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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Leitagentur Aufklärungskampagne zur Organ- und Gewebespende sowie zur Blut- und Plasmaspende

Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) sucht eine Leitagentur, die zwei laufende bundesweite Aufklärungskampagnen strategisch weiterentwickelt, begleitet und umsetzt:

„Organspende – Die Entscheidung zählt!" (Schwerpunkt: Dokumentation einer Entscheidung zur Organ- und Gewebespende)„Blut spenden. Einfach machen." (Schwerpunkt: Multiplikatoren-Kommunikation für Blut- und Plasmaspende)

Die Leitagentur steuert das Gesamtprojekt, koordiniert externe Partner (Social Media, Mediaagentur, Logistik) und liefert crossmediale Kampagnenarbeit: Strategie und Konzept, Kreation, PR/Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen (15–35/Jahr Organspende, bis zu 5/Jahr Blut), redaktionelle Betreuung der Websites organspende-info.de und blutspende.de (TYPO3), Video-/Radio-/Podcast-Produktion, Print- und Give-away-Materialien sowie Standbetreuung.

Rahmenbedingungen:

Offenes Verfahren, Angebotsfrist 02.11.2026
Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. November 2026
Termin / FristNOV2026 MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Rügefrist2. Nov. 2026
Angebotsöffnung2. Nov. 2026
Bindefrist3. Nov. 2026 – 31. Jan. 2027
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Dez. 2026 – 1. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Dez. 2028 – 1. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Dez. 2029 – 1. Dez. 2030bis 2030
Bieterfragen-FristDatum offenMindestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, also bis spätestens 26.10.2026.
Mitteilung ZuschlagsabsichtDatum offenMindestens 15 Kalendertage (schriftlich) bzw. 10 Kalendertage (elektronisch) vor Vertragsabschluss.
NachprüfungsantragDatum offenInnerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung, dass der Rüge nicht abgeholfen wird.
AuftaktgesprächDatum offenInnerhalb von 28 Tagen nach Zuschlagserteilung; Dauer ca. 2–3 Tage.
EinarbeitungDatum offen4 Wochen nach Auftaktgespräch (bei Contractorwechsel).
Kommunikationsstrategie Organ 2027–2030Datum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Auftaktgespräch zu erstellen.
Online-StrategieDatum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Auftaktgespräch; Laufzeit 4 Jahre.
Jahresplanung VeranstaltungenDatum offenIm August des Vorjahres (für 2027 direkt nach Auftaktgespräch).
LeistungsnachweiseDatum offenMonatlich, innerhalb der ersten 5 Arbeitstage nach Ablauf des Berichtszeitraums.
FinanzplanungenDatum offenMindestens zweimal jährlich (Q3 und Q4) zu aktualisieren.
RechnungsstellungDatum offenInnerhalb von 5 Arbeitstagen nach Aufforderung zur Rechnungsstellung.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach Eingang der prüfbaren Rechnung.
SkontofristDatum offenMindestens 14 Tage nach Zugang der Rechnung.
Kurzberichte VeranstaltungenDatum offenInnerhalb einer Woche nach jeder Veranstaltung.
Quartalsberichte OnlineDatum offenNach jedem Quartal mit KPIs zur Website-Analyse.
Übergabe nach VertragsendeDatum offenSpätestens 4 Wochen nach Ende der Rahmenvereinbarung; inkl. 4 Wochen telefonischer Support.
Angebotsabgabe EinzelauftragDatum offenInnerhalb von 5 Arbeitstagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber.
Bestätigung EinzelauftragDatum offenUnverzüglich, spätestens nach 3 Arbeitstagen in Textform per E-Mail.
Ordentliche KündigungDatum offenErstmals nach Ablauf des ersten Vertragsjahres zum Ende des Kalenderjahres; Kündigungsfrist 3 Monate.
Teilkündigung Online-KommunikationDatum offenErstmals möglich zum 31.07.2027; Kündigungsfrist 4 Wochen.
Bestellvorlauf MaterialDatum offenMindestens 10 Arbeitstage vor Liefertermin.
Bestellcutoff NachmittagslieferungDatum offenBestellung bis 13:00 Uhr bei PVS für Lieferung am nächsten Tag.
Restmaterial-AbholungsvorlaufDatum offenRegelmäßig 1–2 Arbeitstage vor Abholung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität15 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preisbewertung30%

    Kalkulatorischer Gesamtangebotspreis, bewertet nach Formel NP/AP × 10. Berücksichtigung von Skonti ab 14 Tagen Skontofrist.

  • Qualität der konzeptionellen Arbeitsproben40%

    Bewertung der eingereichten konzeptionellen Arbeitsproben (Analysen, Konzepte, Kalkulationen). Bepunktung 0-2 je Unterkriterium nach Erfüllungsgrad. Mindestpunktzahl: 37 von 140 ungewichteten Punkten; 0 Punkte in einem Unterkriterium führt zum Ausschluss.

  • Qualität der kreativen Arbeitsproben30%

    Bewertung der eingereichten kreativen Arbeitsproben (Motivlinien, Anschreiben, Blogbeitrag, Webseitenhierarchie, Guerilla-Konzept). Bepunktung 0-2 je Unterkriterium.

Preisbewertung: NP/AP × 10 (NP = Gesamtangebotspreis des niedrigsten Angebots; AP = Gesamtangebotspreis des betreffenden Angebotes). Qualitätskriterien: 0-2 Punkte je Unterkriterium nach Erfüllungsgrad (0=nicht erfüllt, 1=zum Teil erfüllt, 2=voll erfüllt); gewichtete Punktzahl ergibt sich aus Multiplikation mit Gewichtung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig in der Wertungsmatrix (Anhang zu den Teilnahmebedingungen) und in den Vergabeunterlagen dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rolle und Auftraggeber

Auftraggeber: Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG), Köln; Vergabe läuft über die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) als ZV-BMLEH.Rolle des Auftragnehmers: Leitagentur für die integrierten Kommunikationskampagnen.Pflicht: Zusammenarbeit und Abstimmung mit weiteren Auftragnehmern des Auftraggebers (Social-Media-Agentur, Logistik, Patientenvertretungen, Mediaagentur).Einzelauftragsverfahren: Leistungen werden nur nach Einzelauftragserteilung durch den AG erbracht. Aufforderung zur Angebotsabgabe für Einzelaufträge erfolgt mit Frist von 5 Arbeitstagen; verbindliche Preise aus dem Hauptauftrag.

Übergeordnete Aufgaben (beide Kampagnen)

Projektsteuerung, -koordination und Qualitätssicherung.Administrative Betreuung: Budgetmittelcontrolling, Leistungsnachweise, Rechnungsstellung, Archivierung.Auftaktgespräch: innerhalb 28 Tagen nach Zuschlag; Dauer ca. 4 Std./Tag, 2–3 Tage.Einarbeitung (bei Wechsel des Auftragnehmers): 4 Wochen nach Auftaktgespräch mit dem bisherigen Auftragnehmer.Übergabe nach Vertragsende: spätestens 4 Wochen nach Ende der Rahmenvereinbarung – Übergabe aller Medien, Materialien, Dokumentationen an den neuen Auftragnehmer; telefonischer Support für 4 Wochen.Berichterstattung: monatliche Leistungsnachweise innerhalb der ersten 5 Arbeitstage nach Berichtszeitraum (per E-Mail zur Freigabe vor Rechnungsstellung); Kurzberichte je Veranstaltung binnen 1 Woche; Quartalsberichte Online-Kommunikation inkl. KPIs.Finanzplanung: mindestens zweimal jährlich (Q3, Q4) aktualisierte Finanzplanungen.

Kampagne 1 – „Organspende – Die Entscheidung zählt!" (Schwerpunkt)

Bundesweite Aufklärung gem. § 2 Transplantationsgesetz (TPG); Schwerpunkt: Dokumentation einer Entscheidung zur Organ- und Gewebespende; Berücksichtigung der Handlungsempfehlungen 1–3 der Evaluation der Aufklärungsarbeit.

Strategie und Konzept:

Erarbeitung Kommunikationsstrategie 2027–2030 (4 Wochen nach Auftaktgespräch).Mediamix, Zielgruppen- und Kommunikationsstrategie, PR-Konzept.Motiventwicklung: 4–6 Motive pro Jahr inkl. Corporate Design.Online-Strategie über 4 Jahre (4 Wochen nach Auftaktgespräch).

PR und Medien:

5–6 Mediapakete und 5–6 Pressemitteilungen pro Jahr.Medienbeobachtung; Empfehlungen zur Mediaplanung.

Veranstaltungen & Infostand:

Modulares Infostand-Konzept (Einsatzdauer mind. 5 Jahre) für 15–35 Veranstaltungen pro Jahr inkl. Einladungsmanagement, Logistikkoordination, Fotodokumentation, Kurzberichte.30–40 Gesundheitstage pro Jahr (ab 2026) inkl. rollierender Jahresplanung, Paketkonfiguration (S, M), Briefing, Durchführung, Reporting.Kooperationen und Aktionen (z. B. „Aktion 9.000", Kooperationen mit Bundesligavereinen, DFB/DFL).

Bewegtbild / Audio:

Konzeption und Skript für Videos, Radio-Spots und Podcasts (Produktion nur in Ausnahmefällen).Pro Jahr: 3–4 Radio-Spots, 3–4 Materndienste, Podcasts (15–30 Min.), Videos (6–60 Sek.).

Kampagne 2 – „Blut spenden. Einfach machen." (Unterstützung)

Strategische (Weiter-)Entwicklung, Begleitung und Umsetzung der Gesamtkampagne, analog zur Organkampagne, mit geringerem Budgetumfang (ca. 38.000 € pro Jahr).

PR: 2–3 Mediapakete und 2–3 Pressemitteilungen pro Jahr.Infostand: modular; bis zu 5 Veranstaltungen pro Jahr (z. B. Weltblutspendetag).Standeinsätze: bis zu 5 Veranstaltungen pro Jahr.Hauptfokus laut Leistungsverzeichnis: Kurzkonzept „Unterstützung von Multiplikatoren" – strategisches Kommunikationskonzept, digitales Anschreiben, Landingpage www.blutspende.de.

Online-Kommunikation (beide Kampagnen)

Getrennte redaktionelle Betreuung von organspende-info.de und blutspende.de (TYPO3-CMS).Content-Erstellung, SEO/KI-SEO, Barrierefreiheit (BITV 2.0), Webseitenanalyse.Technische Umsetzung durch einen anderen Auftragnehmer; Schnittstellenkoordination erforderlich.Jährliches Budget ca. 110.000 € (Organ) + ca. 21.000 € (Blut).

Print-, Give-away- und Materialproduktion

Printmedien: Konzeption, Gestaltung, Aktualisierung und Erstellung von Broschüren, Flyern, Leporellos, Factsheets, Schulungsmaterialien, Plakaten u. ä.Give-aways: bis zu 20 verschiedene pro Jahr (5–15 Organ, bis zu 5 Blut); nachhaltige Materialien.Produktion: in der Regel durch den Auftraggeber; Ausnahmen möglich bis 750 € bzw. bis 25.000 €.Bestellprozess für Material: mind. 10 Arbeitstage Vorlauf; Lieferwunsch am Folgetag nur bei Bestellung bis 13:00 Uhr.

Standpersonal und Aktionen

Pool: mind. 20 Standbetreuende + 10 Promoter.Schulung: mind. 1 Schulung pro Jahr; Rekrutierung über Plattformen (Uni, Hochschule).Guerilla-Aktion: nachhaltige, wiederverwertbare Mitmach-Aktion im öffentlichen Raum für Zielgruppe 18–35 Jahre (ist eine der geforderten Arbeitsproben).

Bürger- und Bestellanfragen

Beantwortung von Bürger- und Bestellanfragen primär für die Organkampagne (40–100 Anfragen/Monat).Reaktionszeit: max. 3 Arbeitstage.Briefing alle 4 Wochen + quartalsweise.Für die Blutkampagne nur bei ausdrücklicher Übertragung durch den AG.

Volumina, Fremdkosten, Nachhaltigkeit, KI

Abrechnung: ausschließlich nach geleisteten Personenstunden auf Basis von Einzelfestpreisen (keine Pauschalvergütung).Prognostiziertes Jahresvolumen: 1.700.000 € (ohne USt.).Vertragsobergrenze: 8.800.000 € (ohne USt.) für die Gesamtlaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen.Fremdkosten: gesondert abrechenbar (Nutzungsrechte, Honorare, Location-Miete, Catering, Technik, Produktionen); Obergrenze 2.000.000 € für die Gesamtlaufzeit.Nachhaltigkeit: pflanzenbasiertes/Bio-Catering, CO₂-neutraler Versand, „Blauer Engel" für Druckprodukte, nachhaltige Give-aways.KI-Einsatz: erlaubt unter Transparenz- und Datenschutzvorgaben; für eigene KI-Entwicklung Zustimmung des AG erforderlich.Nutzungsrechte: alle Rechte an erstellten Medien gehen an den AG über.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Verfahren und Ausschlussgründe

Verfahrensart: Offenes Verfahren gemäß VgV; keine Losaufteilung (ein Angebot, ein Auftrag).Nebenangebote: nicht zugelassen.Zuschlagskriterium: wirtschaftlichstes Angebot nach Wertungsmatrix (Preis-Leistung).Ausschlussgründe: keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB; Einhaltung Datenschutzrecht; ausreichende Haftpflichtversicherung; keine Interessenkonflikte (Tabak, Alkohol, Pharma, Medizinprodukte); kein Verstoß gegen Russland-Sanktionen gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014.Keine Vergütung für die Angebotsstellung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz: mindestens 750.000 € pro Jahr (ohne USt.) in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025.Nachweis: durch Eigenerklärung.Haftpflichtversicherung: Bestätigung über das Bestehen mit Mindestdeckungssummen (Eigenerklärung).

Fachliche und technische Leistungsfähigkeit – Unternehmen

Mindestens 1 Referenzprojekt mit wesentlichen Leistungen aus den letzten 5 Jahren; Laufzeit mind. 24 Monate.Inhaltliche Abdeckung von fünf Erfahrungsbereichen (eine Referenz kann mehrere abdecken):

1. Konzeption und Umsetzung crossmedialer Aufklärungs-/Informationskampagnen zu Gesundheitsthemen inkl. Multiplikatorenarbeit,

2. Redaktion und Gestaltung von Printmedien zur gesundheitlichen Aufklärung,

3. Entwicklung von Gestaltungs-/Motivlinien für Plakat- oder Anzeigenschaltungen (Gesundheit, Gesellschaft/Soziales oder Bildung),

4. Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern (§ 99 GWB) – in mind. einer Referenz muss öffentlicher AG beteiligt sein,

5. Organisation, Betreuung und Durchführung von Veranstaltungen zu Gesundheit, Gesellschaft/Soziales oder Bildung.

Pflichtangaben je Referenz: Projekttitel, -inhalt, Methoden, Auftraggeber inkl. Kontaktperson, Erbringungszeitraum, Auftragsvolumen, Beispielmaterialien, Quelle/Link.

Personelle Eignung – Projektleitung und Team

Hauptansprechperson (Projektleitung) und Vertretung:Mind. 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung in crossmedialen Kampagnen zur gesundheitlichen Aufklärung.Mind. 3 Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern.Mit dem Angebot namentlich zu benennen.
Team (mind. 9 Personen) je Arbeitsbereich a–j:a) Strategie- und Konzeptberatungb) Projektleitung/Koordination/Qualitätsmanagementc) Konzeption und Umsetzung crossmedialer Kampagnend) Konzeption und Umsetzung Gestaltung (inkl. AV-Produktionen)e) Konzeption und Umsetzung Textef) Konzeption und Umsetzung PR/Kommunikationg) Konzeption, Durchführung und Begleitung von Veranstaltungenh) Produktion von Videos, Radio-Spots und Podcastsi) Redaktionelle Betreuung einer Website (TYPO3)j) Administration und Finanzen
Erfahrungsanforderungen:a–i: je mind. 3 Jahre Berufserfahrung im jeweiligen Bereich.j: mind. 2 Jahre Berufserfahrung.a, b, c

Formelle Nachweise und Formalien

Eigenerklärungen in Textform (§ 126b BGB): Ausschlussgründe, Datenschutz (inkl. TOMs), Haftpflicht, Vertrags-/Geschäftsverbindungen, Russland-Sanktionen, Angebotsbestätigung.Unternehmensprofil mit Portfolio/Kernleistungen, Beschäftigtenzahl, Partnerbeziehungen, Arbeitsorganisation (Organigramm, Standorte).Arbeitsproben (Pflicht, Fehlen = Ausschluss): 4 Aufgabenstellungen (siehe Checkliste).Leistungsverzeichnis im aidf-Format, vollständig ausgefüllt.Bietergemeinschaften: Erklärung Bietergemeinschaft von jedem Mitglied; Eignungsnachweise mind. von dem Mitglied, das die Teilleistung erbringt; gesamtschuldnerische Haftung; nachträgliche Bildung/Veränderung nicht zulässig.Unterauftragnehmer: Benennung mit Art und Umfang; Verpflichtungserklärung; Eigenerklärung Russland-Sanktionen.
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 Jahre, Laufzeit mind. 24 Monate

Mindestens 1 Unternehmensreferenz über eine wesentliche, in den letzten höchstens 5 Jahren erbrachte Leistung; Laufzeit mind. 24 Monate; muss Erfahrung in crossmedialen Aufklärungskampagnen zu Gesundheitsthemen mit Multiplikatoren, Print-/Gestaltungsarbeiten zur gesundheitlichen Aufklärung, Entwicklung von Motivlinien für Plakat-/Anzeigenschaltungen (Gesundheit/Soziales/Bildung), Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern (§ 99 GWB) sowie Organisation/Betreuung/Durchführung von Veranstaltungen zu Gesundheit/Soziales/Bildung abdecken (eine Referenz kann mehrere Bereiche abdecken).

Projekttitel, Projektinhalt (Kurzbeschreibung mit Kontext, Zielen, Zielgruppe), angewandte Methoden, Auftraggeber inkl. Kontaktdaten Ansprechperson, Erbringungszeitraum, Auftragsvolumen, Beispielmaterialien/-texte, Quelle/Link

1 pro Person (mind. 11 Personen insgesamt) ReferenzenZeitraum: Referenz darf nicht älter als 3 Jahre sein

Persönliche Referenzen / Kurzdarstellungen je benannter Person (Projektleitung, Vertretung, mind. 9 Teammitglieder) für die jeweiligen Arbeitsbereiche a–j (siehe Checkliste). Max. 1 DIN A4-Seite pro Person mit: Name des Projektmitglieds, Auftraggeber, Art, Dauer und Umfang des Projekts; Referenz max. 3 Jahre alt.

Kurzdarstellung max. 1 Seite; vergleichbare Nachweise (Auszeichnungen, Zertifikate betreuter Social-Media-Kanäle) sind alternativ zulässig.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 37%11+ · 11%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Anmeldung & Plattform
Eigenerklärungen & Formblätter
Wirtschaftliche Eignung
Fachliche Eignung – Unternehmensreferenzen
Personelle Eignung
Unternehmensprofil
Preisblätter & Kalkulation
Arbeitsproben (Pflicht, Fehlen führt zum Ausschluss)
Unterauftragnehmer (falls einsetzt)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
50825 Köln
Ort
50825 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bioeg.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
50825 Köln
Nordrhein-Westfalen

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