Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Kassensystem für die Kantine der Kreisverwaltung Paderborn
Kreisverwaltung Paderborn33102 Paderborn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kreisverwaltung Paderborn beschafft ein neues Kassensystem für die Kantine „KOSTbar". Der bestehende Vertrag mit dem bisherigen Dienstleister läuft zum Jahresende aus.
Gefragt wird eine webbasierte SaaS-Lösung (Software, Hardware und Lizenzen), die bargeldloses Bezahlen, Mahlzeitenabrechnung und Speisevorbestellung per WebApp ermöglicht. Zum Lieferumfang gehören auch ein Warenwirtschaftssystem, Schnittstellen (z.B. zu Verkaufsautomaten, HR-System und Finanzwesen), Schulung, Wartung und Hosting.
Das System muss bis zum 01.01.2027 betriebsbereit sein. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate mit einer Verlängerungsoption um weitere 12 Monate.
Das Verfahren wird nach § 75a GO NRW durchgeführt. Angebote sind bis zum 20.10.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung30. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist13. Okt. 2026
Angebotsfrist20. Okt. 2026
Bindefrist20. Okt. – 17. Nov. 2026
Zuschlag17. Nov. 2026
Ausführungsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2029
Verlängerung max.ca. 31. Dez. 2029 – 31. Dez. 2030bis 2030
Nachunternehmer-NachweisfristDatum offen6 Kalendertage nach Aufforderung durch die Vergabestelle zur Vorlage der Nachweise.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität13 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Preis70%
Gesamtangebotspreis laut Preisblatt (48 Monate, Netto). Das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotspreis erhält 70 Punkte.
- Qualität30%
Qualitätsbewertung anhand der als Bewertungskriterien (B) gekennzeichneten Anforderungen im Leistungsverzeichnis. Maximal 120 ungewichtete Qualitätspunkte, umgerechnet auf 30 gewichtete Punkte.
Preis (70 %): Preispunkte = (niedrigster Angebotspreis / bewerteter Angebotspreis) * 70. Qualität (30 %): gewichtete Qualitätspunkte = (erreichte ungewichtete Punkte des Anbieters / Punkte des besten Anbieters) * 30. Gesamtpunkte = Preispunkte + gewichtete Qualitätspunkte.
KI-Hinweis: Gewichtung Preis 70 % und Qualität 30 % sowie alle 12 Bewertungskriterien mit Punkten sind eindeutig; die Bekanntmachung nennt abweichende Termine (Angebotsfrist 10.11.2026 statt 20.10.2026), die Unterlagen gehen vor.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware – Kassensystem und Webanwendung
Kassensystem: muss auch bei Netzverbunden arbeiten, Datenabgleich (Synchronisation) nach Online-Phase, Stornierungen, Vorbestellungen, Nullpreis-Buchungen und Belegausgabe unterstützen.WebApp für Mitarbeitende: Anzeige des Menüplans, Vorbestellung/Stornierung von Speisen, Guthabenbuchung (mobile Payment), Bestellhistorie und Gutscheinbestellung.Sprache: Deutsch; Menüplan-Veröffentlichung im Intranet und Versand per E-Mail.
Software – Backend und Warenwirtschaft
Backend: Nutzerstammdatenverwaltung, Kontingentverwaltung, Menüplan-Automatisierung, Schnittstelle zum HR-System (REWO), Catering-/Event-Modul, Gutscheinverwaltung, Preissteuerung für Verkaufsautomaten.Warenwirtschaft: Bestandsliste, Rezeptverwaltung, automatische Kalkulation von Selbstkosten und Verkaufspreisen, CO₂e-Dashboard, standardisierte Lieferantenschnittstelle, Inventur, KI-gestützte Menüplan-Assistenz.
Hardware für den Zahlungsverkehr
Bereitstellung und betriebsbereite Einrichtung, inkl. Abrechnungsterminal, Kartenlesegerät (EC/Debit/Kredit/Gästekarte), NFC und Chipkartenleser (RFID-Guthabenaufladung).Falls vorhandene Windows-10-Hardware nicht weiterverwendbar ist: neue Kasse, EC-Gerät, Auflegepad-Dongle, Kundenterminal und Touchpad Küche.
Nutzergruppen, Berechtigungen und Schnittstellen
Rollenkonzept (System-Admin, Admin, User), Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), revisionssichere Protokollierung.Schnittstellen u.a. zu Verkaufsautomaten, HR-System (REWO) und zum Finanz-/Rechnungswesen (z. B. automatischer Rechnungsversand).
Reporting
Kostenübersichten, Absatz-/Verbrauchsanalysen, Audit-Trails, zeitgesteuertes/ automatisiertes Reporting; Export nach Excel und PDF.
Schulung, Inbetriebnahme und Support
Projektplan, Hardware-Lieferung und -Montage, Testphase, Einweisung, Schulung (1 Schulungstag kalkulieren).Supportzeiten Mo–Fr 6:30–18:30 Uhr; Wartung und Support durch ISO-zertifizierten Anbieter.Ersteinrichtung, Datenmigration und Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Kantinenbetriebs ab 01.01.2027.
Technische Anforderungen und IT-Sicherheit
DSGVO-Konformität, TLS 1.2+, TSE, DSFinV-K, GoBD, WCAG 2.1 AA, 99 % Verfügbarkeit, Single Sign-on (SAML 2.0/OIDC), ISO 27001, OWASP Top 10, FIDO2/Passkeys.Exit-Strategie: strukturierter, maschinenlesbarer Datenexport (mindestens CSV) bei Vertragsende.
Erfüllungsort und Laufzeit
Erfüllungsort: Kreisverwaltung Paderborn, Aldegreverstraße 10–14, 33102 Paderborn.Betriebsbereit: 01.01.2027.Mindestvertragslaufzeit: 36 Monate ab Auftragsvergabe; Verlängerungsoption +12 Monate.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage – Zwingende Voraussetzungen
Aktueller HandelsregisterauszugEintragung im Berufsregister am Sitz des Bieters (Nachweis bei engerer Wahl)Kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren anhängig/eröffnetKeine schwere Verfehlung im Sinne §§ 123 oder 124 GWBKeine Verurteilung wegen gewerbezentralregisterrelevanter Verstöße (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 €) in den letzten 2 JahrenOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und gesetzlichen SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
Fachliche Eignung – Zertifizierung
Nachweis mindestens einer ISO-27001-Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen, inkl. Anteil bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 2 vergleichbare Aufträge (Betrieb/Support eines Kassensystems) in den letzten 3 JahrenErforderliche Beschäftigte stehen zur VerfügungAuf Verlangen (bei engerer Wahl): jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre sowie Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen
Weitere Anforderungen an Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform, Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische HaftungNachunternehmer: Art und Umfang der Nachunternehmerleistungen angeben, Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers vorlegen, Nachunternehmer muss dieselben Eignungsanforderungen erfüllenEignungsleihe: Benennung des Eignungsgebers und der Kapazitäten; Verpflichtungserklärung des Eignungsgebers mit Eigenerklärung zu Ausschlussgründen beifügen
Sprache, Form und Vollständigkeit
Angebote sind in deutscher Sprache abzufassenVerwendung der von der Vergabestelle vorgegebenen VordruckePreise in Euro, maximal 3 Nachkommastellen, ohne UmsatzsteuerPreisnachlässe nur wertbar, wenn ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: k.A. – Angabe des Nettoauftragswerts je Referenz verlangt
Betrieb und Support eines Kassensystems in vergleichbarem Umfang
Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum, Leistungsumfang/Projektbeschreibung mit Nettoauftragswert, Auftraggeber mit Kontaktdaten; schriftliche Einreichung mit dem Angebot
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 73%4–10 · 25%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
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Auftraggeber
Kreisverwaltung Paderborn
Ort
33102 Paderborn, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
33102 Paderborn
Nordrhein-Westfalen
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