Rahmenvereinbarung über das Leasen von Fahrrädern für kom. Beschäftigte im Entgeltumwandlungsmodell

Bereitstellung neuer Fahrräder und Pedelecs mit Motorunterstützung bis 25 km/h. Die Fahrräder dürfen einen Kaufpreis von 7.000 € inklusive Umsatzsteuer nicht überschreiten und sind für dienstliche sowie private Nutzung vorgesehen. Fest mit dem Fahrrad verbundenes leasingfähiges Zubehör kann zusätzlich bestellt werden.

Für die vier Preiskategorien bis 1.500 €, 3.500 €, 5.500 € und 7.000 € brutto sind monatliche Leasingraten bei 36 Monaten Laufzeit und ein kalkulatorischer Restwert von 10 % des Kaufpreises zugrunde zu legen.

Die Fahrräder sind mit einer Vollkaskoversicherung ohne Selbstbehalt und ohne Bagatellschadensgrenze abzusichern. Gedeckt sein müssen Diebstahl, Vandalismus, Neuwertdeckung bei Diebstahl und wirtschaftlichem Totalschaden, Akkuschäden und Folgeschäden, kein Zeitwertabzug, gegebenenfalls Eigenverschulden sowie weltweiter Versicherungsschutz. Eine europaweite Mobilitätsgarantie einschließlich Pick-up-Service und die Abwicklung von Schäden über Fachhändler sind gefordert.

Wartungs- und Reparaturservice umfasst mindestens jährlich eine Untersuchung nach den Anforderungen der DGUV Vorschrift 70 und eine jährliche Inspektion pro Fahrrad. Die Durchführung muss während der Vertragslaufzeit bundesweit durch Fachhändler erfolgen. Die Verkehrssicherheit ist zu dokumentieren und den Beschäftigten zu übergeben.

Jedes Fahrrad benötigt eine hell tönende Klingel, zwei voneinander unabhängige Bremsen, zwei rutschfeste und festverschraubte Pedale mit je zwei gelben Rückstrahlern, einen weißen Frontscheinwerfer, ein rotes Rücklicht, zwei Reflektorstreifen pro Rad oder Speiche, einen weißen Reflektor vorne, einen großen roten Rückstrahler hinten und ein von der Versicherung akzeptiertes Sicherheitsschloss.

Es ist mindestens ein kooperierender Fachhändler im Gemeindegebiet oder innerhalb eines Radius von 10 km bereitzustellen. Zusätzlich ist eine ausreichende Anzahl weiterer Fachhändler innerhalb von 25 km sicherzustellen.

Der Anbieter bearbeitet alle Anfragen, Bestellungen und Leistungsprozesse von der Bestellung bis zur Beendigung des Einzel-Leasingvertrags. Dazu gehören Rücknahme, Schadensabwicklung, die Koordination der Leistungen und ein fester Ansprechpartner mit Vertretung.

Der Kundenservice muss den Beschäftigten während der Vertragslaufzeit persönlich, telefonisch und per E-Mail zur Verfügung stehen und feste Servicezeiten anbieten. Der Anbieter führt eine Informationsveranstaltung in Präsenz oder online durch und stellt Informationsmaterialien bereit.

Bereitzustellen ist ein personalisierbares, papierloses Kundenportal, das im Browser und mobil für iOS und Android nutzbar ist. Es umfasst Informationen zu Anbieter und Sortiment, einen an den öffentlichen Dienst angepassten Vergleichsrechner, Vertragsdetails mit Einseh- und Änderungsmöglichkeiten, Schadens-, Inspektions- und Mobilitätsmanagement sowie Hotline- und Händlernetzinformationen.

Der Arbeitgeber erhält monatliche Berichte mit Anzahl und Geschlecht der Teilnehmenden, Preissegmenten, Fahrradantrieb, Versicherungs- und Wartungspaketen, Standorten der genutzten Händler sowie Beginn und Ende der Leasingverträge. Eine Suchfunktion für aktiv laufende Verträge ist einzubeziehen.

Für das Ausscheiden von Beschäftigten, den Tod, Krankheit, Beurlaubung ohne Entgeltfortzahlung, Eltern- und Pflegezeiten, vorzeitigen oder unvorhersehbaren Renteneintritt, Erwerbsminderungsrente, dauerhafte Dienstunfähigkeit und den Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber sind Ausstiegsregelungen vorzusehen. Bei einer vorzeitigen Beendigung ist eine kostenlose Rücknahme zu ermöglichen.

Der Bieter muss Erfahrung mit Fahrrad-Leasingmodellen bei vergleichbaren Arbeitgebern nachweisen. Es sind zwei vergleichbare Referenzprojekte vorzulegen, die jeweils mindestens 150 Beschäftigte umfassen. Die Rahmenverträge dürfen nicht vor 2016 abgeschlossen worden sein. Referenzen mit öffentlich-rechtlichen Auftraggebern sind bevorzugt. Die Nichterfüllung der Referenzanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung.

Bei Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder insgesamt die Eignungskriterien erfüllen. Es ist ein bevollmächtigter Vertreter zu benennen. Der Bieter darf Kapazitäten anderer Unternehmen nutzen; hierfür sind die beteiligten Unternehmen und die von ihnen bereitgestellten Eignungsanforderungen zu benennen und auf Verlangen Verpflichtungs- und Haftungserklärungen vorzulegen.

Während der Vertragslaufzeit sind ein fester Ansprechpartner und eine Vertretung zu stellen. Der Kundenservice muss per E-Mail und Telefon erreichbar sein. Das Angebot muss ein Online-Portal mit den geforderten Funktionen, ein angemessenes Händlernetz mit mindestens einem Fachhändler im Gemeindegebiet oder bis 10 km und weiteren Fachhändlern bis 25 km sowie die geforderte Vollkaskoversicherung vorsehen.