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Ausschreibungen Bayern

Messestand DEMA 2027

gematik GmbH81823 München, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die gematik GmbH sucht einen Dienstleister für die komplette Planung und Umsetzung ihres 36 m² großen Messestands auf der DMEA 2027 (13.–15. April 2027, Messe München, Halle C3, Stand 417).

Der Auftragnehmer erbringt alles aus einer Hand: kreatives Standkonzept, Standbau (Individualbau), Technik (Beschallung, Monitore, WLAN, Beleuchtung), Mobiliar, Catering für 10 Personen an 3 Messetagen, Auf- und Abbau, Vor-Ort-Betreuung, Logistik und Nachbereitung. Optional sind eine Smoothie-Bar und zusätzliche Tontechnik-Betreuung hinzuzubuchen.

Bieter müssen ihre Eignung über ein Formblatt nachweisen (Umsatz mind. 150.000 €/Jahr, mind. 5 VZÄ Mitarbeiter, 2 vergleichbare Referenzen), ein Konzept für Projektmanagement und Zeitplan (max. 3 Seiten) vorlegen und das Preisblatt ausfüllen. Der Zuschlag erfolgt nach Preis (70 %) und Qualität (30 %). Angebote sind bis zum 21.10.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform DTVP einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 21. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung25. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist12. Okt. 2026
Angebotsfrist21. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 23. Nov. 2026
Vertragslaufzeitca. 23. Nov. 2026 – 22. Apr. 2027
Bindefrist30. Nov. 2026
Kick-offca. 30. Nov. 2026
Entwurfskonzeptca. 28. Dez. 2026
Einreichung Produktionsunterlagen29. März 2027
Finalisierung Produktionsunterlagen5. Apr. 2027
Abnahme Messestand12. Apr. 2027
Gewährleistungca. 12. Apr. 2027 – 12. Apr. 2029bis 2029
Veranstaltung DMEA 202713. Apr. – 15. Apr. 2027
Rückbau- und Schlussdokumentation22. Apr. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Angebotspreise70%

    Bewertung der Preise auf Basis des Angebotsformulars (Anlage-03). Umfasst Gesamtpreis (Wertungspreis) max. 95 Punkte und Summe optionaler Stundensätze CR1 und CR2 max. 5 Punkte. Gewichtete Punktzahl Preis maximal 70 Punkte (von max. 100 Preispunkten). Lineare Interpolation zwischen günstigstem Preis (max. Punkte) und dem Zweifachen des günstigsten Preises (0 Punkte).

  • Qualität – Konzept Projektmanagement und Zeitplan30%

    Bewertung des Konzepts Projektmanagement und Zeitplan (max. 3 DIN A4 Seiten zzgl. Zeitplan DIN A3). Bewertet werden Projektorganisation und Verantwortlichkeiten, Projektphasen und Zeitplan mit Meilensteinen, Kommunikation und Abstimmung, Risikomanagement. Stufenbewertung 0/5/25/50/75/100 Punkte. Gewichtete Punktzahl max. 30 Punkte. Mindestpunktzahl 10 Punkte erforderlich. (Aspekte: Projektorganisation und Verantwortlichkeiten, Projektphasen und Zeitplan, Kommunikation und Abstimmung, Risikomanagement)

Preis: Lineare Interpolation. 95 Punkte für günstigsten Gesamtpreis, 0 Punkte beim Zweifachen des günstigsten Gesamtpreises (linear interpoliert). 5 Punkte für günstigste Summe optionaler Stundensätze CR1/CR2, 0 Punkte beim Zweifachen (linear interpoliert). Punktzahl Preis max. 100, gewichtet mit 70% = max. 70 Punkte. Qualität: Bewertung des Konzepts Projektmanagement und Zeitplan mit Stufen (100/75/50/25/5/0 Punkte). Max. 100 Punkte, gewichtet mit 30% = max. 30 Punkte. Gesamtsumme max. 100 Punkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 70%, Qualität 30%) inkl. Bewertungsvorgehen und Formel sind in der Bewertungsmatrix (Anlage-08) und im Verfahrensbrief (Anlage-01) vollständig beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Standkonzept und Beratung

Entwicklung eines kreativen, zielgruppenorientierten Standkonzepts unter Einhaltung des Corporate Design der gematik.

Konzept zur Besucherführung und -aktivierungNotfall-, Evakuierungs- und Sicherheitskonzept (abgestimmt auf Vorgaben der Messe München)Querschnittsthemen Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit und Diversity sind von Anfang an mitzudenkenEnge Zusammenarbeit mit der Leadagentur des Auftraggebers bei Grafikflächen

Standbau und Standort

Hochwertiger Individualbau eines 36 m² großen Kopfstands (6 × 6 m) in Halle C3, Stand 417 auf der Messe München.

Planung, Produktion, Auf- und Abbau inkl. Statik, Montage und Demontage2D-/3D-Visualisierungen und Bauzeichnungen vor Produktionsbeginn zur Freigabe durch den AGEinholung aller Genehmigungen (Statik, Brandschutz, Rigging-Freigabe Messeveranstalter)3 Counter mit je 1 Monitor, Hängebanner als FernsichtelementAbschließbarer Backoffice-Bereich (Lager/Technik)2 Sitzbereiche mit je 1 Hochtisch und 4 BarhockernHochwertige Ausstattung: Böden, Wände, Grafiken, Mobiliar

Technik und Infrastruktur

Vollständige technische Ausstattung des Messestands.

Beschallungsanlage (Lautsprecher, Mikrofonoption)Stromversorgung inkl. Unterverteilungen und KabelmanagementNetzwerk- und WLAN-Infrastruktur (redundant)Beleuchtungskonzept (Grund- und Akzentbeleuchtung) inkl. RiggingMonitore mit Wandmontage/Standfuß und Verkabelung, inkl. Zuspielrechner mit LAN-AnbindungTechnisches Personal vor Ort während aller Standby-Zeiten

Catering

Versorgung des Standteams mit Speisen und Getränken während der Messe.

Frühstück, Lunch, Snacks und Getränke für 10 Personen an allen 3 Messetagen (insgesamt 30 Pauschalen)Kein Catering außerhalb der Messetage

Vor-Ort-Betreuung und Projektmanagement

Durchgehende Betreuung während Aufbau, Messelaufzeit und Abbau.

Namentlich benannte Projektleitung und Stellvertretung (je mind. 5 Jahre Berufserfahrung Messebau/Eventagentur), deutschsprachigZentraler Ansprechpartner und Koordination aller GewerkeTermin-, Ressourcen- und Budgetplanung inkl. RisikomanagementRegelmäßige Statusberichte und Jour-fixeErreichbarkeit werktags; während Aufbautag und allen 3 Messetagen: 07:00–22:00 UhrReaktionszeit bei Rückfragen auch außerhalb der Geschäftszeiten während Auf-/Abbautage

Logistik und Fremdleistungen

Transport, Lagerung und Steuerung externer Leistungen.

Transportmanagement, Zwischenlagerung und MaterialhandlingTermingerechte Anlieferung und RücktransportBuchung, Koordination und Abwicklung von Fremdleistungen (z. B. Catering-Zulieferer, Reinigung, Bewachung) mit transparenter Weiterberechnung an den AG

Optionale Leistungen

Diese Positionen sind getrennt vom Festpreis anzubieten und werden nur bei Bedarf beauftragt.

Option 1: Smoothie-Bar (Bereitstellung und Betrieb) für 3 MessetageOption 2: Tontechnik-Betreuung vor Ort für ca. 6 Stunden je Messetag (insgesamt ca. 18 Stunden)Change-Request-Stundensätze für Techniker und Monteur als optionale Position

Dokumentation und Nachbereitung

Lückenlose Dokumentation des gesamten Messeauftritts.

Fotodokumentation von Aufbau, Standbetrieb und AbbauAbschlussbericht mit Budgetauswertung nach der MesseLessons-Learned-ZusammenfassungRückbau- und Schlussdokumentation bis 7 Tage nach Veranstaltungsende

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage und Ausschlussgründe

Voraussetzung für die Teilnahme am Verfahren ist, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Keine Einträge im Wettbewerbsregister (für Bieter mit Sitz in Deutschland)Keine Ausschlussgründe nach § 31 UVgO (u. a. § 123 GWB, § 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 14 BTTG)Ggf. Nachweis von SelbstreinigungsmaßnahmenEintragung im Handelsregister (sofern eintragungspflichtig) oder Bestätigung der Nicht-EintragungspflichtHandelsregisterauszug nicht älter als 3 Monate ab Abgabefrist

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss seine finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nachweisen.

Durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen (Messebau/Event) in den letzten 3 Geschäftsjahren 2023–2025: mindestens 150.000,00 EUR netto pro JahrNachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit marktüblichen und ausreichenden Deckungssummen oder Bereitschaftserklärung eines Versicherers zum Abschluss bei Zuschlag

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss nachweisen, dass er über das nötige Personal und die Erfahrung für die Leistung verfügt.

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl 2023–2025: mindestens 5 VZÄ2 vergleichbare Referenzprojekte aus dem Zeitraum 01.07.2024–30.06.2026 (jeweils mind. 50.000 € netto, mind. 30 m² Standfläche, Pflichtausstattung Counter, Backoffice, Besprechungsbereich, Hängebanner; 3–5 Fotos je Referenz)Namentlich benannte Projektleitung und Stellvertretung mit jeweils mindestens 5 Jahren Berufserfahrung im Bereich Messebau/Eventagenturleistungen, deutschsprachig

Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften müssen eine Bietergemeinschaftserklärung (Anlage-05) abgeben; jedes Mitglied reicht ein eigenes Eignungsformblatt einBei Eignungsleihe gem. § 34 UVgO ist die Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage-06) einzureichen; jeder Eignungsleihgeber muss ein eigenes Eignungsformblatt beifügenUmsatz, Personal und Referenzen dürfen kumuliert über alle Mitglieder/Eignungsleihgeber nachgewiesen werden
Referenzprojekte
2 Referenzprojekte ReferenzenZeitraum: abgeschlossen zwischen 01.07.2024 und 30.06.2026Volumen: jeweils mind. 50.000,00 EUR netto Auftragswert

Vergleichbare Referenzen im Bereich Messebau mit Vor-Ort-Durchführung/Projektmanagement von Veranstaltungen

Standgröße mind. 30 m²; Pflichtausstattung: Counter, Backoffice, Besprechungsbereich, Hängebanner; je 3–5 Fotos mit Referenznummer; Kurzbeschreibung zu Art und Umfang

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 57%4–10 · 40%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise (im Eignungsformblatt integriert)
Referenzen
Konzept und Person
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Auf einen Blick

Auftraggeber
gematik GmbH
Ort
81823 München, Bayern
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
81823 München
Bayern

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