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Medien- und Öffentlichkeitsarbeit

Stadt Plauen, Vergabestelle08523 Plauen, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Plauen sucht einen Dienstleister, der die monatlichen öffentlichen Stadtratssitzungen im Jahr 2027 live ins Internet überträgt und aufzeichnet.

Gefordert wird eine schlüsselfertige Streaming-Lösung: Der Auftragnehmer stellt die komplette Kameratechnik, bedient sie vor Ort im Ratssaal und liefert ein Sendebild, das mit grafischen Einblendungen im Stadt-Design versehen ist (Tagesordnungspunkt, Name/Fraktion des Redners, Präsentationen, Abstimmungsergebnisse). Die Übertragung erfolgt auf einem Vimeo-Account der Stadt Plauen; die Aufzeichnungen verbleiben dort im Archiv.

Der Auftrag umfasst Aufbau, Funktionstest, Durchführung, Abbau und Archivierung je Sitzung – inklusive kurzfristiger Sondersitzungen. Preise sind gestaffelt nach Sitzungsdauer anzubieten (< 1 h, 1–4 h, jede weitere Stunde). Die Erstlaufzeit beträgt 1 Jahr (2027), mit Option auf bis zu zwei Verlängerungen um je ein weiteres Jahr (maximal bis Ende 2029). Es gibt keine Losaufteilung; Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 01. Oktober 2026
Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV
Veröffentlichung20. Aug. 2026
Vorort-Termin8. Sep. 2026
Angebotsfrist1. Okt. 2026
Bindefrist1. Okt. – 6. Nov. 2026
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterium Preis (100%) ist sowohl im Formblatt 631 als auch im Leistungsverzeichnis (Wertungsschema) eindeutig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übertragungsort und -inhalte

Ort: Ratssaal im Rathaus der Stadt Plauen, Unterer Graben 1, 08523 Plauen.

Übertragungspunkte (3):

Rednerpult linksRednerpult rechtsPodium (Sitzungsleiter) mittig

Sitzungen 2027: Februar, März, April, Mai, Juli, September, Oktober, November, Dezember (monatlich, mit Ausnahme der Sommermonate und ggf. Januar/Juni). Zusätzlich sind kurzfristig einberufene Sondersitzungen möglich.

Sitzungsdauer: Überwiegend 1–6 Stunden. Sitzungen, die nach 22:00 Uhr andauern, werden unterbrochen und am Folgetag fortgeführt.

Signalübergabe an den Auftragnehmer:

Audio: XLR (gemischte Summe)Video: HDMI (für Präsentationen, Abstimmungsergebnisse)

Technische Leistung des Auftragnehmers

Kameratechnik: Stellung, Anzahl und Platzierung der Kameras liegen im Ermessen des Bieters; Sichteinschränkungen für Stadträte sind zu minimieren.Grafische Einblendungen im Corporate Design der Stadt Plauen:Aktueller TagesordnungspunktName und Fraktion des RednersPräsentationen (PowerPoint oder Video per HDMI, teils Bild-in-Bild)AbstimmungsergebnisseAufbau: Vor jeder Sitzung, inklusive Funktionstest und Fehlerbehebung im Vorfeld.Abbau:Bei längerem nichtöffentlichem Teil: während einer kurzen Pause (max. 10 Minuten).Bei kurzem nichtöffentlichem Teil: nach Sitzungsende.Archivierung: Aufzeichnungen verbleiben dauerhaft auf dem Vimeo-Account der Stadt Plauen.

Vom Auftraggeber bereitgestellt:

Stromanschluss 230 V / 16 AInternetanschluss bis 200 Mbit/s symmetrisch (per Netzwerkkabel)Vimeo-Account für die Übertragung

Kostengliederung (anzubietende Positionen)

Die Preisbildung ist gestaffelt; Angebote müssen alle nachfolgenden Positionen enthalten:

1. Übertragung je Sitzung mit Dauer < 1 Stunde

2. Übertragung je Sitzung mit Dauer 1–4 Stunden

3. Zuschlag je weitere angefangene Stunde +1 h

4. Zuschlag je weitere angefangene Stunde +2 h

Alle Preise verstehen sich netto ohne gesetzliche USt. und müssen alle Leistungen abdecken: Anfahrt, Aufbau, Abbau, Kameratechnik, Bedienung sowie grafische Einblendungen.

Gesamtangebotssumme ist sowohl netto als auch brutto (zzgl. USt., i. d. R. 19 %) auszuweisen.

Vertragslaufzeit

Erstlaufzeit: 12 Monate ab Vertragsbeginn 01.01.2027, endet am 31.12.2027.Verlängerungsoption: Bis zu zweimal um jeweils 12 Monate verlängerbar.Maximale Gesamtlaufzeit bei Ausübung beider Optionen: bis 31.12.2029.

Rechte, Datenschutz und Pflichten

Nutzungsrechte: Mit Vertragsabschluss ist ein separater Rechtevertrag (Anlage) zu unterzeichnen, der der Stadt Plauen ein ausschließliches, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht an Bild- und Videomaterial einräumt – inklusive Bearbeitung, Unterlizenzierung und Verwendung in Web, Social Media, Print und Presseerzeugnissen.Datenschutz: Für abgebildete/bespielte Personen sind vorab Einwilligungserklärungen einzuholen. Ohne Einwilligung weder Bild noch Ton; ersatzweise Ton deaktivieren oder Standbild mit Hinweis zeigen.Keine Losaufteilung, keine Nebenangebote zugelassen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung (Eigenerklärung gemäß Formblatt 124 LD)

Von nicht präqualifizierten Unternehmen ist die Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124 LD) zwingend mit dem Angebot einzureichen. Sie umfasst u. a.:

Vergleichbare Leistungen: Nachweis, dass in den letzten 3 Jahren vergleichbare Leistungen erbracht wurden.Personal: Angaben zur Verfügbarkeit der für die Ausführung erforderlichen Beschäftigten.Berufsregister: Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes – oder Erklärung, dass eine Eintragung nicht erforderlich ist.Insolvenz / Liquidation: Weder beantragt noch eröffnet, kein Ablehnungsbescheid mangels Masse, keine Liquidation.Ausschlussgründe: Keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 oder § 124 GWB.Steuern und Sozialversicherung: Ordnungsgemäße Erfüllung aller Zahlungspflichten.Berufsgenossenschaft: Mitgliedschaft nachgewiesen.Gewerbezentralregister: Keine einschlägige Verurteilung (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 €) in den letzten 2 Jahren.

Nachreichung auf Verlangen (insbesondere bei enger Wahl)

Folgende Nachweise können bei enger Wahl oder auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle nachgereicht werden:

Bescheinigung über die Eintragung im BerufsregisterUnbedenklichkeitsbescheinigung des FinanzamtsAuszug aus dem Gewerbezentralregister (bei Auftragssumme ≥ 30.000 €)Insolvenzplan (sofern zutreffend)Nachweis über Selbstreinigungsmaßnahmen (falls § 123 GWB einschlägig)

Erklärungen im Angebotsschreiben (Punkt 6)

Im Angebotsschreiben (Formblatt 633) hat der Bieter zu erklären

Formale und verfahrensbezogene Anforderungen

Angebot in deutscher Sprache, unter Verwendung der vorgeschriebenen Vordrucke.Eintragungen dokumentenecht, Preise in EUR mit max. 3 Nachkommastellen ohne USt.Preisnachlässe nur als unbedingte Vomhundertsätze auf die Abrechnungssumme.Bietergemeinschaften haben eine Erklärung in Textform über ARGE-Bildung, bevollmächtigten Vertreter und gesamtschuldnerische Haftung abzugeben; auf Verlangen von allen Mitgliedern unterzeichnet.Werkstätten für behinderte Menschen erhalten bei wirtschaftlich gleichwertigen Angeboten einen Bonus von 15 v. H. und in diesem Fall den Zuschlag.
Referenzprojekte
nicht konkretisiert ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Vergleichbare Leistungen in den letzten 3 Jahren (Eigenerklärung gemäß Formblatt 124 LD)

Eigenerklärung des Bieters; weitere Details (Anzahl, Volumen, Vergleichbarkeit) nicht aus den Unterlagen ersichtlich.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 11 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Nachweise & Erklärungen
Plattform & Frist
Vertragliche Aspekte
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Plauen, Vergabestelle
Ort
08523 Plauen, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
08523 Plauen
Sachsen

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