Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Folkwang Universität der Künste in Essen schreibt die Miete sowie die Full-Service-Wartung von insgesamt 24 digitalen Kopier- und Multifunktionsgeräten aus. Die Geräte sind auf drei Lose (Gerätegruppen A, B, C) mit unterschiedlichen Anforderungen an Druckgeschwindigkeit, Farbfähigkeit und Finisher-Optionen verteilt. Der Auftragnehmer übernimmt Lieferung, Aufstellung, Wartung, Verbrauchsmaterial, Tonerentsorgung und ein DSGVO-konformes Fleet-Management. Angebote können für ein, mehrere oder alle Lose abgegeben werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis90%
Angebotspreis; Bewertung über Preisformel: 90 x (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebotes)
- Service – Reaktionszeit10%
Reaktionszeit des Service; Mindestreaktionszeit 12 Stunden. Kürzere Reaktionszeiten werden mit Punktwerten bewertet: <4 Stunden = 10 Punkte, 4-8 Stunden = 5 Punkte, 8-12 Stunden = 1 Punkt (Mindestanforderung). Bewertung über Formel: 10 x (Leistungspunktzahl / Beste Leistungspunktzahl).
Wertungspunktzahl = 10 x (Leistungspunktzahl Service / Beste Leistungspunktzahl aller Bieter) + 90 x (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebotes)
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGerätebereitstellung und Inbetriebnahme
Der Auftragnehmer liefert fabrikneue Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräte (neuester Stand der Technik) inkl. Transport, Aufstellung und Installation an allen Standorten der Folkwang Universität der Künste bis zum Vertragsbeginn am 01.12.2026. Standorte umfassen u. a.: Klemensborn 39, Wesselswerth 1/4/23, Hardenbergufer 59 (alle 45239 Essen), Theaterzentrum Bochum (Friederikastraße 4), Martin-Kremmer-Straße 21 (45327 Essen), Gelsenkirchener Straße 209 (45309 Essen), Düsseldorfer Straße 19 (47051 Duisburg) und Brückstraße 47 (44135 Dortmund). Die Geräte müssen netzfähig sein (Ruhemodus/Aufwecken über Netzwerk), USB-Druck unterstützen (Windows, Mac), randlosen Druck ermöglichen (mindestens ein Gerät) und teilweise barrierefrei sein. Geräte der Gerätegruppe A benötigen ein verschließbares Papierfach (Anschluss an Intercard Terminal smart.ONE).
Nach der Installation erfolgt eine Ersteinweisung der Nutzer*innen (ggf. mehrfach), die bis zu 3 Monate nach Installation andauern kann.
Wartung, Service und Verbrauchsmaterial
Der Auftragnehmer übernimmt die regelmäßige Inspektion, Wartung und Reparatur der Geräte inklusive Ersatzteile durch qualifiziertes Personal. Während der betriebsüblichen Servicezeit (08:30–17:00 Uhr) gelten folgende Fristen: Reaktionszeit maximal 12 Stunden ab Zugang der Störungsmeldung, vollständige Entstörung maximal 24 Stunden ab Meldung – andernfalls ist ein gleichwertiges Ersatzgerät innerhalb von 24 Stunden bereitzustellen. Alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Verschleiß- und Ersatzteile) werden vom Auftragnehmer gestellt. Leere Tonerkartuschen, Verpackungen und Verschleißteile sind vom Auftragnehmer kostenfrei ordnungsgemäß zu entsorgen. Papierstau wird auf Anforderung der Nutzer*innen durch den Auftragnehmer beseitigt. Updates und Upgrades zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (inkl. Treiber-Updates) erfolgen auf Kosten des Auftragnehmers.
Fleet- und Service-Management
Der Auftragnehmer stellt ein Fleet- und Service-Management-System kostenlos bereit, das DSGVO- und DSG-NRW-konform ist. Es dient der Erfassung der Zählerstände und der quartalsweisen Abrechnung über Click-Preise pro Standort, System und Seriennummer. Der Auftragnehmer erstellt nach Auftragserteilung eine Rollout-Planung, begleitet die Inbetriebnahme vor Ort, übernimmt die Qualitätssicherung und stellt einen Abschlussbericht mit Dokumentation der Seriennummern und Standorte bereit. Die Rollout-Unterstützung ist pauschal für alle Standorte außer Dortmund (Abrechnung direkt an Orchesterzentrum Dortmund).
Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen
Alle eingesetzten Geräte und Verbrauchsmaterialien müssen das Umweltzeichen „Blauer Engel DE UZ 219" erfüllen oder einen gleichwertigen Nachweis vorlegen. Der Auftragnehmer garantiert den problemlosen Einsatz von Recyclingpapier nach EN 12281. Transport- und Umverpackungen werden vom Auftragnehmer kostenfrei zurückgenommen und verwertet.
Vertragslaufzeit und Flexibilität
Die Grundvertragslaufzeit beträgt 24 Monate (01.12.2026 – 30.11.2028). Es besteht eine Option auf zwei Verlängerungen um je 12 Monate (bis 30.11.2029 bzw. 30.11.2030) zu gleichen Konditionen; der Auftraggeber kann jeweils bis 3 Monate vor Ablauf widersprechen. Während der Vertragslaufzeit sind Aufstockungen oder Reduzierungen um bis zu 5 Geräte konditionsneutral möglich. Standortwechsel auf dem Campus sind kostenfrei. Bei mehr als 4 Reparaturen pro Quartal im Kernbereich (Drucken/Kopieren/Scannen) kann der Auftraggeber einen Austausch verlangen. Das geschätzte Druckvolumen liegt bei 400.000 S/W-Seiten und 200.000 Farbseiten pro Jahr – eine Abnahmegarantie besteht nicht.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder ein gleichwertiger Nachweis über die erlaubte Berufsausübung.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Technische und umweltbezogene Leistungsanforderungen
Rechtliche und vertragliche Eignung
3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 2 Jahren (Miet-/Serviceverträge für Kopier- oder Multifunktionsgeräte)
vergleichbare Aufträge; Nachweis nicht näher spezifiziert