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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Nutzung einer Kita-App zur Unterstützung in den Bereichen Information, Kommunikation und Organisation

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/30052058 Aachen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Aachen sucht einen Anbieter für eine bereits bestehende KiTa-App, die in 56 städtischen Kindertageseinrichtungen (ca. 3.843 Kinder, ca. 1.089 Mitarbeitende, ca. 7.000 Eltern) die Bereiche Information, Kommunikation und Organisation unterstützt.

Die App soll die bisherige Lösung „Kita-Kompass" ablösen und in drei Phasen über ca. ein Jahr eingeführt werden.

Es handelt sich um eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab voraussichtlich Winter 2026.

Bewerber müssen strenge Mindestanforderungen erfüllen (u.a. bestehendes KiTa-Produkt seit mind. 3 Jahren, mind. 21.000 registrierte aktive Nutzende, BSI-Cloud-Checkliste).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 25. September 2026
Termin / FristAUG2026 OKT DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ
Veröffentlichungca. 28. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist18. Sep. 2026
Teilnahmefrist25. Sep. 2026
Präsentationseinladungca. 26. Sep. – 9. Okt. 2026
Testphase durch Gremiumca. 10. Okt. – 31. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2029bis 2029
Rollout Phase 1ca. 1. Jan. – 31. März 2027
Rollout Phase 2ca. 1. Apr. – 30. Sep. 2027
Rollout Phase 3ca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität13 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Fachliche Bewertung35%

    Bewertung der fachlichen Eignung der Kita-App anhand der Wertungsmatrix (Anlage 5). Umfasst Allgemeine Qualitätsanforderungen (2%), Anwendungsunterstützung/Support (4%), Information (5,5%), Kommunikation (2,5%), Organisation inkl. Kalender/Abfragen/Gruppenbuch/Sonstige (20%), Administration (1%).

  • Technische Bewertung inkl. Nutzungsfreundlichkeit35%

    Bewertung der technischen Eignung und Nutzungsfreundlichkeit der Kita-App. Umfasst Allgemeine technische Anforderungen (2%), Nutzungsfreundlichkeit der Oberfläche (30%) und Schnittstellen/Im-/Exporte (3%).

  • Gesamtpreis30%

    Bruttogesamtpreis für 36 Monate (laufende sowie einmalige Kosten gemäß Leistungsverzeichnis). Niedrigster Angebotspreis erhält 5 Punkte, weitere Bieter erhalten Punkte nach Formel: niedrigstes Angebot ÷ zu wertendes Angebot × 5.

Preiswertung: niedrigstes Angebot ÷ zu wertendes Angebot × Maximalpunktwert (5), abgerundet auf 2 Stellen. Je Kriterium max. 5 Punkte, Durchschnittsberechnung über Gremiumsmitglieder, Multiplikation mit Gewichtung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und die Bewertungsformel sind vollständig in der Wertungsmatrix (Anlage 5) und im Anschreiben enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Plattform und Nutzendenzahlen

Die App wird in 56 städtischen KiTas mit folgender voraussichtlicher Nutzendenbasis eingeführt (KiTa-Jahr 2026/2027):

Kinder/Plätze gesamt: ca. 3.843Mitarbeitende gesamt: ca. 1.089 (davon ca. 162 Leitungskräfte)Eltern/Sorgeberechtigte: ca. 7.000Nutzende ohne KiTa-Zuordnung: ca. 41Trägerzugänge: 10 (2 Sachbearbeitung/Vertretung, 2 IT-Koordination, 6 Teamleitungen/Abteilungsleitung)

Erfüllungsort: Fachbereich KiTa und Kindertagespflege, Mozartstraße 2–10, 52058 Aachen.

App-Bestandteile und Hauptfunktionen

Die Plattform umfasst eine Eltern-App, eine Gruppen-App sowie ein Web-Interface für das KiTa-Personal und besteht aus folgenden Pflicht-Bausteinen:

Leistungsbaustein 1 (Pflicht): Bereitstellung, Betrieb, Hosting, Wartung, Updates, technische Betreuung und Datensicherung; Nutzung der Basis-Module Information, Kommunikation, Organisation und Administration; inkl. Lizenzen und Schnittstellen.Leistungsbaustein 2 (Pflicht): Support inkl. Service-Hotline und Anwendungsunterstützung.Leistungsbaustein 3 (Pflicht): Einrichtung inkl. Lizenzen, Schnittstellen und Datenmigration, initiale Parametrisierung, Einführungsunterstützung und Träger-Einführungsschulung.

Optionale Bausteine:

Baustein 4: Online-Schulung KiTa-Personal (2-h-Einheit)Baustein 5: Grundpreis Dokumentation inkl. LizenzenBaustein 6: Grundpreis Portfolio inkl. LizenzenBaustein 7: StundensatzBaustein 8: Tagespauschalsatz (8 h)

Funktionale Anforderungen

Information: zielgruppenspezifische Inhalte für Personal, Leistungen, Konzept; pädagogisches Dashboard; Push-Benachrichtigungen; temporäre Hervorhebungen; Lesebestätigungen; Veröffentlichungs- und Ablaufdaten; nachträgliche Editierbarkeit.

Kommunikation: Abwesenheitsmeldungen durch Eltern (Krankheit, Urlaub), Abholinformationen, KiTa-Personal-Eintragungen, Messenger zwischen Eltern und KiTa (keine freien Elternchats), Push-Benachrichtigungen, Lesebestätigungen.

Organisation – Kalender: zielgruppenspezifische Termine, Terminserien, Push-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Teilnahmerückmeldungen, Export, nachträgliche Editierbarkeit, ICS-Import.

Organisation – Abfragen: öffentliche/anonyme Elternabfragen, Push-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Rücklaufübersicht, Export, Antwortlöschung durch Nutzende, Vertretungsfunktion.

Gruppenbuch / Kind-Profil / Dokumentation: digitales Gruppenbuch, Anwesenheitsliste, Betreuungszeiten-Abgleich, Kinderprofile (Notfallkontakte, Allergien, Abholberechtigte), Portfolio/Entwicklungsbögen, digitale Einverständniserklärungen, Erinnerungsfunktion, Datenexport.

Weitere Organisation: Wochenplanung, interne Aktivitätsplanung, „Share Space" für Dateien, Corporate Design Aachen, Wiedervorlagen, Suchfunktion.

Administration und Schnittstellen

Administration: Flexgruppen, rollenbasiertes Berechtigungssystem mit Standard-/Admin-Rollen, kostenrelevante Zusatzleistungen, variable Zuordnung Kinder/Eltern, Deaktivierbarkeit von Modulen/Funktionalitäten.

Schnittstellen (Pflicht/Optional):

Little Bird (KiTa-/Kinder-/Eltern-/Vertragsdaten)kitafino (Essensbestellung)KiTa-Personalverwaltungnscale (Dokumentenmanagementsystem)CSV/XLSX-Import/ExportAltdatenübernahme aus dem bestehenden Kita-KompassXML/JSON-Datenübermittlung

Hardware: Die Stadt Aachen stattet die KiTas frühzeitig mit der nötigen Hardware aus; die Kostenkalkulation muss die sukzessive Einführung berücksichtigen.

Technische Qualität, Verfügbarkeit und Support

Allgemeine Qualität: Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 Level AA und EN 301549; Geschlechtsneutralität; aktuelle Programmstände; Hosting durch den Anbieter; deutsche Sprache (Pflicht), Mehrsprachigkeit und Übersetzungsfunktion (Kann).

Erreichbarkeit: Mindestverfügbarkeit 99 % je Kalendermonat und 360 Tage/Jahr; 24/7-Betrieb; Kernbetriebszeit werktags 6–21 Uhr; max. Ausfallzeiten 88 h/Jahr und 8 h/Monat; Reaktionszeiten je nach Störungsschwere (30 min bis 48 h); Wartungsankündigung mit 2 Wochen Vorlauf; Android ab Version 8, iOS ab Version 15; Browser-Zugriff ohne Plugins.

Support: Inhouse-Support bevorzugt; Service Desk 24/7/365; Supportzeit werktags 9–16 Uhr; kostenlose Hotline; deutsche Sprache; deutschsprachige Schulungsunterlagen; Änderungsprotokoll bei Updates; Nutzungsstatistik; Einführungsschulung für den Träger; Unterstützung bei Anwenderschulungen.

Datenschutz, Datensicherheit und Kinderschutz

Konformität mit DS-GVO und BDSGServerstandort EU bzw. sicherer Drittstaat (bevorzugt Deutschland)Geheimhaltung und Datenschutz-FolgenabschätzungTechnische Absicherung und Passwortrichtlinie der Stadt AachenLöschkonzept und Datenhoheit der Stadt AachenAusschluss von Eigenverarbeitung, Tracking und WerbungErfüllung der BSI-Checkliste Cloud-Computing (Anlage 3)2-Faktor-AuthentifizierungZentrales Stammdatenmanagement, Datensicherung und TestsystemDigitale Archive/Historie und Audit-Tabellen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB): Keine rechtskräftige Verurteilung wegen u.a. Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug gegen EU- oder öffentliche Haushalte, Bestechung/Bestechlichkeit, Bestechung von Mandatsträgern und ausländischen Abgeordneten, Menschenhandel. Ebenso Verstoß gegen Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB): u.a. Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, schwere Verfehlungen, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung durch Verfahrensvorbereitung, mangelhafte frühere Auftragserfüllung, Täuschung oder unzulässige Einflussnahme.

Bieter müssen diese Anforderungen über die Eigenerklärung gemäß §§ 123, 124 GWB nachweisen.

Mindestanforderungen an das Unternehmen

Alle nachfolgenden Punkte sind zwingende Mindestanforderungen – Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren:

Personalstärke: mind. 10 fest angestellte MitarbeitendeIT-Personal: davon mind. 4 fest angestellte Personen in Entwicklung/Programmierung mit entsprechender QualifikationProdukterfahrung: bestehendes KiTa-spezifisches Produkt seit mind. 3 Jahren (bzw. seit 2023)Referenzkunden: mind. 3 vergleichbare Referenzkunden in den letzten 3 Jahren (bzw. seit 2023), insbesondere hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen (z.B. KiBiz)Nutzendenbasis: mind. 21.000 registrierte aktive GesamtnutzendeWeiterentwicklung: mind. 4 Updates pro Jahr sowie mind. halbjährliche Weiterentwicklung in den letzten 3 JahrenIT-Sicherheit: Erfüllung der BSI-Checkliste Cloud-Computing (Anlage 3)Unterlagen: ausgefüllter Teilnahmeantrag, Eigenerklärung §§ 123/124 GWB, Handelsregisterauszug, Unternehmensdarstellung, Personalbestätigung, Geheimhaltungsverpflichtung (Anlage 4)

Weitere verfahrensbezogene Anforderungen

Nebenangebote: nicht zugelassenSicherheitsleistungen: keine gefordertZahlungsbedingungen: gemäß VOL/B und ZVBKostentragung: keine Übernahme von Kosten für Angebotserstellung, Präsentation oder Testversion durch die Stadt AachenVertrag: EVB-IT Cloud Vertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026)Hinweis Leitfabrikat: Einzelne Positionen können gem. § 23 Abs. 5 UVgO / § 31 Abs. 6 VgV ausnahmsweise Markenvorgaben enthaltenBietereigene AGB: gelten nicht, soweit sie von städtischen Bedingungen abweichen
Referenzprojekte
mind. 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (bzw. seit 2023)Volumen: nicht spezifiziert

Mindestens 3 vergleichbare Referenzkunden aus den letzten 3 Jahren (bzw. seit 2023), insbesondere hinsichtlich Trägergröße und Förderung nach Landesbildungsgesetzen (z.B. KiBiz)

Umfang/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, Auftraggeber mit Adressdaten, Trägergröße (Anzahl Einrichtungen + Gesamtzahl KiTa-Plätze); auf Anforderung: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Auftrags-/Rechnungs-/Kundennummer

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Teilnahmeantrag – Formales
Eignung – Unternehmensdarstellung
Eignung – Referenzen
Eignung – Produkt & Entwicklung
Eignung – IT-Sicherheit & Geheimhaltung
Fragen & Klärung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Ort
52058 Aachen, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
52058 Aachen
Nordrhein-Westfalen

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