Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Rahmenvereinbarung Dienstleistungen im Bereich Robotic Process Automation (RPA)
Essener Systemhaus | Vergabekammer WestfalenEssen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Essener Systemhaus (ESH) – der IT-Dienstleister der Stadt Essen – schließt eine Rahmenvereinbarung über Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich Robotic Process Automation (RPA) mit der Plattform UiPath.
Leistung: Weiterentwicklung, Wartung und stabiler Betrieb der bestehenden UiPath-RPA-Landschaft, Entwicklung neuer Automatisierungen, Integration in Fachverfahren/IT-Systeme, Fehlerbehebung, Support und Dokumentation.Art: Offenes Verfahren (EU-weit), einheitliche Rahmenvereinbarung, keine Lose.Volumen: Aufwandsobergrenze 400.000 EUR netto, Vergütung nach Beratertagen (8 h = 1 Beratertag).Zuschlag: niedrigster Preis.Laufzeit: 12 Monate, bis zu 3 automatische Verlängerungen à 12 Monate.Angebotsabgabe: 03.11.2026 um 10:00 Uhr ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr.
Bieter müssen u. a. Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, Mindestlohn, EU-Sanktionen, Datenschutz, ein ausgefülltes Preisblatt, den EVB-IT-Dienstvertrag sowie Nachweise zu Projektteam und Referenzen einreichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027
Veröffentlichung2. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist26. Okt. 2026
Angebotsfrist3. Nov. 2026
Angebotsöffnungca. 3. Nov. 2026
Bindefrist3. Nov. 2026 – 18. Jan. 2027
Benachrichtigung nicht berücksichtigter BieterDatum offenMindestens 10 Tage vor Zuschlag per Fax oder E-Mail durch die Vergabestelle.
Wartefrist § 134 GWBDatum offen10 Tage (elektronisch/Fax) bzw. 15 Tage (postalisch) nach Absendung der Information nicht berücksichtigter Bieter bis zum Vertragsschluss.
Vorlage Gewerbezentralregister-AuszugDatum offenAuf Anforderung der Vergabestelle, innerhalb von 7 Tagen nach Aufforderung; Auszug darf max. 6 Monate alt sein.
VertragsbeginnDatum offenVoraussichtlich nach Zuschlag – konkretes Datum nicht in den Unterlagen hinterlegt.
VertragslaufzeitDatum offen12 Monate Mindestvertragsdauer ab Vertragsbeginn (Beginn/Ende abhängig vom Zuschlags-/Vertragsdatum).
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ende gekündigt wird; konkrete Daten abhängig vom Vertragsbeginn.
Verlängerung 2Datum offen2. automatische Verlängerung um 12 Monate, sofern keine Kündigung 3 Monate vor Ablauf der Verlängerung 1 erfolgt.
Verlängerung 3Datum offen3. und letzte automatische Verlängerung um 12 Monate, sofern keine Kündigung 3 Monate vor Ablauf der Verlängerung 2 erfolgt.
KündigungsfristDatum offen3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragsperiode (Erstlaufzeit und jede Verlängerung).
Rückgabefrist Entwürfe/MusterDatum offen24 Werktage nach Ablauf der Zuschlagsfrist – Bieter müssen Rückgabe von Entwürfen, Proben und Mustern verlangen.
Skontofrist 3%Datum offen3 Wochen nach Eingang ordnungsgemäßer Rechnung – 3% Skonto auf den Rechnungsbetrag.
Skontofrist 2%Datum offen4 Wochen nach Eingang ordnungsgemäßer Rechnung – 2% Skonto auf den Rechnungsbetrag.
Speicherfrist personenbezogene DatenDatum offen5 Jahre nach Ablauf des letzten Beschaffungsvorfalls gemäß VV zu § 71 LHO NRW.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Ermittlung des niedrigsten Preises anhand des Preises pro Beratertag im Preisblatt. Kostenobergrenze 400.000 EURO (netto).
KI-Hinweis: Vollständig: Vergabeunterlagen und Anfrage zur Angebotsabgabe benennen ausdrücklich den niedrigsten Preis als einziges Zuschlagskriterium.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand der Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen im Bereich Robotic Process Automation (RPA) zur Unterstützung des weiteren Ausbaus und des stabilen Betriebs der bereits implementierten RPA-Systemlandschaft des ESH (aktuell Hersteller UiPath).
Es handelt sich um einheitliche Leistungen ohne Losaufteilung.
Art der Leistungserbringung
Leistungsarten: Beratung sowie sonstige Dienstleistungen gemäß Anlage 01 (Allgemeine Leistungsbeschreibung). Projektleitung, Schulung, Einführungsunterstützung, Betreiberleistungen, Benutzerunterstützung, Hotline und Softwareentwicklung sind nicht Vertragsgegenstand.Vergütungsmodell: Aufwandsvergütung (Time & Materials) – Preis pro Beratertag (1 Beratertag = 8 h). Reisezeiten zählen nicht als Arbeitszeit. Nebenkosten (Fahrtkosten, Spesen, Übernachtung) sind mit dem Tagessatz abgegolten.Aufruf: Leistungen werden nur auf Abruf durch das ESH beauftragt (Abrufkontingent).Aufwandsobergrenze: 400.000 EUR netto über die gesamte Vertragslaufzeit.Erfüllungsort: überwiegend remote; auf Anforderung auch vor Ort in Essen (ESH, Kruppstr. 82–100, ETEC-Carrée) oder beim Kunden im Stadtgebiet Essen.Sprache: Deutsch (mündlich und schriftlich).Dokumentation: in MS-Office-Format (technische Dokumentation, Prozessbeschreibungen, Änderungs- und Fehlerdokumentation).
Konkrete Leistungsinhalte
Beratung im RPA-Umfeld: fachliche und technische Beratung zu Automatisierungspotenzialen, Prozessanalyse und -strukturierung, Best-Practice-Beratung zu UiPath, Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Automatisierungslandschaft.Entwicklung von Automatisierungslösungen: Umsetzung auf Basis vorgegebener Prozessbeschreibungen; Integration mit Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung, MS SQL Server, Webanwendungen/Portalen, MS Office (Excel, Outlook) sowie Datei-/Dokumentenmanagementsystemen; Tests und Unterstützung bei der Produktivsetzung.Wartung und Weiterentwicklung bestehender Automatisierungen: Fehleranalyse und -behebung, Anpassung bei Prozess- oder Systemänderungen, Stabilitäts- und Performance-Optimierung, Pflege und Aktualisierung.Supportleistungen: Entgegennahme von Fehlermeldungen, erste Reaktion innerhalb vereinbarter Service- und Reaktionszeiten, Fehleranalyse, Mitteilung eines Zieltermins mit Aufwandsschätzung, Fehlerbehebung nach Prioritäten.Abstimmung und Zusammenarbeit: enge Abstimmung mit den ESH-Projektleitungen, Teilnahme an Projektterminen, transparente Kommunikation zu Fortschritt, Risiken und Abhängigkeiten.
Vertragliche Rahmendaten (Laufzeit)
Vertragsbeginn: nach Zuschlag.Mindestvertragsdauer: 12 Monate.Verlängerung: automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ende gekündigt wird – maximal 3 Verlängerungen (Gesamtdauer damit max. ca. 48 Monate).Servicezeiten: Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (Feiertage NRW ausgenommen).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung / Ausschlussgründe
Es gelten die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe nach den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften (im Wesentlichen Ausschlussgründe analog §§ 123, 124 GWB) sowie der Ausschlussgrund wegen Verstößen gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG). Eine Selbstreinigung ist möglich.
Einzureichende Nachweise:
Formular 521 EU – Eigenerklärung Ausschlussgründe (jeweils auch für Bietergemeinschaftsmitglieder, Unterauftragnehmer und Eignungsleiher).Formular 522 EU – Eigenerklärung Mindestlohngesetz.Formular 523 EU – Eigenerklärung EU-Sanktionspaket 5 (kein Bezug zu Russland i. S. v. Art. 5k VO (EU) 833/2014); gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten > 10 % des Auftragswerts.Auf Anforderung: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (max. 6 Monate alt, innerhalb von 7 Tagen vorzulegen). Die Vergabestelle fragt zudem das Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt ab.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mittels Dritterklärung.Eigenerklärung zur durchschnittlichen Mitarbeitendenzahl im Aufgabenbereich.Auf Anforderung können Nachweise zu Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen vor Zuschlag verlangt werden.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterium: Qualifikation des Personals (technische und berufliche Leistungsfähigkeit).
Projektteam: Stellung eines Projektteams mit mindestens einer UiPath-Zertifizierung 'Automation Developer Professional'. Wünschenswert: 'Automation Solution Architect Professional' und/oder 'Automation Business Analyst Professional' (über das Formular 'Projektteam' nachzuweisen).Referenzen: mindestens 3 vergleichbare RPA-Projekte in den letzten 3 Jahren, davon mindestens 1 für einen öffentlichen Auftraggeber; nachzuweisen über das Formular 'Referenzen' (Eigenerklärung). Vergleichbarkeit erfordert insbesondere: Einsatz der Plattform UiPath, Entwicklung und produktiver Betrieb von Automatisierungslösungen, Integration in bestehende IT-Systeme (z. B. Fachverfahren, Datenbanken, Webanwendungen), Auftragswert mindestens 200.000 EUR netto je Referenz.
Sonstige Teilnahmebedingungen
Bietergemeinschaften sind zugelassen (Formular 531 EU; Erklärung aller Mitglieder).Eignungsleihe nach § 47 VgV ist zulässig (Formular 534a EU, auf Anforderung 534b EU).Unterauftragnehmer sind möglich, jedoch nicht eignungsrelevant; auf Verlangen namentlich zu benennen (Formulare 533a/533b EU).Eigenständige Leistungserbringung durch den Auftragnehmer; Unterauftragnehmer nur mit Zustimmung des Auftraggebers.Mindestanforderungen der ALB sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien) – Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.
Referenzprojekte
mindestens 3 Referenzleistungen ReferenzenZeitraum: in den letzten 3 Jahren (ab Bekanntmachung)Volumen: jeweils mind. 200.000 EUR netto
Vergleichbare RPA-Projekte mit UiPath: Entwicklung und produktiver Betrieb von Automatisierungslösungen, Integration in bestehende IT-Systeme (z. B. Fachverfahren, Datenbanken, Webanwendungen), Auftragswert mind. 200.000 EUR netto
mindestens 1 Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber; Nachweis über das Formular 'Referenzen' (Eigenerklärung)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 41%11+ · 16%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Anmeldung & Plattform
Angebotsschreiben & Preisblatt
Formelle Eigenerklärungen (Pflicht für alle Bieter)
Vertragliche Unterlagen
Eignungsnachweise
Inhaltliche Darstellung
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Auftraggeber
Essener Systemhaus | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
45145 Essen
Ort
45145 Essen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.esh-essen.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
45145 Essen
Nordrhein-Westfalen
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