Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
KIT - Patentdienstleistungen
Karlsruher Institut für Technologie | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Eggenstein-Leopoldshafen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sucht einen Dienstleister, der die jährlichen Aufrechterhaltungsgebühren (sog. Jahresgebühren) für ca. 1.598 Patente und Gebrauchsmuster des KIT bei den jeweiligen Patentämtern im In- und Ausland fristgerecht einzahlt.
Was zu tun ist:
Jährlich fällige Gebühren für den gesamten Schutzrechtsbestand (DE, AT, BE, CH, FR, GB, NL, EP, JP, US) im Auge behalten und pünktlich an die zuständigen Patentämter zahlen.In jedem betroffenen Land eine Zustelladresse einrichten.Elektronisch mit der Patentverwaltungssoftware PatInForm des KIT Daten austauschen.Auf Anfragen des KIT schnell reagieren (kurze Reaktionszeit auf Einzahlungsaufforderungen).Ggf. Stornierungen abwickeln.Auf Wunsch in deutscher Sprache in allgemeinverständlicher Form kommunizieren.
Wichtige Fristen und Konditionen:
Angebote müssen bis 03.11.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal DTVP vorliegen.Vertrag läuft vom 01.01.2027 bis 31.12.2029 (3 Jahre), mit Option auf Verlängerung um bis zu zwei weitere Jahre (max. bis 31.12.2031).Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot (niedrigster Preis).
Was Bieter mitbringen müssen:
Erfahrung mit der Verwaltung von mindestens 1.000 Schutzrechten in den letzten 3 Jahren.Mindestens 5 Jahre Erfahrung mit der PatInForm-Schnittstelle.Verwaltungskosten pro Schutzrecht von höchstens 60 €.Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren.Betriebshaftpflicht mit 5 Mio. € Mindestdeckung für Vermögensschäden.
Erfüllungsort: Eggenstein-Leopoldshafen (76344), Hermann-von-Helmholtz-Platz 1.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist27. Okt. 2026
Angebotsfrist3. Nov. 2026
Angebotsöffnung3. Nov. 2026
Bindefrist3. Nov. – 3. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2029
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031
Vertragsende max.31. Dez. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Gesamtsumme pro Jahr100%
Gesamtsumme pro Jahr gemäß Anlage C Preisblatt; den Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtung sind eindeutig in den Vergabeunterlagen und der Bekanntmachung angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAufrechterhaltung von Schutzrechten
Aufgabe ist die Aufrechterhaltung der Rechtskräftigkeit von Schutzrechten (Patenten, Gebrauchsmustern) und diesbezüglichen Anmeldungen durch Entrichtung der in der Regel jährlich anfallenden Aufrechterhaltungs- bzw. Jahresgebühren bei den betreffenden Patentämtern.
Aktueller Bestand (Stichtag 30.07.2026): ca. 1.598 Schutzrechte (davon ca. 795 Inland, 460 Europa, 343 außereuropäische Länder)Kalkulationsgrundlage (Stichtag 28.09.2026): repräsentativer Bestand für die PreisermittlungAbgedeckte Länder/Gebiete: Deutschland (DE), Österreich (AT), Belgien (BE), Schweiz (CH), Frankreich (FR), Großbritannien (GB), Niederlande (NL), Europäisches Patentamt (EP), Japan (JP), USA (US)Anmeldejahrgänge: 2006–2026Jahresgebühren explizit für JP und US: für die Jahre 2026–2028Stornierungen: Zusatzkosten für 30 Stornierungen sind zu kalkulierenHinweis Jahresgebühren: Gebühren für Jahre 1–3 nach Erteilung werden nicht durch den Zahlungsdienstleister übernommen; ab Jahr 4 nach Erteilung übernimmt der Zahlungsdienstleister
Operative Anforderungen
Regelmäßige und Fristen berücksichtigende Auflistung der jeweils zu bezahlenden JahresgebührenÜberwachung und fristgerechte Einzahlung der Aufrechterhaltungsgebühren bei den betreffenden Patentämtern im In- und AuslandEinrichten einer Zustelladresse in den jeweiligen LändernElektronischer Datenaustausch mit der Patentverwaltungssoftware PatInFormKorrespondenz mit dem Auftraggeber in Deutsch in erläuternder Form (keine fachtechnischen Vorkenntnisse beim Auftraggeber vorausgesetzt)Darstellung der Handhabung von Währungsschwankungen im AngebotNachweis einer angemessenen Reaktionszeit auf Einzahlungsaufforderungen des AuftraggebersQualitätsmanagement in den ausländischen ZustelladressenGgf. Überwachung der Arbeitsabläufe und Aufsichtsfunktion eines zuständigen Patentanwalts
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachkunde und technische Leistungsfähigkeit
Erfahrung mit Verwaltung von mindestens 1.000 Schutzrechten in den letzten 3 Jahren (Nachweis über Liste mit Patentnummern, Patentämtern und Zeitraum)Bestätigung der Kompatibilität mit PatInFormMindestens 5 Jahre Erfahrung im Umgang mit digitaler Schnittstellenkommunikation zu PatInFormInternationale Abdeckung mit Zustelladressen in DE, AT, CH, FR, GB, US, JP, CNBestätigung der Zusammenarbeit mit den jeweiligen PatentämternSichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift bei allen eingesetzten Mitarbeitern
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreAngabe Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten 3 GeschäftsjahreBetriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssumme 5.000.000 € für VermögensschädenMitarbeiterzahl gesamt und mit vergleichbaren Leistungen (letzte 3 Geschäftsjahre)
Referenzen
Mindestens 2, maximal 5 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 GeschäftsjahrenPro Referenz: Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner (Telefon + E-Mail), Gegenstand der Leistung, Auftragswert (€ netto), JahrReferenzen müssen die Mindestanforderungen der Anlage 09 nachweisen
Kosteneffizienz und Zuverlässigkeit
Detaillierte Kostenaufstellung, aus der sich Verwaltungskosten von maximal 60 € pro Schutzrecht ergebenNachweis einer angemessenen Reaktionszeit auf Einzahlungsaufforderungen des Auftraggebers
Ausschlussgründe und weitere Pflichten
Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWBKeine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWBKein eintragungspflichtiger Verstoß im GewerbezentralregisterKein Verstoß gegen Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014)Verpflichtung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes / LTMG Baden-WürttembergVerpflichtung zur Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)Erklärung zum wirtschaftlichen Eigentümer (Geldwäsche)Bei Bietergemeinschaften: kumulative Betrachtung der Eignung; gesamtschuldnerische HaftungNachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen (6-Tage-Frist)
Eigenleistung
Die Leistungen sind mit eigenem Betrieb und eigenem Personal auszuführen, soweit in der Eigenerklärung zur Ausschreibung nicht anders angegeben. Unterauftragnehmer sind nur mit Verpflichtungserklärung und Benennung der Leistungsteile zulässig; Eignungsleihe nur mit gemeinsamer Haftung oder Bürgschaft.
Referenzprojekte
mindestens 2, maximal 5 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre (mindestens seit Geschäftsaufnahme, sofern diese vor weniger als 3 Jahren erfolgte)Volumen: nicht beziffert; je Referenz sind Auftragswert (€ netto) und Projektvolumen anzugeben
Vergleichbare Patentdienstleistungen, die die Mindestanforderungen der Anlage 09 nachweisen (u. a. Verwaltung umfangreicher Schutzrechtsportfolios, PatInForm-Schnittstelle)
mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar; Nachweis je Referenz über Auftraggeber, Anschrift, Telefon, E-Mail, Leistungsgegenstand und Auftragswert; zusätzliche Erläuterungen als Anlagen beifügen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 50%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Angebotsformulare (vom Bieter auszufüllen)
Eignungsnachweise
Vertrags- und Verfahrensunterlagen
Auf Verlangen nach Angebotsabgabe (6-Tage-Frist)
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Auftraggeber
Karlsruher Institut für Technologie | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Ort
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kit.edu ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Baden-Württemberg
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