Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Integrierte SAP S/4HANA-Lösung für die Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung
Bundeseisenbahnvermögen (BEV), HauptverwaltungBonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenBeschaffung und Pflege einer integrierten SAP-S/4HANA-Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung beim Bundeseisenbahnvermögen (BEV) in Bonn.
Das BEV sucht ein SAP-S/4HANA-Add-On, das die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisiert (Module FI, SD, MM). Die Lösung soll ca. 15.200 Eingangs- und ca. 3.200 Ausgangsrechnungen pro Jahr für rund 380 Nutzer medienbruchfrei abwickeln, strukturierte E-Rechnungsformate und PDF-Rechnungen verarbeiten sowie revisionssicher archivieren.
Leistungsbestandteile:
Softwareüberlassung des SAP-Add-Ons (dauerhaft, Verkauf)Anwenderschulung (5 Tage)Pflege/Wartung für 36 Monate (Pflicht), optionale Verlängerung 2030/2031 (je 12 Monate)Installations-Workshop/Einführungsschulung (2–3 Personentage)Deutschsprachiger Support, Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr
Frist: Angebote sind bis spätestens 05.10.2026, 12:00 Uhr elektronisch über die e-Vergabe-Plattform einzureichen.
Vertrag: Laufzeit ab 01.11.2026, Mindestdauer 36 Monate, automatische Verlängerung um 12 Monate (Kündigung erstmals zum 31.12.2029). Erfüllungsort: 53175 Bonn.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Teilnahmefrist15. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist2. Okt. 2026
Angebotsfrist5. Okt. 2026
Bindefrist5. Okt. – 30. Okt. 2026
Vertragslaufzeit Lizenzen/Pflege2. Nov. 2026 – 31. Okt. 2029
Verlängerung 11. Nov. 2029 – 31. Okt. 2030
Kündigungsfrist Pflege31. Dez. 2029
Vertragsende31. Dez. 2031
Wartung Verlängerung 2031Datum offenOptionale Verlängerung der Softwarewartung um weitere 12 Monate im Jahr 2031 (genaues Datum abhängig vom Vertragsbeginn).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode19 Kriterien
- KHG A - Grundlegende Anforderungen3900%
Grundlegende Anforderungen an die Lösung (Mindestpunktezahl 2340)
- KHG B - Technische Anforderungen2800%
Technische Anforderungen an die Lösung (Mindestpunktezahl 1680)
- KHG C - Fachliche Anforderungen/Funktionen1300%
Fachliche Anforderungen und Funktionen der Lösung (Mindestpunktezahl 780)
Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018: Kennzahl = (Leistungspunkte / Preis) × 100000. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl gewinnt; bei Gleichstand erhält das preisgünstigste den Zuschlag.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungspunkten, Mindestpunktezahlen und Bewertungsmethode (einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018) sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftwareüberlassung und Lösungsumfang
Lieferung einer integrierten SAP-S/4HANA-Lösung (Add-On) für die Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung, abgedeckt für die Module FI, SD und MM.
Kernfunktionen:
Verarbeitung strukturierter E-Rechnungsformate sowie PDF-Rechnungenautomatisierte Vorverarbeitung, transparente WorkflowsSyntax- und Inhaltsprüfung vor Weiterverarbeitung (z.B. CEN-WS/BSI)automatisierter Klärungs- und Eskalationsworkflow bei AbweichungenPrüfung und Recherche von Rechnungs- und SAP-FI-Stammdatenrevisionssichere Archivierung
Technische Eckdaten:
Medienbruchfreie Integration in bestehende/künftige SAP-S/4HANA-Systemlandschaft (On-Premise)Format- und Kanalunterstützung: E-Mail, PDF-Parser, Upload-Portal, Peppol-Node, APISAP-Transportwesen; eigene PaketlieferungNutzung ArchiveLink / CMIS-kompatibler ArchivschnittstellenVorbereitung für künftigen S/4HANA-UmstiegMuster-Berechtigungsrollen, 4-Augen-Prinzip, SAP-Rollen-/Berechtigungskonzept FI/SD/MMDSGVO-konforme Datenverarbeitung (Art. 28 DSGVO)Deutschsprachige Benutzer- und Administrator-OberflächeDeutschsprachige Dokumentation (funktional/technisch)Deutsche Installations- und Benutzerhandbücher
Mengengerüst
ca. 15.200 Eingangsrechnungen pro Jahrca. 3.200 Ausgangsrechnungen pro Jahrca. 380 Nutzer im BEV
Schulung und Einführung
Installations-Workshop / Einführungsschulung: 2–3 Personentage durch den AuftragnehmerTrain-the-Trainer-Schulung für 2–3 Personentage für bis zu 10 Key-User / Administratoren / MultiplikatorenEndanwenderschulung wird intern durch das BEV durchgeführt (nicht Teil des Auftragsumfangs)
Support, Wartung und Pflege
Mindestlaufzeit Wartung/Pflege: 36 Monate (Pflicht)Optionale Verlängerung um 12 Monate für 2030 und 12 Monate für 2031Pflegeumfang: Patch, Update, Upgrade, ReleaseUmsetzung von Gesetzes- und NormänderungenBereitstellung neuer ProgrammständeDeutschsprachige Hotline während der PflegelaufzeitTechnischer Support Mo–Fr 08:00–17:00 UhrService- und Reaktionszeiten laut Anlage G.01
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung und Registereinträge
Keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB: keine strafrechtlichen Verurteilungen (Beteiligung an krimineller Vereinigung, Bestechung, Betrug, Terrorismus, Geldwäsche, Kinderarbeit) sowie keine Nichtentrichtung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen. Betrachtungszeitraum: letzte 5 Jahre.Keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB (z.B. Insolvenz, schwere Verfehlungen, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, mangelhafte Auftragsausführung, Täuschung). Betrachtungszeitraum: letzte 3 Jahre.Eintragung in Berufs-, Handels- oder Gewerbezentralregister muss vorhanden sein; die Angaben zum Unternehmen müssen mit den Registereinträgen übereinstimmen (Anlagen E.03, E.04).
Sicherheit und Sprache
Sicherheitsüberprüfung: Bereitschaft zur einfachen Sicherheitsüberprüfung gemäß § 8 SÜG für beim BEV eingesetzte Personen.Verpflichtung zur Verwendung der deutschen Sprache (Anlage E.05).
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 € Deckungssumme (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) – für Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft (Anlage E.02).Allgemeine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (z.B. ausreichende Kapitaldecke, Umsätze).
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Ausreichende technische Kompetenz und Erfahrung mit SAP S/4HANA-Lösungen.Anlage E.02 sowie SAP S/4HANA Cloud Clean Core-Zertifizierung Level A oder B (in den weiteren Anlagen gefordert).
Sanktionen und Datenschutz
Russland-Sanktionen: Keine Verstöße gegen Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 (kein Einsatz sanktionierter russischer Personen/Unternehmen; gilt auch für Unterauftragnehmer mit >10 % des Auftragswerts). Eigenerklärung Anlage F.02.Datenschutz/Datenverarbeitung: Einwilligung in Erhebung/Verarbeitung von Daten durch das BEV (Anlage F.01); Verpflichtung der Mitarbeiter auf Datengeheimnis gemäß DSGVO/BDSG (Anlage D.01).Keine Pflicht für konzernexternen Remotezugriff durch den Auftragnehmer; Systemzugriff nur unter Aufsicht des BEV.
Hinweise zu Bietergemeinschaften und Subunternehmern
Bietergemeinschaften sind zulässig (gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder).Subunternehmer für wesentliche Leistungen sind zulässig, haften jedoch nicht unmittelbar gegenüber dem BEV.Bei Einsatz von Subunternehmern oder Ressourcennachweis: Formblätter B.02 und B.03 sind zusätzlich einzureichen.Nebenangebote sind nicht zugelassen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 26%4–10 · 48%11+ · 27%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Angebotsformulare und Bieterangaben
Erklärungen Bieterstruktur
Eignungsnachweise und Eigenerklärungen
Technische und fachliche Nachweise
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Bundeseisenbahnvermögen (BEV), Hauptverwaltung
Anschrift
53175 Bonn
Ort
53175 Bonn
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bundeseisenbahnvermögen.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
53175 Bonn
Nordrhein-Westfalen
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