Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Aachen sucht einen Anbieter für eine bereits bestehende KiTa-App, die in 56 städtischen Kindertageseinrichtungen (ca. 3.843 Kinder, ca. 1.089 Mitarbeitende, ca. 7.000 Eltern) die Bereiche Information, Kommunikation und Organisation unterstützt.
Die App soll die bisherige Lösung „Kita-Kompass" ablösen und in drei Phasen über ca. ein Jahr eingeführt werden.
Es handelt sich um eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab voraussichtlich Winter 2026.
Bewerber müssen strenge Mindestanforderungen erfüllen (u.a. bestehendes KiTa-Produkt seit mind. 3 Jahren, mind. 21.000 registrierte aktive Nutzende, BSI-Cloud-Checkliste).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Fachliche Bewertung35%
Bewertung der fachlichen Anforderungen der Kita-App (Allgemeine Qualitätsanforderungen, Support, Information, Kommunikation, Organisation, Administration).
- Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit35%
Bewertung der technischen Anforderungen und Nutzungsfreundlichkeit der App-Oberfläche.
- Gesamtpreis30%
Bruttogesamtpreis für 36 Monate (laufende sowie einmalige Kosten gemäß Leistungsverzeichnis). Niedrigster Preis erhält 5 Punkte, weitere Bieter: niedrigstes Angebot / zu wertendes Angebot × 5.
Preisformel: niedrigstes Angebot / zu wertendes Angebot × Maximalpunktwert (5). Ergebnis auf 2 Stellen nach dem Komma abgerundet. Gesamtpunktzahl = Summe der (Durchschnittspunktwerte der Gremiumsmitglieder je Kriterium × Gewichtung). Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag; bei Punktegleichheit entscheidet das Los.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform und Nutzendenzahlen
Die App wird in 56 städtischen KiTas mit folgender voraussichtlicher Nutzendenbasis eingeführt (KiTa-Jahr 2026/2027):
Erfüllungsort: Fachbereich KiTa und Kindertagespflege, Mozartstraße 2–10, 52058 Aachen.
App-Bestandteile und Hauptfunktionen
Die Plattform umfasst eine Eltern-App, eine Gruppen-App sowie ein Web-Interface für das KiTa-Personal und besteht aus folgenden Pflicht-Bausteinen:
Optionale Bausteine:
Funktionale Anforderungen
Information: zielgruppenspezifische Inhalte für Personal, Leistungen, Konzept; pädagogisches Dashboard; Push-Benachrichtigungen; temporäre Hervorhebungen; Lesebestätigungen; Veröffentlichungs- und Ablaufdaten; nachträgliche Editierbarkeit.
Kommunikation: Abwesenheitsmeldungen durch Eltern (Krankheit, Urlaub), Abholinformationen, KiTa-Personal-Eintragungen, Messenger zwischen Eltern und KiTa (keine freien Elternchats), Push-Benachrichtigungen, Lesebestätigungen.
Organisation – Kalender: zielgruppenspezifische Termine, Terminserien, Push-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Teilnahmerückmeldungen, Export, nachträgliche Editierbarkeit, ICS-Import.
Organisation – Abfragen: öffentliche/anonyme Elternabfragen, Push-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Rücklaufübersicht, Export, Antwortlöschung durch Nutzende, Vertretungsfunktion.
Gruppenbuch / Kind-Profil / Dokumentation: digitales Gruppenbuch, Anwesenheitsliste, Betreuungszeiten-Abgleich, Kinderprofile (Notfallkontakte, Allergien, Abholberechtigte), Portfolio/Entwicklungsbögen, digitale Einverständniserklärungen, Erinnerungsfunktion, Datenexport.
Weitere Organisation: Wochenplanung, interne Aktivitätsplanung, „Share Space" für Dateien, Corporate Design Aachen, Wiedervorlagen, Suchfunktion.
Administration und Schnittstellen
Administration: Flexgruppen, rollenbasiertes Berechtigungssystem mit Standard-/Admin-Rollen, kostenrelevante Zusatzleistungen, variable Zuordnung Kinder/Eltern, Deaktivierbarkeit von Modulen/Funktionalitäten.
Schnittstellen (Pflicht/Optional):
Hardware: Die Stadt Aachen stattet die KiTas frühzeitig mit der nötigen Hardware aus; die Kostenkalkulation muss die sukzessive Einführung berücksichtigen.
Technische Qualität, Verfügbarkeit und Support
Allgemeine Qualität: Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 Level AA und EN 301549; Geschlechtsneutralität; aktuelle Programmstände; Hosting durch den Anbieter; deutsche Sprache (Pflicht), Mehrsprachigkeit und Übersetzungsfunktion (Kann).
Erreichbarkeit: Mindestverfügbarkeit 99 % je Kalendermonat und 360 Tage/Jahr; 24/7-Betrieb; Kernbetriebszeit werktags 6–21 Uhr; max. Ausfallzeiten 88 h/Jahr und 8 h/Monat; Reaktionszeiten je nach Störungsschwere (30 min bis 48 h); Wartungsankündigung mit 2 Wochen Vorlauf; Android ab Version 8, iOS ab Version 15; Browser-Zugriff ohne Plugins.
Support: Inhouse-Support bevorzugt; Service Desk 24/7/365; Supportzeit werktags 9–16 Uhr; kostenlose Hotline; deutsche Sprache; deutschsprachige Schulungsunterlagen; Änderungsprotokoll bei Updates; Nutzungsstatistik; Einführungsschulung für den Träger; Unterstützung bei Anwenderschulungen.
Datenschutz, Datensicherheit und Kinderschutz
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe
Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB): Keine rechtskräftige Verurteilung wegen u.a. Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug gegen EU- oder öffentliche Haushalte, Bestechung/Bestechlichkeit, Bestechung von Mandatsträgern und ausländischen Abgeordneten, Menschenhandel. Ebenso Verstoß gegen Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.
Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB): u.a. Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, schwere Verfehlungen, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung durch Verfahrensvorbereitung, mangelhafte frühere Auftragserfüllung, Täuschung oder unzulässige Einflussnahme.
Bieter müssen diese Anforderungen über die Eigenerklärung gemäß §§ 123, 124 GWB nachweisen.
Mindestanforderungen an das Unternehmen
Alle nachfolgenden Punkte sind zwingende Mindestanforderungen – Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren:
Weitere verfahrensbezogene Anforderungen
Mindestens 3 vergleichbare Referenzkunden aus den letzten 3 Jahren (bzw. seit 2023), insbesondere hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen (z.B. KiBiz)
Umfang/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten, Trägergröße (Anzahl Einrichtungen + Gesamtzahl KiTa-Plätze); auf Anforderung: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Auftrags-/Rechnungs-/Kundennummer