Lieferung, Installation, Inbetriebnahme und Wartung von Multifunktionssystemen inkl. Druckmanagement-Software

Lieferung von 34 fabrikneuen DIN A3-Farb-Multifunktionsgeräten als Standgeräte mit Rollen. Grundausstattung je Gerät: Universaleinzug, mindestens 4 Papierkassetten à 500 Blatt (bis A3), integrierter Kartenleser, alle benötigten Lizenzen (inkl. Authentifizierung und Follow-Me-Printing) sowie Softwarepflegeoption. Netzwerkbetrieb muss auch in abgeschotteten Umgebungen ohne Internetzugang möglich sein; Firmware-/Software-Updates müssen offline eingespielt werden können (z. B. über CNFT oder Offline-Medien).

Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen inkl. Duplexbetrieb. Dokumentenechtheit gemäß ISO 12757-2. Mindest-Druckgeschwindigkeit 50 S./Min. (DIN A4, ISO/IEC 24734). FPOT ≤ 25 Sekunden. Auflösungen: Kopieren/Drucken mind. 600×600 dpi, Scannen mind. 1200×1200 dpi. Scanformate: PDF, PDF/A, JPEG, TIFF. Bedienung über neigbares Farb-Touchscreen (Deutsch und Englisch). Schnittstellen: Ethernet (10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T), IPv4/IPv6 über TCP/IP, USB. Druckertreiber: PCL 6 und PostScript 3, digital signiert. Betriebssysteme: Windows Server 2019/2022/2025, Windows 11 (64-Bit). Mindestens 2 Prozessorkerne, 8 GB RAM, 250 GB SSD/HDD. Dual-Scan-Dokumenteneinzug (Single-Pass-Duplex). Papierkassetten: mind. 4 à 500 Blatt, A3/A5, bis 250 g/m². Mehrzweckeinzug: mind. 150 Blatt, A6–A3, 80–250 g/m². Unterstützung Normalpapier, Recyclingpapier, Druckfolien, Etiketten.

Herstellerneutrale, on-premises betriebene Software (keine Cloud). Bereitstellung, Implementierung, Konfiguration, Wartung, technischer Support, Software- und Sicherheitsupdates enthalten. Pflichtumfang: browserbasierte Administrationsoberfläche, HTTPS/TLS 1.2+ mit aktuellen Cipher Suites, Proxy-Server-Unterstützung, automatische/manuelle MFP-Erkennung und Inventarisierung, automatische/manuelle und zeit-/ereignisgesteuerte MFP-Konfiguration, zentrale Steuerung der Embedded-Clients, Druckregeln (Voreinstellungen, benutzer-/gruppenbezogene Einschränkungen), Scan-to-Folder (UNC-Pfade, Home-Verzeichnisse), Accounting (benutzer-/gruppen-/kostenstellenbezogen, interne Kostenverrechnung), Reporting (nach Zeitraum/Gerät/Benutzer/Kostenstelle; Export PDF/CSV/HTML; automatischer E-Mail-Versand), Fehlermanagement (E-Mail-Benachrichtigung, Protokollierung, konfigurierbare Filter). Standortbezogene Druckserver (Site-Server) auf Basis Windows Server 2022+, virtualisierbar, mit Spool-/Caching-Funktion, OCR und Offlinebetrieb. Keine zusätzlichen Lizenzkosten während der Vertragslaufzeit; nach Vertragsende Eigentumsübergang an den Auftraggeber.

Synchronisation mit zentralem Active Directory inkl. rollen- und rechtebasierter Verwaltung. AD-basierte Berechtigungen für Drucken, Scannen, Kopieren. Löschen eigener Druckaufträge am Gerät. Authentifizierung über PIN (mind. 4-stellig), RFID MIFARE DESFire EV1/EV2/EV3 (4K/8K/16K) sowie Microsoft Active Directory. Benutzerregistrierung über AD/LDAP/AD-Gesamtstruktur mit mindestens 2 Subdomänen und redundanter Anbindung an mindestens 2 AD-Domänencontroller.

Digitale Treibersignierung, HTTPS/TLS 1.2+ Zugriff, sichere Administratorkennwörter, beschränkter administrativer Fernzugriff mit Audit-Logging. Verschlüsselte Speicherung (SSD/HDD) und verschlüsselte Übertragung von Druckaufträgen. Automatisches Löschen nach konfigurierbarem Aufbewahrungszeitraum. Deaktivierung nicht benötigter Funktionen/Dienste/Schnittstellen. Metadaten können verborgen/anonymisiert werden. Geschlossene Netzwerkschnittstellen, USB-/SD-Sperre. Adressbücher deaktivierbar; Werkseinstellungs-Reset schützbar; Installation nicht freigegebener Software technisch verhindert. Vertraulichkeitsvereinbarungen für Wartungspersonal sind beizubringen. DSGVO-konformer Betrieb mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen und rollenbasierten Zugriffsrechten.

Zentrale deutschsprachige Servicehotline (Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr, Werktage Thüringen/Standort Jena). Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft innerhalb 3 Werktagen. Bei nicht fernbehebbaren Störungen Vor-Ort-Einsatz am nächsten Werktag. Bei absehbarer Überschreitung wird eine Ersatzlösung (mind. A4-Farbdruck und A4-Scan) gestellt. Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien (außer Druckmedien) im Mietpreis enthalten; ausschließlich Original- oder herstellerfreigegebene Teile und Original-Verbrauchsmaterial. Zentrale Firmware-Updates, auch offline; kontrollierte/selektive Ausbringung. Softwarekonfiguration durch den Auftragnehmer selbst (keine Weitergabe). IT-Personal muss herstellerzertifiziert sein; mind. 2 Servicetechniker im Betreuungsgebiet; Deutschkenntnisse erforderlich. Ersatzteilverfügbarkeit mindestens 7 Jahre nach Vertragsende. Kostenfreier Auf-/Abbau und Transport vor, während und nach Vertragslaufzeit.

Übergreifender Rollout-Plan: 7 Geräte ab 01.12.2026 (Pilotierung), 27 weitere Geräte in KW 1/2027 an insgesamt 18 Standorten in Thüringen. Pro Standort Lieferung, Transport, Aufstellung und Inbetriebnahme mit Übergabeprotokoll. Migration der bestehenden Druckumgebung inkl. Migrationskonzept mit Rollback-Strategie. Funktions- und Integrationstests vor produktiver Inbetriebnahme. Konfiguration der Authentifizierung (Karte/PIN) sowie Druck- und Scanfunktionen inkl. Follow-Me-Printing und Secure Print.

Einweisung Administratoren (nach Inbetriebnahme, inkl. Konfiguration, Benutzerverwaltung, Fehleranalyse, Updateprozesse) und Schulung von Nutzern/Multiplikatoren vor Ort (Grundfunktionen, Anmeldung, Verbrauchsmaterialwechsel) – diese Schulungen werden nicht auf das Consulting-Kontingent angerechnet. Sämtliche Handbücher und technische Dokumentationen in deutscher Sprache (Projektdokumentation, Administratorhandbuch, Benutzerhandbuch, Installationsdokumentation, Netzwerk- und Lizenzübersicht). Consulting-Kontingent: 5 Personentage (à 8 Std., ohne Reisezeiten) über die Vertragslaufzeit. Regelmäßiges Reporting: jährlicher Servicebericht, Betriebsbesprechung halbjährlich, Strategiemeeting jährlich; während der Einführung wöchentlicher Projektstatus.

RoHS-Konformität (2011/65/EU), Blauer Engel (RAL-UZ 219) oder gleichwertig, Energy Star 3.0 oder gleichwertig, CE-Kennzeichnung, GS-Zeichen (z. B. TÜV GS) oder gleichwertig, DGUV-Prüfung gemäß Vorschrift 3 durch befähigte Person. TEC-Wert < 0,35 kWh/Woche, Common Criteria EAL 2 (IEEE 2600.2), automatische Abschalt- und Tiefschlaf-Funktion, langfristige Ersatzteilverfügbarkeit mind. 7 Jahre, intelligente Energiesparfunktionen, Reparaturfreundlichkeit (FRUs, Serviceanleitung).

63-monatiger Miet- und Wartungsvertrag (01.12.2026 – 29.02.2032). Inklusivvolumen 2.000.000 Seiten pro Jahr (S/W und Farbe, geschätzt ca. 2/3 S/W zu 1/3 Farbe). Abrechnung auf Basis tatsächlich gedruckter, kopierter und gescannter Seiten (Klickpreis) zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 30.11.; erste Abrechnung am 31.03.2027. Der Auftraggeber kann den Gerätebestand um bis zu 20 % erhöhen oder reduzieren (Reduzierung mit Frist von 1 Monat). Bei nachweislich geringerem Druckaufkommen (ab 20 %) Reduzierung des Inklusivvolumens möglich. Teilanangebote und Nebenangebote sind ausgeschlossen. Der Auftrag wird aus einer Hand erbracht, keine Losaufteilung.

Sämtliche nachfolgenden Anforderungen müssen mit „Ja" bestätigt oder dokumentiert werden – bei Nichterfüllung erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren.

1.1 Allgemeine Anforderungen: Zentrale deutschsprachige Ansprechstelle, ausschließlich fabrikneue Geräte, Lieferfähigkeit zu den definierten Terminen (01.12.2026: 7 Systeme; KW 1/2027: 27 Systeme), eindeutig zuordenbare Hersteller-/Zertifikatsnachweise, gesetzliche Konformität (EU/Deutschland), Betrieb in abgeschotteten Netzwerken ohne Internetzugang, Update-Bereitstellung auch offline, kostenfreie Updateversorgung während Vertragslaufzeit, Einweisungen (Administratoren und Nutzer/Multiplikatoren), deutschsprachige Dokumentation, Inklusivvolumen 2.000.000 Seiten/Jahr im Angebotspreis enthalten, Reduzierung des Inklusivvolumens bei nachweislich geringerem Druckaufkommen (ab 20 %).

1.2 Hardware – Multifunktionssysteme: Mindestgrundausstattung (220/240V, A3-Farbsystem, Kartenleser, Lizenzen etc.), Funktionen Kopieren/Scannen/Drucken inkl. Duplex, Dokumentenechtheit gem. ISO 12757-2 (PTS-Zertifikat oder gleichwertig), Druckgeschwindigkeit mind. 50 S./Min. (DIN A4, ISO/IEC 24734), Farb-Touchscreen (Deutsch/Englisch), FPOT ≤ 25 s, Mindestauflösungen 600×600 dpi (Druck/Kopie) / 1200×1200 dpi (Scan), Scanformate PDF/PDF-A/JPEG/TIFF, Ethernet-/TCP-IP-/USB-Schnittstellen, PCL 6 und PostScript 3, Windows-Server-2019/2022/2025- und Windows-11-Kompatibilität, mind. 2 Prozessorkerne, 8 GB RAM, 250 GB SSD/HDD, digital signierte Druckertreiber, Dual-Scan-Dokumenteneinzug, mind. 4 Papierkassetten à 500 Blatt, Mehrzweckeinzug mind. 150 Blatt A6–A3, Unterstützung Normal-/Recyclingpapier, Druckfolien und Etiketten.

1.3 Druckmanagementsoftware: Keine zusätzlichen Lizenzkosten über die Vertragslaufzeit, vollständiger Funktionsumfang, On-Premises-Lösung (keine Cloud-Dienste), browserbasierte Administrationsoberfläche, HTTPS/TLS 1.2+, Proxy-Server-Unterstützung, automatische/manuelle MFP-Erkennung und Inventarisierung, automatische/manuelle und zeit-/ereignisgesteuerte MFP-Konfiguration, zentrale Steuerung der Embedded-Clients, Druckregeln, Scan-to-Folder, Accounting, Reporting (zeitgesteuert, Export PDF/CSV/HTML, automatischer E-Mail-Versand), Fehlermanagement mit E-Mail-Benachrichtigung und konfigurierbaren Filtern, standortbezogene Druckserver auf Windows Server 2022+ mit Virtualisierung, Spool/Caching, OCR und Offlinebetrieb.

1.4 Benutzerverwaltung und Authentifizierung: Synchronisation mit AD, Rollen-/Rechteverwaltung, AD-basierte Berechtigungen für Drucken/Scannen/Kopieren, Löschen eigener Druckaufträge am Gerät, Authentifizierung per PIN (mind. 4-stellig), RFID MIFARE DESFire EV1/EV2/EV3 (4K/8K/16K) und AD; Benutzerregistrierung über AD/LDAP, AD-Gesamtstruktur mit mind. 2 Subdomänen und redundanter Anbindung an mind. 2 AD-Domänencontroller.

1.5 Informationssicherheit und Datenschutz: Treibersignierung, HTTPS/TLS 1.2+, Vertraulichkeitsvereinbarungen für Wartungspersonal, sichere Administratorkennwörter, beschränkter administrativer Fernzugriff, Audit-Logging, verschlüsselte Speicherung und Übertragung, automatische Löschung nach konfigurierbarer Frist, Deaktivierung nicht benötigter Funktionen/Dienste/Schnittstellen, Metadaten verbergen/anonymisieren, geschlossene Netzwerkschnittstellen, USB/SD-Sperre, deaktivierbare Adressbücher, geschützter Werksreset, Verhinderung nicht freigegebener Software.

1.6 Service, Support und zusätzliche Leistungen: Ersatzteilversorgung 63 Monate (Original/herstellerfreigegeben), Lieferung/Transport/Aufstellung/Inbetriebnahme an 18 Standorten mit Übergabeprotokoll, ausschließlich Original-Verbrauchsmaterialien und -Ersatzteile, kostenfreier Auf-/Abbau und Transport vor/während/nach Vertragslaufzeit, 5 Personentage Consulting, Zusatzleistungen nur nach schriftlicher Beauftragung, Ansprechpartner durch AG bereitgestellt, Wartung/Reparatur/Ersatzteile im Preis enthalten, zentrale Firmware-Updates (auch offline, z. B. CNFT) kontrolliert/selektiv, alle Verbrauchsmaterialien außer Druckmedien inklusive, Servicehotline Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (deutschsprachig), 2-Stunden-Reaktion, Vor-Ort-Einsatz am nächsten Werktag, Wiederherstellung in 3 Werktagen, Ersatzlösung bei absehbarer Überschreitung (A4-Farbdruck/-Scan), Softwarekonfiguration durch AN selbst, mind. 2 herstellerzertifizierte Servicetechniker im Betreuungsgebiet, Deutschkenntnisse, nachgewiesene Serviceorganisation.

1.7 Dokumentation, Schulung, Nachweise: Deutsche Dokumentationen/Handbücher, Administratoren- und Multiplikatorenschulung nach Inbetriebnahme.

1.8 Nachhaltigkeit, Umwelt und Produktlebenszyklus: RoHS (2011/65/EU), Blauer Engel (RAL-UZ 219) oder gleichwertig, Energy Star 3.0 oder gleichwertig, CE-Kennzeichnung, GS-Zeichen (TÜV GS) oder gleichwertig, DGUV-Prüfung gem. Vorschrift 3.

Gesamtbewertung: Preis 60 %, Qualität 40 %.

Multifunktionssysteme (10 %): Erhöhte Auflösung ≥ 1200×1200 dpi nativ (10 %), ADF auch für A3 (10 %), weitere Scanformate/OCR (10 %), Farbanpassung Embedded-Client (10 %), FPOT ≤ 7 Sekunden (30 %), Leistungsaufnahme Druckbetrieb ≤ 250 W (20 %), Entsorgung Druckmedien über Restmüll (10 %).

Druckmanagementsoftware (10 %): Herstellerunabhängigkeit (40 %), standortübergreifendes Monitoring (30 %), WAN-Standorte ohne lokale Printserver (10 %), native Follow-Me-Printing-Unterstützung (10 %), Aufnahme von Druckern anderer Hersteller bis 20 % (10 %).

Benutzerverwaltung (3 %): CSV-Import als Alternative zur AD-Synchronisation (50 %), alternative Adressauflösung über LDAP/AD (50 %).

Sicherheit und Datenschutz (4 %): Anonymisierung von Benutzerdaten/Jobmetadaten (100 %).

Service, Support (3 %): Austausch bei wiederholten Störungen (50 %), definierter Eskalationsprozess (25 %), Service-/Ticketsystem mit Vorgangsnummern (25 %).

Nachhaltigkeit (10 %): TEC-Wert < 0,35 kWh/Woche (20 %), Common Criteria EAL 2 (IEEE 2600.2) (20 %), automatische Abschalt-/Tiefschlaffunktion (30 %), Ersatzteilverfügbarkeit mind. 7 Jahre (10 %), intelligente Energiesparfunktionen (10 %), Reparaturfreundlichkeit/FRUs/Serviceanleitung (10 %).

Eigenerklärung und Nachweise zur Eignung, ggf. Präqualifikation über www.amtliches-verzeichnis.ihk.de oder www.pq-verein.de. Kartellrechtliche Erklärung gem. §§ 2, 3 GWB. Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gem. § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG (ohne Textform-Eigenerklärung erfolgt ein Ausschluss). Angabe, ob Nachunternehmer eingesetzt werden (mit Erläuterung). Präferenzberechtigung: Werkstätten für behinderte Menschen/Blindenwerkstätten können bevorzugt berücksichtigt werden (Werkstattnachweis). Steuer-ID/USt-IdNr. ist anzugeben. Sanktionsrechtliche Eigenerklärung gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen), betrifft auch Unterauftragnehmer/Lieferanten > 10 % Auftragswert und gilt für die gesamte Vertragslaufzeit. Annahme der Vertragsstrafenregelung gem. ThürVgG (2,5 % des Auftragswertes bei Verstößen gegen §§ 6, 7, 12 Abs. 2 ThürVgG).