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Projektmanagement und Produktion für die Deutschlandpräsentation „GERMAN HAUS at SXSW 2027“

Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH10117 Berlin, Friedrichstraße 122, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Initiative Musik sucht Dienstleister:innen für Projektmanagement und Produktion des „German Haus" auf der SXSW 2027 in Austin, Texas (17.–20. März 2027). In vier Tagen sollen im „Speakeasy" ca. 30 Veranstaltungen mit rund 20 Partner:innen stattfinden – mit Musikshowcases, Panels, Networking und B2B-Formaten, um Deutschland als Kreativstandort zu präsentieren.

Das Angebot muss bis 16.10.2026 um 23:59 Uhr (MESZ) per E-Mail an vergabe1@initiative-musik.de eingereicht werden. Das Budget liegt bei rund 156.000 Euro netto.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 16. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung2. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist16. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 30. Apr. 2027
Bindefrist16. Okt. – 31. Okt. 2026
Zuschlag27. Okt. 2026
Ausführungsbeginn16. März 2027
Produktionszeitraum vor Ort16. März – 21. März 2027
Veranstaltung German Haus17. März – 20. März 2027
Vertragsende30. Apr. 2027
AngebotsöffnungDatum offenÖffnung der eingegangenen Angebote; konkreter Termin im Dokument nicht genannt.
VorbereitungsreiseDatum offenCa. 3 Tage nach Austin, max. 2 Personen; konkreter Termin nach Absprache.
RechnungsstellungDatum offenSpätestens bis 10.12. des jeweiligen Jahres, da sonst aus dem Förderzeitraum fallend.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode3 Kriterien
  • Erfahrungswerte mit internationalen Messeveranstaltungen/ Showcase Festivals mit Livemusikelementen, Panels, Kooperationspartner:innen und Öffentlichkeitswirksamkeit48%

    Bewertung der bisherigen Referenzen des Bieters hinsichtlich Art der Veranstaltung, Durchführungsort, Zielpublikum, Dauer, interdisziplinärer Programmgestaltung, Anzahl und Vielfalt der Programmformate und Zusammenarbeit mit Kooperationspartner:innen. Note 0-4 pro Referenz, multipliziert mit Faktor 3. Es können 3-4 Referenzen bewertet werden.

  • Erfahrungswerte im Umgang mit öffentlich finanzierten Projekten, die Budgetierung und Controlling umfassten, Vergaberecht und/oder die Einbeziehung der jeweiligen Geldgeber24%

    Bewertung der Referenzen hinsichtlich Zusammenarbeit mit Institutionen der öffentlichen Hand, Abwicklung öffentlich finanzierter Veranstaltungen gemäß Vergabe- und Zuwendungsrecht, Budgetierung und Controlling. Note 0-4 pro Referenz, multipliziert mit Faktor 2.

  • Erfahrungswerte im Bereich Markenentwicklung (Branding) und Marketingkommunikation24%

    Bewertung der Referenzen hinsichtlich konsistenter Umsetzung der CI-Vorgaben (Corporate Design, Tonalität, Bildsprache) und stimmiger Verzahnung aller Veranstaltungsbausteine zu einem einheitlichen Markenauftritt. Note 0-4 pro Referenz, multipliziert mit Faktor 2.

Einfache Richtwertmethode: Wertungspunkte (aus Erfahrungswerten) werden ins Verhältnis zum Angebotspreis (netto) gesetzt (Z = L / P). Die Qualitätskriterien werden mit Noten 0-4 bewertet und jeweils mit einem Faktor multipliziert. Kriterium 1: Note × Faktor 3 = max. 12 Wertungspunkte (3 Referenzen × 4 = 12 Notenpunkte × 3 = 36, maximal 48 bei 4 Referenzen). Kriterium 2: Note × Faktor 2 = max. 8 Wertungspunkte. Kriterium 3: Note × Faktor 2 = max. 8 Wertungspunkte. Gesamtsumme max. 96 Wertungspunkte (bei 4 Referenzen).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, ihre Gewichtung (Wertungspunkte) und die Bewertungsmethode (einfache Richtwertmethode) sind vollständig in den Unterlagen angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtrahmen und Eckdaten

Veranstaltung: „German Haus at SXSW 2027" – deutsche Gemeinschaftspräsentation auf der South by Southwest in Austin, TexasZeitraum Veranstaltung: 17.–20. März 2027 (4 Programmtage)Location: „Speakeasy", Austin, TexasVor-Ort-Produktionszeitraum: 16.–21. März 2027 (mindestens 6 Tage)Abschluss Ausführung: 30.04.2027Zeitliche Verfügbarkeit Auftragnehmer: Oktober 2026 – April 2027Vorbereitungsreise: nach Absprache, ca. 3 Tage in Austin, max. 2 PersonenPartner:innen: ca. 20 Partner werden eingebundenBudget: ca. 156.000 Euro (netto), inkl. 12.000 Euro (netto) Reisekosten für 6 Personen; Reisekosten für die Vorbereitungsreise (max. 2 Personen) werden separat abgerechnet

Modul 1 – Projekt- und Partner:innenmanagement

Übernimmt das Projektmanagement und die Schnittstellenfunktion insgesamtPflege der Kontakte zu den rund 20 beteiligten Partner:innenKoordination von Terminen und Dienstleister:innenPlanung und Umsetzung von KommunikationsmaßnahmenVor-Ort-Koordination in Austin während der Veranstaltung

Modul 2 – Produktion Location & Branding der Location

Technische und organisatorische Produktion der Location „Speakeasy"Erstellung eines ProduktionsplansVergabeverfahren nach BHO/ANBest-PKonzeption und Umsetzung von Branding-Elementen und PrintproduktenEinlassmanagementEinhaltung der Vorschriften zu Sicherheit, Brandschutz und Lizenzen

Modul 3 – Produktion & Koordination Programm

Gesamtprogramm für die Bereiche Musik und Digital/Tech/Start-upCa. 30 Veranstaltungen insgesamtTäglicher Showcase mit 3 Künstler:innen3–4 zusätzliche Formate pro Tag (Keynotes, Panels, Artist Pitches)Day-Showcase am TagNetworking-EventsB2B-LuncheonTechnische Koordination mit SXSW

Modul 4 – Projektsteuerung

Detaillierter Budgetplan mit MeilensteinenRegelmäßige Jour Fixes (ca. 1x wöchentlich, ab Januar/Februar häufiger)Dokumentation des ProjektverlaufsRechnungsplanung

Leistungsorte und -zeiten

Vorbereitung: Berlin sowie hybridVorbereitungsreise: Austin, Texas (ca. 3 Tage, max. 2 Personen)Produktion/Umsetzung: Austin, Texas, 16.–21. März 2027 (mindestens 6 Tage vor Ort)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Verfahrensart und Rechtsrahmen

Öffentliche Ausschreibung gemäß § 8 Abs. 2 UVgOKeine NebenangeboteUnterauftragsvergabe zulässig (im Angebot auszuweisen)Bietergemeinschaften zulässig (mit Gesamtschuldner:innen-Haftung)

Formale Anforderungen an das Angebot

Vollständiges Angebot in deutscher SpracheElektronische Einreichung per E-Mail an vergabe1@initiative-musik.deFrist: 16.10.2026 um 23:59 Uhr (MESZ)Verbindliche Bindefrist bis 31.10.2026

Fachliche Anforderungen

Erfahrung mit internationalen Messeveranstaltungen und Showcase-FestivalsErfahrung im Umgang mit öffentlich finanzierten Projekten (Budgetierung, Controlling, Vergaberecht)Erfahrung in Markenentwicklung (Branding) und MarketingkommunikationDie Eignungskriterien haben erheblichen Einfluss auf die Auftragsausführung (Bezug auf § 41 Nr. 2 UVgO); eine Mindestpunktzahl ist nicht ausdrücklich definiert

Anforderungen für ausländische Bieter:innen

Anmeldung bei der deutschen Berufsgenossenschaft, soweit gesetzlich vorgeschriebenAlle Erklärungen und Nachweise in deutscher ÜbersetzungUmsatzsteuerangabe 0,00 EUR
Referenzprojekte
3-4 (insgesamt) ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Internationale Messeveranstaltungen / Showcase-Festivals mit Livemusikelementen, Panels, Kooperationspartner:innen und Öffentlichkeitswirksamkeit

Bewertet mit Faktor 3 (max. 48 Punkte)

3-4 (insgesamt) ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Öffentlich finanzierte Projekte mit Budgetierung, Controlling, Vergaberecht und/oder Einbeziehung von Geldgebern

Bewertet mit Faktor 2 (max. 24 Punkte)

3-4 (insgesamt) ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Markenentwicklung (Branding) und Marketingkommunikation mit konsistenter CI-Umsetzung und Verzahnung der Veranstaltungsbausteine

Bewertet mit Faktor 2 (max. 24 Punkte)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 18%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Angebot & Kalkulation
Unternehmen & Ansprechpersonen
Referenzen
Bietergemeinschaften & ausländische Bieter:innen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Initiative Musik gemeinnützige Projektgesellschaft mbH
Ort
10117 Berlin, Friedrichstraße 122, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
10117 Berlin, Friedrichstraße 122
Berlin

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