Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenÖffentliche Ausschreibung der Landeshauptstadt Mainz (Eigenbetrieb Kommunale Datenzentrale Mainz) über eine Rahmenvereinbarung zur Produktion (Druck, Kuvertierung, Auflieferung) von Wahl- und Abstimmungsbenachrichtigungen für den Zeitraum vom 01.01.2027 bis 31.12.2030.
Was zu tun ist:
Druck, Kuvertierung und versandfertige Bereitstellung der Benachrichtigungen übernehmenVerschlüsselte Wahldaten (CSV) vom Auftraggeber verarbeitenMaterial (Briefbogen, Versandhülle) nach Spezifikation beschaffenÜbergabe an einen Beförderungsdienstleister organisieren
Mengengerüst: Mindestmenge 320.000 Stück, geschätzt ca. 10 Mio. Stück, maximal 15 Mio. Stück über die Laufzeit. Eine Öffnungsklausel erlaubt weiteren Kommunen in Rheinland-Pfalz den Beitritt.
Wichtige Fristen: Angebote müssen bis zum 08.09.2026 um 10:30 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform subreport ELViS eingereicht werden. Vorarbeiten laufen bereits ab November 2026, die Produktion beginnt am 01.01.2027.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 23 Tage bis zur Angebotsfrist — 08. September 2026
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Rügefrist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Nachprüfungsantrag
Bindefrist
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vorarbeiten
Rahmenvertrag Laufzeit
Ausführungsbeginn
Produktionszeitraum je Wahl
Auflieferung Beförderungsdienstleister
Zustellung Benachrichtigungen
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode3 Kriterien
- Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015150%
Der Bieter soll nach DIN EN ISO 14001:2015 oder höher zertifiziert sein. Gültiger Zertifizierungsnachweis ist dem Angebot beizufügen.
- Zertifizierung nach DIN EN ISO 50001:2018150%
Der Bieter soll nach DIN EN ISO 50001:2018 oder höher zertifiziert sein. Gültiger Zertifizierungsnachweis ist dem Angebot beizufügen.
- Umweltschutz300%
Der Bieter stellt sein Umweltschutzkonzept bereit (max. 300 Punkte). Schwerpunkte: Maßnahmen zur Erreichung eines klimaneutralen Druckprozesses, Verwendung von Rohstoffen aus verantwortungsvollen Quellen (Blauer Engel), keine Verwendung mineralölhaltiger Farben und ökologisch bedenklicher Klebstoffe/Bindemittel, Produktion mit Wind-, Wasser- und/oder Sonnenstrom aus erneuerbaren Energien.
Einfache Richtwertmethode nach UfAB V, Version 2.0: Z = L / P, wobei L = Gesamtsumme der erreichten Leistungspunkte (max. 600 Punkte aus SOLL-Kriterien), P = Bruttobetrag (Wertungssumme). Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot (höchste Kennzahl Z) erhält den Zuschlag.
KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien sind grundsätzlich benannt (einfache Richtwertmethode nach UfAB V, Preis 50 GP, Qualität 50 GP); die genauen Bewertungsmaßstäbe innerhalb der SOLL-Kriterien (Punkteverteilung pro Umweltaspekt) sind im Kontext nicht detailliert beschrieben – die Vergabeunterlagen verweisen auf 'Details siehe Vergabeunterlagen'.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung Druck, Kuvertierung und Versandübergabe
Druck und Kuvertierung der Wahl- und Abstimmungsbenachrichtigungen nach den Vorgaben der KDZ Mainz (Auftraggeber).
Duplexdruck: Vorderseite = Benachrichtigung, Rückseite = Wahl-/AbstimmungsscheinantragElektronische Freimachung und Datamatrixcode (mit MBOM und Wählerverzeichnis-/Stimmbezirksnummer)Übergabe der fertig kuvertierten Sendungen an den Beförderungsdienstleister (derzeit Deutsche Post InHaus Services GmbH) oder – bei Bedarf – an eine Spedition
Beschaffung des Materials gemäß Spezifikation:
Briefbogen: 80 g/m², Volumen 1,3 (±0,2), DIN A4, Weißegrad ISO 80, Blauer Engel DE-UZ 14aVersandhülle: C6/C5 (114×229 mm), Fenster 45×90 mm, Weißegrad mind. ISO 70, schwarz bedruckt, Blauer Engel DE-UZ 14a
Datenübernahme und -verarbeitung
Übernahme verschlüsselter Wahldaten vom Auftraggeber im CSV-Format (UTF-8, Semikolon als Trennzeichen), verarbeitet über SFTP oder WebDAVSVerarbeitung gemäß Schnittstellenbeschreibung (HSH VOIS|MESO): Begleitdatei mit Druckparametern, Datendatei mit WahlberechtigtendatenSchutz vor CSV-Injection, Maskierung sensibler ZeichenAdresssortierung nach Wahlbezirken und Ort/StraßePersonalisierte Druckausgaben in den Formaten „Anschreiben" oder „Karte", inkl. Anrede, Namen, Adressdaten, Wahlbezirksinfo, BarrierefreiheitsangabenDruck personalisierter QR-Codes (mit Wahlschein-PIN) und Barcodes (ID_Post für Post-Retouren)Berücksichtigung von DPAG-Produktarten (0–7), Freimachungsvermerken und Retoure-ParameternVerarbeitung von Wahlrechten für Europawahl, Bundestagswahl, Landtagswahl, Kommunalwahlen, Bürgerentscheide, Stichwahlen, Ausländer-/Jugend-/Seniorenbeiratswahlen
Produktionskapazitäten und Zeitfenster pro Wahl
Vorarbeiten (Kapazitätsplanung, Druckvorlagen, Tests, Qualitätssicherungen): Anfang November 2026, Abschluss bis 04.12.2026Beginn Datenerstellung durch Auftraggeber: 46. Tag vor der WahlProduktionszeitraum je Wahl: ab 44. Tag vor der Wahl, spätestens 31. Tag vor der Wahl (10 Werktage)Sukzessive Auflieferung an Beförderungsdienstleister: ab 39. Tag vor der Wahl, spätestens 30. Tag vor der WahlZustellung aller Benachrichtigungen: spätestens 21. Tag vor der WahlProduktionskapazität je Flächenwahl: 3,5 Mio. Stück (inkl. 5% Makulatur) in max. 10 WerktagenBaulich getrennte Druck- und Kuvertierstraßen als RückfallebeneTägliche Statusmeldungen zum Produktionsverlauf an den AuftraggeberQualitätssicherung mit Testandruck (PDF mit Produktivdaten), Validierung und Freigabe durch den Auftraggeber
Mengengerüst und Wahlarten
Mindestabnahmemenge über die Laufzeit für alle RLP-Kommunen: 320.000 Stück (Flächenwahlen)Schätzmenge gesamt (Laufzeit 2027–2030): ca. 10 Mio. StückHöchstmenge gesamt (Laufzeit 2027–2030): 15 Mio. StückØ unterjährige Direktwahlen/Bürgerentscheide: ca. 670.000 Stück/Jahr
Abgedeckte Wahlarten:
Flächenwahlen (Kommunal-, Europa-, Bundestags-, ggf. Landtagswahlen)Direktwahlen (Einzel- und Kombiwahlen)Wahlen zu den Beiräten für Migration und IntegrationBürgerentscheide (Einzel- und Kombiabstimmungen)
Geltungsbereich: Landeshauptstadt Mainz; Öffnungsklausel für alle Kommunen in Rheinland-Pfalz.
Layout-Änderungen und Zusatzleistungen
Änderungen am Layout der Druckvorlagen für Direktwahlen, Beiratswahlen und Bürgerentscheide (Pauschale pro Änderung im Angebot einzutragen)Einholung von Speditionsangeboten (falls Beförderungsdienstleister nicht genutzt wird) und WeiterberechnungBeratungsleistungen und sonstige Dienstleistungen gemäß Anlage 2
Personal und Organisation
Einheitlicher Ansprechpartner mit Fachkunde im graphischen Gewerbe und Deutschkenntnissen ≥ C1Bereitschaft zu allen erforderlichen Abstimmungen über diesen AnsprechpartnerKommunikation mit dem Auftraggeber ausschließlich auf Deutsch
Datenschutz und Datenlöschung
Verarbeitung gemäß EU-DSGVO und LDSG Rheinland-PfalzErstellung eines Datenschutzkonzepts mit Darstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR-Staaten; jede Verlagerung in Drittländer bedarf vorheriger ZustimmungSichere, nachweisbare Löschung der Wahldaten nach Zweckerfüllung (Nachweis bei Rechnungsstellung)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Eignung
Angaben zu Unternehmensumsätzen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit diese Leistungen betreffen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sindNachweis einer Haftpflichtversicherung einer EU-Versicherungsgesellschaft; Aufrechterhaltung mindestens bis Ablauf der Mängelbeseitigungsansprüche (Mindestdeckungssummen gemäß ZVB-DL)
Fachliche Eignung (Personal)
Erklärung, dass dem Unternehmen die für die Ausführung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehenAngabe der Zahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter(innen) der letzten 3 JahreBenennung der für die Leitung vorgesehenen PersonEinheitlicher Ansprechpartner mit Fachkunde im graphischen Gewerbe und Deutschkenntnissen ≥ C1Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt (Mustererklärung 3): Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (ab 01.01.2026: 13,90 €/Stunde brutto) sowie zur sorgfältigen Auswahl von Nachunternehmen
Zulassung und rechtliche Eignung
Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der LeistungAngaben und Bescheinigung zur Eintragung in das Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenUnbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (auf Anforderung)Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und Unbedenklichkeitsbescheinigung (auf Anforderung)Keine Eröffnung/Beantragung eines Insolvenzverfahrens, keine LiquidationKeine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB; keine einschlägigen Verurteilungen oder Geldbußen in den letzten 2 Jahren
Referenzen
Drei Referenzkunden mit Produktionsleistungen für Wahl- oder AbstimmungsbenachrichtigungenMindestens 1,0 Mio. Stück je Referenz, produziert und versandfertig bereitgestellt innerhalb von 3 Werktagen nach ProduktionsfreigabeReferenzkunden müssen in Deutschland ansässig seinAnsprechpartner je Referenz (Name, Vorname, Position, Telefon, E-Mail) sowie Auftraggeber, Art der Leistung, Zeitraum und Auftragssumme
Technische Eignung und Zertifizierungen (MUSS)
Produktionsstandort in Deutschland (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer)Bestellter Datenschutzbeauftragter (§ 5 BDSG), physische Standortsicherheit, jederzeitiger Zugang für den AuftraggeberGültige Zertifizierung DIN EN ISO 9001:2015 (oder höher)Gültige Zertifizierung ISO/IEC 27001:2022 (oder höher)Baulich getrennte Druck- und Kuvertierstraßen als RückfallebeneNutzung der vorgegebenen Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen
Technische Eignung – Zertifizierungen und Umwelt (SOLL / wertungsrelevant)
Zertifizierung DIN EN ISO 14001:2015 (150 Punkte)Zertifizierung DIN EN ISO 50001:2018 (150 Punkte)Umweltschutzkonzept (max. 300 Punkte): klimaneutraler Druck, Blauer Engel bei Rohstoffen, keine mineralölhaltigen Farben, erneuerbare EnergienHöchstpunktzahl SOLL-Kriterien: 600 Punkte
Datenschutz und IT-Sicherheit
Konformität mit EU-DSGVO und LDSG Rheinland-PfalzDatenschutzkonzept mit Darstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)Bereitschaft zum Abschluss des EVB-IT-Dienstleistungsvertrags und AuftragsverarbeitungsvertragsSichere, nachweisbare Datenlöschung nach Zweckerfüllung
Sanktionsbezogene Eignung
Kein Russland-Bezug des Bieters/Bewerbers gemäß Art. 5k) Abs. 1 VO (EU) 833/2014 i.V.m. Art. 1 Ziff. 23 VO (EU) 2022/576Auch Unterauftragnehmer, Lieferanten oder kapazitätsbereitstellende Unternehmen >10% des Auftragswerts dürfen keinen Russland-Bezug aufweisenVerpflichtung gilt während der gesamten Vertragslaufzeit
Referenzprojekte
3 Referenzkunden ReferenzenZeitraum: nicht zeitlich eingeschränkt; nach Leistungsverzeichnis jedoch aus den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mindestens 1.000.000 Stück Wahl-/Abstimmungsbenachrichtigungen
Drei Referenzkunden, die bereits Produktionsleistungen für Wahl- oder Abstimmungsbenachrichtigungen bezogen haben
Produktion und versandfertige Bereitstellung innerhalb von 3 Werktagen nach Produktionsfreigabe; Referenzkunden müssen in Deutschland ansässig sein; Ansprechpartner (Name, Vorname, Position, Telefon, E-Mail) ist anzugeben
mindestens 3 vergleichbare Referenzen ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Vergleichbare Leistungen – Referenzenübersicht gemäß Eigenerklärung zur Eignung
Auftraggeber, Ansprechperson (Telefon, E-Mail), Art der Leistung, Zeitraum, Auftragssumme
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 26%11+ · 42%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Angebotsformalia
Pflicht-Eigenerklärungen
Eignungsnachweise
Technische Konzepte & Datenschutz
Wertungsrelevante Unterlagen (SOLL-Kriterien)
Preisblätter & Leistungsverzeichnis
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kommunale Datenzentrale Mainz | Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau - Vergabekammer | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
55131 Mainz
Ort
55131 Mainz
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
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