Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie AOK Rheinland/Hamburg schreibt einen Rahmenvertrag für externe Scan-Dienstleistungen aus, um die Papier-Rechnungen und Abrechnungsunterlagen von Leistungserbringern zu digitalisieren. Betroffen sind die Bereiche Pflege, Hilfsmittel/Fahrkosten und Heilmittel sowie weitere Leistungen nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI.
Was zu tun ist: Der Auftragnehmer nimmt ungeöffnete Brief- und Paketpost entgegen, öffnet sie, scannt die Belege (PDF/A-1, Farbe, mind. 200 DPI), erstellt XML-Metadaten, versieht sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und stellt sie über das ImageLink-Verfahren per SFTP bereit. Hinzu kommen Klassifizierung, OCR, Datenschutz nach DSGVO, Sicherheitskonzept, Service-Level-Management und ein Ticketsystem.
Rahmenbedingungen: Offenes Verfahren, keine Losbildung, ein Wirtschaftsteilnehmer, Vertragslaufzeit 24 Monate (zweimal verlängerbar um je 12 Monate), Regelbetriebsbeginn 01.06.2027, Auftragswert ca. 10 Mio. EUR, geschätztes Belegvolumen 2027–2030 ca. 19,2 Mio. Belege.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 27 Tage bis zur Angebotsfrist — 06. Oktober 2026
HEUTE
Termin / FristOKT2025 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR
Gültigkeit Handelsregisterauszug
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Nachforderung Unterlagen
Angebotsöffnung
Bewertungszeitraum
Bindefrist
Information Bieter über geplanten Zuschlag
Stillhaltefrist
Zuschlag
Antrag Zertifizierung TR Resiscan
Nachweis TR Resiscan
Personal verfügbar
Service abnahmefähig
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Widerspruchsfrist Verlängerung
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität11 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Qualität50%
Bewertung des Gesamtkonzepts (Umsetzungskonzept, Implementierungsfähigkeit, Mitwirkungsobliegenheiten); maximal 100 Punkte, je Kategorie 0–10 Punkte, Gewichtung in Gesamtwertung 50%
- Preis50%
Summe der Gesamtkosten gemäß Preisblatt; günstigster Bieter erhält volle Punktzahl (max. 100 Punkte), je 1% Abstand zum günstigsten Angebot 1% weniger Punkte
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Unterkriterien, Gewichtungen (50% Qualität / 50% Preis) und Bewertungssystematik sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Belegannahme und Digitalisierung
Annahme der ungeöffneten Brief- und Paketpost (Rechnungen und Rechnungsbestandteile in Papierform)Eigenverantwortliche Vorarbeiten: Öffnen der Sendungen, Dokumentation des Posteingangsdatums, Entfernen von Heftklammern und KlebestreifenTrennung der Belege in: Rechnungen mit DA-Datensatz, Rechnungen ohne DA, Begleitdokumente, Sonstige DokumenteScannen als PDF/A-1 (PDF Version 1.7), Farbe, mindestens 200 DPI, Vorder- und RückseiteDigitalisierung mitgesendeter AnlagenErstellung von Sammelimages (Merge-Dokumenten) bei mehrseitigen BelegenDateiformat: PDF/A-1a oder PDF/A-1bEinheitliche Behandlung aller rechnungsbegründenden Unterlagen
Datenverarbeitung und Übermittlung (ImageLink-Verfahren)
Erzeugung von XML-Metadaten je Abrechnungsbeleg; Bündelung als ZIP (max. 2 GB pro Datei, max. 500 Images pro Ordner)Verschlüsselte Übertragung per SFTP (Push-Verfahren) mit Auftragsdatei (.AUF) nach KKS-StandardBereitstellung in Oscare DA-Cockpit, ImageLink Cockpit oder SFTP-Server der AOKErstellung von DA-Abrechnungsdatensätzen für Rechnungen ohne DA (gemäß § 302 SGB V / § 105 SGB XI)Wartezeit 3 Arbeitstage bei fehlenden BegleitzettelnPKCS#7-Signatur, ISO 8859-1 CodierungMonatlicher Abgleich mit Stammdaten der Auftraggeberin und Zuordnung der ImageLink-Daten zu den Abrechnungsdaten
Integritätssicherung und Aufbewahrung
Qualifizierte elektronische Signatur/Siegelung nach eIDAS-Verordnung (Einzelblatt- oder Stapelsignatur)Siegel-/Signaturserver, -software und -karte mit Karteleser/Pin-Pad; Vertrauensdiensteanbieter ist zu benennenKurzzeitarchivierung mindestens 30 Tage nach erfolgreicher Übertragung an die AOKAufbewahrung der Papierbelege 30 Kalendertage nach Scan, dann datenschutzgerechte Vernichtung (DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4)Auf Anforderung der AOK: Originale binnen 14 Kalendertagen übermitteln (Anforderungsfrist 30 Tage)
Qualitätssicherung, Reporting und Störungsmanagement
Statistische Auswertungen maschinenlesbar und strukturiertSLA-Fristen: Bereitstellung 3 Arbeitstage (72 Std.) ab Posteingang; bei Katastrophenfall am Scanstandort Verlängerung +48 Std.Fehlerquoten-Zielwerte: Klassifizierung <1 %, Verknüpfung <0,5 %, Abrechnungsdaten <1 %, Bildqualität <0,2 %Störungsbehebung Stufe 1 (niedrig) in 4 Arbeitstagen, Stufe 2 (mittel) in 1 Arbeitstag, Stufe 3 (hoch/kritisch) in 1 ArbeitstagService Level Stufe 1+2: 90 %, Stufe 3: 99 %Ticketsystem (z. B. Jira, ServiceNow) bereitstellenServicenummer Mo–Fr 7–17 Uhr, mindestens in NRW und Hamburg erreichbar24/7-Notfallkontakt für kritische StörungenJährliches internes Audit zur Qualitätssicherung
Mengengerüst (Prognose 2025 als Schätzgrundlage)
Heilmittel: ca. 824.000 Einzel- + 123.000 SammelrechnungenHilfsmittel: ca. 3.277.000 Einzel- + 193.000 Sammelrechnungen (größtes Volumen)Fahrkosten: ca. 600.000 Einzel- + 170.000 SammelrechnungenPflegesachleistungen: ca. 341.000 Einzel- + 28.500 SammelrechnungenBeratungsbesuche: ca. 313.000 Einzel- + 62.500 SammelrechnungenVerhinderungspflege: ca. 80.000 Einzel- + 5.400 SammelrechnungenHebammen: ca. 67.000 Einzel- + 67.000 SammelrechnungenRehasport & Funktionstraining: ca. 58.000 Einzel- + 5.000 SammelrechnungenTagespflege: ca. 45.000 Einzel- + 10.000 Sammelrechnungen
Sicherheit, Datenschutz und Verarbeitungsrahmen
Sicherheitskonzept und Notfallkonzept sind bereitzustellenAuftragsverarbeitungsvertrag gemäß § 80 SGB X i.V.m. Art. 28 DSGVODatenverarbeitung ausschließlich in Deutschland/EWRTOM nach Art. 32 DSGVO: Vertraulichkeit (Zutritts-/Zugangs-/Zugriffs-/Trennungskontrolle, Pseudonymisierung), Integrität (Weitergabe-/Eingabekontrolle), Verfügbarkeit (Backup, USV, Virenschutz, Firewall, Notfallpläne)Originalersetzendes Scannen gemäß BSI-Richtlinie 03138 (TR Resiscan); Antrag auf Zertifizierung binnen 8 Wochen, Nachweis binnen 12 Monaten nach ZuschlagVerpflichtung zur Unterstützung bei gesetzlichen Meldepflichten (BSI)Deutschsprachkenntnisse C1-Niveau für Ansprechpartner
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Aktueller Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung (max. 12 Monate alt); bei EU-Bietern vergleichbare BescheinigungUnternehmenskurzvorstellung mit Gründungsjahr, Geschäftsfeldern und StandortenEigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 f. GWB (Anlage 09)Eigenerklärung zur Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung über Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen) – Anlage 10Bilanzen bzw. Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre, ersatzweise bestätigte BWA durch Wirtschaftsprüfer/SteuerberaterBetriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 10 Mio. EUR je Schadensfall, zweifache Maximierung je Vertragsjahr; bei EU-Versicherer/Kreditinstitut (oder verbindliche Erklärung + Bereitschaftsbestätigung)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zertifizierung nach ISO 9001 oder ISO 27001:2022 oder gleichwertig (BSI-Grundschutz-Audit-Testat) – Anlage 17Mindestens 1 vergleichbare Referenz aus den letzten 3 Jahren mit Scan-Dienstleistungen, OCR-Erkennung und Verarbeitung personenbezogener Daten, Gesamtvolumen ≥ 10 Mio. Scanseiten (Anlage 14)Mitarbeiterstruktur mit jährlichem Mittelwert der letzten 3 Jahre, aufgegliedert nach Beratung, operativem Scanservice und KundenbetreuungSchlüsselpositionen (Projektleitung und Stellvertretung) sind im Angebot zu benennen; vollständige Lebensläufe mit Referenzen sind einzureichenSprachnachweis: Deutsch C1 für Ansprechpartner
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Informationssicherheitskonzept nach BSI-Grundschutz oder ISO 27001 inkl. Risiko- und Gefährdungsanalyse (All-Gefahrenansatz)Datenschutzkonzept nach BSI-Grundschutz-Baustein CON.2 inkl. Datenschutzfolgeabschätzung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept, BerechtigungskonzeptNachweis oder Verpflichtung zur TR-Resiscan-Zertifizierung (Antrag binnen 8 Wochen, Nachweis binnen 12 Monaten nach Zuschlag)Verarbeitung personenbezogener Daten (Sozialdaten) ausschließlich in Deutschland/EWRBereitschaft zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß § 80 SGB X i.V.m. Art. 28 DSGVO
Sonstige Erklärungen und Formalien
Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 18) – unterzeichnet einzureichenEigenerklärung Russlandsanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 i.d.F. Art. 1 Ziff. 23 VO (EU) 2022/576 (Anlage 19)Kein Vorbefasstsein (§ 5 UVgO / § 7 VgV); keine wettbewerbsbeschränkenden AbsprachenAGB des Bieters werden ausgeschlossen; ergänzende Allgemeine Vertragsbedingungen VOL/B 2003 geltenNachforderung fehlender Unterlagen innerhalb von 4 Werkstagen möglich; Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung ist ausgeschlossen
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mindestens 10 Mio. Scanseiten insgesamt
Vergleichbare Scan-Dienstleistungen mit OCR-Erkennung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Auftraggeber, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Leistungszeitraum, Kurzbeschreibung; einzureichen über Referenzerklärung (Anlage 14)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 39%4–10 · 32%11+ · 29%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Pflichtformblätter (vom Bieter auszufüllen)
Eignungsnachweise (Befähigung, wirtschaftliche & technische Leistungsfähigkeit)
Konzepte und Sicherheits-/Datenschutzdokumentation
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie einmal pro Woche die neuen Vergabeverfahren dieser Branche per E-Mail.
Bitte geschäftliche E-Mail-Adresse (name@ihrefirma.de). Private Anbieter wie Gmail oder GMX können wir nicht benachrichtigen.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
AOK Rheinland/Hamburg | AOK Rheinland/Hamburg | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
40468 Düsseldorf
Ort
40468 Düsseldorf
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Auftragsvolumen
10,0 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.aok.de/rh ↗Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Alle anzeigen →Nordrhein-Westfalen