Lagerung und Versand von Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit beim Bundesinstitut für Berufsbildung für den Zeitraum vom 01.01.2027 – 31.12.2030

Annahme, Lagerung, Inventarisierung, Konfektionierung und portooptimierter Versand von Printmaterialien und Give-aways ins Inland. Die Bestellungen sind täglich zu bearbeiten und in der Regel innerhalb von ein bis drei Werktagen zu versenden. Bestehende Artikelnummern aus Bestandslisten sind zu übernehmen.

Für beide Lose sind ein Echtzeit-Bestandsüberblick, automatische Warnungen bei Bestandsgrenzen, eine jährliche Inventur sowie monatliche Bestands- und Versandlisten vorzusehen. Wareneingänge sind zu prüfen; Schäden sind fotodokumentarisch zu erfassen und dem BIBB am selben Tag zu melden.

Feste Ansprechpersonen und eine Vertretung müssen zu den Bürozeiten erreichbar sein. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache per Telefon und E-Mail. Betriebsferien und Schließtage sind frühzeitig mitzuteilen. Umweltfreundliche Verpackungen mit dem Blauen Engel sind zu verwenden.

Der Versand ist portooptimiert durchzuführen; Einzelbestellungen können zusammengefasst werden. Ein Lieferschein ist in Schwarz-Weiß beizufügen. Bei Nichtverfügbarkeit ist ein Hinweis zu geben. Kurierfahrten am selben Tag sind nach den jeweiligen Bestell- und Lieferzeiten möglich.

Die Verpackung muss umweltfreundlich sein. Für Los 2 sind für Verpackungsmaterial drei Angebote einzuholen und das günstigste auszuwählen. Elektronische Rechnungen sind über die angegebene OZG-konforme Plattform zu übermitteln.

Die Eigenerklärung zur Eignung ist für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und gegebenenfalls für Unterauftragnehmende separat vorzulegen. Die Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit einschließlich Referenznachweis ist einzureichen. Zusätzlich ist die Eigenerklärung Russland auszufüllen und zu unterschreiben; sie gilt für Bewerbende beziehungsweise Bietende und Mitglieder von Bietergemeinschaften. Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kapazitätsunternehmen mit mehr als 10 Prozent des Auftragswerts dürfen keinen entsprechenden Russland-Bezug haben.

Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren vorzulegen. Jede Referenz muss Leistung, Zeitraum, Volumen beziehungsweise Auftragswert und Auftraggeber mit Name und Anschrift enthalten. Der Unternehmens- oder Lagerstandort ist keine Eignungsvoraussetzung.

Der Bieter muss mindestens 15 Mitarbeitende im Bereich Lager, Konfektionierung und Aussendungen nachweisen. Erforderlich sind mindestens eine Falzmaschine mit zwei Taschen für Vorlagen bis DIN A3 und eine Kuvertiermaschine oder alternativ mindestens zwei Kombigeräte mit gleichwertigen Funktionalitäten. Außerdem sind PCs mit einem aktuellen MS Office-Paket und geschultes, zuverlässiges Personal für die personalisierte Seriendruckerstellung erforderlich.

Die Kommunikation per Telefon und E-Mail muss in deutscher Sprache erfolgen. Die Erklärung zur Auftragsverarbeitung ist ausgefüllt, unterschrieben und mit dem Angebot einzureichen; bei Nichteinreichung erfolgt der Ausschluss. Angebote und die Beschreibung des Warenwirtschaftssystems müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Die Organisation des Warenwirtschaftssystems ist auf höchstens einer DIN-A4-Seite zu beschreiben.

Bei Bietergemeinschaften ist eine Erklärung mit den Angaben zu allen Mitgliedern und dem bevollmächtigten Vertreter erforderlich; sie muss von allen Mitgliedern unterschrieben werden. Bei Unteraufträgen ist das Nachunternehmer-Formular auszufüllen.