Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Hybridpostdienstleistungen für die Stadt Geldern
Gesellschaft für Kommunallogistik (KomLog) mbH47608 Geldern, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Geldern schreibt Hybridpostdienstleistungen für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2028 aus.
Der Auftragnehmer übernimmt digital zugestellte Druckdaten (PDF/PDF/A, DIN A4), druckt sie automatisiert auf Recyclingpapier, kuvertiert und frankiert die Sendungen und stellt sie weltweit zu. Ein Schwerpunkt liegt auf der medienbruchfreien digitalen Anbindung an das Fachverfahren „Infoma" (Axians Infoma GmbH), über das ca. 50 % des Volumens (Steuerbescheide/Mahnungen) laufen.
Die Stadt erwartet ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-konforme Verarbeitung und Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur. Optional ist eine digitale Zustellung per QR-Code/Onlineportal anzubieten.
Angebote sind bis zum 01.10.2026, 12:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform oder schriftlich einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Veröffentlichung3. Sep. 2026
Angebotsfrist1. Okt. 2026
Handelsregister Aktualität1. Okt. 2026
Bindefrist1. Okt. – 31. Dez. 2026
Testphaseca. 2. Okt. – 31. Dez. 2026
Benennung Ansprechpartnerca. 18. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Reklamations-Rückmeldung1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Reklamations-Klärung1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Preisanpassungsankündigungca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Versicherungsnachweisca. 15. Jan. 2027
Kündigungsfristca. 31. Okt. – 31. Dez. 2028
Vertragsende31. Dez. 2028
Löschbestätigung AV-Vertragca. 31. Jan. 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Bewertung des Angebotspreises (brutto) über einseitige lineare Interpolation. Niedrigster Wertungspreis erhält 40 Punkte.
- Qualität60%
Oberkriterium Qualität mit drei Unterkriterien (Konzept Aufgabenerledigung, Konzept Reklamationsmanagement, Konzept Nachhaltigkeit). Max. 60 Qualitätspunkte.
Preiswertung: Niedrigster Wertungspreis erhält 40 Punkte. Übrige Bieter: 40 × [(niedrigster Wertungspreis × 2) – Wertungspreis des Bieters] / niedrigster Wertungspreis. Qualitätswertung: erreichte Qualitätspunkte / max. Qualitätspunkte × Gewichtung des Kriteriums. Gesamtpunktzahl max. 100.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen, Formel und Bewertungsmaßstab sind vollständig in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 16) angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenElektronischer Empfang der Druckdaten
Übernahme von PDF/PDF/A-Druckdaten (DIN A4, Empfängeradresse nach DIN 5008) über eine vom Auftragnehmer bereitgestellte SoftwareVerfügbarkeit: Mo–Fr 06:30–20:00 Uhr, Sa 06:30–13:00 Uhr
Druck und Kuvertierung
Vollautomatisierter, geschlossener Prozess ohne menschlichen Zugriff auf die InhalteDruck: DIN A4, 80 g/m², Recyclingpapier mit mindestens 90er Weiße, PEFC/FSC-zertifiziertKuverts: ebenfalls aus Recyclingpapier (PEFC/FSC)Schwarz-Weiß-Druck
Frankierung und Transport
Frankierung per Briefmarke oder FreistempelungTransport zum Briefverteilzentrum durch den Auftragnehmer
Weltweite Zustellung
Gewerbsmäßige Beförderung und Zustellung weltweitVerteilung ca. 80 % im PLZ-Bereich 476**, ca. 17 % im übrigen Bundesgebiet (v.a. PLZ 46/47), ca. 3 % AuslandLaufzeit: E+3 (95 % im Jahresdurchschnitt gemäß § 18 PostG), maximal E+4
Schnittstelle zum Fachverfahren Infoma
Schaffung einer medienbruchfreien, nachvollziehbaren digitalen Anbindung an das Fachverfahren Infoma (Axians Infoma GmbH)Über diese Schnittstelle laufen ca. 50 % des Sendungsvolumens (insbesondere Steuerbescheide und Mahnungen)Etwaiger Aufwand beim Hersteller Axians Infoma GmbH ist vom Bieter einzukalkulierenFunktionsfähigkeit der Anbindung ist in einer Testphase nachzuweisen
Statusrückmeldungen und Behandlung von Problemsendungen
Elektronische Rückmeldung: Datenübernahme, Produktionsabschluss, Versand- und EinlieferungsdatumFalsche Adressen: Rückgabe am nächsten TagSonstige unzustellbare Sendungen: Rückgabe am nächsten Werktag nach dem ersten Zustellversuch, mit Angabe des Grundes
Wartung, Pflege und Support
Der Auftragnehmer verantwortet Wartung, Pflege und Ersatzbeschaffung der eigenen Hard- und SoftwareHosting und deutschsprachiger Support (Telefon, E-Mail, ggf. Fernwartung) sind enthalten
Optional: Digitale Zustellung
QR-Code auf dem Brief mit Verweis auf ein Online-DownloadportalErinnerungen per E-Mail oder SMS, Fallback auf klassische BriefpostEine Archivierung der Dokumente ist nicht gewünschtSeparate Kostendarstellung für diese Option erforderlich
Mengengerüst (circa-Werte pro Jahr)
Briefsendungen Standard: 70.000 Stück (15.000 simplex, 55.000 duplex)Briefsendungen Kompakt: 2.500 Stück (500 simplex, 2.000 duplex)Briefsendungen Groß: 1.500 Stück (100 simplex, 1.400 duplex)International Standard: 230 StückInternational Kompakt: 20 StückZusätzliche Blätter simplex: 1.000 Stück; duplex: 5.000 StückPostzustellungsauftrag Standard: 1.000 StückHinweis: Es handelt sich um Erfahrungs-/Schätzwerte; Mindestmengen werden nicht zugesichert
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZertifizierungen und Datenschutz
Druck, Kuvertierung und Versand müssen durch einen nach ISO 27001 zertifizierten Dienstleister erfolgenDie Leistungserbringung muss im Geltungsbereich der EU-DSGVO stattfindenQualitätsmanagement-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ist wünschenswert (Nachweis beifügen, falls vorhanden)
Postrechtliche Zulassung
Der Auftragnehmer (und eingesetzte Nachunternehmer) muss im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur gemäß § 4 PostG eingetragen sein
Versicherung und finanzielle Zuverlässigkeit
Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung: 500.000 € je Versicherungsfall und 1.000.000 € pro Jahr (Personen- und Sachschäden)Ordnungsgemäße Erfüllung aller Steuer-, Abgaben- und SozialversicherungspflichtenKein laufendes Insolvenzverfahren, kein Masse-Mangel-Ablehnungsantrag, keine Liquidation
Ausschlussgründe und gesetzliche Vorgaben
Keine Ausschlussgründe nach § 123/124 GWB (u.a. keine relevanten strafrechtlichen Verurteilungen)Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG)Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), soweit anwendbarTariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG-NRW) ist zu beachten
Personal und technische Ausstattung
Zuverlässiges, fachkundiges Personal in ausreichender AnzahlPersonal geschult in Postgesetz, Datenschutz und Brief-/PostgeheimnisKeine Arbeitskräfte ohne erforderliche ArbeitserlaubnisVorhandene technische Infrastruktur, maschinelle Ausstattung und Fuhrpark
Referenzen
3 Referenzen vergleichbarer Hybridpostprojekte aus den letzten fünf JahrenBei Bietern in engerer Wahl behält sich die KomLog vor, weitere Nachweise zur Bonität und zu Referenzen anzufordern
Nachunternehmer
Jeder weitere Nachunternehmer bedarf der Genehmigung des AuftraggebersPflichten des Hauptbieters gelten gleichermaßen für Nachunternehmer (Ausschlusserklärung, MiLoG-Erklärung, Handelsregister, Haftpflicht)Die Deutsche Post AG gilt nicht als Nachunternehmer (Universaldienstleister)
Testphase Infoma-Anbindung
Die Anbindung an das Fachverfahren Infoma muss in einer Testphase verifiziert werdenEin Scheitern der Testphase kann zum Ausschluss des Angebots führen
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre
3 vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf Jahren zu Hybridpostprojekten
Vergleichbare Hybridpostprojekte; KomLog behält sich vor, bei engerer Wahl weitere Referenzen anzufordern
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Angebotsschreiben & Preisblatt
Eignungsnachweise
Referenzen & Konzepte
Technische Konzepte & Schnittstelle
Nachunternehmer & Formelles
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Auftraggeber
Gesellschaft für Kommunallogistik (KomLog) mbH
Ort
47608 Geldern, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
47608 Geldern
Nordrhein-Westfalen
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