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Personal- und Organisationsamt: Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern

Stadt Schweinfurt | Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer NordbayernSchweinfurt, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Schweinfurt und die Hospitalstiftung Schweinfurt schreiben eine Rahmenvereinbarung über das Dienstrad-Leasing aus. Über die nächsten 4 Jahre (ab 01.10.2026) können Beschäftigte Fahrräder und Pedelecs im Wert von 750 € bis 7.000 € leasen – finanziert per Entgeltumwandlung.

Was der Auftragnehmer alles liefern muss:

Leasing der Fahrräder (über einen Leasinggeber mit Erlaubnis nach § 32 KWG)Vollkaskoversicherung ohne SelbstbeteiligungWartung & jährliche Inspektion über ein großes HändlernetzOnline-Plattform für Bestellung & Abwicklung mit Schnittstelle zur PersonalstelleIT-Sicherheit nach BSI-Standard (ISO 27001)Störfallmanagement (Freistellung bis 12 Monate bei Krankheit, Elternzeit etc.)Mobilitätsgarantie mit Pannenhilfe

Rahmen: Bis zu 430 Einzelleasingverträge, Einzelleasing-Laufzeit 36 Monate. Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Plattform meinauftrag.rib.de eingereicht.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 27. August 2026
Termin / FristAUG2023 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Referenzzeitraum1. Mai 2021 – 1. Mai 2026
Veröffentlichung23. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist24. Aug. 2026
Angebotsfrist27. Aug. 2026
Angebotsöffnung27. Aug. 2026
Bindefrist27. Aug. – 18. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Okt. 2026
Rahmenvertrag Laufzeit1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2030
Einzelleasingvertrag-Laufzeitca. 1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2029
Gewährleistungca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2028
Aufbewahrungspflichtca. 30. Sep. 2030 – 30. Sep. 2040bis 2040
Verlängerung 11. Okt. 2030 – 31. März 2031
Verlängerung 21. Apr. – 30. Sep. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode3 Kriterien
  • Konzept zur Organisation und Kommunikation40%

    Darstellung und Erläuterung der wesentlichen Maßnahmen in organisatorischer und kommunikativer Hinsicht zur Einhaltung der vertraglichen Vorgaben. Bewertung nach umgekehrtem Schulnotensystem (100-600 Punkte).

  • Konzept zur Realisierung eines digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses sowie einer IT-Schnittstelle60%

    Darstellung der technischen Maßnahmen zur Realisierung des digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses mit IT-Schnittstelle: Schritte zur Einführung, technische Herausforderungen, Ausfallsicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz (DSGVO/Pflichtenheft), Unterstützung der Sachbearbeiter. Bewertung nach umgekehrtem Schulnotensystem (100-600 Punkte).

Z = L / P × 1000, wobei L = gewichteter Gesamtpunktwert (leistungsbezogene Kriterien, Bewertung 100-600 Punkte multipliziert mit Gewichtungsfaktor, Mindestpunktwert 300), P = Vergleichsgesamtpreis (brutto) aus Addition der Gesamtleasingraten für 8 Produktkategorien. Das Angebot mit dem höchsten Z erhält den Zuschlag. Bei Gleichstand entscheidet der höhere Gesamtpunktwert L, danach Losentscheid.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Bewertungsmethode (Einfache Richtwertmethode) und Formel Z=L/P×1000 sind vollständig dokumentiert. Die preisbezogenen Kriterien fließen ausschließlich über die Formel in die Wertung ein (kein separates Preiskriterium).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung von Fahrrädern und leasingfähigem Zubehör

Was geleast wird:

Neuwertige Fahrräder und Pedelecs (Nenndauerleistung ≤ 0,25 kW, Abschaltung bei 25 km/h) gem. § 63a StVZOLeasingfähiges Zubehör (fest verbunden, dem Schutz dienend): Licht, Pedale, Getränkehalter, Gepäckträger, Akkus für E-Bikes, Klingeln, Fahrradschlösser, HelmeNicht leasingfähig: Satteltaschen, GetränkeflaschenPreisrahmen: 750 € bis 7.000 € brutto (inkl. leasingfähigem Zubehör)

Einzelleasing-Laufzeit: 36 Monate

Maximale Anzahl: 430 Einzelleasingverträge über die Gesamtlaufzeit

Händlernetz:

Mindestens 3 Fahrradfachhändler/-Filialen direkt im Stadt-/Landkreis SchweinfurtMindestens 40 Händler im Umkreis von 40 km LuftlinieMindestens 100 Online-Fahrradfachhändler

Onlineplattform & digitaler Bestellprozess

Bereitstellung und Betrieb einer Onlineplattform (während der gesamten Rahmenvereinbarungs-Laufzeit):

Digitaler Bestell- und Abwicklungsprozess (vollständig elektronisch)Online-Rechner zur Prüfung der wirtschaftlichen VorteilhaftigkeitBranding nach Wünschen der Auftraggeber (auftraggeberspezifische Website)Barrierefrei gem. §§ 1–3 BayEGovVElektronisches Berichtswesen (Teilnehmerzahl, Preissegmente, Fahrradtypen, Vertriebswege, Standorte)Störfall- und Schadensabwicklung online

IT-Schnittstelle zur Personal-/Abrechnungsstelle:

Authentifizierung via JWT-Token aus dem MitarbeiterportalVerschlüsselte Datenübertragung (z.B. S/MIME, PGP, OpenPGP)Gesicherter Cloud-Speicher oder WebserviceElektronische Sammelrechnungen (CSV oder vergleichbar)IT-Sicherheit: ISO/IEC 27001:2022 Zertifizierung erforderlich, BSI IT-Grundschutz, Pentest alle 2 Jahre nach OWASP Top Ten, HTTPS Port 443, Verschlüsselung nach TR-02102

Versicherungs- und Mobilitätsleistungen

Vollkaskoversicherung (ohne Nachtklausel, ohne Selbstbeteiligung, Bagatellgrenze max. 100 €, Schutz bundesweit):

Diebstahl/Raub/VandalismusVerschleiß, Konstruktions-/Produktions-/Materialfehler, BedienungsfehlerVerkehrsunfall/Sturz, Schäden an Akkus/ElektronikNaturereignisse (Sturm, Hagel, Überschwemmung, Lawinen, Erdrutsche, Brand, Blitzschlag)

Mobilitätsgarantie:

24h-NotfallhotlineAbschleppservice / PannenhilfeAb 10 km Luftlinie: Weiter-/Rückfahrt oder Ersatzfahrrad (max. 30 €/Tag)

Störfallmanagement

Freistellung der Auftraggeber von Leasingraten bis zu 12 Monate bei:

Krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit ab der 7. Woche(Dauerhafter) Dienst-/ErwerbsunfähigkeitRuhestandBeendigung des Arbeits-/Dienstverhältnisses (Kündigung, Entlassung, Aufhebungsvertrag, Tod)Elternzeit ohne TeilzeitbeschäftigungUnentgeltlicher Freistellung / Beurlaubung ohne BezügeVerlagerung des Wohn-/Dienstorts außerhalb Deutschlands

Serviceleistungen, Wartung und Support

Inspektion und Wartung:

Mindestens jährlich (gem. UVV, § 57 DGUV Vorschrift 70 / DGUV Grundsatz 314-003)Verschleißreparaturen ohne BudgetgrenzeMind. 3 Inspektionen über 36 Monate Laufzeit

Hotlines (08:00–16:00 Uhr Mo–Fr, bundeseinheitliche Feiertage ausgenommen):

Für berechtigte Beschäftigte (Gewährleistung, Versicherung, allgemein)Für interessierte Beschäftigte (Beratung Fahrradauswahl & Finanzierung)Für Sachbearbeiter (technische Störungen, Abwicklung)Technische Störungsbeseitigung: binnen 48 Stunden

Persönlicher Ansprechpartner (Projektleitung):

Erreichbar 08:00–18:00 Uhr Mo–FrErsatz nur mit Zustimmung der Auftraggeber

Einführungsunterstützung

Bereitstellung von Informations- und MarketingmaterialGestaltung einer auftraggeberspezifischen Website / Branding im MitarbeiterportalOnlineschulung der PersonalverantwortlichenSupport für Sachbearbeiter und interessierte BeschäftigteAuftaktbesprechung spätestens 3 Wochen nach UnterzeichnungDetaillierter Zeit- und Ablaufplan spätestens 6 Wochen nach Unterzeichnung

Rahmenparameter und Verfahren

Rahmenvereinbarungs-Laufzeit: 48 Monate ab Zuschlagserteilung (geplant 01.10.2026 – 30.09.2030)

Verlängerungsoption: 2 × 6 Monate zugunsten der Auftraggeber

Go-Live: Spätestens 01.10.2026 (Bereitstellung der ersten Fahrräder)

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb mit Höchstzahl 1 Teilnehmer

Produktkategorien für die Preisbildung (UVP brutto):

Fahrrad 1: 750 €Fahrrad 2: 1.000 €Fahrrad 3: 1.500 €Fahrrad 4: 1.750 €Fahrrad 5: 2.500 €Fahrrad 6: 3.250 €Fahrrad 7: 5.500 €Fahrrad 8: 7.000 €

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Eignung und Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (zwingende/fakultative Ausschlussgründe). Selbstreinigungsmaßnahmen gem. § 125 GWB sind möglich und mit dem Angebot einzureichen.

Prüfung auch:

Bezug zu Russland (Art. 5k VO (EU) 833/2014) – Ausschluss bei > 50 % russischer Beteiligung oder Einbeziehung als Unterauftragnehmer > 10 % des AuftragswertsEU-Sanktionen (Art. 2 VO (EU) 269/2014) – keine Eintragung in Anhang I

Keine Verurteilungen/Festsetzungen wegen Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel u.a.

Berufsrechtliche Voraussetzungen

Erlaubnis für Finanzierungsleasing:

Schriftliche Erlaubnis der Aufsichtsbehörde nach § 32 KWG zur Erbringung von Finanzierungsleasing gem. § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG (in Kopie)Gilt für den Leasinggeber (oder Bietergemeinschafts-Mitglied)Der Dienstleister kann Vermerk 'nicht einschlägig – Nachweis erfolgt durch [Leasinggeber]' eintragen

Für Nachunternehmer: Eintragung in Berufs-/Handelsregister oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung nach jeweiligen Rechtsvorschriften des Staates

Handelsregisterauszug: nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung (Scan des Originals zulässig)

Gewerberechtliche Voraussetzungen: durch Bieter oder Dritte (mit Beiblatt) zu erfüllen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Präqualifikation empfohlen: Eintragung im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (amtlichesverzeichnis.ihk.de) für Liefer- und Dienstleistungsbereich; Zertifikatsnummer und Zugangscode im AngebotOder: Erklärungsformular nach § 46 VgVUmsatzerklärung im Tätigkeitsbereich (Bereitstellung Fahrräder im Wege Leasings inkl. Versicherung und Serviceleistungen) für die letzten 3 Geschäftsjahre vor Veröffentlichung (2023-2025 oder 2022-2024)Kein Mindestumsatz vorgegebenBilanzen/Bilanzauszüge auf Anforderung für die letzten 2 GeschäftsjahreHaftpflichtversicherung: gültige Police oder verbindliche Zusage zur Anpassung im Beauftragungsfall

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte im Zeitraum 01.05.2021 bis 01.05.2026 (siehe reference_projects).

Projektleitung:

Angabe zum Projektleiter und stellvertretenden Projektleiter (Name, Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen, Berufsstand, Berufserfahrung)Persönlicher Ansprechpartner Erreichbarkeit 08:00–18:00 Uhr Mo–Fr

Beschäftigtenzahl: Jährlicher Mittelwert 2023-2025 (Geschäftsführer, Angestellte, Freie Mitarbeiter)

IT-Sicherheitsfähigkeit:

ISO/IEC 27001:2022 Zertifizierung (vor Umsetzung nachzuweisen)Einhaltung BSI IT-Grundschutz-KompendiumPentest alle 2 Jahre nach OWASP Top TenVerschlüsselung gem. BSI TR-02102

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften:

ZugelassenErklärung gem. § 53 Abs. 9 VgV mit bevollmächtigtem Vertreter und gesamtschuldnerischer HaftungJedes Mitglied muss Eignungsnachweise einzeln erbringenMitglieder werden mit der Summe ihrer Beiträge zur Eignung beurteiltKeine Mehrfachbeteiligungen (Einzelbieter + Mitglied einer BG oder mehrfache Mitgliedschaft)Der Leasinggeber kann auf Referenzen des Dienstleisters verweisen

Unterauftragnehmer / Eignungsleihe:

Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers/Dritten (Formblatt VI) einzureichenBei Eignungsleihe: zwingend mit Angebot einzureichenFür wesentliche Leistungsteile: Eignungsnachweise des Unterauftragnehmers erforderlichEinsatz von Nachunternehmern nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Auftraggeber, 1 Monat Vorlaufzeit bei Wechsel
Referenzprojekte
Mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: 01.05.2021 bis einschließlich 01.05.2026 (wirksamer Vertrag + tatsächliche Leistungserbringung)Volumen: Jede Referenz: > 1.000 Beschäftigte im Leasingangebot, > 200 Überlassungen

Fahrradleasing-Angebot für mehr als 1.000 Beschäftigte, mit mehr als 200 Überlassungen, digitaler Bestellprozess (Onlineplattform + Schnittstelle zur Personalstelle), Unterstützungsleistungen (Marketing, Website, Schulungen, Support), Versicherungsschutz/Störfallmanagement, jährliche Wartung/Inspektion über Vertragspartnernetz

Mindestens 1 Referenz muss für öffentlichen Auftraggeber (§ 99 GWB) oder Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) erbracht worden sein. Pflichtangaben je Referenz: Projektbezeichnung, Auftraggeber (Art + Anschrift), Ansprechpartner, Projektleiter, Leistungsbeschreibung, Umfang (>1.000 / >200), Vertragsschluss + Laufzeit.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 34%11+ · 34%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Pflicht-Formblätter & Verträge
Konzepte (NICHT nachreichbar)
Preisblatt
Eignung & Referenzen (Teil C Erklärungsformular)
Elektronische Einreichung

Verlauf dieser Vergabe

4 Bekanntmachungen
  1. 25.10.2026Vergabebekanntmachung

    Zuschlag erteilt am 19.10.2026

  2. 23.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 11.08.2026 → 27.08.2026
    • Frist für Fragen: 10.08.2026 → 24.08.2026
  3. 09.07.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 20.08.2026 → 11.08.2026
    • Frist für Fragen: 17.08.2026 → 10.08.2026
  4. 09.07.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Schweinfurt | Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Anschrift
97421 Schweinfurt
Ort
97421 Schweinfurt
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
97421 Schweinfurt
Bayern

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