Beschreibung
Die German Institute of Development and Sustainability (IDOS) gGmbH schreibt „Integriertes CRM-System" als öffentlichen Auftrag aus in 53113 Bonn. Es handelt sich um eine Vergabe. Angebote können bis zum 18. August 2026 eingereicht werden.
Ausschreibung ansehen ↗Zeitplan & Fristen
Die wichtigsten Termine im Überblick- Veröffentlicht21. Juli 2026
Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.
- Angebotsfrist18. August 2026
Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Open Source-Software20%
Das System basiert auf Open Source-Software (binäre Bewertung ja/nein, 0 oder 10 Punkte)
- Monitoring und Alerting10%
Laufende Überwachung der Systemverfügbarkeit und -performance inkl. automatischem Alerting
- Quartalsweise Verfügbarkeits- und Performance-Berichte10%
Mindestens quartalsweise Übermittlung eines Verfügbarkeits- und Performance-Berichts
- Mandantenfähigkeit10%
Mandantenfähigkeit mit bereichsspezifisch konfigurierbarer zentraler Datenbasis und differenzierten Sichtbarkeitsregeln
- Single Sign-On (SSO)10%
SSO via SAML oder OIDC zur Anbindung an bestehende Identity-Infrastruktur
- IP-Whitelist10%
Konfigurierbare IP-Whitelist für bestimmte Zugänge und API-Endpunkte
- Named-User-Lizenzübertragbarkeit10%
Named-User-Lizenzen während Vertragslaufzeit auf andere Person übertragbar ohne Mehrkosten, innerhalb max. 31 Tagen
- Englische Systemoberfläche10%
Systemoberfläche zusätzlich vollständig oder teilweise auf Englisch verfügbar
- WCAG 2.1 AA – öffentliche Bereiche10%
Öffentliche Bereiche erfüllen WCAG 2.1 AA (Barrierefreiheit)
- WCAG 2.1 AA – Systemoberflächen10%
Systemoberflächen erfüllen WCAG 2.1 AA (Barrierefreiheit)
- Migrationskonzept – Qualität50%
Bewertung des Migrationskonzepts nach Vollständigkeit, Verständlichkeit und Robustheit des vorgestellten Vorgehens (Entscheidungskriterium bei Punktgleichheit)
- Typo3-Schnittstelle20%
Schnittstelle für Typo3-Webseite: Formular- und Event-Integration (Anmeldeformulare senden Daten an CRM)
- Mapping-Assistent für Import10%
Interaktiver Mapping-Assistent für Feld-Mapping ohne technische Kenntnisse
- Automatisierte Exporte10%
Exporte können automatisiert und zeitlich planbar ausgelöst werden über REST-API oder SFTP
- E-Mail-Adressgenerierung10%
Automatische Generierung von E-Mail-Adressen nach konfigurierbaren Mustern mit regelbasierter Normalisierung
- Akademische Titel und Anredeformen10%
Akademische Titel und Anredeformen als konfigurierbare Felder mit vordefinierten Werten und Freitextoption
- Dublettenprüfung erweitert10%
Dublettenprüfung umfasst zusätzlich Name und Institution mit Fuzzy Matching
- Kombinierte Tag-Suche10%
Suche unterstützt kombinierte UND/ODER-Verknüpfung mehrerer Tags
- Wiederverwendbare Suchabfragen10%
Filterergebnisse als wiederverwendbare Suchabfragen speicherbar
- Filterung nach Ort10%
Filterung nach Ort unterhalb der Länderebene möglich
- Umkreissuche10%
Filterung nach Umkreissuche möglich
- Protokollarisch korrekte Anreden10%
Regelbasierte, automatisierte Generierung protokollarisch korrekter Anreden für Funktionsträger in Politik, Diplomatie und Wissenschaft
- Kontrollierte Vokabulare10%
Verwaltung kontrollierter Vokabulare durch Admins und operative Klassifizierungen durch Redakteure
- Selbstständige Datenkorrektur durch Kontakte10%
Kontakte können über tokenbasierten Zugangslink Daten einsehen, korrigieren und Interessens-Tags verwalten
- Magic-Link Selbstregistrierung10%
Kontakte können über öffentliches Formular selbstständig tokenbasierten Zugangslink anfordern (Magic Link)
- HTML-Editor10%
Zusätzlich zum WYSIWYG-Editor steht ein HTML-Editor zur Verfügung
- Präferenz-Portal nach DOI20%
Im Anschluss an Double-Opt-in wird auf stabilen Link zum Präferenz-Portal hingewiesen, über den Abonnenten Interessens-Tags wählen und Daten korrigieren können
- Zeitlich begrenzter Token-Link10%
Tokenbasierter Zugangslink zeitlich begrenzt gültig und erneuerbar; Kontakt kann Daten einsehen und Newsletter-Opt-in zustimmen
- Dedizierte Versand-IP10%
System stellt dedizierte Versand-IP mit gestuftem Reputation-Warm-Up bereit
- Komplexe Veranstaltungsstrukturen20%
Unterstützung mehrtägiger Veranstaltungen, paralleler Tracks und Sub-Sessions mit eigenen Teilnehmendenlimits
- ICS-Kalendereinladung10%
Anmeldebestätigung enthält Kalendereinladung als ICS-Datei
- Teilnehmenden-Selbstverwaltung10%
Teilnehmende können über tokenbasierten Link Anmeldedaten einsehen, korrigieren, Dokumente hochladen und sich abmelden
- Genehmigungsworkflow Veranstaltungen10%
Genehmigungsworkflow für Veranstaltungen mit Teilnahmebeschränkungen (invitation only)
- Newsletter-Einladung nach Veranstaltung10%
Teilnehmende ohne Newsletter-Opt-in erhalten nach Veranstaltung automatische Einladung zur Newsletter-Anmeldung
- Feedback-Formular nach Veranstaltung10%
System versendet nach Veranstaltung automatisch oder manuell Feedback-Formular, Antworten auswertbar und exportierbar
- Echtzeit-Teilnehmendenlink10%
Teilbarer zeitlich begrenzter und widerrufbarer Link zeigt berechtigten Personen ohne Login den Echtzeit-Teilnehmendenstand
- QR-Code Check-in10%
System unterstützt QR-Code-basierten Check-in
- Badge-Generierung20%
System generiert druckfertige Badges und Namensschilder direkt aus Anmeldedaten mit anpassbaren Templates (mehrere Logos)
- Tischkarten-Generierung10%
System generiert Tischkarten für Panelisten und Referenten aus Anmeldedaten mit anpassbaren Templates
- Teilnahmebestätigung10%
System generiert Teilnahmebestätigungen automatisch oder manuell auslösbar mit anpassbaren Templates (PDF/.docx/.odt)
- Datenfeed unter IDOS-Domain10%
Datenfeed für Veranstaltungsdaten ist unter IDOS-Domain oder per CNAME erreichbar
- Typo3-Website-Integration10%
Datenfeed ermöglicht Einbindung in Typo3-Website per Widget oder Extension, Änderungen automatisch sichtbar
- Personalisierte Dokumente20%
Erstellung personalisierter Dokumente mit Platzhaltern auf Basis von IDOS-eigenen Templates (PDF/.docx/.odt)
- Adressetiketten10%
Druckfertige Adressetiketten direkt aus dem System ohne externen Zwischenschritt, mit anpassbarem Layout
- CRM-Dashboard Kennzahlen10%
CRM-Dashboard mit vordefinierten Kennzahlen: Gesamtzahl Kontakte, Bestandsentwicklung, Opt-in/Opt-out-Entwicklung, Dublettenquote, Vollständigkeitsgrad
- Konfigurierbares Dashboard10%
CRM-Dashboard durch Admins konfigurierbar (Auswahl und Anordnung der Kennzahlen)
- Kontakt-Auswertungen10%
Kontakt-Auswertungen nach Kontakttyp, Tag, Region und Sprache
- Aggregierte Mailing-Auswertungen10%
Aggregierte Newsletter- und Mailingauswertungen über mehrere Aussendungen mit Zeitreihenvergleichen
- Veranstaltungs-Auswertungen10%
Veranstaltungs-Auswertungen: Teilnahmequoten, No-Show-Raten, Wartelisten-Auslastung, Feedback-Auswertungen
- Segmentierungs-Auswertungen10%
Segmentierungs-Auswertungen: Größe und Zusammensetzung tag-basierter Segmente, Überschneidungen
- Report-Export10%
Alle Reports als CSV und PDF exportierbar
- Wiederverwendbare Report-Vorlagen10%
Reports/Auswertungen als wiederverwendbare Vorlagen speicherbar und erneut ausführbar
- Rollenbasierter Report-Zugriff10%
Zugriff auf Reports rollenbasiert konfigurierbar
- Kommunikations- und Dokumentationsplattform10%
Gemeinsame Plattform für Kommunikation und Dokumentation, für IDOS ohne zusätzliche Lizenzkosten nutzbar
- Englische Schulungsunterlagen10%
Schulungsunterlagen zusätzlich in englischer Sprache verfügbar
- Ergänzende Lernmaterialien10%
Ergänzende Lernmaterialien wie Videos oder eLearning-Module
- Preis50%
Angebotspreis – abgeleitet aus Gesamtpunkten (750) und Gewichtung; konkrete Preisgewichtung nicht explizit angegeben