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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

externe Scan-Dienstleistungen

AOK Rheinland/Hamburg | Vergabekammer des BundesDüsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die AOK Rheinland/Hamburg schreibt externe Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung (nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI) als offenes Verfahren aus. Der Auftragnehmer übernimmt die gesamte Bearbeitung der Papierpost: Öffnen, Vorbereiten, Scannen (Farbe, mind. 200 DPI, PDF/A-1 Version 1.7), qualifizierte elektronische Signatur/Siegelung, Erstellung und Versand von Abrechnungsdatensätzen über SFTP, 30-tägige Kurzzeitarchivierung und datenschutzgerechte Vernichtung der Belege.

Das Verfahren enthält keine Losaufteilung – es ist ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer über 24 Monate (verlängerbar um 2 x 12 Monate). Geschätztes Auftragsvolumen: max. 10 Mio. EUR brutto. Leistungsbeginn: 01.04.2027 nach 6-monatiger Implementierungsphase.

Angebote sind bis 25.08.2026, 12:00 Uhr elektronisch einzureichen. Bindefrist: 60 Tage. Bewertet werden Qualität/Kompetenz (50 %) und Preis (50 %).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 25. August 2026
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Veröffentlichung24. Juli 2026
Bieterfragen-Frist17. Aug. 2026
Angebotsfrist25. Aug. 2026
Bindefristca. 25. Aug. – 24. Okt. 2026
Information über geplanten Zuschlagca. 12. Okt. – 18. Okt. 2026
Stillhaltefristca. 19. Okt. – 29. Okt. 2026
Zuschlagca. 30. Okt. 2026
Antrag TR Resiscan-Zertifizierungca. 30. Okt. – 25. Dez. 2026
Nachweis TR Resiscan-Zertifizierungca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2027
Rahmenvertrag Laufzeitca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2028
Personalverfügbarkeitca. 30. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Apr. 2027
Implementierungsphaseca. 1. Apr. – 30. Sep. 2027
Abnahmebereitschaft Serviceca. 1. Juli 2027
Verlängerung 1ca. 31. Okt. 2028 – 30. Okt. 2029
Verlängerung 2ca. 31. Okt. 2029 – 30. Okt. 2030
Vertragsendeca. 30. Okt. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität10 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Qualität und Kompetenz50%

    Oberkriterium Qualität und Kompetenz, bestehend aus Umsetzungskonzept, Referenzen und Kundenzufriedenheit

  • Preis50%

    Oberkriterium Preis, bestehend aus Belegpreisen, Implementierungskosten und Entwicklungs-/Programmierleistungen

Preis: Der je Position günstigste Einzelpreis erhält die Höchstpunktzahl; je 1% Abstand zum günstigsten Preis 1% weniger Punkte. Die gewichteten Punktzahlen der Positionen 2.1.1–2.3 werden summiert, die Gesamtsumme durch 10 geteilt = Punkte im Unterkriterium Preis. Qualität: Feste Punktevergabe je Stufe (15–13, 12–10, 9–7, 6–0) für Konzept; gestufte Punkte (15/10/5 oder 15/10/5/2) für Referenzkriterien.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Binnengewichtungen, Punktebewertung und Formel sind vollständig aus der Bewertungsmatrix (Anlage 05) und dem Preisblatt (Anlage 04) ersichtlich.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernprozess (Annahme bis Bereitstellung)

Der Auftragnehmer übernimmt folgende Kernschritte für die gesamte Vertragslaufzeit:

1. Annahme der ungeöffneten Brief- und Paketpost der AOK Rheinland/Hamburg

2. Scanvorbereitung: Öffnen, Dokumentation des Posteingangsdatums, Entfernen von Heftklammern/Klebestreifen, Trennung rechnungsbezogen ja/nein

3. Scannen: Farbscan, mind. 200 DPI, Vorder- und Rückseite, alle Anlagen

4. Bildverarbeitung: qualifizierte elektronische Signatur/Siegelung (eIDAS-konform); ggf. Erstellung von PDF/E-Dokumenten und DA-Datensätzen nach § 302 SGB V / § 105 SGB XI; ImageLink-Verfahren (XML + Images)

5. Zuordnung der ImageLink-Daten zu den elektronischen Abrechnungsdaten

6. Übermittlung der erstellten Daten über SFTP (verschlüsselt) an die Auftraggeberin (Oscare DA-Cockpit, ImageLink-Cockpit)

7. Kurzzeitarchivierung der Papierbelege für 30 Kalendertage, danach datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4)

Fachlicher Umfang / Leistungsbereiche

Die Digitalisierung umfasst Papierrechnungen und Begleitdokumente aus folgenden Bereichen gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI:

HeilmittelHilfsmittel (KV/PV)FahrkostenRehasport und FunktionstrainingHebammen/EntbindungspflegePflegesachleistungenTagespflegeVerhinderungspflegeBeratungsbesucheSonstige Dokumente ohne Rechnungsbezug

Technische Anforderungen

Scan-Ausgabeformat: PDF/A-1, Version 1.7 (Farbe, mind. 200 DPI, Vorder- und Rückseite)Integritätssicherung: qualifizierte elektronische Signatur oder Siegelung nach eIDAS-VO (Einzel- und Stapelsignatur)Übermittlung: SFTP, verschlüsseltIT-Schnittstelle: Zusammenarbeit mit der gkv informatik eGbR (gkvi) für IT-Schnittstellenbetrieb und DatenannahmeHardware/Software/Lizenzen/Wartung: vollständig durch den Auftragnehmer bereitzustellenScanstandort: Inland (BRD/EWR)

Mengengerüst und Mindestabnahme

Prognose 2024/2025 (Auszug, Volumen pro Jahr):

Heilmittel: ca. 846.000 Einzelrechnungen (∅ 2,8 Seiten)Hilfsmittel: ca. 3.037.000 (∅ 4,0 Seiten)Fahrkosten: ca. 436.000 (∅ 3,5 Seiten)Hebammen: ca. 67.000Pflegesachleistungen: ca. 340.000Beratungsbesuche: ca. 310.000Sonstige Dokumente: ca. 15.000/Jahr

Mindestabnahmemengen pro Vertragsjahr (Belege):

| Jahr | Mit DA | Ohne DA | Sonstige |

|------|--------|---------|----------|

| 1. Jahr | 2.000.000 | 300.000 | 2.500 |

| 2. Jahr | 2.000.000 | 200.000 | 1.500 |

| 3. Jahr | 600.000 | 50.000 | 750 |

| 4. Jahr | 300.000 | 25.000 | 375 |

Service-Level und Fristen

Bereitstellungsfrist: 3 Arbeitstage (72 Stunden SLA) ab Posteingang – gilt gleichermaßen für Belege mit bereits übermittelten DA-Daten, Rechnungen ohne DA, Begleitdokumente und sonstige DokumenteSLA-Verlängerung: einmalig zusätzlich 48 Stunden bei Scanstandort-Ausfall im KatastrophenfallServicezeit: Montag–Freitag 07:00–17:00 UhrTicketsystem: 365 Tage, 24/7 verfügbar (mind. 20 Personen mit Zugriff)Servicenummer: werktäglich Mo–Fr 7–17 Uhr besetzt (mind. NRW und Hamburg)Notfallkontakt: 24/7, 365 Tage erreichbarVerfügbarkeit Personal: spätestens 1 Monat nach ZuschlagAbnahmefähigkeit Service: 3 Monate nach Zuschlag

Implementierung und Qualitätssicherung

Implementierungsphase: 6 Monate ab Vertragsbeginn (verbindlich anzubieten); Übernahme des Scanservice störungsfreiAbnahmeprozess: Bereitstellung Testbeleggut durch AG 3 Wochen vor Test; AN verarbeitet innerhalb 3 aufeinanderfolgender ArbeitstageAbnahmekriterien Implementierung: u.a. 11.000 Heilmittel-Belege, 28.000 Hilfsmittel-Belege, 14.500 Fahrkosten-Belege (jeweils ohne ImageLink)Qualitätssicherung: Sichtprüfung, Nachscannen bei Mängeln; jährliche interne Audits (mind. 1x pro Jahr); Bericht an AGBereitstellung statistischer Auswertungen: in Absprache mit AG

Datenschutz, Sicherheit und Aufbewahrung

Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR (oder bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses)Auftragsverarbeitung nach § 80 SGB X i.V.m. Art. 28 DSGVOBestellung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO i.V.m. § 81 Abs. 4 SGB X)Kurzzeitarchivierung Papier: 30 Kalendertage nach Bereitstellung; danach Vernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4)Aufbewahrung elektronische Belege: Speicherung gemäß rechtlicher/organisatorischer Rahmenbedingungen (Archivierungsdauer vertraglich geregelt)AOK Rheinland/Hamburg ist kritische Infrastruktur i.S.d. § 2 Abs. 10 BSI-Gesetz → besondere MeldepflichtenOriginalunterlagen auf Anforderung der AG: binnen 14 Kalendertagen zu übermitteln (Anforderung erfolgt innerhalb 30 Kalendertagen)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Kurzvorstellung Unternehmen (Anlage 06): Gründungsjahr, Geschäftsfelder, StandorteEigenerklärung Ausschlussgründe §§ 123 f. GWB (Anlage 09)Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung (Anlage 16); bei EU-Ausland: vergleichbare BescheinigungBetriebshaftpflichtversicherung: mind. 10 Mio. EUR Deckung je Schadensfall (Personen-, Sach-, Vermögensschäden), zweifache Maximierung pro Jahr – oder verbindliche Erklärung + Versichererbestätigung (Anlage 17)Bei Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung + bevollmächtigter Vertreter (Anlagen 07, 08)Einhaltung gesetzlicher Mindestlohn

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (Gesamtumsatz + Umsatz mit vergleichbaren Leistungen) (Anlage 10)Bilanzen / Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre – falls nicht vorhanden: BWA, bestätigt durch WP/StB

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Zertifizierung: ISO 9001 oder ISO 27001:2022 oder BSI-Grundschutz (gleichwertig) (Anlage 18)TR-Resiscan-Zertifizierung: entweder vorhanden ODER verbindliche Verpflichtung (Antrag binnen 8 Wochen nach Zuschlag, Nachweis binnen 12 Monaten)Mitarbeiterstruktur: Eigenerklärung zum jährlichen Mittelwert der letzten 3 Jahre, aufgegliedert nach Beratung, operativer Scanservice, Kundenbetreuung (Anlage 11)Referenzen: mindestens 1, maximal 5 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (siehe Bereich „Referenzprojekte")Schlüsselpositionen: geeignetes Personal mit Lebenslauf + Referenzen; Deutschkenntnisse mind. C1 (GER)Zusammenarbeit mit gkvi (gkv informatik eGbR) für IT-Schnittstellen und Datenannahme erforderlichSubunternehmer/Leiharbeitnehmer: Einsatz zulässig (§ 36 VgV / § 47 VgV Eignungsleihe), aber geeignetes Personal sicherzustellen

Sicherheit, Datenschutz und Compliance

Sicherheitskonzept inkl. Risiko- und Gefährdungsanalyse (All-Gefahrenansatz) nach ISO/IEC 27001 oder BSI-GrundschutzDatenschutzkonzept nach Standard-Datenschutz-Modell (SDM) inkl. DatenschutzfolgeabschätzungVerzeichnis von VerarbeitungstätigkeitenLöschkonzeptNotfallkonzept / Business Continuity ManagementEigenerklärung Russlandsanktionen (Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014) (Anlage 20)Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 19)Verarbeitungsstandort: EU/EWR

Formale Angebotsanforderungen

EEE akzeptiert: Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung möglich; Nachforderung von Nachweisen jederzeit zulässigNachforderungsfrist: 4 Werktage für fehlende UnterlagenNachforderung leistungsbezogener Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung ausgeschlossenNebenangebote nicht zugelassenKeine Abrufverpflichtung / keine garantierten Umsatzvolumina über die Mindestabnahmemengen hinaus
Referenzprojekte
mindestens 1, maximal 5 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mindestens 10 Mio. Scanseiten/Jahr mit OCR (oder gestaffelt: 15 Mio. Seiten+1 Mio. OCR / 10 Mio.+100.000 OCR / 5 Mio.+50.000 OCR / 15 Mio. Seiten ohne OCR / Erstellung strukturierter Abrechnungsdaten nach § 302 SGB V)

Vergleichbare Scandienstleistungen mit OCR-Erkennung und Verarbeitung personenbezogener Daten, Referenzgeber aus GKV/Pflegeversicherung, Sozialversicherung oder öffentlicher Verwaltung

Projektinhalt, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, Leistungszeitraum, Kurzbeschreibung; je Referenz zusätzlich Erklärung zur Kundenzufriedenheit (Anlage 15) durch Referenzgeber

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Hohe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 26%4–10 · 26%11+ · 48%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Pflicht-Anlagen zum Angebot (Anlagen 02–20)
Inhaltliche Angebotsbestandteile
Nach Zuschlag zu erbringende Unterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
AOK Rheinland/Hamburg | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
40468 Düsseldorf
Ort
40468 Düsseldorf
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Auftragsvolumen
10,0 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.aok.de/rh ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
40468 Düsseldorf
Nordrhein-Westfalen

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