Rahmenvereinbarung "Organisation und Betreuung von übergreifenden Veranstaltungen und Informationsständen"

Auftaktgespräch 2–4 Wochen nach Zuschlag (ca. 4 Stunden, vor Ort oder Videokonferenz).

Jährliche Planungsgespräche (ca. 2 Stunden, vor Ort oder Videokonferenz).

Ergebnisprotokoll in DOCX-Format innerhalb einer Woche nach jedem Gespräch.

Inhaltliche Abstimmung mit dem Auftraggeber: Printmedien, Give-aways, Abhol- und Rückliefertermine, Contentliches Briefing (30–60 min) und organisatorisches Briefing (schriftlich).

Bestellung von Materialien beim Versandservice des AG.

Abstimmung mit dem Veranstalter: Standort, Anlieferung, Auf-/Abbau, Ausweise.

Materiallisten-Erstellung inkl. Mengenabschätzung (Abstimmung 3–4 Wochen vor Veranstaltung).

Ggf. Beschaffung von Aktionsmaterialien / Give-aways.

Ggf. Abstimmung mit anderen Fachreferaten bei Gemeinschaftsständen.

Internetseiten auf Endgeräte einstellen.

Namentliche Nennung qualifizierten Personals sowie Hotel-/Reisebuchung.

Hin- und Rücktransport inkl. Be- und Entladung (Lager Köln ↔ Veranstaltungsort).

Auf- und Abbau des Nomadic-Informationsstands (ca. 3,75 m × 2,28 m) und der elektronischen Ausstattung.

Aufbau inkl. Standgestaltung, Diebstahlschutz, energieeffiziente Geräte.

Klärung organisatorischer Details vor Ort (Strom, Netzwerk, Zugänge).

Abfallentsorgung nach der Veranstaltung.

Instandhaltung/-setzung: Funktionalitäts- und Erscheinungsbildprüfung nach Aufbau und vor Abbau; Reparaturen in Abstimmung mit dem AG.

Recherche zu Veranstaltungsspezifika (Zielgruppen, Besucherzahlen, Programm).

Einarbeitung in die Medien/Materialien des AG (shop.bioeg.de).

Materialmanagement (Nachrüstung, Anpassung).

Standbetreuung während der Veranstaltung: Gesprächsangebot, Fachgespräche, Präsentation, Kontaktpflege, anonymisierte Dokumentation von Rückmeldungen.

Ggf. niedrigschwellige Befragungen zu Nutzung und Akzeptanz.

Sicherstellung dauerhafter Besetzung und einwandfreien Erscheinungsbilds.

Social-Media-Fotoversand.

Rücksendung der Medien und Materialien an den Versandservice des AG.

Erstellung eines Kurzberichts (ca. 2 DIN-A4-Seiten inkl. 2–3 Fotos) innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung.

Grobplanung inkl. Grobskizze.

Feinkonzeption und Vorbereitung.

Betreuung des Einsatzes: Online-Schaltung, Chats, Anfragen, Bestellungen.

Nachbereitung inkl. Empfehlungen.

Mindestens 2 Personen vor Ort einschließlich Ansprechperson und Vertretung.

Gesamtes Personal: Deutsche Sprache in Wort und Schrift auf Sprachniveau C2 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen).

Benennung qualifizierter Ersatzpersonen für kurzfristige Ausfälle; Austausch nur mit Zustimmung des AG.

Datenschutz gem. DSGVO/BDSG, insb. Art. 28 (Auftragsverarbeitung).

Einhaltung Bundestariftreuegesetz (BTTG) mit Nachweispflicht oder Zertifizierung.

Nomadic-Standsystem wird vom AG gestellt (ca. 3,75 m × 2,28 m, Platzbedarf ca. 6 m²).

Zusätzliches Equipment (Laptops, Tablets, Bildschirme, Mikrofone, WLAN) ist vom AN nach Genehmigung zu beschaffen (Erstattung).

Standausstattung (Möbel) i. d. R. vom Veranstalter; sonst als Generalunternehmer-Aufgabe (Fremdkosten).

Fremdkosten-Obergrenze gesamt: 40.000 € netto über die gesamte Vertragslaufzeit.

Eigenerklärung Ausschlussgründe (Anlage 3a) gem. §§ 123, 124 GWB.

Erklärungen zu:

Eigenerklärung zu:

Ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.

Bei Auftragswerten ab 50.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG abgerufen.

Eigenerklärung Vertrags-/Geschäftsverbindungen (Anlage 3b).

Bieter dürfen in den letzten zwei Jahren keine Vertrags- oder Geschäftsverbindungen zu Unternehmen/Institutionen/Interessenverbänden aus der Tabak-, Alkohol-, Pharma- oder Medizinproduktindustrie gehabt haben, sofern diese den Interessen des BIÖG widersprechen und materiellen oder Imageschaden verursachen könnten.

Verbindungen vorhanden? → gesonderte Anlage mit Offenlegung beifügen.

Bei Vorliegen eines Interessenkonflikts erfolgt der Ausschluss von der Auftragserteilung. Wissentlich falsche Angaben führen zum Ausschluss und zur fristlosen Kündigung.

Verpflichtungserklärung Ausschluss Scientology (Anlage 5): Sicherstellung, dass in der Leistungserbringung keine Technologien nach L. Ron Hubbard angewendet werden.

Eigenerklärung Datenschutz (Anlage 7).

Nachweis geeigneter Datenschutzmaßnahmen gem. DSGVO/BDSG.

Nach Zuschlag: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 6) gem. Art. 28 DSGVO mit technisch-organisatorischen Maßnahmen (u. a. Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits- und Trennungskontrolle).

Verarbeitete Daten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse von Messeveranstaltern und ggf. Messebesuchenden.

Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (Anlage 8) gem. § 33 UVgO.

Bei Auftragswerten ab 50.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG abgerufen.

Eigenerklärung Personalqualifikation (Anlage 10):

Eigenerklärung Personalqualifikation (Anlage 9):

Bietergemeinschaften (Anlage 4):

Unterauftragnehmer: