Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) schreibt IT-gestützte Kommunikationsdienstleistungen für den Bürgerdialog aus. Der Auftragnehmer betreibt Telefon-Hotlines (Mittelstand/Existenzgründung und 2nd-Level für die Behördennummer 115), bearbeitet schriftliche Bürgeranfragen (E-Mail, Webformular, Fax, SMS), bietet computergestützte Hilfe per Co-Browsing/Chat-Bot und berät zu Themen wie Wirtschaft, Innovation und Förderprogrammen. Vertragslaufzeit 3 Jahre ab 01.01.2027, mit Option auf zwei Verlängerungen um je 12 Monate.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Umsetzungskonzept50%
- Preis50%
Grundlage der preislichen Bewertung ist die tatsächliche finanzielle Belastung des Auftraggebers (Bewertungspreis), berechnet auf Basis der Bruttogesamtpreise einschließlich aller Korridorangaben
Z = (WL × L + WP × (Pmin/P) × Lmax) × 100, wobei WL = WP = 0,5, Lmax = 5
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGemeinsame Leistungen für alle drei Arbeitspakete
Kommunikationskanäle: Entgegennahme eingehender Anrufe (Inbound) auf den BMWE-Hotlines und auf der Behördennummer 115 (2nd-Level); abgehende Anrufe (Outbound) nach Bedarf; schriftliche Beantwortung von Bürgeranfragen über Webformular, E-Mail, Fax und SMS; computergestütztes Co-Browsing zur Navigation auf der BMWE-Website.
Sprache und Qualität: Beratung ausschließlich in deutscher Sprache; schnell, verständlich, höflich und inhaltlich korrekt. Alle Anrufe werden stichprobenartig zu Qualitätssicherungszwecken mitgeschnitten (halbjährliche Auswertung).
Erfassung und Auswertung: Jeder Kontakt (anonymisiert) wird mit verwertbaren Daten für Statistiken erfasst; dem Auftraggeber werden definierte Kennzahlen bereitgestellt (Anzahl Anrufe, Gesprächsdauer, Wartezeit, thematische Schwerpunkte, Weiterleitungen, soziografische Infos).
Service-Level (Hotlines): 75 % der Anrufe innerhalb 20 Sekunden annehmen; maximale Wartezeit 90 Sekunden; Fallabschlussquote mind. 65 % (Ziel 80 %).
Weiterleitung und Abstimmung: Anrufe werden bei Bedarf an zuständige Fachreferate des Auftraggebers, nachgeordnete Behörden oder andere Bundesressorts weitergeleitet; regelmäßige Statusgespräche mit dem Auftraggeber (Präsenz oder Videokonferenz).
Servicezeiten (Regelbetrieb): Mo–Do 08:00–18:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 Uhr; an Wochenenden und Berliner Feiertagen kein Betrieb. Bei Bedarf Ausweitung auf 24/7, Kapazitätssteigerung um 100 % binnen 24 Stunden, um 200 % mit 14 Tagen Vorlauf.
Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit
Auftragsverarbeitung: Mit dem Auftragnehmer wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen; alle personenbezogenen Daten werden gemäß DSGVO und BDSG behandelt.
IT-Sicherheit: Der Auftragnehmer betreibt ein wirksames IT-Sicherheitsmanagementsystem (ISMS), das alle für die Vertragserfüllung genutzten IT-Systeme und -Verfahren abdeckt; Anwendung der IT-Grundschutzkataloge des BSI. Vor Wirkbetriebsaufnahme müssen IT-Sicherheitsmaßnahmen und Restrisiken gegenüber dem BMWE angezeigt und abgestimmt werden. Bei Software-Erstellung sind SBOM (SPDX oder CycloneDX gem. BSI TR-03183-2) sowie Quellcode-Übergabe erforderlich.
Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Vertrauliche Behandlung aller Informationen; Beachtung von AO § 30 und StGB §§ 93–101a, 109f, 109g, 202–204, 353b, 355; Personal kann einer Sicherheitsüberprüfung nach dem SÜG unterzogen werden.
Barrierefreiheit: Alle erstellten Dokumente und Webseiten müssen BITV 2.0 entsprechen.
Nutzungsrechte: Ausschließliche, unbeschränkte urheberrechtliche Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen sind an den Auftraggeber zu übertragen.
Erfüllungsort und personelle Ressourcen
Die Leistung wird in den eigenen Räumlichkeiten des Auftragnehmers in Deutschland erbracht.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das im Angebot benannte Personal zwingend eingesetzt wird; bei Ausscheiden ist Ersatz mit mindestens gleichwertiger Qualifikation zu stellen. Die Mitarbeitenden müssen inhaltlich leistungsfähig sein und über Koordinierungsfähigkeit für AG-Sitzungen und Arbeitsgruppen verfügen. Dokumentation erfolgt in deutscher Sprache.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung im einschlägigen Register (Handelsregister, Handwerksrolle, Vereins-/Partnerschaftsregister oder Mitgliederverzeichnis der Berufskammern), soweit pflichtmäßig vorgeschrieben. Beleg: Registerauszug, nicht älter als 6 Monate zum Ende der Angebotsfrist.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Haftpflichtversicherung: Mindestdeckung 1.000.000 EUR pro Versicherungsjahr während des gesamten Auftragszeitraums; entweder bestehender Versicherungsschutz oder Abschlussbereitschaft zum Auftragsbeginn (Eigenerklärung, Vordruck 3.3.2).
Mindestjahresumsatz: Durchschnittlich mindestens 500.000 EUR netto im für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld, ermittelt als Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre; zusätzlich Angabe der Umsatzentwicklung im laufenden Jahr (Eigenerklärung, Vordruck 3.3.3). Bei Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe Zusammenrechnung der Teilbeträge möglich.
Personelle Leistungsfähigkeit
Durchschnittlich mindestens 16 fest angestellte Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente) in den letzten 3 Jahren; Teilzeitstellen und geringfügig Beschäftigte können zusammengerechnet werden (Eigenerklärung, Vordruck).
Fachliche Eignung und Referenzen
Mindestens 2 Referenzen pro Tätigkeitsbereich (insgesamt 4 Bereiche) mit Leistungserbringung nach dem 01.01.2021 (Aufträge, die vor dem 01.01.2021 begonnen haben, sind zulässig, wenn sie den Leistungszeitraum bis mindestens 31.12.2022 umfassen). Es werden nur die ersten 5 Referenzen vollständig bewertet; pro Bereich maximal 4 Referenzen. Eine Referenz kann einen, mehrere oder alle Bereiche abdecken. Bei Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe dürfen Referenzen von Mitgliedern/Nachunternehmern eingebracht werden. Pflichtangaben pro Referenz (Vordruck 3.3.5): Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Leistungsumfang mit grobem Nettoauftragswert, Auftraggeber mit Anschrift und kontaktfähiger Ansprechperson, Arbeitsergebnisse, Zuordnung zu den Tätigkeitsbereichen.
Tätigkeitsbereiche:
Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (Eigenerklärung, Vordruck 3.4). Das umfasst u. a. Straftaten (Beteiligung an kriminellen/terroristischen Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug gegen öffentliche Haushalte, Bestechung/Bestechlichkeit, Menschenhandel), Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten, Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere Verfehlung, kartellrechtliche Absprachen, Interessenkonflikt, vorherige Einbindung in die Verfahrensvorbereitung, mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung sowie Verstöße nach § 19 MiLoG, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG. Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB.
Interessenkollisionen, Sicherheitsüberprüfung und Sanktionen
Interessenkollision: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Interessenkonflikten (Vordruck 3.3.6); bei Vorliegen sind auftragsspezifische organisatorische Gegenmaßnahmen darzulegen.
Sicherheitsüberprüfung: Bereitschaft, Mitarbeitende im Bedarfsfall einer Sicherheitsüberprüfung nach dem SÜG zu unterziehen (Eigenerklärung).
Russland-Sanktionen: Keine Betroffenheit von Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Eigenerklärung).
Alternative Eignungsnachweise und Eignungsleihe
Alternativ zu den einzelnen Eigenerklärungen können die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, § 50 VgV) oder ein Präqualifizierungsnachweis mit Registernummer vorgelegt werden.
Eignungsleihe: Der Bieter kann sich auf Kapazitäten von Nachunternehmern stützen, sofern nachgewiesen wird, dass diese Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen; ein Austausch von Nachunternehmern bedarf der vorherigen Zustimmung des BMWE (mindestens Textform).
Zuschlagskriterium
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß den in den Vergabenunterlagen genannten Kriterien. Verfahrensart: Offenes Verfahren (eforms_procedure_code = open); Zuschlagskriterium-Typ: Qualität (eforms_awarding_criterion_type = quality). Nachverhandlungen über Inhalt oder Preis sind ausgeschlossen.
Betrieb von Telefonhotlines für Bundesministerien, oberste Bundes- bzw. Landesbehörden
Inhalt, Methodik, Umfang und Komplexität vergleichbar mit dem Auftrag; Zuordnung zu diesem Tätigkeitsbereich im Vordruck; mit Auftraggeber-Kontaktdaten
Schriftliche Bürgerkommunikation (E-Mail, Kontaktformular, Chat-Bearbeitung)
Vergleichbar mit dem Auftrag; Zuordnung im Vordruck; mit Auftraggeber-Kontaktdaten
Computergestützte Hilfestellungen (Chat-Bot) bzw. geführte Navigation zur Unterstützung von Bürgern bei Webseiten und digitalen Verwaltungsangeboten
Vergleichbar mit dem Auftrag; Zuordnung im Vordruck; mit Auftraggeber-Kontaktdaten
Allgemeine Bürgerkommunikation und -beratung in den Themenfeldern Wirtschaft und technische Innovation inkl. EU-/Bundes-/Landesförderprogramme und Krisenkommunikation
Vergleichbar mit dem Auftrag; Zuordnung im Vordruck; mit Auftraggeber-Kontaktdaten