"Digitalisierung und Vernichtung von Bestandsakten der Landesaufnahmebehörde Niedersachsen (LAB NI)"

Der Auftragnehmer holt die Bestandsakten an den verschiedenen Stand- und Dienstorten der LAB NI ab (u.a. Bramsche, Braunschweig, Friedland, Oldenburg, Osnabrück, Langenhagen). Er stellt geeignete Transportbehältnisse spätestens am Arbeitstag vor der Abholung bereit. Abholung erfolgt im Erdgeschoss; LKW kann direkt vor dem Gebäude parken (keine Laderampe). Kombinierte Abholungen sind nach Abstimmung möglich; bei geringen Mengen kann auch ein datenschutzgerechter Versand durch einen Logistikdienstleister erfolgen.

Die Vorbereitung der Akten (Entfernen von Büroklammern, Heftklammern, Heftnotizen etc.) übernimmt grundsätzlich der Auftraggeber; der Auftragnehmer kann zusätzlich vorbereiten. Die Akten sind gebraucht, aber ordentlich; kein dünnes Durchschlagspapier; Klammergrad deutlich unter 20 %. Gebundene Unterlagen (< 1 % des Volumens) werden im Flachbettverfahren gescannt. Aktendeckel werden NICHT gescannt – nur das Deckblatt mit den Metadaten.

Mindestdurchsatz: 400.000 Blatt pro Woche (jederzeit verfügbare Kapazität). Alle Seiten werden einheitlich in Farbe gescannt, beidseitig (mind. 300 dpi, 24 Bit), bis Format DIN A3. Originaldokumente wie Pässe, Ausweise oder Urkunden werden separat digitalisiert und später zurückgegeben – sie werden nicht vernichtet. Das Ergebnis ist eine OCR-textdurchsuchbare PDF/A-2u-Datei. Probedurchlauf mit 10 Probebestandsakten vor tatsächlichem Leistungsbeginn ist Pflicht und wird vom Auftraggeber abgenommen.

Folgende Metadaten werden auf dem Deckblatt erfasst und übernommen: Standort (StO), Organisationseinheit (OE), Name, Vorname und Personen-ID (PID). Das Dateinamen-Schema lautet: <StO_OE_PID_Nachname_Vorname>. Die digitalisierten Akten sind in einem revisionssicheren Cloud-Bereich (Serverstandort im DSGVO-Geltungsbereich, EU) bereitzustellen. Der Bereich muss vor Verlust geschützt, unveränderbar (z. B. WORM/Object-Lock), nachvollziehbar und prüfbar sein, mit Berechtigungssteuerung und Zugriffsprotokollierung. Sortierung: nach Standort und Fachbereich (A1 Ausländerrecht, A2 Rückkehrmanagement, R3 Abschiebungskosten).

Nach erfolgreicher Digitalisierung und Freigabe durch den Auftraggeber werden die Papierakten datenschutzkonform vernichtet. Anforderung: Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-4 (mit Vermischung und Verpressung). Originaldokumente wie Pässe und Urkunden werden separat zurückgegeben. Über die ordnungsgemäße Vernichtung ist ein Nachweis zu erbringen. Nach Freigabe sind die Dateien im Cloud-Bereich innerhalb von 8 Wochen zu löschen. Dringende Einzelakten müssen innerhalb von 24 Stunden (Mo–Fr, ohne gesetzliche Feiertage in Niedersachsen und ohne Heiligabend/Silvester) verarbeitet werden.

Es handelt sich um eine Unterschwellenvergabe nach UVgO ohne Losaufteilung, ohne Nebenangebote und mit nur einem Hauptangebot pro Bieter. Zuschlagskriterium ist die niedrigste Angebotssumme. Der Erfüllungsort wird vom Auftragnehmer bestimmt; die Leistung darf NICHT in den Räumlichkeiten der LAB NI erbracht werden. Der Auftragnehmer führt regelmäßig eine Verfahrensdokumentation/Statistik (Anzahl eingescannter Akten pro Standort/Dienstort und Fachbereich inkl. Dateinamen).

Erforderlich sind Nachweise für:

Der Bieter muss Angaben zu Bonität, Geschäftskontenführung, finanziellen Gesamtverhältnissen und zur Zahlung fälliger Rechnungen machen. Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Jahre ist anzugeben (leistungsartbezogen und Gesamtumsatz). Bei Neugründung: Erklärung des Kreditinstituts zur Bonität. Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 1.500.000 € pauschal für Personen-/Sachschäden und 100.000 € für Vermögensschäden – Eigenerklärung zur Erlangung im Auftragsfall ist ausreichend, Nachweis unverzüglich nach Zuschlag.

Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen (Digitalisieren und Vernichten von Akten) aus den letzten 3 Jahren. Mindestdurchsatz von 400.000 Blatt pro Woche muss jederzeit verarbeitet werden können. Einsatz von qualifiziertem, erfahrenem und zuverlässigem Personal; Einverständnis zur Sicherheitsüberprüfung gemäß SÜG. Absolute Verschwiegenheit über alle im Rahmen der Tätigkeit bekannt gewordenen Informationen.

Keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (auch nicht für Unterauftragnehmer). Schriftliche Erklärung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns (mind. 13,90 €/Std. brutto gem. MiLoG); Branchenmindestlohn nach AEntG/AÜG geht vor. Bei Unternehmen mit ≥ 20 Beschäftigten ist mind. 1 Person schwerbehindert, langzeitarbeitslos oder in Berufsausbildung zu beschäftigen (§ 11 NTVergG). Eignungsleihe (§ 34 UVgO) und Unterauftragnehmer (§ 26 UVgO) sind zulässig; entsprechende Erklärungen sind erforderlich. Angebot und alle Unterlagen ausschließlich in deutscher Sprache.