Neubeschaffung von Druck- und Multifunktionsgeräten für alle Schulen des Landkreises Helmstedt

Landkreis Helmstedt | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen | Landkreis Helmstedt -Zentrale Vergabestelle- | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Diverse, NiedersachsenVeröffentlicht: 09. September 2026

Angebotsfrist: 13. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Helmstedt schreibt einen Mietvertrag über die Lieferung, Installation, Wartung und Bereitstellung von Druck- und Multifunktionsgeräten für seine Schulen aus. Die Beschaffung ist in zwei Lose aufgeteilt:

Los 1: 6 Schnelldrucksysteme (Hochleistungsgeräte für weiterführende Schulen)Los 2: 21 normale Drucksysteme für 15 Schulgebäude

Vertragslaufzeit: 04.01.2027 bis 31.12.2030 (4 Jahre), mit Option auf einmalige Verlängerung um bis zu 12 Monate.

Wesentliche Leistungen: Lieferung, Aufstellung, Netzwerk-Anschluss, Inbetriebnahme, Einweisung/Schulung des Personals, laufende Wartung (Reaktionszeit ≤ 24 Stunden), Bereitstellung von Verbrauchsmaterial, Software-Updates und elektronische Rechnungsstellung.

Bieter können für ein oder beide Lose Angebote abgeben. Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (niedrigster Preis).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 13. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Veröffentlichung9. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist5. Okt. 2026

Angebotsfrist13. Okt. 2026

Angebotsöffnung13. Okt. 2026

Bindefrist13. Okt. – 4. Dez. 2026

Vorabinformation23. Nov. 2026

Vertragsbeginn4. Jan. 2027

Vertragsende4. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Verlängerung max.ca. 31. Dez. 2030 – 31. Dez. 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 75%Qualität 25%

Gesamter Projektpreis für 48 Monate75%
Antiproportionale Bewertung des Gesamtprojektpreises (Gesamtkosten gemäß Rechnungsblatt Teil C bei 48 Monaten Laufzeit). Maximal 800 Bewertungspunkte.
Leistungsparameter Drucksysteme (Schnelldrucksysteme)25%
Bewertung der Mehrleistung gegenüber den Mindestanforderungen aus Leistungsbeschreibung Teil B. Maximal 265 Bewertungspunkte.

Preis: Punkte(x) = (kleinster geprüfter Projektpreis / geprüfter Projektpreis) * 800 Punkte. Leistungsparameter (LOS 1): Druckgeschwindigkeit A4 Farbe Simplex (0-120 Pkt.), Druckgeschwindigkeit A3 Farbe Simplex (0-120 Pkt.), Unterschreitung Blauer Engel DE-ZU 219 Grenzwert LWA,lim (0-25 Pkt.). Gesamt: max. 1.065 Punkte. Zuschlag auf Angebot mit meisten Bewertungspunkten.

KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig in Teil A Ziffer 13 sowie in der Bekanntmachung dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Vertragsrahmen

Vertragsform: Mietvertrag über Druck- und Multifunktionsgeräte inkl. ZubehörVertragsbeginn: 04.01.2027Vertragsende (Basis): 31.12.2030 (ca. 48 Monate / 4 Jahre)Verlängerungsoption: max. 1 × 12 Monate (bis 31.12.2031)Ausführungsort: Schulen in Trägerschaft des Landkreises HelmstedtBieter kann für ein oder mehrere Lose anbieten.

Allgemeine Leistungen (beide Lose)

Für jedes Gerät sind folgende Leistungen zu erbringen:

Lieferung und Transport bis zur Verwendungsstelle an den SchulenAuspacken, Aufstellen, Montage aller Module (Finisher, Zubehör, Kassetten, Toner/Tinte)Netzwerk-Anschluss (RJ-45)Inbetriebnahme inkl. FunktionsprüfungEntsorgung der VerpackungBereitstellung aller Werkzeuge/MessgeräteEinweisung und Schulung des BedienpersonalsDokumentation (Typ, Seriennummer, MAC-Adresse, IP-Adresse, Standort) sowie lückenlose Gesamt-Dokumentation während der VertragslaufzeitService- und Wartungsleistungen: Reaktionszeit ≤ 24 Stunden, Wiederherstellung ≤ 3 WerktageVerbrauchsmaterialmanagement (z.B. Tonerkartuschen, Trommeln) inkl. automatisierter MeldepflichtKostenfreie Software-UpdatesFerndiagnose und Ticket-System mit definierten PflichtfeldernElektronische Rechnungsstellung (XRechnung/ZUGFeRD)Druckunterstützung: AirPrint, IPP, MopriaVertraulicher Druck per PIN-Abfrage

Rollout und Inbetriebnahme

Lieferzeitraum / Rollout: 04.01.2027 – 08.01.2027Späteste funktionsfertige Inbetriebnahme: 08.01.2027 – an diesem Tag müssen alle Geräte betriebsbereit seinDie vorhandenen 22 Altgeräte werden im 1:1-Austausch ersetzt; an einzelnen Standorten kann der Mengenbedarf abweichen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignung / Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (obligatorisch) und § 124 GWB (fakultativ)Keine Verurteilungen, keine Insolvenzverfahren, keine schweren VerfehlungenOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenEignungszeitpunkt: Alle Eignungskriterien müssen zum Schlusstermin der Angebotsfrist erfüllt sein

Vorläufiger Eignungsnachweis

Zum Angebot genügt eine der folgenden Erklärungen als vorläufiger Nachweis:

Eigenerklärung FB 124 LD oderEigenerklärung § 48 VgV (EU-Sanktionspaket) oderPräqualifikationsnachweis (PQ) oderEinheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD)

Auf gesondertes Verlangen sind weitere Nachweise vorzulegen (z.B. Handelsregister, Unbedenklichkeitsbescheinigungen).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (vergleichbare Leistungen)Eintragung im Handelsregister oder Gewerbeanmeldung bzw. Nachweis der erlaubten BerufsausübungBetriebshaftpflichtversicherung: mindestens 1 Mio. € für Sachschäden und 3 Mio. € für Personenschäden je SchadensfallBescheinigung über vollständige Entrichtung der SozialversicherungsbeiträgeUnbedenklichkeitsbescheinigung des FinanzamtesUnbedenklichkeitsbescheinigung der BerufsgenossenschaftGgf. rechtskräftiger InsolvenzplanGgf. Eintragung im Berufsregister

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 Referenzinstallationen mit vergleichbarem oder größerem Leistungsumfang aus den Jahren 2022–2026, inkl. AnsprechpartnerNachweis der Qualifikation des angedachten Personals (insbesondere Servicetechniker)Gültiges Umweltzeichen für das angebotene GrundgerätMindestens 2 Servicetechniker mit der höchsten Hersteller-Zertifizierung des angebotenen Systems

Weitere Anforderungen

Eignungsleihe (§ 47 VgV): zulässig, dann gemeinsame HaftungElektronische Angebotsabgabe über die Vergabeplattform (https://root.deutsche-evergabe.de)Elektronische Rechnungsstellung (XRechnung/ZUGFeRD)Nebenangebote: nicht zugelassen

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 2022–2026Volumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2 Referenzinstallationen mit vergleichbarem oder größerem Leistungsumfang (Lieferung, Installation und ggf. Betrieb von Druck- und Multifunktionsgeräten) aus den Jahren 2022–2026

Pro Referenz: Projektbeschreibung, Ansprechpartner (Name, Telefon, E-Mail), Anzahl und Typ der Geräte, Vertragszeitraum. Bei Bietergemeinschaften muss jedes Mitglied Referenzen nachweisen können.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 67%4–10 · 31%11+ · 1%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt

Angebotsformulare & Eigenerklärungen

Leistungsnachweise & Referenzen

Preisblätter & Leistungsverzeichnisse

Wirtschaftliche / finanzielle Eignung

Unterlagen auf gesondertes Verlangen

Technische / organisatorische Hinweise

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Anschrift

38350 Helmstedt

Ort

Diverse Diverse

Kategorie

Niedersachsen

Veröffentlicht

09. September 2026

Angebotsfrist

13. Oktober 2026

Auftraggeber-Website

root.deutsche-evergabe.de ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

Diverse Diverse

Niedersachsen

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Zuschlagskriterien

Leistungsumfang

Vertragsrahmen

Allgemeine Leistungen (beide Lose)

Rollout und Inbetriebnahme

Eignungskriterien

Allgemeine Eignung / Ausschlussgründe

Vorläufiger Eignungsnachweis

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Weitere Anforderungen

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