Freie Projektleitung für Events
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Tempelhof Projekt GmbH (im Auftrag des Landes Berlin) sucht freie Projektleiterinnen und Projektleiter für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen am Flughafen Tempelhof. Es werden bis zu elf Auftragnehmer über eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von vier Jahren gebunden; Einzelaufträge werden separat abgerufen. Gefragt sind Erfahrungen mit Groß-Events (z.B. Festivals, Automotive), mit denkmalgeschützten Veranstaltungsflächen und idealerweise mit Live-Social-Media-Betreuung.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Wertungskriterium Preis30%
Bruttogesamtpreis gemäß Preisblatt; das preisniedrigste Angebot erhält 2 Punkte, übrige Angebote werden über die Formel Niedrigstpreis x 2 / Preis Bieter bewertet.
- Erfahrungen mit vergleichbaren Veranstaltungen und Flächen50%
Einschlägige Erfahrung des Bieters mit Projektleitung im Kontext ähnlicher Veranstaltungen (Groß-Events im Festival-/Automotive-Bereich, Konzerte, Open-Air, Sport, Firmenfeiern, Konferenzen, Märkte, Dinner; Umgang mit VIP-Bereichen, publikumsintensiven Zonen, temporären Bauten, Food-Courts). Bewertung 0/1/2 Punkte.
- Erfahrung im Umgang mit denkmalgeschützten Veranstaltungsflächen10%
Nachweisbare Erfahrung des Bieters mit Projektleitung in denkmalgeschützten Veranstaltungsflächen (empfindliche Oberflächen, historische Bausubstanz, Denkmalschutzauflagen). Bewertung 0/1/2 Punkte.
- Erfahrung im Umgang mit Social Media10%
Erfahrung mit Social-Media-Betreuung während laufender Veranstaltungen (Live-Begleitung, Content-Erstellung vor Ort) sowie Kenntnis einschlägiger DSGVO-Anforderungen bei Bild- und Videoerstellung. Bewertung 0/1/2 Punkte.
Preis: Punktzahl Bieter = Niedrigstpreis x 2 / Preis Bieter (gewichtet mit 30%). Qualität: subjektive Bewertung 0/1/2 Punkte je Kriterium (gewichtet mit den angegebenen Prozenten). Gesamtpunktzahl = gewichtete Summe aller Punkte; höchste Punktzahl = wirtschaftlichstes Angebot.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektleitung und Veranstaltungsplanung
Bearbeitung von Angeboten und Auftragsabrechnungen für Veranstaltungen und veranstaltungsbegleitende Services.
Durchführung von Besichtigungen und Begehungen der Eventlocation mit Kunden.
Unterstützung der Technischen Leitung mit allen erforderlichen Veranstaltungsdaten zur Einholung notwendiger Genehmigungen und Sicherheitskonzepte.
Abstimmung der Kunden-Planungen und Veranstaltungsabläufe mit der Technischen Leitung des Auftraggebers.
Programmplanung sowie Künstler- und Teilnehmermanagement.
Koordination der Dienstleister
Beauftragung und Steuerung aller externen Dienstleister.
Sicherstellung der vertraglich vereinbarten Leistungen und der Qualität.
Mitwirkung an Genehmigungen und Sicherheitskonzepten.
Eventdurchführung
Gesamtheitliche Überwachung und Leitung der Veranstaltung vor Ort.
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
Problemlösung und Krisenmanagement bei unvorhergesehenen Vorfällen.
Koordination des Auf- und Abbaus der Veranstaltungsinfrastruktur.
Nachbereitung
Erstellung eines Abschlussberichts inklusive Auswertung und Analyse.
Durchführung von Feedback-Gesprächen mit Dienstleistern, Auftraggebern und Teilnehmenden.
Optional: Operative Social-Media-Betreuung
Redaktionelle Betreuung der Social-Media-Kanäle während eines Events inkl. Sicherstellung der Bild- und Videorechte (DSGVO).
Krisenmanagement (z.B. Shitstorms), Live-Berichterstattung und Community-Interaktion.
Post-Event: Highlight-Reels, Dankesposts, Auswertung und Learnings.
Übertragung der zeitlich und räumlich unbegrenzten Nutzungsrechte des erstellten Contents (Text, Video, Bild) an den Auftraggeber, einschließlich Recht zur Weitergabe an Dritte.
Rahmenbedingungen der Beauftragung
Leistungsort: Flughafen Tempelhof, Berlin (12101).
Maximalwert der Rahmenvereinbarung: 3.000.000 € netto (gemeinsam für alle Auftragnehmer).
Bis zu elf Auftragnehmer; Einzelprojektaufträge werden separat abgerufen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende formale Nachweise
Aktuelle Gewerbeanmeldung bzw. Nachweis der selbstständigen Tätigkeit (nicht älter als 6 Monate).
Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 € für Personenschäden und 1.000.000 € für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall – alternativ verbindliche Erklärung zum Abschluss im Auftragsfall.
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB.
Eintragung im Wettbewerbsregister darf das Unternehmen nicht betreffen (bei Zuschlag).
Bei Bietergemeinschaft: Erklärung gemäß Wirt-238 (ARGE); Unterauftragnehmer sind bei Zumutbarkeit bereits im Angebot zu benennen (Wirt-235).
Eintragung im Amtlichen Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) Berlin ersetzt einzelne Nachweise.
Fachliche Qualifikation und Verfügbarkeit
Umfangreiche Erfahrungen in der Technischen Leitung von Veranstaltungen sowie umfassende Erfahrung bei Planung und Durchführung großer Events.
Qualifikation als Verantwortliche/r für Veranstaltungstechnik gemäß § 33 Satz 1 Nr. 1 oder Nr. 3 der Berliner Betriebs-Verordnung (BetrVO) – Meister oder Hochschulabsolvent.
Hohe Verfügbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch an Wochenenden und Feiertagen.
Weisungsfreie, eigenverantwortliche Dienstleistung; Berechtigung, auch für andere Auftraggeber tätig zu werden.
Referenzen
Mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren, davon mindestens eine auf denkmalgeschützter bzw. baulich sensibler Veranstaltungsfläche. Mehr als drei Referenzen sind zulässig. Inhalt je Referenz gemäß Referenzvorlage (Auftraggeber, Ort, Denkmalschutz-Kennzeichnung, Zeitraum, Veranstaltungsart, Größenordnung, Setting, Zielgruppe, Social-Media-Betreuung).
Compliance und sozialrechtliche Anforderungen
Einhaltung Mindestlohn/Mindeststundenentgelt (13,69 €/Std. brutto zzgl. geltender Tariftreue).
Einhaltung ILO-Kernarbeitsnormen, Antidiskriminierungsrecht (AGG), Frauenförderverordnung (FFV) mit Maßnahmennachweis je nach Unternehmensgröße sowie Umweltschutzanforderungen.
Datenschutzrechtliche Verpflichtung: Unterzeichnung „Verpflichtung auf die Vertraulichkeit für Freie Mitarbeit".
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren; mindestens eine muss auf einer denkmalgeschützten bzw. baulich sensiblen Veranstaltungsfläche stattgefunden haben. Inhalt je Referenz: Auftraggeber, Veranstaltungsort, Denkmalschutz-Kennzeichnung mit Schutzmaßnahmen, Zeitraum, Veranstaltungsart, Größenordnung (Besucher/Flächen/publikumsintensive Zonen/Groß-Events), Veranstaltungssetting (VIP, temporäre Bauten, Food-Court, Umgang mit historischer Bausubstanz), Zielgruppe, Social-Media-Betreuung Ja/Nein.
Referenzvorlage aus Eigenerklärung zur Leistung; fließt in Zuschlagskriterien (Erfahrung vergleichbare Veranstaltungen 50 %, Denkmal 10 %, Social Media 10 %) ein; Nachforderung ausgeschlossen
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
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