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Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen im Bereich Rechnungsreklamationsmanagement

Land Baden-Württemberg vertreten durch die IT Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-WürttembergStuttgart, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die IT Baden-Württemberg (BITBW) sucht im offenen Verfahren IT-Consultants für Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

Worum geht es?

Die Leistungen dienen der Weiterentwicklung des Rechnungsreklamationsmanagements und des Order-to-Cash-Prozesses (O2C): Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Rechnungsstellung, Rechnungsreklamationen, Gutschriften, Mahnwesen sowie der zugehörigen Fachverfahren und Schnittstellen.

Was wird gefordert?

Ein Los (LOT-0001), Leistungsort StuttgartCa. 180 Personentage pro Vertragsjahr (165 remote, 15 vor Ort)Abruf bedarfsbezogen, ohne AbnahmeanspruchMindestlaufzeit 12 Monate, optional 3 Verlängerungen um je 1 JahrZuschlag zu 60 % nach Qualität (Angebotsblatt IT-Consultant) und zu 40 % nach Preis (Preisblatt)Angebotsabgabe elektronisch über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg bis 10.11.2026, 09:00 Uhr
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 23. November 2026
Termin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Zertifikate Gültigkeit10. Nov. 2018 – 10. Nov. 2026
Berufserfahrung Kommunikation und Analyse1. Okt. 2021 – 30. Sep. 2026
Berufserfahrung Prozessanalyse1. Okt. 2021 – 30. Sep. 2026
Berufserfahrung KPI-Reporting1. Okt. 2021 – 30. Sep. 2026
Referenzzeitraum1. Sep. 2023 – 31. Aug. 2026
Berufserfahrung öffentlicher Dienst1. Okt. 2023 – 30. Sep. 2026
Berufserfahrung Rechnungsreklamation/O2C1. Okt. 2024 – 30. Sep. 2026
Veröffentlichung11. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist27. Okt. 2026
Angebotsabgabe10. Nov. 2026
Rüge erkennbarer Verstöße10. Nov. 2026
Bindefrist10. Nov. 2026 – 22. Apr. 2027
Mitteilung nach § 134 Abs. 2 GWBca. 11. Jan. 2027
Zuschlagca. 22. Jan. 2027
Ausführungsbeginnca. 22. Jan. 2027
Vertragslaufzeitca. 22. Jan. 2027 – 22. Jan. 2028
Speicherung personenbezogener Datenca. 22. Jan. 2027 – 22. Jan. 2033bis 2033
Verlängerung 1ca. 22. Jan. 2028 – 22. Jan. 2029
Verlängerung 2ca. 22. Jan. 2029 – 22. Jan. 2030
Verlängerung 3ca. 22. Jan. 2030 – 22. Jan. 2031bis 2031
Rüge nach Kenntnis eines VerstoßesDatum offen10 Kalendertage ab Kenntnis des Vergabeverstoßes, Startdatum unbekannt.
GeheimhaltungspflichtDatum offenBis zu 30 Jahre nach Vertragsende, Vertragsende noch nicht datiert.
ZahlungsfristDatum offen30 Tage ab Eingang einer prüffähigen Rechnung, Skonto bei Zahlung innerhalb 14 Tagen.
Ersatzstellung PersonalDatum offen10 Werktage ab Aufforderung durch den Auftraggeber.
Beginn Leistungserbringung nach AbrufDatum offenSpätestens 14 Tage nach Abruf, früher auf Wunsch des Auftraggebers.
FunktionszeitenDatum offenWöchentlich Mo bis Do 09:00 bis 15:30 Uhr und Fr 09:00 bis 12:00 Uhr.
QuartalsberichtDatum offenBis Ende der 2. Kalenderwoche nach Quartalsende.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Qualität der angebotenen Leistung60%

    Bewertung des Personenprofils IT-Consultant anhand des Angebotsblatts IT-Consultant (max. 120 WP, linear in 60 % umgerechnet). Die B-Kriterien werden als Unterkriterien geführt.

  • Angebotsvergleichspreis40%

    Angebotsvergleichspreis gemäß Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt. Der niedrigste Preis erhält 40 Prozentpunkte, Abstufung linear bis zum doppelten Preis (0 Punkte).

Preis (40 %): Der Bieter mit dem niedrigsten Angebotsvergleichspreis erhält 40 Prozentpunkte. Andere Angebote erhalten ausgehend von ihrem Abstand zum niedrigsten Preis entsprechend weniger Prozentpunkte (lineare Interpolation, zwei Nachkommastellen). Ein Angebot, dessen Preis mindestens doppelt so hoch ist wie das günstigste, erhält 0 Punkte (Bietermitteilung 02, Frage 03). Qualität (60 %): Für den Minimalwert werden 0 Wertungspunkte (WP), für den Maximalwert 120 WP vergeben, Zwischenwerte werden linear interpoliert; ja/nein-Kriterien werden nicht interpoliert. Die WP werden linear in den Qualitätsanteil von 60 % umgerechnet (Bietermitteilung 02, Frage 03b). Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Summe aus Qualitäts- und Preisprozentpunkten; bei Gleichstand das Angebot mit dem niedrigeren Angebotsvergleichspreis.

KI-Hinweis: Gewichtung 60 % Qualität und 40 % Preis sowie die vier B-Kriterien mit je 30 WP (insgesamt 120 WP) sind eindeutig benannt; die Bewertungsformel ist in Bietermitteilung 02 beschrieben, die genaue Umrechnung der WP in den 60-%-Anteil ist dort nur verbal erläutert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand der Leistung

Beratung und Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse rund um Rechnungsstellung, Rechnungsreklamationen, Gutschriften und Mahnwesen sowie der zugehörigen Fachverfahren und Schnittstellen (O2C-Prozess).

Aufgaben

Analyse von Rechnungsreklamationen und Ermittlung von Fehlerursachen und OptimierungspotenzialenBeratung zur fachlichen und technischen Weiterentwicklung des RechnungsreklamationsmanagementsErstellung von Fach- und IT-Konzepten sowie Ableitung nachhaltiger MaßnahmenDurchführung, Moderation und Nachbereitung von Workshops (ca. vier vor Ort, max. 15 Teilnehmende)Erarbeitung von Handlungsempfehlungen und Begleitung der UmsetzungUnterstützung bei Prozessdokumentation, Entscheidungsvorlagen und KPI-DefinitionWissenstransfer in die interne Aufgabenwahrnehmung

Umfang und Ort

Ca. 165 Personentage pro Vertragsjahr remoteCa. 15 Personentage pro Vertragsjahr vor OrtGesamt ca. 180 Personentage pro VertragsjahrLeistungsort StuttgartMengen sind Schätzungen, keine Abnahmeverpflichtung

Ausführungsbedingungen

Leistungserbringung in den Funktionszeiten Mo–Do 09:00–15:30 Uhr und Fr 09:00–12:00 UhrAbnahme durch die Auftraggeberin mit MängelbeseitigungspflichtPersonalaustausch durch die Auftraggeberin möglich; Ersatz innerhalb von 10 WerktagenAbruf erfolgt bedarfsbezogen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Personelle Anforderungen (A-Kriterien, je eingesetzter IT-Consultant)

Abgeschlossenes Studium (betriebswirtschaftlich, rechtlich, informationstechnisch oder vergleichbar)3 Jahre Berufserfahrung Sachbearbeitung im öffentlichen Dienst (10/2023 bis 09/2026)Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder mind. C1)Je mind. 2 Jahre Erfahrung (10/2021 bis 09/2026) in Kundenkommunikation, eigenständiger Aufgabenbearbeitung, Planung und Strukturierung, Analyse und Handlungsempfehlungen, Präsentationen und Verhandlungen sowie Office-AnwendungenMind. 2 Jahre Berufserfahrung Rechnungsreklamation, Rechnungswesen oder O2C (10/2024 bis 09/2026)

Unternehmensbezogene Anforderungen

Drei Projektreferenzen (siehe Referenzprojekte)Zusicherung einer stets aktuellen Ansprechperson für die VertragsabwicklungErklärung zur Verfügbarkeit geeigneter IT-ConsultantsUnternehmensdarstellung auf max. einer DIN-A4-Seite

Datenschutz & IT-Sicherheit

Erklärung zur Berücksichtigung von BDSG, LDSG BW und DS-GVOEinverständnis zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung bei ZuschlagErklärung zur Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR (bzw. Nachweise bei Drittlandbezug)Erklärung zur Berücksichtigung der BSI-Standards 200-2 und 200-3

Allgemeine Eignung und Erklärungen

Registernachweis oder Gewerbeanmeldung (nicht älter als 1 Jahr)Haftpflichtversicherung (nicht älter als 1 Jahr, Bestehen über den Leistungszeitraum)Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWBKeine Insolvenz, keine Liquidation, ordnungsgemäße Steuer- und SozialabgabenKeine Listung auf Terrorlisten, keine russische Staatsangehörigkeit bzw. Niederlassung (auch bei Unterauftragnehmern über 10 % des Auftragswerts)Einhaltung des Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetzes
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: 09/2023 bis 08/2026Volumen: mind. 100 Personentage je Referenz; Leistungsstand mind. 70 % bei Angebotsabgabe

Drei Projektreferenzen aus den letzten 36 Monaten, davon eine im Rechnungsreklamationsmanagement oder vergleichbarem Rechnungsumfeld, eine im Bereich Order-to-Cash und eine mit wesentlichem Anteil an Prozessanalyse und -optimierung. Mindestens eine Referenz aus der öffentlichen Verwaltung.

Art, Umfang und Schwierigkeit müssen vergleichbar sein; Angaben je Referenz im Angebotsblatt Unternehmen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 37%11+ · 8%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Formale Unterlagen & Erklärungen
Angebot zum Personal & Unternehmen
Nur falls zutreffend
Vor oder nach Zuschlag

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 08.11.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 10.11.2026 → 23.11.2026
    • Frist für Fragen: 27.10.2026 → 09.11.2026
  2. 11.10.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Land Baden-Württemberg vertreten durch die IT Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg
Anschrift
70469 Stuttgart
Ort
70469 Stuttgart
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bitbw.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
70469 Stuttgart
Baden-Württemberg

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