externe Scan-Dienstleistungen

AOK Rheinland/Hamburg | AOK Rheinland/Hamburg | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Düsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 03. September 2026

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die AOK Rheinland/Hamburg schreibt einen Rahmenvertrag für externe Scan-Dienstleistungen aus, um die Papier-Rechnungen und Abrechnungsunterlagen von Leistungserbringern zu digitalisieren. Betroffen sind die Bereiche Pflege, Hilfsmittel/Fahrkosten und Heilmittel sowie weitere Leistungen nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI.

Was zu tun ist: Der Auftragnehmer nimmt ungeöffnete Brief- und Paketpost entgegen, öffnet sie, scannt die Belege (PDF/A-1, Farbe, mind. 200 DPI), erstellt XML-Metadaten, versieht sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und stellt sie über das ImageLink-Verfahren per SFTP bereit. Hinzu kommen Klassifizierung, OCR, Datenschutz nach DSGVO, Sicherheitskonzept, Service-Level-Management und ein Ticketsystem.

Rahmenbedingungen: Offenes Verfahren, keine Losbildung, ein Wirtschaftsteilnehmer, Vertragslaufzeit 24 Monate (zweimal verlängerbar um je 12 Monate), Regelbetriebsbeginn 01.06.2027, Auftragswert ca. 10 Mio. EUR, geschätztes Belegvolumen 2027–2030 ca. 19,2 Mio. Belege.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Termin / FristOKT2025 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR

Gültigkeit Handelsregisterauszugca. 6. Okt. 2025 – 6. Okt. 2026

Veröffentlichung3. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist28. Sep. 2026

Angebotsfrist6. Okt. 2026

Nachforderung Unterlagenca. 6. Okt. – 12. Okt. 2026

Angebotsöffnung6. Okt. 2026

Bewertungszeitraumca. 6. Okt. – 17. Nov. 2026

Bindefristca. 6. Okt. – 5. Dez. 2026

Information Bieter über geplanten Zuschlagca. 23. Nov. – 29. Nov. 2026

Stillhaltefristca. 29. Nov. – 9. Dez. 2026

Zuschlagca. 10. Dez. 2026

Antrag Zertifizierung TR Resiscanca. 10. Dez. 2026 – 7. Feb. 2027

Nachweis TR Resiscanca. 10. Dez. 2026 – 10. Dez. 2027

Personal verfügbarca. 10. Jan. 2027

Service abnahmefähigca. 10. März 2027

Vertragsbeginn1. Juni 2027

Vertragslaufzeitca. 1. Juni 2027 – 1. Juni 2029

Verlängerung 1ca. 1. Juni 2029 – 1. Juni 2030

Verlängerung 2ca. 1. Juni 2030 – 1. Juni 2031

Widerspruchsfrist Verlängerungca. 1. März 2031

Vertragsendeca. 1. Juni 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität11 Kriterien

Preis 50%Qualität 50%

Qualität (Gesamtkonzept)50%
Bewertung des eingereichten Gesamtkonzepts (max. 75 Seiten) bestehend aus Umsetzungskonzept, Implementierungsfähigkeit und Mitwirkungsobliegenheiten; je Kategorie 0-10 Punkte, maximal 100 Punkte
Preis50%
Summe der Gesamtkosten aus dem vollständig ausgefüllten Preisblatt (Anlage 04); niedrigster Preis erhält 100 Punkte, je 1% Abstand 1% weniger Punkte

Qualität: Je Kategorie 0 bis 10 Punkte, Gesamtkonzept max. 100 Punkte. Preis: Niedrigste Summe der Gesamtkosten erhält volle Punktzahl (100 Punkte); je 1% Abstand zum günstigsten Angebot 1% weniger Punkte. Qualität und Preis gehen jeweils zu 50% in die Gesamtbewertung ein.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Qualität 50%, Preis 50%) und Bewertungssystematik sind in der Bewertungsmatrix (Anlage 05) und den Angebotsbedingungen (Ziffer 3) vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: Belegannahme und Digitalisierung

Annahme der ungeöffneten Brief- und Paketpost (Rechnungen und Rechnungsbestandteile in Papierform)Eigenverantwortliche Vorarbeiten: Öffnen der Sendungen, Dokumentation des Posteingangsdatums, Entfernen von Heftklammern und KlebestreifenTrennung der Belege in: Rechnungen mit DA-Datensatz, Rechnungen ohne DA, Begleitdokumente, Sonstige DokumenteScannen als PDF/A-1 (PDF Version 1.7), Farbe, mindestens 200 DPI, Vorder- und RückseiteDigitalisierung mitgesendeter AnlagenErstellung von Sammelimages (Merge-Dokumenten) bei mehrseitigen BelegenDateiformat: PDF/A-1a oder PDF/A-1bEinheitliche Behandlung aller rechnungsbegründenden Unterlagen

Datenverarbeitung und Übermittlung (ImageLink-Verfahren)

Erzeugung von XML-Metadaten je Abrechnungsbeleg; Bündelung als ZIP (max. 2 GB pro Datei, max. 500 Images pro Ordner)Verschlüsselte Übertragung per SFTP (Push-Verfahren) mit Auftragsdatei (.AUF) nach KKS-StandardBereitstellung in Oscare DA-Cockpit, ImageLink Cockpit oder SFTP-Server der AOKErstellung von DA-Abrechnungsdatensätzen für Rechnungen ohne DA (gemäß § 302 SGB V / § 105 SGB XI)Wartezeit 3 Arbeitstage bei fehlenden BegleitzettelnPKCS#7-Signatur, ISO 8859-1 CodierungMonatlicher Abgleich mit Stammdaten der Auftraggeberin und Zuordnung der ImageLink-Daten zu den Abrechnungsdaten

Integritätssicherung und Aufbewahrung

Qualifizierte elektronische Signatur/Siegelung nach eIDAS-Verordnung (Einzelblatt- oder Stapelsignatur)Siegel-/Signaturserver, -software und -karte mit Karteleser/Pin-Pad; Vertrauensdiensteanbieter ist zu benennenKurzzeitarchivierung mindestens 30 Tage nach erfolgreicher Übertragung an die AOKAufbewahrung der Papierbelege 30 Kalendertage nach Scan, dann datenschutzgerechte Vernichtung (DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4)Auf Anforderung der AOK: Originale binnen 14 Kalendertagen übermitteln (Anforderungsfrist 30 Tage)

Qualitätssicherung, Reporting und Störungsmanagement

Statistische Auswertungen maschinenlesbar und strukturiertSLA-Fristen: Bereitstellung 3 Arbeitstage (72 Std.) ab Posteingang; bei Katastrophenfall am Scanstandort Verlängerung +48 Std.Fehlerquoten-Zielwerte: Klassifizierung <1 %, Verknüpfung <0,5 %, Abrechnungsdaten <1 %, Bildqualität <0,2 %Störungsbehebung Stufe 1 (niedrig) in 4 Arbeitstagen, Stufe 2 (mittel) in 1 Arbeitstag, Stufe 3 (hoch/kritisch) in 1 ArbeitstagService Level Stufe 1+2: 90 %, Stufe 3: 99 %Ticketsystem (z. B. Jira, ServiceNow) bereitstellenServicenummer Mo–Fr 7–17 Uhr, mindestens in NRW und Hamburg erreichbar24/7-Notfallkontakt für kritische StörungenJährliches internes Audit zur Qualitätssicherung

Mengengerüst (Prognose 2025 als Schätzgrundlage)

Heilmittel: ca. 824.000 Einzel- + 123.000 SammelrechnungenHilfsmittel: ca. 3.277.000 Einzel- + 193.000 Sammelrechnungen (größtes Volumen)Fahrkosten: ca. 600.000 Einzel- + 170.000 SammelrechnungenPflegesachleistungen: ca. 341.000 Einzel- + 28.500 SammelrechnungenBeratungsbesuche: ca. 313.000 Einzel- + 62.500 SammelrechnungenVerhinderungspflege: ca. 80.000 Einzel- + 5.400 SammelrechnungenHebammen: ca. 67.000 Einzel- + 67.000 SammelrechnungenRehasport & Funktionstraining: ca. 58.000 Einzel- + 5.000 SammelrechnungenTagespflege: ca. 45.000 Einzel- + 10.000 Sammelrechnungen

Sicherheit, Datenschutz und Verarbeitungsrahmen

Sicherheitskonzept und Notfallkonzept sind bereitzustellenAuftragsverarbeitungsvertrag gemäß § 80 SGB X i.V.m. Art. 28 DSGVODatenverarbeitung ausschließlich in Deutschland/EWRTOM nach Art. 32 DSGVO: Vertraulichkeit (Zutritts-/Zugangs-/Zugriffs-/Trennungskontrolle, Pseudonymisierung), Integrität (Weitergabe-/Eingabekontrolle), Verfügbarkeit (Backup, USV, Virenschutz, Firewall, Notfallpläne)Originalersetzendes Scannen gemäß BSI-Richtlinie 03138 (TR Resiscan); Antrag auf Zertifizierung binnen 8 Wochen, Nachweis binnen 12 Monaten nach ZuschlagVerpflichtung zur Unterstützung bei gesetzlichen Meldepflichten (BSI)Deutschsprachkenntnisse C1-Niveau für Ansprechpartner

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Aktueller Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung (max. 12 Monate alt); bei EU-Bietern vergleichbare BescheinigungUnternehmenskurzvorstellung mit Gründungsjahr, Geschäftsfeldern und StandortenEigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 f. GWB (Anlage 09)Eigenerklärung zur Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung über Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen) – Anlage 10Bilanzen bzw. Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre, ersatzweise bestätigte BWA durch Wirtschaftsprüfer/SteuerberaterBetriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 10 Mio. EUR je Schadensfall, zweifache Maximierung je Vertragsjahr; bei EU-Versicherer/Kreditinstitut (oder verbindliche Erklärung + Bereitschaftsbestätigung)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Zertifizierung nach ISO 9001 oder ISO 27001:2022 oder gleichwertig (BSI-Grundschutz-Audit-Testat) – Anlage 17Mindestens 1 vergleichbare Referenz aus den letzten 3 Jahren mit Scan-Dienstleistungen, OCR-Erkennung und Verarbeitung personenbezogener Daten, Gesamtvolumen ≥ 10 Mio. Scanseiten (Anlage 14)Mitarbeiterstruktur mit jährlichem Mittelwert der letzten 3 Jahre, aufgegliedert nach Beratung, operativem Scanservice und KundenbetreuungSchlüsselpositionen (Projektleitung und Stellvertretung) sind im Angebot zu benennen; vollständige Lebensläufe mit Referenzen sind einzureichenSprachnachweis: Deutsch C1 für Ansprechpartner

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen

Informationssicherheitskonzept nach BSI-Grundschutz oder ISO 27001 inkl. Risiko- und Gefährdungsanalyse (All-Gefahrenansatz)Datenschutzkonzept nach BSI-Grundschutz-Baustein CON.2 inkl. Datenschutzfolgeabschätzung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept, BerechtigungskonzeptNachweis oder Verpflichtung zur TR-Resiscan-Zertifizierung (Antrag binnen 8 Wochen, Nachweis binnen 12 Monaten nach Zuschlag)Verarbeitung personenbezogener Daten (Sozialdaten) ausschließlich in Deutschland/EWRBereitschaft zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß § 80 SGB X i.V.m. Art. 28 DSGVO

Sonstige Erklärungen und Formalien

Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 18) – unterzeichnet einzureichenEigenerklärung Russlandsanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 i.d.F. Art. 1 Ziff. 23 VO (EU) 2022/576 (Anlage 19)Kein Vorbefasstsein (§ 5 UVgO / § 7 VgV); keine wettbewerbsbeschränkenden AbsprachenAGB des Bieters werden ausgeschlossen; ergänzende Allgemeine Vertragsbedingungen VOL/B 2003 geltenNachforderung fehlender Unterlagen innerhalb von 4 Werkstagen möglich; Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung ist ausgeschlossen

Referenzprojekte

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mindestens 10 Mio. Scanseiten insgesamt

Vergleichbare Scan-Dienstleistungen mit OCR-Erkennung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Auftraggeber, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Leistungszeitraum, Kurzbeschreibung; einzureichen über Referenzerklärung (Anlage 14)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 50%4–10 · 32%11+ · 17%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt

Pflichtformblätter (vom Bieter auszufüllen)

Eignungsnachweise (Befähigung, wirtschaftliche & technische Leistungsfähigkeit)

Konzepte und Sicherheits-/Datenschutzdokumentation

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Auf einen Blick

Auftraggeber

AOK Rheinland/Hamburg | AOK Rheinland/Hamburg | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

40468 Düsseldorf

Ort

40468 Düsseldorf

Kategorie

Nordrhein-Westfalen

Auftragsvolumen

10,0 Mio €

Veröffentlicht

03. September 2026

Angebotsfrist

06. Oktober 2026