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Ausschreibungen Bayern

Managed Service FMS

Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus | Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)bundesweit, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) sucht einen Dienstleister, der den Betrieb und die Weiterentwicklung von neun Finanzmanagementsystemen (FMS) übernimmt. Der neue Auftrag umfasst eine vorlaufende Übergangsphase (Transition), den laufenden Managed Service mit klar definierten SLAs sowie optional ein Exit-Management und ein zusätzliches Dienstleistungskontingent.

Bieter müssen ihr Angebot ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de, AnA-Web) bis spätestens 11.11.2026 um 12:00 Uhr einreichen. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate ab Zuschlag. Gefragt ist ein Single-Dienstleister mit Erfahrung im IT-Outsourcing und ITIL-basiertem Betrieb, der zusätzlich Sicherheitsüberprüfungen für sein Personal gewährleisten kann (SÜG).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 11. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung6. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist28. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragen (Dringlichkeit)ca. 7. Nov. 2026
Angebotsfrist11. Nov. 2026
Rügefrist (erkennbare Verstöße)ca. 11. Nov. 2026
Angebotsöffnung11. Nov. 2026
Bindefrist11. Nov. 2026 – 8. März 2027
Beantwortung BieterfragenDatum offenRegelfrist: spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist (= ca. 05.11.2026), in Dringlichkeitsfällen 4 Tage (= ca. 07.11.2026). Da Bezugspunkt Angebotsfrist (11.11.2026) bekannt: Regelfrist-Antwort bis 05.11.2026.
VorabinformationsfristDatum offen10 Kalendertage vor Zuschlag werden nicht berücksichtigte Bieter vorab informiert. Konkreter Termin hängt vom Zuschlagsdatum ab.
Rügefrist (sonstige Verstöße)Datum offen10 Kalendertage nach Kenntnis des Verstoßes, unverzügliche Rüge bei der Vergabestelle.
NachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
BieterpräsentationDatum offenVoraussichtlich Dezember 2026 / Januar 2027; genauer Termin wird ca. 1 Woche im Voraus mitgeteilt.
VertragsbeginnDatum offenBeginn mit Zuschlagserteilung; konkretes Datum im Vertrag nachzutragen.
Vorlaufende TransitionDatum offenMax. 180 Kalendertage ab Zuschlag; endet mit fachlicher Abnahme, spätestens am 181. Tag nach Zuschlag.
AusführungsbeginnDatum offenTag nach der fachlichen Abnahme der Transition (spätestens am 181. Tag nach Zuschlag).
Vertragslaufzeit (Betrieb)Datum offen48 Monate ab dem Tag nach fachlicher Abnahme der Transition (bzw. ab Zuschlag, lt. Vertragsentwurf).
Ordentliche Kündigung (Teilbeendigung)Datum offenFrühestens zum Ende des 21. Vertragsmonats möglich, für bis zu 3 einzelne Finanzmanagementsysteme; Kündigungsfrist 3 Monate.
Zahlungsfrist RechnungenDatum offen30 Tage nach Eingang einer prüfbaren Rechnung.
Erklärungsfrist LieferantenstammdatenDatum offenInnerhalb von 5 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber.
Frist Betriebsfähiger KatalogDatum offenInnerhalb von 14 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber.
Frist Katalog-UpdatesDatum offenInnerhalb von 7 Kalendertagen nach Aufforderung.
Sicherheitsüberprüfung bisDatum offenMindestens 3 Personen mit positiv abgeschlossener erweiterter Sicherheitsüberprüfung (§ 9 Abs. 3 SÜG) müssen bereits für Transition und Betrieb zur Verfügung stehen.
Wartungsfenster (regelmäßig)Datum offenRegelmäßige Wartungsfenster, mindestens 6-mal pro Jahr (Freitag 18:00 bis Montag 06:00 Uhr, alle 8 Wochen).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode6 Kriterien
  • Leistung

    Bewertung der fachlichen Leistungsfähigkeit anhand der Anlage E.5 Bewertungsmatrix Leistung. Maximal 4.650 Leistungspunkte (entspricht 100% über die UfAB-Standard-Richtwertmethode Z = L/P), Mindestpunktzahl 1.550. Die Leistung fließt über die Kennzahl Z = L/P × 100.000 in die Wertung ein. Zusätzlich findet eine verifizierende Bieterpräsentation zu Fachaufgaben 1–3 statt, die zu Anhebung oder Minderung der schriftlichen Punktzahlen führen kann (keine gesonderte Bewertung).

Einfache Richtwertmethode nach UfAB: Z = L/P × 100.000. Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis; L = Gesamtsumme der Leistungspunkte (max. 4.650, min. 1.550); P = Brutto-Gesamtpreis in Euro. Bei identischen Kennzahlen gewinnt das preisgünstigste Angebot, danach Auslosung. Werkstatt-Bevorzugte haben bei identischer Kennzahl Vorrang.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien sind eindeutig: einfache Richtwertmethode nach UfAB (Z = L/P × 100.000) mit Leistungs-Bewertungsmatrix E.5 (B-Kriterien B10–B15, Gewichtungspunkte 300/250/200/200/300/300 = 1.550 GP verteilbar, max. 4.650 GP, min. 1.550 GP). Preis wird nicht als eigenes Kriterium ausgewiesen, sondern fließt über P in die Formel ein. Bekanntmachung und Unterlagen stimmen überein (Bekanntmachung: Leistung 50% / Preis 50% beschreibender Hinweis auf einfache Richtwertmethode – untergeordnete Darstellung; Vergabeunterlagen legen die konkreten GP-Werte je B-Kriterium fest).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordneter Leistungsgegenstand

Gegenstand des Vertrags ist der Betrieb und die Weiterentwicklung der Finanzmanagement (FMS) IT-Systeme der Bundesagentur für Arbeit (BA) im Non-SAP-Umfeld. Der Auftragnehmer übernimmt die Rolle als verantwortlicher Generalunternehmer und haftet für Subunternehmer wie für eigene Leistungen. Die Leistungen sind bundesweit zu erbringen; der Auftragnehmer arbeitet primär remote über eine VDI-Plattform und nur in Ausnahmefällen vor Ort in BA-Räumlichkeiten (Nürnberg/Fürth).

Neun betroffene IT-Systeme (mit anteiliger Verteilung):

AHORN: 6 %APVO: 17 %CUPMOA: 11 %DAS: 10 %DMBABA: 2 %ePayment-online: 14 %FINMAN: 10 %KdU: 15 %VKN: 15 %

Vorlaufende Transition (Werkleistung)

Übergang des Managed Service vom bisherigen Betrieb auf den neuen Auftragnehmer. Zu erbringen sind insbesondere:

Erstellung eines Transitionsplans, einer Knowledge-Transfer-Checkliste, eines Risikoregisters und einer Übersicht der Mitwirkungsaktivitäten der BAEtablierung des Service-ReportingsErstellung eines Abschlussberichts zur TransitionSicherstellung, dass mindestens 3 Personen mit abgeschlossener erweiterter Sicherheitsüberprüfung gemäß § 9 Abs. 3 SÜG verfügbar sind

Frist: Die fachliche Abnahme der Transition ist Voraussetzung für die Übernahme des Betriebs und muss innerhalb von maximal 180 Tagen nach Zuschlag abgeschlossen sein. Der Betrieb beginnt spätestens am 181. Tag nach Zuschlag.

Managed Service: Betrieb und Weiterentwicklung (Werkleistung)

Stabiler, ITIL-basierter Betrieb und Weiterentwicklung aller neun FMS IT-Systeme über eine Vertragslaufzeit von 48 Monaten ab Betriebsbeginn.

Kernaufgaben:

Design und Unterstützung: Analyse des Anwendungsdesigns; Unterstützung bei Designänderungen; Beurteilung der Auswirkungen auf BI-Konfiguration und InfrastrukturGenereller Betrieb: Installation, Konfiguration, Wartung und Unterstützung aller Software; Software Releases/Patches; Teststellungen; Betriebsdokumentation; Automatisierungsskripte; Fehleranalyse und Störungsbeseitigung gem. ITILOperation: Systemverwaltung und -Parametrisierung; System- und Performance-Monitoring; Verfügbarkeits- und Kapazitätsüberwachung; Sicherheitsstandards und sicherheitsrelevante VorgängeSupport: First-Level-Support für Anfragen der Fachbereiche und Second-Level-Support für Tickets/INC-ProzessDevSecOps: Entwicklung, Sicherheit und Betrieb verzahntSoftwareentwicklung: iterativ-inkrementell, Scrum, SAFeBekannte wiederkehrende Aufgaben: Frühschichtcheck täglich 06:30–08:00 Uhr; Funktionsprüfung nach Software-Wellenversorgung (6x/Jahr am Wochenende); Deployment nach Major-Programmversion (6x/Jahr am Wochenende)

Mengenwerte (Vergangenheit 01/2023–12/2024): ca. 150 Störungen (davon 0 Priorität 1), 2 Problem-Management-Tickets, 418 Change-Tasks, 39 Service Requests, 8 FMS-Verfahren/Systeme.

Personalumfang: ca. 4–5 VZÄ für den kontinuierlichen Betrieb aller neun FMS IT-Systeme.

Servicezeit: Montag–Freitag 06:30–18:00 Uhr (ohne bundeseinheitliche Feiertage); Wartungsfenster alle 8 Wochen Freitag 18:00–Montag 06:00 Uhr.

Erforderliche Produkte/Tools (Auswahl): MS SQL Server, MS Office, ARS, Windows Server, Linux Server, Cloud Control, Dynatrace/Catchpoint, Confluence/Jira, Apache/IIS, Valumation, künftig Payara/Cloud/Kubernetes/Tomcat, APM (Kibana/ELK), ARS-Remedy, FNT Command, Automation Engine (UC4), Network Node Manager, SCOM, Telegraf/Prometheus/Grafana, Bitbucket/GitHub, ServiceNow (künftig), Oracle Enterprise Manager.

Betriebssprache: Deutsch (C2-Niveau), Englisch (gutes Leseverständnis); Dokumentation, Endbenutzerkommunikation und Service-Management in Deutsch.

Sicherheit, Datenschutz und Personal

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO und § 80 SGB XErweiterte Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach § 9 SÜG für alle eingesetzten Mitarbeiter (auch Subunternehmer)Sabotageschutz: Vorlage einer Sicherheitserklärung für jeden MitarbeitervSikos (verfahrensspezifische IT-Sicherheitskonzepte) erstellen und pflegenReifegradaudits Information Security ManagementDatenverarbeitung ausschließlich in Deutschland/EU/EWR

Reporting, Meetings und Zusammenarbeit

Monatliches Reporting und Teilnahme an Monatsmeetings (monatlich, bis 8. Arbeitstag des Kalendermonats)Zusammenarbeit mit anderen Lieferanten/Dienstleistern der BAElektronische Marktplatzanbindung gemäß Anlage 5Es werden keine Nebenangebote zugelassen (nur Hauptangebot)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Der Biote muss über die für die Leistungserbringung notwendige Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung verfügen (§ 44 VgV).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)

Vorlage von 2 Referenzprojekten über vergleichbare Softwareentwicklungsleistungen (Neuentwicklung ODER Weiterentwicklung/Instandhaltung), die das vollständige Leistungsspektrum aus Anlage 6 FMS-Skills abdecken. Bewertet werden Laufzeit, Aktualität, Volumen und Vergleichbarkeit (siehe Checkliste).

Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen

Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Vordruck D.7): u. a. einschlägige Verfüllungen wegen §§ 129, 129a, 129b, 89c, 261, 263, 264, 299, 108e, 333, 334, 335a StGB, Artikel 2 § 2 IntBestG, §§ 232, 233, 233a StGB sowie Nichtzahlung von Steuern/SozialversicherungsbeiträgenFakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Vordruck D.8): u. a. schwere Verfehlung, Täuschung, Rückhalt von Auskünften, wettbewerbsbeschränkende AbsprachenHaftpflichtversicherung: Nachweis einer marktüblichen deutschen Industriehaftpflichtversicherung oder vergleichbaren EU-VersicherungSicherheitsüberprüfung (SÜG): Bereitschaft und Eignung, alle eingesetzten Mitarbeiter einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) zu unterziehen – sonst kein zuschlagsfähiges Angebot (§ 128 Abs. 2 GWB)Tariftreue: Einhaltung des Bundestariftreuegesetzes (BTTG)Soziale Nachhaltigkeit: Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Vordruck C.1)Mindestpunktzahl: Insgesamt müssen mind. 1.500 Eignungspunkte erreicht werden
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Referenz 1: aktuell laufend, mind. 6 Monate absolviert (bei Gesamtlaufzeit 12 Monate) bzw. 9 Monate (bei >12 Monate); Referenz 2: Beendigung nicht länger als 12 Monate zurück. Mindestlaufzeit jeweils 12 Zeitmonate.Volumen: Mindestvolumen 300.000 €; Zusatzpunkte ab 500.000 € bzw. 1.000.000 €

2 Referenzen: Softwareentwicklungsprojekte (Neuentwicklung ODER Weiterentwicklung/Instandhaltung), die das Leistungsspektrum aus Anlage 6 FMS-Skills vollständig abdecken

fachlich/technisch und vom Auftragsvolumen vergleichbar mit Ausschreibungsgegenstand; je max. 5 DIN-A4-Seiten mit Rahmenbedingungen, technischem Umfeld, Methodik, Ansprechpartner des Referenzkunden inkl. Telefonnummer (zwingend)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 47%4–10 · 42%11+ · 11%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Registrierung und technische Voraussetzungen
Pflicht-Angebotsunterlagen (Vordrucke und Erklärungen)
Eignungsnachweis: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungsnachweis: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (2 Referenzen)
Schriftliche Fachaufgaben (Bewertungskriterien B10–B15)
Preisblatt
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus | Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
90478 Nürnberg
Ort
00000 bundesweit
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.arbeitsagentur.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
00000 bundesweit
Bayern

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