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Ausschreibungen Bayern

Rahmenvereinbarung über Entwicklungsleistungen für Weiterentwicklung der SchulCloud

FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Grünwald, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Auftraggeber: FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH (Vergabeverfahren 28/2026, offenes Verfahren).

Worum es geht: Gesucht wird ein Entwicklungspartner, der die länderübergreifend eingesetzte Bildungsplattform SchulCloud fachlich, gestalterisch und technisch weiterentwickelt und modernisiert. Grundlage sind die Anforderungen des Fachadministrativen Rates der Länder (FAR).

Aufbau: Die Ausschreibung hat zwei Lose:

Los 1 Featureentwicklung: neue und erweiterte Funktionen, UX/UI, Barrierefreiheit, SoftwareentwicklungLos 2 Softwaremodernisierung: Abbau technischer Schulden, Ablösung von Altkomponenten, Architektur, Betriebssicherheit, KI-gestützte Entwicklung

Was ist zu tun: Angebot für ein oder beide Lose mit einem Team von 8 FTE (maximal 12 Personen je Los), ausgefülltes Preisblatt, Eignungsnachweise sowie Konzepte zu Team (K1), Vorgehen (K2) und Umgang mit Leistungsproblemen und Risiken (K3).

Eckdaten: Angebotsfrist 14.12.2026, 23:59 Uhr. Voraussichtlicher Leistungszeitraum 15.01.2027 bis 31.12.2027, Verlängerung um ein Jahr (2028) optional. Höchstbudgets: 1.200.000 EUR (Los 1) und 1.000.000 EUR (Los 2). Abruf nur nach tatsächlichem Bedarf, keine Abnahmeverpflichtung.

Hinweis zu den Unterlagen: Die Unterlagen sind in einigen Punkten nicht einheitlich. Die Eignungsunterlage wird teils als Anlage 2, teils als Anlage 3 bezeichnet. Die Mindestkapazität wird mit 25 VZÄ je Los angegeben, das Team mit 8 FTE. Eine Klärung über die Vergabestelle wird empfohlen.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 14. Dezember 2026
Termin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Umsatznachweis Referenzjahre1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Beschäftigtenzahlen Referenzjahre1. Jan. 2024 – 31. Dez. 2026
Referenzzeitraum ab2. Jan. 2024 – 14. Dez. 2026
Gesetzlicher Mindestlohn1. Jan. 2026
Registerauszug Gültigkeit14. Juni – 14. Dez. 2026
Datum der Bekanntmachung11. Nov. 2026
Veröffentlichung13. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist8. Dez. 2026
Angebotsabgabe14. Dez. 2026
Vertragslaufzeit15. Jan. – 31. Dez. 2027
Mitteilung Verlängerung31. Okt. 2027
Vertragsende31. Dez. 2027
Verlängerung max.1. Jan. – 31. Dez. 2028bis 2028
BindefristDatum offenDauer 6,0, Einheit und Bezugszeitpunkt sind nicht ausgewiesen; üblicherweise ab Angebotsabgabe.
ZuschlagDatum offenZeitpunkt der Zuschlagserteilung ist nicht angegeben; viele Folgefristen beziehen sich darauf.
Nachweis HaftpflichtversicherungDatum offenVersicherungsschein innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlagserteilung vorlegen.
AufbewahrungsfristDatum offenMindestens drei Jahre ab Zuschlag sowie bis zum Ende der Vertragslaufzeit.
Übertragung weiterer LeistungenDatum offenWeitere gleichartige Leistungen können innerhalb von drei Jahren nach Vertragsabschluss ohne Teilnahmewettbewerb übertragen werden.
Referenz Produktivbetrieb Los 1Datum offenReferenzprojekt muss mindestens sechs Monate im Produktivbetrieb gelaufen sein.
Referenz Produktivbetrieb Los 2Datum offenReferenzprojekt muss mindestens sechs Monate im Produktivbetrieb gelaufen sein.
Laufende Referenz MindestdauerDatum offenLaufende Referenzprojekte zählen nur, wenn sie seit mindestens zwölf Monaten produktiv erbracht werden.
Einzelauftrag bestätigenDatum offenEinzelaufträge sind unverzüglich, spätestens binnen 4 Kalendertagen nach Erhalt zu bestätigen.
ZahlungsfristDatum offenZahlung 30 Tage ab Zugang einer prüffähigen Rechnung.
Meldung 75 % HöchstvolumenDatum offenUnverzüglich melden, sobald 75 % des Höchstvolumens erreicht sind.
Meldung 100 % HöchstvolumenDatum offenUnverzüglich melden, sobald das Höchstvolumen erreicht ist.
Vorankündigung UnterauftragsverarbeiterDatum offenÄnderungen bei Unterauftragsverarbeitern mindestens 30 Tage vorher ankündigen.
Haftpflichtversicherung AufrechterhaltungDatum offenVersicherung bis zum Ende der Rahmenvereinbarung und bis zur Verjährung der Mängelansprüche aufrechterhalten.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
  • Preis (Tagessatz des angebotenen Teams)40%

    Gewichteter Tagessatz des angebotenen Teams auf Basis des FTE-Anteils der Teammitglieder (Preisblatt Anlage 4); Preispunktzahl = 5 × niedrigster Preis / Angebotspreis

  • K1 – Teamzusammenstellung, Kompetenzen und Referenzprojekte60%

    Bewertung des konkret angebotenen Teams (max. 5 Punkte, Mindestpunktzahl 3) bezogen auf Kompetenzmatrix Los 1 (Featureentwicklung und Systemintegration 50 %, UX/UI und Barrierefreiheit 25 %, Softwarearchitektur 15 %, Testautomatisierung 10 %), Referenzen und individuelle Projekterfahrungen; Gewichtung 60 % innerhalb der Leistungspunktzahl

  • K2 – Vorgehensweise, Zusammenarbeit und Qualitätssicherung20%

    Konzept auf Basis des Szenarios Legacy-Hausaufgaben-Feature im Räume-Bereich (max. 5 Punkte, Mindestpunktzahl 2; max. 4 Seiten); Gewichtung 20 % innerhalb der Leistungspunktzahl

  • K3 – Umgang mit Leistungsproblemen, Veränderungen und Projektrisiken20%

    Verbindliche Leistungszusagen für Szenarien A (veränderte Kompetenzanforderungen), B (wiederholte Leistungsprobleme) und C (Ausfall von Schlüsselpersonen) (max. 5 Punkte, Mindestpunktzahl 2; max. 4 Seiten); Gewichtung 20 % innerhalb der Leistungspunktzahl

Gesamtpunktzahl = 0,6 × Leistungspunktzahl + 0,4 × Preispunktzahl; Preispunktzahl = 5 × niedrigster Preis / Angebotspreis (max. 5 Punkte); Leistungspunktzahl = 0,6 × K1 + 0,2 × K2 + 0,2 × K3 (je max. 5 Punkte); Mindestpunktzahlen K1 = 3, K2 = 2, K3 = 2

KI-Hinweis: Gewichtungen (Preis 40 %, Leistung 60 % mit K1 60 %, K2 20 %, K3 20 %) eindeutig in Anlage 5 genannt; Gesamtgewichtung der Kriterien ist als Anteil an der Gesamtpunktzahl zu lesen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Ziel und Plattform

Fachliche, konzeptionelle, gestalterische und technische Weiterentwicklung der SchulCloud auf Grundlage der Anforderungen des Fachadministrativen Rates der Länder (FAR).Die SchulCloud ist eine produktive Bildungsplattform für Schulen, Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler sowie Schuladministrationen.Betrieb in drei eigenständigen Produktivmandanten (Niedersachsen, Thüringen, Brandenburg), jeweils mit eigenen Staging- und Entwicklungsumgebungen.Die Produktverantwortung liegt beim FWU.Leistungen werden im Rahmen eines Rahmenvertrags als Dienstleistungen auf Abruf erbracht. Es besteht keine Abrufverpflichtung.

Technischer Rahmen

Backend: NestJS, FeathersJS (Legacy-Backend).Frontend: Vue 3, Nuxt, Pinia, generierter Axios-Client. Legacy-Frontend auf Handlebars/Express.js wird fortlaufend migriert.Datenhaltung: MongoDB (primär), PostgreSQL für den Kalenderdienst.Dateispeicher S3-kompatibel (IONOS in Produktion, MinIO lokal), Cache und Session-Store Valkey/Redis-kompatibel, Message Queue RabbitMQ.Infrastruktur: Kubernetes, Helm, Ansible, GitHub Actions für CI/CD.Monitoring: Grafana, Loki, Prometheus.Tests: Jest, Cypress, k6, Mocha.

Arbeitsweise und Zusammenarbeit

Agile Lieferung nach Scrum mit Reviews, Retrospektiven, Planungs- und Stakeholder-Terminen.Enge Zusammenarbeit mit dem vom FWU benannten Product Owner. Die fachliche Priorisierung und Abnahme des Backlogs bleibt beim FWU.Aufgabenverfolgung im gemeinsamen Jira-Workspace.Teilnahme an relevanten Länderterminen, insbesondere Reviews entwickelter Features.Grundsätzlich Remote-Leistungserbringung, sofern Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen nicht entgegenstehen. Vor-Ort-Leistungen nur nach vorheriger Abstimmung.Verfügbarkeit des Personals an vereinbarten Einsatztagen zwischen 09:00 und 16:00 Uhr deutscher Zeit.

Qualität, Code Review und Tests

Jede produktive Codeänderung wird durch ein dokumentiertes Code Review und geeignete automatisierte Prüfungen im CI/CD-Prozess abgesichert. Ausnahmen sind zu begründen.Einhaltung des etablierten Review- und CI/CD-Prozesses der Plattform.Risikoadäquate Teststrategie mit Unit-, Integrations-, API-, End-to-End- und Regressionstests.Testgetriebene Entwicklung bei klar spezifizierbarem Verhalten und komplexer Geschäftslogik, sofern nicht fachlich oder technisch dagegen spricht.Dokumentation von Testfällen, Testergebnissen und Release-Informationen.Der Auftragnehmer bleibt für Qualität und Prüfung aller Arbeitsergebnisse verantwortlich, auch bei KI-Unterstützung.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Security by Design über alle Arbeitsbereiche hinweg.Sichere Authentifizierung und Autorisierung, sichere API-Gestaltung, sichere Konfiguration und sichere Deployment-Prozesse.Dependency Management und Schwachstellenmanagement.Orientierung an OWASP Top 10, OWASP API Security Top 10 und dem allgemeinen Stand der Technik.Sicherheitsrelevante Feststellungen dokumentieren und dem FWU mitteilen. Vorfälle unverzüglich melden.Einhaltung der DSGVO und der landesrechtlichen Datenschutzvorgaben.

KI-gestützte Entwicklung (Grundsätze)

Laufende Prüfung, bei welchen Aufgaben KI-gestützte Werkzeuge fachlich und technisch sinnvoll sind.Einsatz nur, wo Effizienz oder Qualität verbessert wird. Ein Verzicht ist im Einzelfall zu begründen.Alle KI-generierten oder KI-veränderten Ergebnisse werden von Menschen geprüft und sind nachvollziehbar.Keine Weitergabe von Zugangsdaten, Schlüsseln, personenbezogenen Daten, internen Kommunikationen, nicht öffentlichen Betriebsinformationen oder vertraulichen Inhalten an externe KI-Dienste.Beachtung von Lizenz-, Urheber- und Datenschutzanforderungen sowie der EU-KI-Verordnung.

Dokumentation und Wissenstransfer

Laufende, nachvollziehbare und für Dritte verständliche Dokumentation in den vereinbarten Repositories oder Dokumentationssystemen.Dokumentiert werden technische Entscheidungen, Änderungen, Schnittstellen, Konfigurationen, Testkonzepte und Testergebnisse.Aktualisierung spätestens mit Abschluss der jeweiligen Leistung.Strukturierte Einarbeitung neuer Teammitglieder, geordnete Übergaben bei Personalwechseln und Unterstützung bei Vertragsende.Vermeidung von Wissensmonopolen und Anbieterabhängigkeiten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Teamvorgaben

Je Los ein Team mit insgesamt 8 FTE und maximal 12 Personen.Die angebotenen Personen müssen die erforderlichen Kompetenzbereiche abdecken.Zielanteile der Kompetenzbereiche müssen mit dem angebotenen Team erreicht werden.Allgemeine Unternehmensressourcen oder abstrakt verfügbare Spezialisten werden nicht berücksichtigt.Die Einsatzverteilung kann sich während der Laufzeit an den Projektanforderungen ausrichten.

Sprache und Verfügbarkeit

Für Anforderungsaufnahme, UX-Forschung, Moderation und verbindliche Abstimmungen mit deutschsprachigen Fachstakeholdern: Deutsch mindestens C1 oder gleichwertig nachgewiesen.Für überwiegend technische Rollen genügt Englisch, wenn eine funktionierende deutschsprachige Kommunikationsschnittstelle sichergestellt ist.Verfügbarkeit an vereinbarten Einsatztagen innerhalb der Kernarbeitszeit 09:00 bis 16:00 Uhr.

Formale Eignungsnachweise

Vollständige und korrekte Eigenerklärung mit allen geforderten Anhängen.Keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe nach Vergaberecht.Keine Ausschlussgründe nach Mindestlohn-, Arbeitnehmerentsendungs-, Aufenthalts-, Schwarzarbeits- und Lieferkettenrecht.Wahrheitsgemäße Angaben. Nachträgliche Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.Bei Anzeichen fehlender Eignung kann der Auftraggeber weitere Nachweise verlangen.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Mindestumsatz von 2.000.000 EUR netto pro Jahr im Durchschnitt der letzten drei Jahre (Umsätze 2023 bis 2025 sind anzugeben).

Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung

Nach Zuschlag abzuschließen und während der gesamten Vertragsdauer aufrechtzuerhalten.Deckung je Schadensereignis: 3.000.000 EUR für Personenschäden und 3.000.000 EUR für Vermögens-, Sach- und sonstige Schäden.Deckungssummen mindestens zweimal pro Versicherungsjahr verfügbar.Nachweis per aktueller Kopie des Versicherungsscheins innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlag.

Tariftreue und Mindestentgelt

Zahlung von mindestens 13,90 EUR brutto je Stunde an Arbeitnehmende (ohne Auszubildende) sowie Einhaltung tariflicher Arbeitsbedingungen, soweit einschlägig.Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen.Schriftliche Weitergabe dieser Verpflichtungen an Nachunternehmer und Verleiher.Vorhaltung prüffähiger Unterlagen zu Entgelt, Steuern und Sozialabgaben.Bei schuldhaftem Verstoß Vertragsstrafe von 1 Prozent je Verstoß, insgesamt bis 5 Prozent der Auftragssumme.

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bildung der Bietergemeinschaft muss rechtlich zulässig sein. Im Auftragsfall Haftung als Gesamtschuldner.Ein vertretungsberechtigtes Mitglied ist zu benennen. Jedes Mitglied gibt die Eigenerklärungen separat ab.Bei Unterauftragnehmern: Beschreibung der Teilleistungen, Namen und Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer.Bei Eignungsleihe muss das Formular auch vom Drittunternehmen ausgefüllt werden.
Referenzprojekte
bis zu 2 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Bis zu zwei Teamreferenzen zur erfolgreichen Zusammenarbeit des konkret angebotenen Teams (wird bewertet, keine Mindestanzahl)

Bewertung im Rahmen K1. Allgemeine Unternehmensreferenzen ohne Bezug zum Team bringen keine höhere Bewertung. Mehrfachnennungen desselben Projekts werden nicht mehrfach positiv gewertet.

1 je Schlüsselperson, maximal 5 Schlüsselpersonen ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Je Schlüsselperson eine individuelle Projekterfahrung, in begründeten Ausnahmefällen eine zweite

Darstellung mit fachlichen und technischen Herausforderungen, persönlichen Beiträgen, wesentlichen Entscheidungen mit Alternativen und erzielten Ergebnissen. Weitere Teammitglieder benötigen keinen individuellen Nachweis.

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Erbracht nach dem 01.01.2024. Laufende Leistungen nur, wenn sie seit mindestens 12 Monaten produktiv erbracht werdenVolumen: Nutzungsmerkmal gemäß Anforderung, Umfang sonst nicht angegeben

Mindestens ein Projekt mit Weiterentwicklung einer produktiv eingesetzten Softwareanwendung, Frontend- und Backend-Entwicklung, mindestens 6 Monate Produktivbetrieb. Zusätzlich mindestens eines: 5.000 aktive Nutzende, Einsatz im Bildungsbereich, Einsatz im öffentlichen Sektor oder erhöhte Anforderungen an Datenschutz oder Informationssicherheit

Vergleichbar sind Weiterentwicklung bestehender Software, Analyse fachlicher Anforderungen, Entwicklung und Integration neuer Funktionen, Qualitätssicherung und Bereitstellung. Darstellung mit Bezeichnung, Leistungszeitraum, Beschreibung (maximal 500 Wörter, getrennt nach Eigenanteil und Leistungen Dritter), Auftraggeber mit Name und Anschrift. Ansprechpartner optional.

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Erbracht nach dem 01.01.2024. Laufende Leistungen nur, wenn sie seit mindestens 12 Monaten produktiv erbracht werdenVolumen: Nutzungsmerkmal gemäß Anforderung, Umfang sonst nicht angegeben

Mindestens ein Projekt mit Modernisierung, Migration oder grundlegender Weiterentwicklung einer bestehenden Software mit Architektur-, Plattform- oder Infrastrukturänderungen, mindestens 6 Monate Produktivbetrieb. Zusätzlich mindestens eines: 5.000 aktive Nutzende, Einsatz im Bildungsbereich, Einsatz im öffentlichen Sektor oder Migration eines Legacy-Systems

Vergleichbar sind Modernisierung bestehender Softwarelösungen, Weiterentwicklung von Architekturen und Komponenten, Reduzierung technischer Schulden sowie Verbesserung von Wartbarkeit, Skalierbarkeit und Betriebssicherheit. Darstellung mit Bezeichnung, Leistungszeitraum, Beschreibung (maximal 500 Wörter, getrennt nach Eigenanteil und Leistungen Dritter), Auftraggeber mit Name und Anschrift. Ansprechpartner optional.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 48%4–10 · 38%11+ · 14%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Formale Unterlagen und Einreichung
Eignungsnachweise und Erklärungen
Team und Konzepte (K1 bis K3)
Preisblatt
Datenschutz und Vertragsunterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
82031 Grünwald
Ort
82031 Grünwald
Kategorie
Bayern
Auftragsvolumen
1,2 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
fwu.de/ ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
82031 Grünwald
Bayern

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