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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Rahmenvereinbarung "Organisation, Logistik und Durchführung der Standbetreuung des Diabetesnetz Deutschland bei relevanten Veranstaltungen"

Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) sucht einen Auftragnehmer für eine Rahmenvereinbarung über die Betreuung des Informationsstands des "Diabetesnetz Deutschland" auf Messen und Fachkongressen.

Worum es geht:

Pro Jahr sind 3–7 Veranstaltungen (jeweils 1–3 Tage, deutschlandweit) geplant. Der Auftragnehmer organisiert den Standauftritt komplett: Konzeption, Standbuchung, Technik, Transport des Equipments aus dem BIÖG-Lager in Köln, Auf- und Abbau sowie die Betreuung des Stands durch qualifiziertes Personal.

Was gefordert wird:

Organisation, Logistik und Standbetreuung bei Gesundheitsmessen und FachkongressenGeschätztes Volumen ca. 35.400 EUR/Jahr, Vertragslaufzeit 01.01.2027 bis 31.12.2029 mit VerlängerungsoptionBewertung: 30 % Preis, 30 % Kurzkonzept, 40 % zwei kurze Video-Rollenspiele
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 19. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist5. Okt. 2026
Angebotsfrist19. Okt. 2026
Bindefrist19. Okt. – 20. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Rahmenvertrag Laufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2029
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031bis 2031
Vorabinformation VerlängerungDatum offenAG muss spätestens 2 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit über die Verlängerung informieren.
Angebotsabgabe EinzelauftragDatum offenBei Einzelabruf: 6 Arbeitstage nach Aufforderung durch den AG.
Bestätigung Aufforderung EinzelauftragDatum offenAN muss Aufforderung zur Angebotsabgabe innerhalb von 3 Arbeitstagen bestätigen.
Bestätigung EinzelauftragDatum offenAN muss den Einzelauftrag spätestens 3 Arbeitstage nach Erhalt bestätigen.
Prüfung EinzelbeauftragungDatum offenAG entscheidet innerhalb von 4 Wochen über Einzelbeauftragung.
NachbereitungsberichtDatum offenNachbereitungsbericht binnen 7 Kalendertagen nach jeder Veranstaltung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Preis30%

    Preis des Hauptleistungszeitraums inklusive der beiden Optionen (insgesamter Preis für 5 Jahre). Bewertung nach Formel NP/AP x 5, wobei das günstigste Angebot 5 Punkte erhält.

  • Kurzkonzept: Umsetzungsansatz und Herangehensweise bei Organisation, Planung und Nachbereitung der Messebetreuung30%

    Bewertung eines Konzepts (max. 2 DIN A4-Seiten) zur geplanten Herangehensweise an Organisation und Durchführung der Leistungserbringung sowie Umgang mit logistischen und organisatorischen Herausforderungen (u.a. Abstimmung mit Fachreferat, Materialplanung, Logistik, Nachbereitung). Bewertung 0-5 Punkte.

  • Interviewsituation40%

    Abgabe von 2 Videos (je max. 3 Minuten, max. 1 GB) mit fiktiven Interviewsituationen als Rollenspiel (Tag der offenen Tür der Bundesregierung und Deutscher Betriebsärztekongress). Bewertet werden Auftreten und Kommunikationsstil, Problemlösungskompetenz, aktive Ansprache und (Fach-)Kenntnisse zu BIÖG/diabinfo.de. Bewertung 0-5 Punkte.

Preisbewertung: NP/AP x 5 (NP = niedrigste Angebotssumme, AP = betreffende Angebotssumme). Die erreichte Punktzahl (0-5) wird mit der Gewichtung multipliziert. Qualitätskriterien (Kurzkonzept, Interviewsituation) werden ebenfalls auf einer Skala von 0-5 Punkten bewertet und gewichtet.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 30%, Kurzkonzept 30%, Interviewsituation 40%) sowie die Bewertungsformel und Punkteverteilung (0-5) sind vollständig in der Wertungsmatrix (Anlage 11) angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Einarbeitung und Veranstaltungsmanagement

Einmalig zu Beginn: Einarbeitung in die bereitgestellten Unterlagen zur Auftragsabwicklung (inkl. FAQs) sowie ein gemeinsames Auftaktgespräch vor Ort oder per Video-/Telefonkonferenz; wird pauschal vergütet.

Jährlich ca. 5 Stunden: Veranstaltungsmanagement – Erstellung einer Jahresgesamtübersicht möglicher und stattgefundener Veranstaltungen, Recherchearbeiten und Management der Standbuchungsfristen; Abrechnung auf Stundenbasis.

Planungsleistungen je Veranstaltung:

Konzeption des InfostandsAbstimmung mit dem Fachreferat T6 des BIÖGKoordination mit dem jeweiligen VeranstalterBuchung der StandflächeOrganisation der benötigten Technik und Materialienggf. Beschaffung von Dekorationggf. inhaltliche Vorbereitung

Transport, Auf- und Abbau

Transport:

Abholung des Standequipments aus dem BIÖG-Lager in Köln (Olpener Str. 560, 51109 Köln-Merheim)Ausrüstung umfasst Movano-Stand, LED-Leuchtwände "Pixlip go", Roll-Ups, Prospektständer und TechnikTransport zum Veranstaltungsort und RücktransportKalkulatorische Grundmenge: 700 km pro Veranstaltung (für Wertungszwecke)

Auf- und Abbau:

Aufbau des Movano-Standes, der LED-Leuchtwand und der Roll-UpsBereitstellung der TechnikOrganisation benötigter Möbel vor OrtDekorationBereitstellung von Infomaterialien und Give-awaysPauschale Abrechnung pro Veranstaltung

Standbetreuung vor Ort

Durchgehende Betreuung des Stands durch zwei Personen (in Ausnahmefällen drei)Qualifikationsprofil gemäß Anlagen 10, 10a und 10bDie hauptverantwortliche Standbetreuungsperson ist in der Regel einzusetzenAufgaben während der Messe:Aktive Ansprache von BesuchernBeantwortung von Fragen zum Thema DiabetesPräsentation und Mitgabe von Medien und MaterialienFreiwillige Erhebung von Kontaktdaten der Standbesucher1–2 Fotos pro VeranstaltungDatenerhebung für die spätere AuswertungPro Standbetreuer werden zusätzlich 30 Minuten Vor- und Nacharbeit anerkanntKalkulatorisch 9 h × 2 Tage = 18 h pro Person und Veranstaltung

Nachbereitung

Nachbereitungsbericht binnen 7 Kalendertagen nach der Veranstaltung (gemäß Vorlage Anlage 10)Auswertungsgespräch per Telefon, ca. 30 Minuten, in Abstimmung mit dem BIÖGVor- und Nachbereitung wird pro Veranstaltung pauschal abgerechnet

Fremdkosten (gesondert abrechenbar)

Bestimmte Kosten werden separat gegen Beleg erstattet und sind gedeckelt auf insgesamt max. 60.000 EUR netto über die gesamte Vertragslaufzeit:

VeranstaltungstechnikAnmietung des VeranstaltungsortsStandflächenbuchungBewerbung der VeranstaltungMöbelWasser- und Stromanschluss

Hinweis: Preisliche Details (z. B. Stundensätze, Pauschalen, Skonto) sind nicht in den Faktensammlungen enthalten und müssen direkt dem Preisblatt Anlage 2 entnommen werden.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche und rechtliche Eignung (Ausschlussgründe)

Der Bieter darf keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB aufweisen. Dazu zählen insbesondere:

Keine Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, MenschenhandelErfüllung der Steuer- und SozialversicherungspflichtenKeine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenKeine Insolvenz oder LiquidationKeine schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen TätigkeitKeine wettbewerbswidrigen VereinbarungenKein Interessenkonflikt im VergabeverfahrenKeine mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeKeine Täuschung oder AuskunftsverweigerungKeine unzulässigen Einflussversuche auf die Vergabeentscheidung

Zusätzlich dürfen keine Verurteilungen nach folgenden Gesetzen vorliegen:

SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz)AEntG (Arbeitnehmerentsendegesetz)AufEnthG (Aufenthaltsgesetz)MiLoG (Mindestlohngesetz) – Freiheitsstrafen > 3 Monate oder Geldstrafen > 2.500 €LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) – kein rechtskräftiger Bußgeldbescheid nach § 24 Abs. 1 LkSGBTTG – kein Verstoß nach § 13 Abs. 1 BTTG

Interessenkonflikt (Anlage 3b):

Der Bieter darf keine Vertrags- oder Geschäftsverbindungen zu Unternehmen, Institutionen oder Interessenverbänden aus der Tabak-, Alkohol-, Pharma- oder Medizinproduktindustrie haben oder in den letzten 2 Jahren gehabt haben, soweit deren Interessen den Interessen des BIÖG widersprechen. Bestehende Verbindungen sind offenzulegen (Vertragsgegenstand, Gelder, geldwerte Vorteile, Aktien, Geschäftsanteile). Bei Vorliegen eines Interessenkonflikts erfolgt ein Ausschluss.

Verpflichtung gegen Scientology (Anlage 5):

Abgabe einer entsprechenden Verpflichtungserklärung.

Datenschutz (Anlage 7):

Abgabe der datenschutzrechtlichen Eigenerklärung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung über die Eigenerklärung Anlage 8 (gemäß § 33 UVgO)Bei einem Auftragswert ab 50.000 EUR wird das BIÖG von sich aus einen Wettbewerbsregisterauszug bei den in Betracht kommenden Bietern abrufen

Fachliche Eignung – Referenzen

Mindestens eine geeignete Referenz über Messestandbetreuung im GesundheitswesenReferenzzeitraum: ausgeführt in den letzten maximal 3 Jahren; das Projektende darf nicht vor dem 01.10.2023 gelegen habenPro Referenz sind anzugeben: Auftraggeber (Kunde), Ansprechperson mit E-Mail, Projektbezeichnung, Projektzeitraum (MM/JJJJ), Projektinhalt sowie Rolle und wesentliche Leistungen des AuftragnehmersEs können mehrere Referenzen eingereicht werden; gewertet wird jedoch maximal eine – daher die beste Referenz zuerst benennen

Personelle Eignung

Sprachkenntnisse (Anlage 10b): Das eingesetzte Personal muss über Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Muttersprachlerniveau verfügenPersonalqualifikationen (Anlagen 10 und 10a): Nachweis von Ausbildung, Fachkenntnissen und Erfahrung in:GesundheitskommunikationBeratungTransport sowie Auf- und AbbauHauptverantwortliche Standbetreuungsperson: in der Regel verpflichtend einzusetzen; zweite Person regelmäßig erforderlich (ggf. dritte)
Referenzprojekte
mindestens 1 (max. 1 wird gewertet) ReferenzenZeitraum: Projektende nach dem 01.10.2023, max. 3 Jahre rückwirkendVolumen: nicht angegeben

Mindestens 1 Referenz über Messestandbetreuung im Gesundheitswesen

Auftraggeber, Ansprechperson mit E-Mail, Projektbezeichnung, Projektzeitraum (MM/JJJJ), Projektinhalt und Rolle des Auftragnehmers; Bestätigung 'Messestandbetreuung im Gesundheitswesen' Ja/Nein

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 40%4–10 · 30%11+ · 30%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Preisblatt und Angebotsformalia
Eignungsnachweise – Ausschlussgründe und Pflichten
Referenzen und Personalqualifikationen
Inhaltliche Angebotsbestandteile
Zusätzliche Unterlagen bei Bietergemeinschaft oder Unteraufträgen
Hinweis: Vom Bieter NICHT einzureichen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG)
Anschrift
50825 Köln
Ort
50825 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bioeg.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50825 Köln
Nordrhein-Westfalen

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