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Ausschreibungen Niedersachsen

Neubeschaffung von Druck- und Multifunktionsgeräten für alle Schulen des Landkreises Helmstedt

Landkreis HelmstedtHelmstedt, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landkreis Helmstedt beschafft im Rahmen eines Mietvertrags neue Druck- und Multifunktionsgeräte für 14 Schulstandorte. Insgesamt werden 27 Geräte in zwei Losen vergeben:

Los 1 – Schnelldrucksysteme: 6 leistungsstarke Geräte (v.a. für weiterführende Schulen)Los 2 – Normale Drucksysteme: 21 Standardgeräte

Was ist zu liefern?

Lieferung, Installation, Inbetriebnahme, ein 48-monatiges Mietmodell (16 Quartale) inklusive Wartung, Service, Verbrauchsmaterial (außer Papier) sowie Schulungen der Nutzer vor Ort. Die Geräte müssen Follow-Me-Druck (PIN-Authifizierung), Scan-to-Folder, LDAP/AD-Anbindung und mobiles Drucken (AirPrint, Mopria) unterstützen. Verlangt wird das Umweltzeichen „Blauer Engel" (DE-UZ 219) oder ein gleichwertiges Zeichen.

Vertragslaufzeit: 48 Monate (04.01.2027 – 31.12.2030), mit Option auf einmalige Verlängerung um 12 Monate.

Verfahren: Offenes EU-Verfahren nach VgV. Bindefrist 52 Tage. Angebote sind elektronisch über die Plattform Deutsche eVergabe einzureichen. Zuschlag nach wirtschaftlichstem Angebot (75 % Preis, 25 % Leistung). Nebenangebote sind nicht zugelassen, Mehrfachangebote für beide Lose sind möglich.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 13. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung2. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist5. Okt. 2026
Angebotsfrist13. Okt. 2026
Bindefrist13. Okt. – 4. Dez. 2026
Versand Vorabinformation23. Nov. 2026
Rollout4. Jan. – 8. Jan. 2027
Vertragsbeginn8. Jan. 2027
Vertragslaufzeit8. Jan. 2027 – 8. Jan. 2031
Verlängerung 1ca. 8. Jan. 2031 – 8. Jan. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 75%Qualität 25%
  • Gesamter Projektpreis für 48 Monate75%

    Antiproportionale Bewertung des Gesamtprojektpreises über 48 Monate gemäß Rechnungsblatt Teil C. Maximal 800 Bewertungspunkte. Kleinster Preis erhält volle Punktzahl.

  • Leistungsparameter Drucksysteme25%

    Bewertung der Mehrleistung gegenüber den Mindestanforderungen. Maximal 265 Bewertungspunkte je Los, aufgeteilt auf Druckgeschwindigkeit A4, Druckgeschwindigkeit A3 und Unterschreitung des Blauer-Engel-Grenzwerts LWA,lim (Schallleistungspegel).

Bewertung Preis: Punkte = (kleinster geprüfter Projektpreis / geprüfter Projektpreis) × 800 (antiproportional). Bewertung Leistungsparameter: Punktevergabe gestaffelt nach Druckgeschwindigkeit A4, A3 und Schallleistungspegel (Blauer Engel DE-ZU 219); je Los max. 265 Punkte. Gesamt: max. 1.065 Punkte, Zuschlag auf Angebot mit den meisten Bewertungspunkten.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtung (75% Preis, 25% Leistung) und Bewertungsformeln sind in Teil A Ziffer 13 der Vergabeunterlagen sowie in der Bekanntmachung vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Vertragsrahmen und Laufzeit

Mietvertrag über 48 Monate (16 Quartale), gerechnet ab Vertragsbeginn am 08.01.2027 (Rollout-Fenster 04.–08.01.2027). Es besteht eine einmalige Verlängerungsoption um 12 Monate, wenn beide Parteien spätestens 6 Monate vor Ablauf schriftlich zustimmen. Die aktuellen Altgeräte-Mietverträge laufen am 31.12.2026 aus.

Art: Lieferleistung. Mehrfachangebote für beide Lose sind zulässig, Nebenangebote nicht. Elektronische Rechnungsstellung ist erforderlich. Erfüllungsort: diverse Standorte im Landkreis Helmstedt (NUTS-Code DE917).

Lieferung und Inbetriebnahme (gilt für beide Lose)

Lieferung und Transport frei Verwendungsstelle (Schulstandorte)Auspacken, Aufstellen, Montage aller Haupt- und Nebenmodule (Finisher, Zubehör, Kassetten)Stromversorgung herstellen, Anschluss per RJ-45 an das DatennetzEinrichtung und Konfiguration in Abstimmung mit der externen IT des AuftraggebersVerpackungsentsorgung, Arbeitsort besenrein hinterlassenDokumentation (Lieferschein, Typ/Seriennummer/MAC/IP-Adresse/Standort) und laufende Gesamtdokumentation über die VertragslaufzeitVerbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Heftklammern) wird automatisch überwacht und vor vollständiger Entleerung frei Haus geliefert (Papier ist nicht enthalten)

Funktionale Mindestanforderungen (gilt für beide Lose)

Follow-Me-Druck (vertraulicher Druck per PIN-Authentifizierung am Gerät)LDAP/Active-Directory-Anbindung zur BenutzerauthentifizierungScan-to-Folder (nach Authentifizierung in benutzerbezogenes Netzwerkverzeichnis), Scan-to-USB, Scan-to-E-MailMobiles Drucken ohne gerätespezifische Treiber über AirPrint, IPP und Mopria (iOS/iPadOS, Android, Windows)Druck bis DIN A3, Duplex bis DIN A3Druck auf Recyclingpapier und auf dickem Papier bis 200 g/m²Umweltzeichen „Blauer Engel – Bürogeräte mit Druckfunktion" (DE-UZ 219) oder ein gleichwertiges anerkanntes Umweltzeichen

Service und Support (gilt für beide Lose)

Regelwartung, Software-UpdatesKostenfreie 0800-Rufnummer (oder gleichwertig) für Telefon-/Videosupport, mind. 1 Stunde pro Monat1st-Level-Support auf DeutschReaktionszeit: binnen 24 Stunden nach Störungsmeldung (Mo–Fr 8–17 Uhr)Wiederherstellungszeit: binnen 3 WerktagenBei Nicht-Reparabilität vor Ort: kostenloses Überbrückungsgerät innerhalb von 48 Stunden

Schulung und Rücknahme

Vor-Ort-Einweisung des Bedienungspersonals in den Schulen, in deutscher Sprache, inkl. SchulungsunterlagenBei Vertragsende: kostenfreie Abholung aller Systeme inkl. Zubehör und Verbrauchsmaterial sowie fachgerechte Entsorgung bzw. WiedervermarktungDatenträger der zurückgegebenen Geräte werden nach BSI-Empfehlung gelöscht

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB, keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWBKein Verstoß gegen Vorschriften mit Eintrag im GewerbezentralregisterOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenKein Insolvenzverfahren oder Liquidation (ggf. Insolvenzplan)Eintragung im Berufsregister (falls zutreffend)Vorläufiger Nachweis: Eigenerklärung FB 124 LD, § 48 VgV, EU-Sanktionspaket, Präqualifikation oder EEEAuf Verlangen: Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1 Mio. € für Sachschäden und 3 Mio. € für Personenschäden je SchadensfallAuf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, Bescheinigung der Berufsgenossenschaft, Bescheinigung über vollständige Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 Referenzinstallationen mit vergleichbarem oder größerem Leistungsumfang aus den Jahren 2022–2026, losbezogen, inkl. Ansprechpartner als Anlage zum AngebotsschreibenMindestens 2 Servicetechniker mit der höchsten herstellerbezogenen Zertifizierung; die Zertifizierung kann auch über einen Nachunternehmer erbracht werden, sofern die Gewährleistung für die gesamte Nutzungsdauer garantiert wirdNachweis der Umweltzeichen-Eignung (Blauer Engel DE-UZ 219 oder gleichwertig) für das angebotene Grundgerät
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 2022–2026

Mindestens 2 Referenzinstallationen mit vergleichbarem oder größerem Leistungsumfang; losbezogen anzugeben; dieselbe Referenz kann für beide Lose benutzt werden, sofern sie die jeweiligen Anforderungen erfüllt

Detaillierte Angaben inkl. Ansprechpartner sind dem Angebotsschreiben als Anlage beizufügen; Nachweis ist mit den Angebotsunterlagen einzureichen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 79%4–10 · 20%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Preisblätter
Technische Nachweise
Eignung & Referenzen
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Helmstedt
Anschrift
Helmstedt
Ort
38350 Helmstedt
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.landkreis-helmstedt.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
38350 Helmstedt
Niedersachsen

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