Ausschreibungen Hessen
Managed Service zur Unterstützung der operativen Bestellabwicklung sowie der einkaufsseitigen Bearbeitung von Preis- und Mengensperren im SAP S/4HANA-Purchase-to-Pay-Prozess
Deutsche Bundsbank | Vergabekammern des BundesFrankfurt am Main, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Deutsche Bundesbank sucht einen Dienstleister, der als Managed Service die operative Bestellabwicklung in SAP S/4HANA übernimmt.
Worum es geht
Bedarfsanforderungen prüfen, Bestellungen anlegen, Freigaben steuern, Bestellungen nachverfolgen und Wareneingänge überwachen.Preis- und Mengensperren einkaufsseitig klären.Klärfälle bearbeiten, Stammdatenfehler melden.Service steuern: wöchentlicher Jour Fixe, monatliches Service Review, quartalsweises Management-Reporting.
Wichtig
Rechnungsbearbeitung, Zahlungsfreigabe und Buchungen sind NICHT Teil des Auftrags.Reine Arbeitnehmerüberlassung ist ausgeschlossen.Leistungserbringung nur aus EU/EWR.Vertragslaufzeit 24 Monate mit 8–12 Wochen Transition davor.Zuschlag nach Preis (30 %) und Qualität (70 %).Angebotsabgabe bis 12.10.2026, 12:00 Uhr, elektronisch über das Bieterportal.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026OKTNOV
Veröffentlichung10. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist6. Okt. 2026
Angebotsfrist12. Okt. 2026
Angebotsöffnung12. Okt. 2026
Informationsschreiben § 134 GWB9. Nov. 2026
Zuschlag20. Nov. 2026
Bindefrist20. Nov. 2026
TransitionsphaseDatum offen8 Wochen nach Zuschlag/Starttermin, verlängerbar auf bis zu 12 Wochen.
Verbindliche Service LevelDatum offenAb dem 4. Monat nach produktiver Übernahme vertraglich verbindlich.
VertragslaufzeitDatum offen24 Monate ab Vertragsbeginn (Beginn voraussichtlich nach Ende der Transitionsphase).
Exit-Plan VorlageDatum offenInnerhalb von 3 Monaten nach produktiver Übernahme vorzulegen.
Erweiterte Exit-UnterstützungDatum offenMaximal 40 Personentage, abrufbar bis 6 Monate nach Vertragsende.
Kündigungsfrist Exit-AbrufDatum offenMindestens 14 Tage nach Erhalt des Abrufs der erweiterten Exit-Unterstützung.
Aufbewahrungspflicht ProtokolleDatum offenMindestens 3 Jahre durch Auftragnehmer (Eingabekontrolle lt. AV-Mustervereinbarung).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Gewertet wird die vom Bieter im Preisblatt angebotene Gesamtangebotssumme brutto (Angebotsvergleichspreis). Lineare Interpolation: Niedrigster Preis = 30 Punkte, fiktives Angebot mit 2-fachem Niedrigstpreis = 0 Punkte.
- Qualität70%
Oberkategorie für alle qualitativen Zuschlagskriterien (Konzepte und Personal). Bewertet werden vier Konzepte sowie zwei Skillprofile.
Preiswertung: Lineare Interpolation. Das niedrigste Angebot erhält 30 Preispunkte, ein fiktives Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten Preises erhält 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation (Rundung auf 2 Nachkommastellen). Qualitätswertung: Je Konzept-/Skill-Bewertung werden 0-10 Punkte vergeben, multipliziert mit dem Gewichtungsfaktor (z.B. 15% Gewichtung = Faktor 1,5, max. 15 Punkte; 20% = Faktor 2, max. 20 Punkte; 10% = Faktor 1, max. 10 Punkte). Bei den Skillprofilen (2.4.1/2.4.2) werden 0-20 Punkte (entspricht 0-10 Skala-Punkten mit Gewichtungsfaktor 1) vergeben. Gesamtwertung = Summe Preispunkte + Qualitätspunkte. Bei Punktgleichheit auf 3 Nachkommastellen entscheidet das Los.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 30%, Qualität 70% mit Untergewichtungen 20/20/10/10/10), Bewertungsmaßstäbe und Formel (lineare Interpolation für Preis, Punkteskala 0-10 für Konzepte, Punkteskala mit Gewichtungsfaktor) sind vollständig in der Zuschlagskriterien-Excel und der Verfahrensbeschreibung dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenOperativer Leistungsumfang (BANF bis Wareneingang)
Gegenstand: Ergebnisverantwortete Bearbeitung definierter Beschaffungsvorgänge im SAP S/4HANA-Standardbeschaffungsprozess (on premise). Der Auftragnehmer übernimmt Steuerung, Qualität, Einsatz- und Ressourcenplanung sowie Führung des Teams; eine reine Personalgestellung ist ausgeschlossen.
Vorgangsarten und Vorgangsäquivalente (VÄ):
A Rahmenvertragsabruf aus bestehendem SAP-Kontrakt (Faktor 0,6 VÄ, Anteil ca. 40 %)B Einzelbestellung im Direktabruf, Preis und Lieferant vorgegeben (Faktor 1,0 VÄ, Anteil ca. 30 %)C Einzelbestellung mit Angebotsvergleich (Faktor 1,8 VÄ, Anteil ca. 30 %)
Operative Leistungsbausteine:
Bedarfsanforderung: Prüfung, Qualifizierung und Korrektursteuerung (inkl. Korrekturschleife bei fehlerhaften BANF)Kontraktprüfung vor EinzelbeschaffungÜberführung in die Bestellung (Rahmenvertragsabruf, Direktabruf, Angebotsvergleich)Bestellnachverfolgung und WareneingangsüberwachungEinkaufsseitige Bearbeitung von Mengen- und PreissperrenKlärfallbearbeitung (einfach, komplex, eskalationspflichtig)Belegnachpflege und Meldung von Stammdatenfehlern
Mengenrahmen:
Mindestabnahme: 2.250 tatsächliche Vorgänge (= 2.430 VÄ)Unverbindlicher Plan-/Forecastwert: 30.000 Vorgänge (= 32.400 VÄ)Höchstmenge: 45.000 tatsächliche Vorgänge (= 48.600 VÄ)
Sondervorgänge (optional, innerhalb Höchstmenge)
Beispiele:
Bereinigung von Altbeständen offener BestellpositionenMassenänderungen an BestellbeständenMigrationsbedingte SonderaktionenStrukturierte Bereinigung offener Preis- und Mengensperrenbestände
Bewertung:
S1 einfacher Sondervorgang, eindeutig regelbasiert (0,6 VÄ)S2 normaler Sondervorgang, mit interner Klärung (1,0 VÄ)S3 komplexer Sondervorgang, mehrere Beteiligte, Migrationsbezug (1,8 VÄ)
Abruf nur durch Einzelbeauftragung des Auftraggebers.
Übergreifende Leistungen: Steuerung, Reporting, Zusammenarbeit
Servicesteuerung, Qualitätssicherung und Standardisierung im laufenden BetriebOperatives Jour Fixe: wöchentlichMonatliches Service ReviewManagement-Reporting: quartalsweise (Volumina, Rückstände, Bestände Sperr-/Klärfälle, Durchlauf-/Bearbeitungszeiten, Eskalationen)Interne Kontrollen: Stichproben, 4-Augen-Prinzip, PlausibilitätschecksDokumentation und Berichterstattung
Transition, Exit und Vertragslaufzeit
Transitionsphase: 8 Wochen ab Starttermin (Verlängerung auf bis zu 12 Wochen möglich)Verbindliche Service Level: ab dem 4. Monat nach produktiver ÜbernahmeLeistungszeitraum: 24 Monate ab VertragsbeginnExit-Plan: Vorlage innerhalb von 3 Monaten nach produktiver ÜbernahmeErweiterte Exit-Unterstützung: abrufbar bis 6 Monate nach Vertragsende, max. 40 Personentage, Ankündigungsfrist mind. 14 Tage nach AbrufMengenprognose: quartalsweise rollierende 12-Monats-PrognoseAbrechnungszeitraum Sockelvergütung: monatlich in gleichen Teilbeträgen über die Vertragslaufzeit
Ausgeschlossene Leistungen
Anlage oder Änderung von LieferantenstammdatenAnlage oder Änderung von RahmenkontraktenÄnderung von Freigabestrategien, Wertgrenzen, ToleranzenBuchungsrelevante EntscheidungenRechnungsbearbeitung, Rechnungsfreigabe, ZahlungsfreigabeCustomizing, Entwicklungsleistungen, BeratungsleistungenBeschaffung über SAP AribaKonzepte am S/4HANA-Zielprozess
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und rechtliche Anforderungen
Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß §§ 123, 124 GWBVerpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn (AEntG, MiLoG, § 5 BTTG)Eigenerklärung zu Russlandsanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 – betrifft auch Unterauftragnehmer/Lieferanten, soweit mehr als 10 % des Auftragswerts betroffenVerfahrenssprache Deutsch; alle Mitarbeiter mit Auftraggeberkontakt müssen der deutschen Sprache mächtig sein
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufshaftpflichtversicherung: Personen-/Sachschäden mind. 5 Mio. EUR pauschal je Schadensfall; IT-Haftpflicht mind. 1 Mio. EUR; zweifach maximiert pro Jahr; Aufrechterhaltung während der gesamten Vertragslaufzeit (bei BG wahlweise Gemeinschaft oder jedes Mitglied)Tätigkeitsbezogener Umsatz: mind. 500.000 EUR/Jahr im Durchschnitt der letzten 3 GeschäftsjahreBei Eignungsleihe: kennzeichnen, welches Unternehmen welchen Umsatz erbracht hat
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzprojekte: mind. 2 vergleichbare Projekte nach 2021, mind. 12 Monate durchgängig; mind. eine Referenz mit jährlichem Bearbeitungsvolumen ≥ 25.000 Vorgänge im operativen P2P-Service (BANF bis Bestellung/WE/Klärfälle) in SAP S/4HANA, SAP ECC oder vergleichbar; mind. eine Referenz mit workflowgestützter Rechnungsbearbeitung (xSuite oder vergleichbar)Bei Bietergemeinschaft: insgesamt müssen die geforderten Referenzen nachgewiesen werden
Schlüsselpersonal (Mindestanforderungen)
Operativer Sachbearbeiter: mind. 3 Jahre operative Einkaufserfahrung, davon 2 Jahre operative P2P-Prozesse in SAP MM (S/4HANA, ECC oder vergleichbar); sichere Bedienung SAP Fiori und SAP GUI; Erfahrung mit xSuite bzw. vergleichbaren Rechnungsworkflows; Deutsch C1Fachexperte: mind. 5 Jahre Berufserfahrung, davon 3 Jahre in SAP S/4HANA MM; vertiefte Kenntnisse in Kontrakt-/Preisfindung, Freigabestrategien, Rechnungsprüfungs- und Sperrlogik; Erfahrung mit xSuite; Deutsch C1Teamlead (+ Stellvertretung): mind. 5 Jahre in operativen P2P-/Bestell-/Rechnungsprozessen, davon 2 Jahre fachliche Führung eines operativen Einkaufsteams vergleichbaren Zuschnitts; SLA-Steuerung; Deutsch C1Service Manager (+ Stellvertretung): mind. 5 Jahre Steuerung von Managed Services vergleichbaren Zuschnitts (Einkauf/P2P/Rechnungsbearbeitung); Service-Level-Steuerung, Reporting und Eskalationsmanagement ggü. Auftraggeber; Deutsch C1Im Zuschlagsfall sind die angebotenen Personen zwingend einzusetzen; Auswechslung nur mit Zustimmung des Auftraggebers und nur durch mindestens gleich qualifiziertes Personal
Qualitätssicherung und Informationssicherheit
ISO/IEC 27001 oder gleichwertige Zertifizierung, gültig zur Angebotsabgabefrist; Geltungsbereich muss Standorte/Organisationseinheiten für die Leistungserbringung umfassen; Aufrechterhaltung während Vertragslaufzeit; bei BG/NU müssen alle Mitglieder einbezogen seinLeistungsorte: ausschließlich EU/EWR; keine Leistungserbringung aus Drittstaaten (auch nicht mittelbar über Konzerngesellschaften oder Nachunternehmer)Ausschlusskriterium: Angebote auf Basis reiner Arbeitnehmerüberlassung sind ausgeschlossen
Persönliche Zuverlässigkeit (für jede eingesetzte Person)
IdentitätsprüfungSchriftliche Verpflichtung auf Vertraulichkeit sowie auf Datenschutz- und Informationssicherheitsvorgaben des AuftraggebersAuf Anforderung: lückenloser Nachweis des beruflichen Werdegangs der letzten fünf JahreAuf Anforderung: Führungszeugnis, bei Vorlage nicht älter als drei Monate
Referenzprojekte
2 (es werden max. 2 geprüft) ReferenzenZeitraum: Leistungszeitraum mind. 12 Monate durchgängig; Referenzen nach 2021 (innerhalb der letzten 5 Jahre)Volumen: Mind. eine Referenz muss jährliches Bearbeitungsvolumen ≥ 25.000 Vorgänge/Jahr nachweisen
Mindestens 2 Referenzen über operativen P2P-Betriebsservice (BANF bis Bestellung/WE/2- oder 3-way match/Klärfälle) in SAP S/4HANA, SAP ECC oder vergleichbarer SAP-Umgebung; Bearbeitung von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen und/oder Klärfällen
Mind. eine Referenz muss workflowgestützte Rechnungsbearbeitung (xSuite oder vergleichbar) aufweisen; Nachweis über Auftraggeber, Laufzeit, Leistungsumfang, Jahresvolumen und Beschreibung der Tätigkeiten. Auftraggeber darf Referenzen beim Referenzgeber überprüfen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 56%4–10 · 37%11+ · 6%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Verfahrensleitende Unterlagen (Formblätter A-Reihe)
Eignungsnachweise
Konzepte und Qualität (für die Zuschlagsbewertung)
Preisblatt
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Deutsche Bundsbank | Vergabekammern des Bundes
Anschrift
60047 Frankfurt am Main
Ort
60047 Frankfurt am Main
Kategorie
Hessen
Auftragsvolumen
12,5 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
60047 Frankfurt am Main
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