Ausschreibungen Thueringen
Medienmanagement (07/FI-AD/2026)
IKK classic | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Erfurt, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie IKK classic (gesetzliche Krankenkasse) schreibt ihr Medienmanagement im offenen Verfahren neu aus. Der Auftragnehmer soll Fachliteratur, Fachzeitschriften, Loseblattwerke, Online-Datenbanken, Lizenzen und ein Rechtsauskunftssystem für rund 7.000 Beschäftigte an über 150 Standorten beschaffen, verwalten, liefern und betreuen.
Kernleistungen:
Bereitstellung und Betrieb eines Verwaltungsportals (Online-Plattform) inkl. Single Sign-on, Rechte-/Rollenverwaltung, Lizenz- und Kostenstellenmanagement (24/7 verfügbar)Bereitstellung einer Online-Datenbank für ca. 7.000 User inkl. Lizenzen für das Rechtsauskunftssystem HaufeVerlags- und produktunabhängige Beratung mit Sozialversicherungs-Fachkenntnissen (Kranken- und Pflegeversicherung)Wöchentliche Belieferung aller Standorte mit Printmedien, Expresslieferungen, Lieferung frei StandortÜbernahme des bestehenden Literaturbestands, Verwaltung der Abonnements, AktualisierungsmanagementSchulungen für Verwaltung und Endnutzer, fester Ansprechpartner, HotlineNachhaltigkeitsbericht, Datenschutz/IT-Sicherheit (DSGVO, ISO 27001, BSI-Standards)
Vertrag: 01.01.2027 – 31.12.2028 (24 Monate), Verlängerung 2 × 1 Jahr möglich. Festpreis 490.000 € brutto pro Jahr. Keine Lose. Angebote bis **25.09.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung21. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist17. Sep. 2026
Beantwortung Bieterfragen18. Sep. 2026
Angebotsfrist25. Sep. 2026
Bindefrist25. Sep. – 6. Nov. 2026
Kick-Off-Veranstaltungca. 2. Nov. – 8. Nov. 2026
Zuschlag6. Nov. 2026
Analyse & Bestandsbereinigungca. 6. Nov. – 9. Dez. 2026
Implementierung Online-Datenbank & Verwaltungsportal6. Nov. – 31. Dez. 2026
Einrichten Abos & Bestandsübernahme6. Nov. – 31. Dez. 2026
Aufbewahrungsfrist Vergabeunterlagen6. Nov. 2026 – 6. Nov. 2029
Schulung Mitarbeitendeca. 7. Dez. – 13. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Widerspruchsfrist Verlängerungca. 1. Juli 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität13 Kriterien
- Betreuungskonzept45%
Bewertet wird das vom Bieter vorgelegte Betreuungskonzept anhand der Qualität der Angaben zu Unabhängigkeit, IT-Anbindung, User-Anmeldung, Suchfunktion, Administratorenfunktion, Lizenzen, Schulungskonzepten und Reklamationen.
- Übernahmekonzept45%
Bewertet werden die Angaben zu Bestandsaufnahme, Bestandserfassung und Bestandsanalyse sowie zum zeitlichen Aufwand der Auftraggeberin im Rahmen der Übernahme. Zusätzlich wird der Zeitplan für den Abschluss der Übernahme beziehungsweise des Neubeauftragungsprozesses bewertet.
- Nachhaltigkeitskonzept10%
Bewertet werden die Angaben zur Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit im Nachhaltigkeitsfragebogen, einschließlich Energie, Ressourcenverbrauch, Mobilität, sonstiger Umweltmaßnahmen, CO2-Emissionen und implementierter Energie- oder Umweltmanagementsysteme.
Je Kriterium wird die Wertungspunktzahl P = 100 × a / m ermittelt; anschließend wird P mit dem Hundertstel der prozentualen Kriteriengewichtung multipliziert. Die gewichteten Punkte der Kriterien werden addiert; das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, ihre Gewichtungen und die wesentlichen Bewertungsformeln sind in den vorliegenden Unterlagen enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBeratung & Betreuung
Verlags- und produktunabhängige Beratung zur Auswahl, Verwaltung und Optimierung des Literatur- und FachinformationsbestandsUmfassende Fachkenntnisse im Sozialversicherungsrecht (Schwerpunkt Kranken- und Pflegeversicherung; Europa-, Bundes- und Landesrecht)Benennung einer festen persönlichen Ansprechperson für die gesamte Vertragslaufzeit, Erreichbarkeit Mo–Fr 06:00–19:00 Uhr (inkl. nicht bundeseinheitlicher Feiertage)Schriftliche Belehrung der eingesetzten Mitarbeiter über Datenschutz und DatengeheimnisGilt auch für künftige weitere Standorte zu gleichen Konditionen
Online-Plattform / Verwaltungsportal
Bereitstellung und Betrieb einer internetbasierten Online-Plattform für Fachinformationsmanagement24/7-Verfügbarkeit (auch Wochenenden/Feiertage)Single Sign-on, IP-Check, rollen-/rechtebasierte Zugriffe auf alle lizensierten MedienFunktionen für Lizenzzuordnung, Kostenstellenzuordnung, Bestell-/Liefer-/Rechnungsstatus, Suchfunktion bezogen auf User-WerkeAdministratorenfunktionen (Portalverwaltung, Erweiterungsmöglichkeit)
Onlinedatenbank
Zugriff für alle ca. 7.000 Beschäftigten (skalierbar, Erweiterung bei Kassenfusionen)Lizenz- und Benutzerverwaltung; virtuelle Bibliothek im GesamtkatalogReports und Statistiken (monatlich); Auswertungen zu Kosten, Beständen, Nutzern, KostenstellenExport als Excel/csv; Kostenanalyse mit Vorjahresvergleich
Rechtsauskunftssystem
Haufe Kranken- und Pflegeversicherungs-Office als Unternehmenslizenz für ca. 7.000 UserSGB Office Professional für ca. 240 Funktionsträger (SGB I–XII)Inhaltlicher Mindestumfang: 50.000 Entscheidungen + 10.000 Basisentscheidungen, mind. 800 Gesetze, mind. 600 Bescheidungsergebnisse
Beschaffung & Abonnementverwaltung
Übernahme aller bestehenden Abonnements inkl. AktualisierungsmanagementBeschaffung von Loseblattwerken, gebundenen Werken, Fachzeitschriften, E-Books, Zeitungen, Ansichtsexemplaren/Testzugängen (min. 10 Arbeitstage)Verwaltung von Lizenzen (auch Mehrplatzlizenzen), Erinnerung an Abo-Erneuerungen 3 Monate vor KündigungsterminVerwaltung des bestehenden Literaturbestands (Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung) für alle Standorte (Standortliste Anlage 2)
Logistik & Lieferung
Wöchentliche Lieferung von Printmedien an alle Standorte, sortiert und verpackt nach Standorten/AbteilungenLieferung frei Standort (keine zusätzlichen Kosten)Expresslieferung innerhalb von 3 Arbeitstagen, bis zu 12× jährlichLieferung von Fachliteratur für AuszubildendeReklamationsbearbeitung für Buch- und ZeitschriftsendungenNicht Leistungsgegenstand: Broschüren, Flyer und vergleichbare Nicht-Verlagsprodukte
Schulungen & Wissenstransfer
Einweisung von mindestens 3 Mitarbeitenden am Standort Coesfeld (1 ganzer Arbeitstag) zu Portal, Onlinedatenbank und Reporting – spätestens KW 50/2026Anlassbezogene Folgeschulungen bei wesentlichen NeuerungenSchulungskonzept für Verwaltung (Literaturverwaltung, Trainerqualifikation
Inbetriebnahme & Übergang
Kick-Off nach Zuschlag (Online/Teams) in KW 45/2026Analyse und Bestandsbereinigung des bestehenden Bestands nach Zuschlag, Abschluss bis spätestens 09.12.2026Implementierung der Online-Datenbank und des Verwaltungsportals bis 31.12.2026 inkl. FunktionstestEinrichten der Abonnements und Bestandsübernahme bis 31.12.2026Go Live am 01.01.2027Betreuungsende des bisherigen Dienstleisters: 31.12.2026
Datenschutz, IT-Sicherheit & Hosting
Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich in EU/EWR oder SchweizEinhaltung DSGVO, BDSG, BSI-Vorgaben (BSI TR-03116-4, TR-03185)Zwei-Faktor-Authentifizierung, BSI-konforme Passwörter, verschlüsselte DatenablageISO 27001-Zertifizierung für Hosting/Providing (während gesamter Vertragslaufzeit)Einhaltung B3S-GKV/PV (branchenspezifischer Sicherheitsstandard für GKV/PV)Jährliche technische Überprüfungen/Penetrationstests, regelmäßige SicherheitsauditsNotdienst an Wochenenden/Feiertagen bei Systemfehler
Nachhaltigkeit & Berichterstattung
Bevorzugung digitaler Formate, Recyclingpapier, umweltfreundliche Logistik, energieeffiziente RechenzentrenEinhaltung ILO-KernarbeitsnormenJährlicher Nachhaltigkeitsbericht zu CO2-Reduktion und RessourcenschonungVorlage von Umwelt-/Qualitätszertifikaten (z.B. ISO 14001, ISO 50001, EMAS)
Service & Support
Telefonische Erreichbarkeit Mo–Fr 07:00–19:00 Uhr (Servicezeiten)Reaktionszeit 2 Stunden bei betriebsverhindernden Mängeln, 4 Stunden bei betriebsbehindernden Mängeln24/7-Zugriff auf Portal und DatenbankFähigkeit zur monatlichen Rechnungsstellung als XRechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Zuverlässigkeit
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung 35)Eigenerklärung zur Registerabfrage (40)EU-Sanktionspaket-Konformität (Eigenerklärung 39): keine russischen Beteiligten, keine Unterauftragnehmer/Lieferanten >10% aus Russland, geltend für gesamte Vertragslaufzeit
Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (37)Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung: 3.000.000 € Vermögensschäden und 3.000.000 € Datenschutzschäden – Nachweis spätestens zum Leistungsbeginn, Aufrechterhaltung über gesamte Vertragslaufzeit bis Ablauf der Gewährleistungsfrist (Eigenerklärung 40)
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 3 unterschiedliche vergleichbare Referenzaufträge (Eigenerklärung 38)Jeweils Medienmanagement für mindestens 3.000 Beschäftigte/UserMindestens 1 Referenz von einer gesetzlichen KrankenkasseMindestens 2 weitere Referenzen aus dem öffentlichen DienstZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahrePflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Kontaktdaten Ansprechpartner, Ort, Leistungszeitraum, Nettoauftragswert, Rolle, besondere AnforderungenSchriftliche Bestätigung des Auftraggebers auf Verlangen
Zertifizierungen & Qualitätsmanagement
DIN ISO 9001 (2015) Zertifizierung, nicht älter als 2 Jahre bei Angebotsfrist; Vorlage des Zertifikats auf Verlangen (Eigenerklärung 42)ISO 27001-Zertifizierung für Hosting/Providing während gesamter VertragslaufzeitNachhaltigkeit: Vorlage/Nachweis eines Energieaudits oder Umwelt-/Energiemanagementsystems (EMAS, DIN EN ISO 14001:2015, DIN EN ISO 50001:2018 oder DIN EN 16247-1) (Fragebogen 41)
Personelle Eignung
Benennung fester Ansprechpartner + Vertretung (Eigenerklärung 43)Deutsch mind. C2 (GER) für jeden AnsprechpartnerFachliche Kompetenz in Bestellungen, Abonnementverwaltung, Online-Verwaltungs-Portal, AuswertungenUmfassende Fachkenntnisse im Sozialversicherungsrecht (Schwerpunkt Kranken- und Pflegeversicherung, Europa-, Bundes- und Landesrecht)Erklärung, dass benannte Ansprechpartner bei Zuschlag eingesetzt werdenAuf Verlangen: Qualifikationsnachweise zur beruflichen Befähigung
Informationssicherheit
Eigenerklärung zur Informationssicherheit (45)Sicherheitskonzept gemäß Anlage 1 zur DSV (60.1) zu Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Belastbarkeit, Pseudonymisierung, Incident-Response, Auftragskontrolle, mobilem ArbeitenEinhaltung branchenspezifischer Sicherheitsstandard B3S-GKV/PV
Technische & organisatorische Leistungsfähigkeit
Bereitstellung einer Onlinedatenbank mit Zugriff für ca. 7.000 User (skalierbar)Bereitstellung Verwaltungsportal mit Single Sign-on, Rollen-/Rechteverwaltung, Kostenstellenzuordnung24/7-Verfügbarkeit des PortalsHosting in DE/EU/EWR; Cloud nur bei BSI-konformer InfrastrukturBereitstellung einer Testversion mit Zugangsdaten
Tariftreue & rechtliche Verpflichtungen
Tariftreueversprechen nach § 3 Bundestariftreuegesetz (BTTG); Nachweis durch geeignete Unterlagen oder Zertifizierung nach § 10 BTTGEinhaltung Mindestlohngesetz (MiLoG)Gleiche Pflichten für Nachunternehmer und VerleiherBereitschaft zur Unterzeichnung der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (60), der Vertraulichkeitsvereinbarung (52) und Entgegennahme des Merkblatts zum Datenschutz (53)Fähigkeit zur XRechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU
Formale Anforderungen
Ausschließlich elektronische Einreichung über www.deutsche-evergabe.deVerwendung der vorgegebenen Vordrucke (keine Abänderung)Angebotsfrist: 25.09.2026
Referenzprojekte
mindestens 3 unterschiedliche Referenzaufträge ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene Geschäftsjahre
Medienmanagement (Literatur-/Fachinformationsmanagement) für mindestens 3.000 Beschäftigte bzw. User
mind. 1 Referenz von einer gesetzlichen Krankenkasse, mind. 2 weitere aus dem öffentlichen Dienst; Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Ort der Leistungserbringung, Leistungszeitraum, Nettoauftragswert, Rolle (Haupt-/Unterauftragnehmer/Bietergemeinschaft), besondere Anforderungen; Nachweis: schriftliche Bestätigung des Auftraggebers auf Verlangen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 37%4–10 · 34%11+ · 29%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 39 erledigt
Angebotskern & Formales
Eignungsnachweise
Datenschutz & Auftragsverarbeitung (DSV/AVV)
Vertragsdokumente & Verpflichtungen
Bei Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer-Einsatz
Anlagen zur Leistungsbeschreibung
Auf Verlangen nachzureichen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 20.10.2026Vergabebekanntmachung
- 24.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
IKK classic | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
99089 Erfurt
Ort
99089 Erfurt
Kategorie
Thueringen
Auftragsvolumen
1,6 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.ikk-classic.de/vergabe ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
99089 Erfurt
Thüringen
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