsphase (optional, nur nach Aufforderung)
Verfahrensrahmen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
DB Systel GmbH (Bukr 2B, 44) | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
60329 Frankfurt am Main
Ort
60486 Deutschland
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.deutschebahn.com/bieterportal ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
60486 Deutschland
Hessen

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