Externer Schließdienst

Die im Preisblatt genannten Mengen sind Schätzmengen für die Angebotswertung. Ein Anspruch auf den Abruf bestimmter Mengen besteht nicht. Gesetzliche Feiertage sind von der regulären Leistungserbringung ausgenommen.

Je Schließgang sind die Gebäude ordnungsgemäß zu verschließen, zugängliche Außentüren und Fenster auf ihren Verschlusszustand zu prüfen, Einbruchsspuren und Beschädigungen zu kontrollieren sowie festzustellen, ob sich noch Personen im Gebäude befinden. Außerdem ist die Beleuchtung genutzter Räume zu prüfen und nicht benötigte Beleuchtung auszuschalten. Die Objekte sind anschließend nach den objektspezifischen Vorgaben zu verschließen.

Für Mitte51, Abendrealschule, Abendgymnasium und Euregio Gesamtschule einschließlich Turnhalle sind je Objekt etwa 15 bis 20 Minuten vorgesehen. Für die VHS/Musikschule sind bei erforderlicher Innenkontrolle etwa 30 Minuten für das gesamte Gebäude vorgesehen. Ein Abweichen vom Beginn des Schließgangs um maximal 15 Minuten ist zulässig. Die Tourenplanung und der Einsatz der Wachperson liegen beim Dienstleister.

Einbruchsspuren, Vandalismus, Wasserschäden, Brand- oder Rauchentwicklung, technische Störungen, offenstehende Fenster oder Türen sowie unbefugte Personen sind dem Auftraggeber zu melden. Werden nach Schließbeginn noch Personen angetroffen, sind diese höflich zum Verlassen des Gebäudes aufzufordern.

Bei einer nicht klärbaren Situation oder dem Verdacht auf eine Straftat oder eine Gefährdung von Personen oder Sachwerten sind unverzüglich Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst zu verständigen. Die benannte Rufbereitschaft des Auftraggebers ist bei den genannten sicherheitsrelevanten Ereignissen unverzüglich und spätestens innerhalb von 15 Minuten nach Feststellung telefonisch zu informieren.

Jeder Schließgang ist je Objekt gesondert zu dokumentieren. Die Dokumentation muss mindestens Datum, Uhrzeit, Objekt, eingesetzten Mitarbeiter, festgestellte Besonderheiten und eingeleitete Maßnahmen enthalten. Auf Anforderung ist die Dokumentation unverzüglich vorzulegen.

Im Angebot ist anzugeben, ob die Dokumentation digital, auf Papier oder kombiniert erstellt wird. Bei digitaler Dokumentation sind das verwendete System beziehungsweise die Art der Bereitstellung sowie die Möglichkeiten eines digitalen Zugriffs durch den Auftraggeber zu beschreiben. Eine digitale Lösung ist erwünscht, aber nicht zwingend vorgeschrieben.

Die übergebenen Schlüssel und Schließmedien sind gegen Empfangsbestätigung zu übernehmen, ausschließlich für die Auftragsdurchführung zu nutzen, sicher und verschlossen aufzubewahren und nicht zu vervielfältigen oder an Dritte weiterzugeben. Ein Zugriff durch unbefugte Personen ist auszuschließen. Verluste sind unverzüglich zu melden. Der Dienstleister trägt die Kosten eines schuldhaft verursachten Schlüsselverlustes im Rahmen der gesetzlichen Haftungsbestimmungen und der bestehenden Versicherung.

Der Auftraggeber kann abweichende Schließzeiten oder zusätzliche Kontrollfahrten anordnen. Bei Position 7 und 8 kann ein weiteres schulisch genutztes Gebäude in die Schließ- und Kontrollrunde einbezogen werden. Der Preis für ein solches zusätzliches Objekt umfasst An- und Abfahrt, Schließdienst und gegebenenfalls Kontrolldienste. Der Regelzeitaufwand beträgt etwa 12 bis 20 Minuten pro Objekt. Abweichende Schließzeiten oder zusätzliche Kontrollfahrten sind grundsätzlich mindestens 48 Stunden vorher anzukündigen.

Es ist ausschließlich zuverlässiges und geeignetes Personal einzusetzen. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen die Voraussetzungen nach § 34a GewO erfüllen, über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen, ein gepflegtes Erscheinungsbild haben, während des Dienstes telefonisch erreichbar sein, eine gültige Fahrerlaubnis der Klasse B besitzen und die erforderliche Zuverlässigkeit aufweisen. Zusätzlich ist durch IHK-Bescheinigung nachzuweisen, dass sie über die für die Ausübung des Gewerbes notwendigen rechtlichen und fachlichen Grundlagen unterrichtet wurden und mit ihnen vertraut sind. Eine zusätzliche Sachkundeprüfung ist nicht erforderlich.

Vorliegen muss ein aktueller Handelsregisterauszug, sofern eine Eintragungspflicht besteht, oder ein geeigneter Gewerbenachweis sein. Zusätzlich ist die für die Ausübung des Bewachungsgewerbes erforderliche Erlaubnis nach § 34a GewO nachzuweisen.

Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzen vorzulegen, von denen mindestens eine einen öffentlichen Auftraggeber betrifft. Die Leistungen müssen innerhalb der letzten drei Jahre erbracht worden sein und hinsichtlich Art und Umfang mit den ausgeschriebenen Schließ- und Kontrolldiensten vergleichbar sein. Bei noch laufenden Referenzaufträgen müssen die vergleichbaren Leistungen zum Ablauf der Angebotsfrist bereits seit mindestens sechs Monaten erbracht worden sein.

Während der gesamten Vertragslaufzeit ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3.000.000 EUR Deckung für Personenschäden, 1.000.000 EUR für Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögensschäden aufrechtzuerhalten. Der Versicherungsnachweis ist mit dem Angebot vorzulegen.

Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen abzugeben. Bei juristischen Personen sind Namen und berufliche Qualifikation der für die Ausführung verantwortlichen Personen anzugeben. Falls Auftragsteile an Nachunternehmer vergeben werden, sind deren Namen bereits bei der Angebotsabgabe mitzuteilen. Bei einer Bietergemeinschaft müssen alle Mitglieder insgesamt die Eignungskriterien erfüllen.

Mit dem Angebot sind Konzepte zur Organisation der Schließgänge, zur Vertretungsregelung bei Personalengpässen, zur Einhaltung der vereinbarten Reaktionszeiten, zur Qualitätssicherung und internen Kontrolle sowie zur Erreichbarkeit des Ansprechpartners vorzulegen. Ebenfalls gefordert sind ein Konzept zur Form, Übermittlung und Bereitstellung der Dokumentation sowie ein Konzept zum Meldeverfahren bei besonderen Vorkommnissen.

Für einzelne Eignungskriterien können Kapazitäten eines anderen Unternehmens genutzt werden. Der Eignungsleiher muss erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, und mit Formular 534b eine Haftungserklärung abgeben. Formular 534a oder 534b ist entsprechend beizufügen.