Postdienstleistungen

Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW | Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Kaarst, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 21. September 2026

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW) schreibt einen Rahmenvertrag für Postdienstleistungen aus.

Was zu tun ist:

Abholung, Beförderung und Zustellung von Briefsendungen (ca. 25 Mio. Stück pro Jahr, Tagesspitzen bis ca. 1 Mio.)Werktägliche Abholung (Mo–Fr) in 41564 KaarstZusatzleistungen wie Einwurfeinschreiben und Übergabe-EinschreibenDigitale Sendungsverfolgung über die gesamte LaufzeitRückübermittlung an den Absender bei Nichtzustellbarkeit

Wichtige Fristen:

Angebotsabgabe bis 22.10.2026, 23:59 UhrVertragsbeginn 04.01.2027, Laufzeit 2 Jahre, optionale Verlängerung bis maximal 04.01.2031

Was mit dem Angebot einzureichen ist: Eigenerklärungen (u. a. Referenzen, Eignung, Sanktionen, Unterauftragnehmer), Kostenblatt, fünf Konzepte (Reklamation, Schulung, Umwelt, Abrechnung, Logistik) – ausschließlich elektronisch über www.evergabe.nrw.de.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Termin / FristOKT2023 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT

Referenzzeitraum1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025

Veröffentlichung21. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist9. Okt. 2026

Angebotsfrist22. Okt. 2026

Bindefrist22. Okt. – 2. Dez. 2026

Zuschlag2. Dez. 2026

Vertragsbeginn4. Jan. 2027

Probezeit4. Jan. – 3. Juli 2027

Vertragslaufzeit4. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028

Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029

Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030

Vertragsende (max.)ca. 31. Dez. 2030

Zertifizierungs-NachforderungDatum offen6 Tage nach Aufforderung durch den Auftraggeber: Nachreichung von Zertifizierungen (z.B. DIN EN ISO 9001/14001, DIN EN 13850).

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Gesamtsumme brutto pro Jahr40%
Angebotspreis als Gesamtsumme brutto pro Jahr, max. 400 Punkte, Bewertung über Punktabzugsformel
Konzepte zur Erbringung der Leistung60%
Ausformulierte Konzepte (zusammen max. 250 DIN-A4-Seiten), max. 600 Punkte. Die Bewertung erfolgt über die Unterkriterien.

Preiswertung: Das Angebot mit der niedrigsten Gesamtsumme brutto pro Jahr erhält 400 Punkte. Andere Angebote erhalten Punktabzug = (Gesamtkostendifferenz zum Bestbieter x 400) : Gesamtkosten Bestbieter. Konzepte werden nach Bewertungsstufen mit Punkten bewertet (z.B. Reklamationsabwicklung: 100/75/50/25/1; Umweltaspekte: 150/110/70/30/1; Logistik- und Transportkonzept: 250/180/110/40/1). Die Konzepte ergeben zusammen max. 600 Punkte, Gesamt max. 1000 Punkte.

KI-Hinweis: Gewichtungen (40 % Preis, 60 % Konzepte) und Punkteskalen sind vollständig in Teil D.1 und der Aufforderung angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Abholung und Bereitstellung durch den Auftraggeber

Abholort: RZF NRW, Helmut-Kohl-Ring 8–12, 41564 KaarstAbholzeit: werktags (Mo–Fr), 13:30–14:00 UhrDie Sendungen werden vom Auftraggeber adressiert, frankiert, kuvertiert und nach Leitregionen sortiert in gelabelten Transportbehältern (Infoträgern) bereitgestelltDV-Frankierung mit POSY-OutputfactorySendungen sind grundsätzlich maschinenlesbar beschriftet

Beförderung und Zustellung

Beförderung der Briefsendungen (national und international)Zustellung an den Empfänger mindestens gemäß § 18 Abs. 1 PostG, an allen WerktagenSendungen verschiedener Größen: Standard (bis 20 g), Kompakt (bis 50 g), Groß (bis 1.000 g), Maxi (bis 2.000 g)Zusatzleistungen: Einwurfeinschreiben, Übergabe-Einschreiben mit und ohne RückscheinGeschätztes Aufkommen: ca. 25 Mio. Briefsendungen/Jahr (1–2 % Auslandsanteil), Tagesspitzen bis ca. 1 Mio., Höchstmenge über 4 Jahre: 120 Mio.

Sendungsverfolgung und Qualitätssicherung

Digitale Schnittstelle für Sendungsverfolgung von Einlieferung bis ZustellungZustellkräfte müssen einen Firmenausweis mit Lichtbild mitführenRegelmäßige Schulung des Personals; jährliche externe Laufzeitmessung auf Kosten des AuftragnehmersErfassungsbelege mindestens 12 Monate aufbewahrenRückscheine müssen innerhalb von 2 Tagen nach Zustellung zugeleitet werden

Rückübermittlung und Organisation

Bei Nichtzustellbarkeit: Rückübermittlung an den Absender (Oberfinanzdirektion, Finanzministerium oder Finanzamt)Benennung von Ansprechpartnern für Vertrieb und KundenserviceEinsatz von Nachunternehmern nur mit vorheriger Zustimmung des AuftraggebersSendungen dürfen bei der Deutschen Post AG oder einem vergleichbar geeigneten Dienstleister aufgeliefert werden, soweit keine Mehrkosten entstehen

Rahmenvertrag – Eckdaten

Vertragsbeginn: 04.01.2027Erstlaufzeit: 2 Jahre (bis 31.12.2028)Verlängerungsoption: bis maximal 2 weitere Jahre (Gesamtlaufzeit max. 4 Jahre, bis 04.01.2031)Probezeit: 6 Monate mit Kündigungsrecht von 1 Monat zum MonatsendeVergütung nach realem Beförderungsaufkommen; Auftraggeber strebt Umsatzsteuerfreiheit nach § 4 Nr. 11b UStG an

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Finanzielle und wirtschaftliche Eignung

Mindestumsatz: 27.450.000 € netto jährlich (Gesamtumsatz)Nachweis der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) – Gesamtumsatz sowie Umsatz mit vergleichbaren PostdienstleistungenBestehende Betriebshaftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. € Personen-/Sachschäden, 1 Mio. € Vermögensschäden

Fachliche Eignung und Referenzen

3 Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023–2025)Jede Referenz mit ununterbrochenem Leistungszeitraum von mindestens 1 JahrLeistungen müssen dem ausgeschriebenen Postdienstleistungsgegenstand entsprechenAuftraggeber darf Referenzansprechpartner kontaktieren

Personelle und organisatorische Eignung

Durchschnittliche Anzahl sozialversicherungspflichtig Beschäftigter für 2023, 2024 und 2025 (gesamt und leistungsbezogen)Zuverlässiges, fachkundiges Personal mit deutscher Sprachfähigkeit vor OrtKeine Beschäftigung von Personen ohne gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland

Zertifizierungen und Qualitätssicherung

Qualitätsmanagementsystem (z. B. DIN EN ISO 9001)Umweltmanagementsystem (z. B. DIN EN ISO 14001)Zertifizierung für postalische Dienstleistungen nach DIN EN 13850Nachweise auf Anforderung innerhalb von 6 Tagen vorzulegen

Rechtliche Voraussetzungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWBKein Verstoß gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz in den letzten 2 Jahren (Geldbuße > 2.500 €)Erfüllung der gewerberechtlichen VoraussetzungenKeine negativen Eintragungen im WettbewerbsregisterEintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur gemäß § 4 PostGEintragung im Handelsregister

Sanktionskonformität (Russland-Sanktionen)

Eigenerklärung gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014Weder Bieter noch wesentliche Unterauftragnehmer/Lieferanten (>10 % des Auftragswerts) mit russischer Staatsangehörigkeit, Niederlassung in Russland oder >50 % russischer BeteiligungKonformität während der gesamten Vertragslaufzeit sicherzustellen

Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Eignungsleihe gemäß § 47 VgV zulässig; bei Eignungsleihe muss Unterauftragnehmer bereits zur Angebotsabgabe benannt werdenUnterauftragnehmer müssen leistungsfähig und fachkundig sein und dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB aufweisenAuftraggeber behält Überprüfung vor

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: 2023–2025, je Referenz ununterbrochener Leistungszeitraum von mindestens 1 JahrVolumen: keine zwingende Mindestmenge; vergleichbarer Umfang nur relevant, wenn nur Botendienste/Kleinstaufträge nachgewiesen werden

3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025), Postdienstleistungen

Leistungen müssen dem ausgeschriebenen Postdienstleistungsgegenstand entsprechen; Anlage E.1 verwenden; Auftraggeber darf Referenzansprechpartner kontaktieren

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 72%4–10 · 27%11+ · 1%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt

Angebotsformulare

Eignungsnachweise (Teil E)

Konzepte (Bewertung 60 %)

Formale Nachweise

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW | Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

41564 Kaarst

Ort

41564 Kaarst

Kategorie

Nordrhein-Westfalen

Veröffentlicht

21. September 2026

Angebotsfrist

22. Oktober 2026

Auftraggeber-Website

www.finanzverwaltung.nrw.de/de/willkommen-im-rzf ↗