Rahmenvereinbarung Tank- und Ladekarten

Die Rahmenvereinbarung gilt für die bundesweit verteilten Institute und Einrichtungen der Fraunhofer-Gesellschaft. Die vertragliche Steuerung erfolgt zentral durch die Zentralverwaltung in München; die Nutzung erfolgt dezentral durch die Institute. Die Bestellung, Ausgabe, Verwaltung, Aktivierung, Sperrung, Abrechnung und Betreuung der Karten übernimmt der Auftragnehmer. Physische Karten werden auf Einzelabruf bereitgestellt und einzeln aktiviert; ihre Laufzeit beginnt mit der Aktivierung. Einzelne Karten können jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.

Es sind physische Tank- und/oder Ladekarten bereitzustellen. Die Karten sind eindeutig mit vierstelligem Institutscode und zehnstelliger Bestellnummer oder alternativ dem Kennzeichen zu kennzeichnen. Je Institut sind Flotten-PINs oder individuelle PINs einzurichten. Die für Kennzeichnung und Abrechnung erforderlichen Instituts- und Bestelldaten werden nach Zuschlagserteilung bereitgestellt. Individuelle, flexible Kartenlimits können angeboten werden.

Das Kartensystem muss im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz nutzbar sein und darf nicht auf einen einzelnen Mineralölkonzern beziehungsweise Ladeinfrastrukturbetreiber beschränkt sein. Für jeden Standort nach Anlage 1 muss mindestens eine Kraftstoff-Akzeptanzstelle beziehungsweise ein öffentlicher Ladepunkt innerhalb von 25 km verfügbar sein. Die Abrechnung erfolgt monatlich je abrufberechtigtem Standort.

Die Abrechnung erfolgt monatlich je abrufberechtigtem Standort. Sie enthält mindestens Institutscode und Bestellnummer sowie einen transaktionsbezogenen Einzelnachweis aller abgerechneten Leistungen; Sammel- oder Pauschalbeträge allein genügen nicht. Rechnungen sind elektronisch nach EN 16931, insbesondere XRechnung oder ZUGFeRD, zu erstellen und an rechnungseingang@zv.fraunhofer.de zu übermitteln. ZUGFeRD ist das bevorzugte Format.

Ein kompetenter Kundenservice ist bereitzustellen. Die Mindestservicezeit beträgt werktags von 08:00 bis 17:00 Uhr. Eine Notfallhotline oder ein Service-Center muss verfügbar sein.

Mit dem Angebot ist ein Firmenprofil in Textform ohne Links oder Bilder einzureichen. Es umfasst Gründungsjahr, wichtige Meilensteine des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Angabe, was hergestellt beziehungsweise welche Leistungen erbracht werden. Außerdem sind die Umsätze für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025 anzugeben. Ein Mindestumsatz ist nicht genannt.

Die unterschriebene Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB ist beizubringen. Sie betrifft unter anderem einschlägige Verurteilungen, nicht gezahlte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, schwerwiegende Pflichtverletzungen, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, unzulässige Einflussnahme, bestimmte Sanktionen und rechtskräftig festgestellte Geldbußen nach dem Lieferkettengesetz. Liegen Selbstreinigungsmaßnahmen vor, sind diese auf einer gesonderten Anlage darzulegen und nachzuweisen.

Die unterschriebene Eigenerklärung nach EU-Verordnung Nr. 833/2014 ist einzureichen. Der Bieter und gegebenenfalls seine Mitglieder dürfen nicht zu den dort genannten Personen und Unternehmen gehören oder für sie handeln. Für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Unternehmen, deren Kapazitäten mit mehr als 10 Prozent des Auftragswerts in Anspruch genommen werden, muss die fehlende Russland-Verbindung abgedeckt sein.

Es ist nur entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen und über die vertraglichen Bestimmungen zu unterrichten. Der Einsatz von Subunternehmern, freien Mitarbeitern, Arbeitnehmern von Subunternehmern und deren Subauftragnehmern erfordert die vorherige ausdrückliche Zustimmung von Fraunhofer. Teil- und Schlussrechnungen sowie Rechnungen mit der Fraunhofer-Auftragsnummer sind zu verwenden; Rechnungen ohne Auftragsnummer sind nicht fällig.

Eine Haftpflichtversicherung mit mindestens 5,0 Mio. Euro Deckung für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 5,0 Mio. Euro für sonstige Schäden ist abzuschließen. Bei Bietergemeinschaften muss der Schutz jedes Mitglieds in voller Höhe gelten. Die Haftung beträgt mindestens 5,0 Mio. Euro für Vorsatz und Fahrlässigkeit. einzuhalten sind insbesondere Antikorruptions-, Geldwäsche-, Kartellrecht-, Sanktionslisten- und Exportkontrollvorschriften, das Mindestlohngesetz und die Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der Fraunhofer-Gesellschaft.

Bei Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zu schließen; bei gemeinsamer Verantwortlichkeit zusätzlich eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO. Verpflichtungen zur Vertraulichkeit sind schriftlich mit den eingesetzten Arbeitnehmern und unterbeauftragten Dritten zu vereinbaren und auf Verlangen nachzuweisen. Daten dürfen nur entsprechend den Vorgaben verarbeitet werden.