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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Pfortendienst Zeughausstraße

Bezirksregierung Köln | Vergabekammer WestfalenKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Bezirksregierung Köln schreibt im offenen Verfahren die Erbringung von Pforten-, Wach- und Empfangsdiensten an ihrem Dienstgebäude in der Zeughausstraße 2–8, 50667 Köln aus.

Was zu tun ist:

An der Hauptpforte und der Autopforte den Personen- und Fahrzeugverkehr kontrollieren, Besucher empfangen und Auskunft geben, Schlüssel verwalten, Zugänge öffnen/schließen, Sicherheitstechnik (Video, Beleuchtung, Türsteuerung) bedienen und überwachen.Außerhalb der Telefonzentralen-Dienstzeiten (15–20 Uhr) Telefonate vermitteln.Eine mobile Sicherheitskraft für Unterstützung und Pausenvertretung an beiden Pforten einsetzen.Auf Anforderung des Auftraggebers auch am Wochenende, an Feiertagen und nachts zusätzliches Personal stellen (max. 5 Kräfte gleichzeitig, Vorlauf 48 h).

Wichtige Fristen:

Rückfragen bis 16.10.2026, 23:59 UhrAngebotsabgabe bis 27.10.2026, 12:00 Uhr über den Vergabemarktplatz NRW (evergabe.nrw.de)Bindefrist des Angebots: 49 Tage

Vertragsdauer: 01.01.2027 – 31.12.2028 (24 Monate), mit Option auf zwei einjährige Verlängerungen bis 31.12.2030.

Vergabe-Nr.: 2026-094 | Geschäftszeichen: 12-ZV-2026-094

Wichtig zu wissen: Bieter benötigen eine Erlaubnis nach § 34a GewO, müssen Referenzen vergleichbarer Pforten-/Sicherheitsdienste nachweisen, ein Personal- und Vertretungskonzept vorlegen und ein ISO-9001-Zertifikat (oder gleichwertig) haben.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 27. Oktober 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Referenzzeitraum31. Aug. 2026
Veröffentlichung27. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist16. Okt. 2026
Angebotsfrist27. Okt. 2026
Bindefrist27. Okt. – 15. Dez. 2026
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Verlängerung max.31. Dez. 2030
Vorlage PersonalienDatum offenPersonalangaben (Name, Geburtsdatum etc.) sind 14 Tage vor Arbeitsbeginn vorzulegen.
Einweisung des PersonalsDatum offen6-stündige Einweisung des Personals vor Ausführungsbeginn, ohne gesonderte Vergütung.
ZahlungszielDatum offenRechnungen sind 30 Tage nach Eingang prüfbarer Rechnung zu begleichen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Wertungspreis50%

    Bewertet wird der im Preisblatt (Feld D15) berechnete Wertungspreis. Niedrigster Wertungspreis erhält 10 Punkte, Angebote mit 100% oder mehr über dem niedrigsten Wertungspreis erhalten 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Multiplikation der Punkte mit Gewichtung 50%.

  • Erfahrungen der vorgesehenen Objektleitung15%

    Bewertet wird die Dauer einschlägiger Erfahrungen der benannten Objektleitung anhand von Referenzaufträgen aus den letzten fünf Jahren (Leitung von Pforten- und Sicherheitsdienst bei vergleichbaren Sicherheitsdienstleistungen in Gebäuden mit regelmäßigem Publikumsverkehr). Bepunktion von 0 (<1 Jahr, Ausschluss) bis 10 (>5 Jahre). Mindestens einjährige Erfahrung ist Mindestanforderung.

  • Personal- und Vertretungskonzept35%

    Bewertet wird das vom Bieter vorzulegende Konzept zur Sicherstellung der Leistungserbringung bei kurzfristigen und längeren Personalausfällen sowie zur kurzfristigen Bereitstellung zusätzlichen Personals. Bewertet werden Vollständigkeit, Plausibilität, Strukturiertheit, fachliche Vertretbarkeit und Detaillierung. Bepunktion von 0 (nicht fach- und anforderungsgerecht) bis 10 (herausragend).

Wertungspreis: Niedrigster Wertungspreis erhält 10 Punkte; Angebote mit 100% oder mehr über dem niedrigsten Wertungspreis erhalten 0 Punkte; dazwischen lineare Interpolation. Die Punktzahl wird mit der Gewichtung (50%) multipliziert. Leistungsbezogene Kriterien: erreichte Punkte (0-10) werden mit der jeweiligen Gewichtung (15% bzw. 35%) multipliziert. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind im Bewertungsverfahren (Zuschlagskriterien).pdf vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Standorte und Betriebszeiten

Hauptpforte: Mo–Fr 05:30–20:30 Uhr

Autopforte: Mo–Fr 05:30–20:30 Uhr

Mobile Sicherheitskraft: Mo–Fr 06:00–18:30 Uhr (Unterstützung und Pausenvertretung an beiden Pforten)

Besondere Spitzen: Starkes Besucheraufkommen an zwei Wochentagen 7–15 Uhr an der Hauptpforte; hoher Kontrollaufwand an der Autopforte zum Dienstbeginn (ca. 6:30–10 Uhr).

Aufgaben an beiden Pforten (Haupt- und Autopforte)

Zutrittskontrolle für Personen- und Fahrzeugverkehr (an der Autopforte zusätzlich Kontrolle der Dienstausweise der Beschäftigten)Besucherbetreuung und AuskunftserteilungSchlüsselverwaltung inkl. Führung des SchlüsseltagebuchsÖffnung und Verschluss der Zugänge zu den DienstgebäudenBedienung und Überwachung der installierten Sicherheitseinrichtungen (Videoüberwachung, Beleuchtung, Türsteuerung)WachbuchführungGgf. Post- und PaketannahmeParkraumüberwachungOrganisation personeller Sicherheitsmaßnahmen bei technischen StörungenGgf. Nachtbewachung

An der Hauptpforte zusätzlich: Telefonvermittlung außerhalb der Dienstzeiten der Telefonzentrale (15–20 Uhr).

Optionale Zusatzleistungen

Auf Anweisung des Auftraggebers können zusätzlich an Wochenenden, Feiertagen und nachts weitere Kräfte eingesetzt werden – maximal 5 Kräfte gleichzeitig, Vorlaufzeit 48 Stunden. Abrechnung über die im Preisblatt angegebenen Stundenverrechnungssätze.

Vertragszeitraum und Optionen

Vertragsbeginn: 01.01.2027

Vertragsende (Grundlaufzeit): 31.12.2028 (24 Monate)

Verlängerungsoption: bis zu 2 × 1 Jahr (letztmögliches Ende 31.12.2030). Der Auftraggeber behält sich vor, die Autopforte-Leistung mit 3 Monaten Vorlauf zu reduzieren.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Handelsregisterauszug (oder vergleichbares Register des Herkunftslandes), nicht älter als 6 Monate bezogen auf das Ende der AngebotsfristErlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes gemäß § 34a GewO (ausländische Bieter: gleichwertige Bescheinigung)

Ausschlussgründe

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (Formular 521 EU). Dazu zählen u. a.: rechtskräftige Verurteilungen nach OWiG/StGB, Verstoß gegen Steuer-/Sozialabgabenpflichten, Insolvenz, schwere Verfehlung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre(Nachforderung gemäß § 56 VgV möglich)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 5 Jahren über vergleichbare Pforten-/Sicherheitsdienstleistungen in Gebäude mit Publikumsverkehr (mind. 6 Monate hauptverantwortlich mit eigenem Personal)Mitarbeiterzahlen der letzten 3 GeschäftsjahreAnzahl festangestellter Mitarbeiter mit Sachkunde § 34a GewO und bestandener Zuverlässigkeitsüberprüfung zum Zeitpunkt der AngebotsabgabeISO 9001-Zertifikat (oder gleichwertig, von akkreditierter Stelle); bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied; bei Unterauftragnehmern ebenfalls erforderlichBenennung einer Objektleitung mit mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Leitung vergleichbarer BewachungsdienstleistungenFormular 534a/534b nur bei Inanspruchnahme von Eignungsleihe

Anforderungen an das eingesetzte Personal

Persönliche Zuverlässigkeit: guter Leumund, keine VorstrafenKörperliche und geistige Eignung für den WachdienstDeutschkenntnisse mindestens B2 (GER) oder gleichwertig (Muttersprachler ausgenommen)Selbstständige Abwicklung von Vorgängen (Besuchskontrolle, Wachbuch, Meldungen)Gepflegtes Erscheinungsbild und gute UmgangsformenGültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis (nicht-EU-Ausländer)Nachweis sozialversicherungspflichtiger BeschäftigungFührungszeugnis im Original vor EinsatzVerpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage 7)Personalfragebogen (Anlage 6) je eingesetzter KraftHaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungen: Personenschäden 3.500.000 €, Sachschäden 1.500.000 €, Schlüsselverlust 350.000 € pro Schadensfall

Russland-Sanktionen (Art. 5k EU-VO 833/2014)

Bieter dürfen keine russische Staatsangehörigkeit haben, nicht in Russland niedergelassen sein, keine mehrheitlich russisch gehaltenen Anteile (>50 %) aufweisen und nicht im Auftrag russischer Personen/Unternehmen handeln. Gleiches gilt für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % des Auftragswerts sowie für Eignungsleiher.

Sprache und Form der Angebotsabgabe

Angebotssprache: Deutsch. Abgabe elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW (Bietertool, evergabe.nrw.de).

Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (bis 31.08.2026)Volumen: nicht beziffert; Mindestdauer 6 Monate hauptverantwortlich mit eigenem Personal

Pforten- und Sicherheitsdienst in einem Gebäude mit regelmäßigem Publikumsverkehr (mindestens während der üblichen Geschäftszeiten)

Hauptauftragnehmer mit eigenem Personal (kein Nachunternehmer eines anderen Sicherheitsdienstleisters). Pro Referenz: Bezeichnung/Inhalt des Auftrags, Leistungsbeschreibung (Besetzung Pforte, Personenkontrolle, Objektrundgänge etc.), Ausführungszeitraum, Anzahl Mitarbeiter pro Schicht, Größe/Verwendungszweck des Objekts, vertragliche Bindung, Auftraggeber mit Kontaktdaten (E-Mail, Telefon).

mindestens 1 Jahr Erfahrung (bis zu 3 Referenzen im Formular, weitere möglich) ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre

Erfahrung der benannten Objektleitung: Leitung des Pforten- und Sicherheitsdienstes bei vergleichbaren Sicherheitsdienstleistungen in Gebäude mit Publikumsverkehr

Benannte Person war als Objektleiter tätig; pro Referenz: Bezeichnung/Inhalt des Auftrags, gesichertes Objekt, Leistungsbeschreibung, Tätigkeitszeitraum als Objektleiter, Auftragswert (netto), Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Kontaktdaten.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Hohe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 15%4–10 · 26%11+ · 59%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Formulare und Eigenerklärungen (Pflichtbestandteile)
Eignungsnachweise (Befähigung, wirtschaftlich, technisch)
Inhaltliches Angebot und Konzepte
Optionale Angaben
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bezirksregierung Köln | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
50667 Köln
Ort
50667 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.brk.nrw.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
50667 Köln
Nordrhein-Westfalen

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