Finanzsoftware

Die Software muss die kommunalen Finanz- und Haushaltsprozesse medienbruchfrei miteinander verbinden. Erforderlich sind insbesondere workflowbasierte Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung, Geschäfts- und Finanzbuchhaltung, Steuern, Abgaben und Gebühren, elektronischer Rechnungsworkflow und E-Rechnungsverarbeitung, Kasse, Mahnung und Vollstreckung, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Darlehensverwaltung, Jahresabschluss, Reporting, Zahlungsein- und Zahlungsausgänge, Verwahrgelass sowie digitale Workflows.

Das CAFM-Modul umfasst die Liegenschafts- und Raumverwaltung nach DIN 277, Instandhaltung, Störungs-, Wartungs- und Mängelmanagement, mobile Erfassung, einen BIM- und IFC-Viewer, Panoramen, Punktwolken sowie eine REST-API. Für die Präsentation ist eine IFC-Testdatei bereitzustellen.

Zur Leistung gehören die Einführung der Software, die Testmigration, die Prüfung und Validierung sowie die Produktivmigration der Daten. Erforderlich sind ein Testplan für System-, Integrations- und Benutzertests, Abnahmekriterien und eine nachvollziehbare Protokollierung. Ein Testsystem beziehungsweise Testmandant ist bereitzustellen.

Die Leistung umfasst einen Projektplan mit Projektabschnitten, Meilensteinen, benötigten Auftraggeberressourcen und Abhängigkeiten sowie die Benennung der verantwortlichen Projektleitung. Während der Einführung sind Risikomanagement, Berichtswesen, Change-Management, Workshops, eine laufende Fortschreibung des Risikomanagementplans, Einführungsbegleitung nach dem Go-live und eine bearbeitbare Projektdokumentation zu leisten.

Anwender und Administratoren sind durch Schulungen, Einführungsunterstützung, Benutzerunterstützung und eine Hotline zu unterstützen. Der laufende Betrieb umfasst Hosting, Wartung, Support, Updates und die Unterstützung der erforderlichen Finanz- und Haushaltsprozesse.

Die Lösung ist ausschließlich als Cloud/SaaS anzubieten. Der Full-Service-Betrieb erfolgt auf Microsoft Azure oder Google mit Datenhaltung in Deutschland. Gefordert sind Hosting, Backup, Wartung, Support, Disaster Recovery, Wiederherstellung, ein lokaler Replikationsmechanismus mit mindestens vortagesaktueller Datenhaltung, Middleware für die bidirektionale Datenübertragung und die Anbindung relevanter Drittsysteme.

Die Lösung muss unter anderem Anbindungen an das Dokumentenmanagement, ERP-Systeme, Banken, Steuerbehörden, Microsoft 365 und Active Directory über SAML-SSO ermöglichen. Die Schnittstellentypen einschließlich dateibasierter Übertragung und XRechnung sind zu beschreiben. Die Anwendung muss unter Windows 11 und in aktuellen Browsern wie Edge, Firefox und Chrome lauffähig sein; eine deutschsprachige, browserbasierte und responsive Oberfläche ist gefordert.

Der Betrieb muss Zwei-Faktor-Authentifizierung, Transportverschlüsselung mindestens TLS 1.2 und Verschlüsselung der Cloud-Datenbank mit einem vom Kunden eingebrachten Schlüssel ermöglichen. Es müssen mindestens drei Mandanten angelegt werden können. Informationssicherheitsmanagement, Datensicherung und Berechtigungslogik sind als Bestandteil der Lösung zu beschreiben und nachzuweisen.

Das Preisblatt berücksichtigt 30 Vollnutzer der Finanzverwaltung, 200 Fachamtsnutzer, eine jährliche Cloud-Betriebspauschale und eine einmalige Einführungspauschale. Über vier Jahre ergeben sich 120 Vollnutzer-Jahre, 800 Fachamtsnutzer-Jahre und vier jährliche Cloud-Betriebspauschalen.

Der Bieter muss zur Berufsausübung berechtigt sein. Die Erlaubnis ist durch Eigenerklärung nachzuweisen. Auf Anforderung ist ein aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder ein gleichwertiger Nachweis vorzulegen.

Für Art und Umfang des Auftrags muss eine angemessene Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bestehen oder spätestens im Auftragsfall unverzüglich abgeschlossen werden. Der Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ist soweit verfügbar anzugeben. Ein gesonderter Mindestumsatz ist nicht festgelegt.

Erforderlich sind Erklärungen zum Nichtvorliegen zwingender und gegebenenfalls fakultativer Ausschlussgründe, zur Nichtinsolvenz, zu Steuern und Abgaben, zu Sozialversicherungsbeiträgen sowie zur Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, soweit eine Mitgliedschaftspflicht besteht. Zertifikate oder Bescheinigungen sind auf Anforderung vorzulegen.

Der Bieter sowie alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft müssen verbindlich erklären, dass sie und die für den Auftrag eingesetzten Unterauftragnehmer, Lieferanten und Eignungsnachweisunternehmen keinen sanktionsrechtlich relevanten Bezug zu Russland aufweisen. Die Einhaltung ist für die gesamte Vertragslaufzeit sicherzustellen.

Vorzulegen sind mindestens zwei geeignete Referenzprojekte zur integrierten kommunalen Finanzsoftware, darunter mindestens ein Landkreis oder eine vergleichbare öffentliche Verwaltung. Zusätzlich sind mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Migrationsprojekt aus mpsNF oder einem vergleichbaren Verfahren sowie mindestens fünf produktiv betriebene Cloud-Projekte nachzuweisen.

Die vorgesehene Projektleitung muss ein vergleichbares Einführungsprojekt nachweisen. Für die Leistung sind personelle Kapazitäten für Projektleitung, kommunales Finanz- und Haushaltswesen, Datenmigration und Technik, Cloud und Informationssicherheit sowie Schulung und Support darzustellen. Kapazitäten können über entsprechend gebundene Nachunternehmer oder Eignungsleihe bereitgestellt werden. Projektleitung und Kundenansprechpartner müssen Deutsch auf C2-Niveau beherrschen.

Für die für den sicherheitsrelevanten Betrieb verantwortliche Organisationseinheit beziehungsweise das Unternehmen ist ein Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder ein gleichwertiger Nachweis gefordert. Ein strukturiertes Qualitätsmanagement ist nachzuweisen; ISO 9001 kann als Nachweis dienen, gleichwertige Maßnahmen sind zugelassen.

Für das CAFM-Modul ist eine gültige GEFMA-444-Zertifizierung gefordert. Die angebotene Lösung muss auf Microsoft Azure oder Google betrieben werden, die Datenhaltung in Deutschland erfolgen und bereits produktiv bei Kunden in Deutschland im Einsatz sein.

Alle A-Kriterien des Leistungsverzeichnisses sind zwingend zu erfüllen. Nicht erfüllte A-Kriterien können zum Ausschluss führen. Für die 76 B-Kriterien sind die jeweils geforderten Nachweise vollständig vorzulegen; 72 Kriterien werden binär und 4 Kriterien qualitativ bewertet. Fehlende oder nicht feststellbare wertungsrelevante Angaben führen beim betreffenden B-Kriterium zu 0 Prozent.