Rahmenvertrag für Dienstleistungen in den Bereichen Usability, User Experience und kontinuierliche Erfolgsmessung

Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V. | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 24. August 2026

Angebotsfrist: 25. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD) sucht einen Auftragnehmer für einen Rahmenvertrag über Usability- und UX-Dienstleistungen sowie kontinuierliche Erfolgsmessung über 4 Jahre (Höchstabrufvolumen 1 Mio. €).

Gefragt sind nutzerzentrierte Untersuchungen (Usability-Tests, Nutzerbefragungen, Interviews), UX-Monitoringsysteme, Webanalyse, Personas, Workshops und Beratung für die DAAD-Onlinekanäle (u.a. daad.de, myguide.de, study-in-germany.de).

Bieter müssen mindestens 4 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren nachweisen, bestimmte Erfahrungsbereiche (z.B. Card Sorting, A/B-Testing, Persona-Erstellung) je mindestens zweimal abdecken und qualifiziertes Personal (Projektleitung, Stellvertretung, UX-Experten) benennen.

Angebote werden ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform www.evergabe-online.de eingereicht. Zuschlagskriterium ist der Preis.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 25. September 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB

Unterlagen aktualisiert24. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist24. Aug. – 15. Sep. 2026

Antworten auf Bieterfragen18. Sep. 2026

Angebotsfrist25. Sep. 2026

Bindefrist25. Sep. – 25. Dez. 2026

Vertragsbeginn27. Okt. 2026

Vertragslaufzeit27. Okt. 2026 – 26. Okt. 2027

Rahmenvertrag Laufzeit27. Okt. 2026 – 26. Okt. 2030bis 2030

Zuschlagca. 25. Dez. 2026

Verlängerung 127. Okt. 2027 – 26. Okt. 2028

Verlängerung 227. Okt. 2028 – 26. Okt. 2029

Verlängerung 327. Okt. 2029 – 26. Okt. 2030bis 2030

Kündigungsfristca. 27. Apr. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Preis30%
Gesamtpreis aus Preistabelle; niedrigster auskömmlicher Wertungsgesamtpreis erhält 30 Punkte, höhere Preise erhalten anteilig weniger Punkte.
Konzept 130%
Konzept zur kontinuierlichen Erfolgsmessung bzw. UX-Diary-Studie inkl. Rekrutierungspool, quantitativer Befragung und Langzeitkomponente. Bewertet wird die Herangehensweise anhand eines Wertungsschemas (0-5 Punkte), multipliziert mit Faktor 6, maximal 30 Punkte.
Konzept 220%
Konzept zur Usability-Optimierung des Kontaktformulars 'Hochschule kontaktieren'. Bewertet wird die Herangehensweise anhand eines Wertungsschemas (0-5 Punkte), multipliziert mit Faktor 4, maximal 20 Punkte.
Team20%
Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals: (1) Erfahrung des Teams mit vergleichbaren Projekten/Auftraggebern, (2) einschlägige Qualifikationen, (3) Dauer der einschlägigen Berufserfahrung des gesamten Teams, (4) Dauer der Projektleitungserfahrung der Projektleitung (mind. 5 Jahre). Bewertung je Kriterium 0-5 Punkte anhand Wertungsschema, multipliziert mit Faktor 1, maximal 20 Punkte.

Preis: Preispunktzahl = 30 x (1 - ((Angebotspreis - niedrigster Angebotspreis) / niedrigster Angebotspreis)), kaufmännische Rundung auf 1 Nachkommastelle, Minimum 0. Konzepte und Team: Bewertung mit 0-5 Punkten je Kriterium anhand Wertungsschema; Konzept 1 wird mit Faktor 6 multipliziert (max. 30 Punkte), Konzept 2 mit Faktor 4 (max. 20 Punkte), Team mit Faktor 1 (max. 20 Punkte). Gesamtpunktzahl = Summe aller Punkte; bei Gleichstand entscheidet die höhere Preispunktzahl.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und die Bewertungsformel sind in der Anlage 01 (Bewerbungsbedingungen) vollständig angegeben; Bekanntmachung und Vergabeunterlagen stimmen überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art und Umfang des Rahmenvertrags

Vertragsart: Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer (maximal 1 Teilnehmer).Höchstabrufvolumen: 1.000.000 € netto über die geplante Gesamtlaufzeit von 4 Jahren.Abruf: Einzelabrufe nach Projektbedarf; es besteht keine Abrufverpflichtung des DAAD – der Auftraggeber darf auch andere Agenturen beauftragen.Nebenangebote / mehrere Hauptangebote: Nicht zugelassen.Keine Loseinteilung.

Zielplattformen des DAAD

Leistungen beziehen sich auf die folgenden Onlinekanäle des DAAD (u.a.):

www.daad.de (Corporate-Website, ca. 76 Mio. Seitenaufrufe/Jahr)www.meindaad.de (Serviceportal, ca. 1,5 Mio. Seitenaufrufe/Jahr)study-in-germany.com (ca. 1,28 Mio. Sitzungen/Jahr)www.myguide.de (Studienorientierung; Relaunch im Sept. 2026 geplant, dann DAAD Study Guide Germany)www.research-in-germany.org (Forschungsstandort-Marketing)

Aufgaben können auch für mobile Apps (Android und/oder iOS) anfallen, ggf. begleitend zur Entwicklung.

Usability- und User-Acceptance-Tests

Konzeption, Planung, Organisation (inkl. Rekrutierung von Testpersonen), Durchführung und Dokumentation – wahlweise in Präsenz oder Remote.

Nutzerbefragungen und Zielgruppeninterviews

Quantitative und qualitative Befragungen, Interviews (online oder vor Ort), Entwicklung von Frageleitfäden, Rekrutierung, strukturierte Auswertung und Ableitung von Handlungsempfehlungen.

Labornutzung bzw. -anmietung

Bereitstellung bzw. Anmietung von UX-Laboren für Präsenztests (Usability-Tests, Einzelinterviews, Fokusgruppen, Think-Aloud, Remote-Sessions), Ausstattung je nach Methode.

UX-Monitoringsysteme zur kontinuierlichen Erfolgsmessung

Konzeption maßgeschneiderter Gesamtkonzepte für kontinuierliches UX-Monitoring mit messbaren Erfolgsindikatoren, Toolauswahl und technische Integration, DSGVO-Konformität, Dashboards, Berichte und Präsentationen.

Personas und Nutzerstrukturanalysen

Erstellung datenbasierter Personas und Modellierung von Zielgruppensegmenten (z.B. internationale Studieninteressierte, Forschende, Alumni, Hochschulvertreter), Nutzerstrukturanalysen.

Workshops und Design-Thinking

Durchführung und Moderation von Anforderungs-, Konzeptions- und Design-Thinking-Workshops (Präsenz oder Remote), Priorisierung, Erstellung von Protokollen und Entscheidungsvorlagen.

Beratung, Content-Review und Optimierungsbegleitung

Kontinuierliche Beratung zu Usability/UX, Expertenanalyse und Content-Review, Integration von Tracking-Daten und Ursachenanalyse.

Webanalyse und Nutzertracking

Umfassende Webanalysen, Auswertung des Nutzerverhaltens, Analyse von Tracking-Daten, Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Ergebnisdokumentation und -präsentation

Kompakte, entscheidungsorientierte Abschlussberichte mit Handlungsempfehlungen (quantitativ und qualitativ), aufbereitet auch für Mittelgeber (z.B. Bundesministerien).

Zusammenarbeit und Rahmenbedingungen

Benennung einer ständigen Ansprechperson (Projektleitung) und Vertretung.Kommunikation mit dem DAAD auf Deutsch.Zusammenarbeit mit ggf. vom DAAD benannten Dienstleistern (z.B. Online-Agenturen).Erstellung von Vorlagen in Abstimmung mit dem DAAD und benannten Dienstleistern.Leistungen sind in an das jeweilige Projekt angepassten Kombinationen beauftragbar, sowohl als Einzelstudien als auch in längerfristig angelegten Projekten.Unterstützung bei der Anforderungsanalyse und Priorisierung von Weiterentwicklungsbedarfen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Verfahrensart und Ausschlussgründe

Offenes Verfahren nach VgV.

Zwingende Ausschlussgründe (Erklärung gemäß Anlage 08 erforderlich):

§§ 123, 124 GWB (z.B. Verurteilungen, Steuerschulden, Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- und Arbeitsrecht, Insolvenz, Wettbewerbsverzerrungen, Täuschung im Vergabeverfahren)§ 19 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohn)§ 22 Abs. 1 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten; ab Geldbuße ≥ 175.000 €)§ 14 Abs. 1 BTTG (Bundestariftreuegesetz)Art. 5k VO (EU) 833/2014 (Russland-Sanktionen)§ 6 Abs. 1 S. 1 WRegG: Auskunft aus Wettbewerbsregister wird für Aufträge ab 30.000 € netto eingeholt

Bei Bietergemeinschaften und Nachunternehmern ist für jeden Beteiligten eine separate Eigenerklärung einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

| Kriterium | Anforderung |

|---|---|

| Gesamtjahresumsatz (brutto) | Mindestens 2.000.000 € durchschnittlich in den letzten 3 Geschäftsjahren |

| Umsatz im Tätigkeitsbereich | Mindestens 750.000 € durchschnittlich in den letzten 3 Geschäftsjahren |

| Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung | Bestehender Nachweis ODER Erklärung zum Abschluss im Auftragsfall für die gesamte Vertragslaufzeit |

| Eintragung in Berufs-/Handelsregister | Nachweis erforderlich |

Bei Eignungsleihe: Haftungserklärung Anlage 13 (beide Seiten handschriftlich im Original, Gesamtschuldner gemäß § 421 BGB).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen:

Mindestens 4 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Anlage 10).Pflicht-Erfahrungsbereiche, jeweils mindestens 2-mal abzudecken:

1. Auftraggeber aus Bildung/Wissenschaft

2. Usability-Studie mit Expert-Content-Review, Onsite-Nutzerbefragung und Nutzertests (Labor/Remote)

3. UX-Diary-Studie (Aufgaben + Interviews)

4. Card Sorting und/oder A/B-Testing für Nutzerführungs-Optimierung

5. Erstellung von Personas

Eine Referenz kann mehrere Bereiche abdecken.

Qualitäts- und Umweltmanagement:

Beschreibung Qualitätssicherung (max. 2 DIN A4-Seiten, Times New Roman 12, Zeilenabstand 1,5) ODER DIN ISO Zertifizierung.Beschreibung Umweltmanagement (max. 2 DIN A4-Seiten, Times New Roman 12, Zeilenabstand 1,5) ODER DIN ISO Zertifizierung.

Beschäftigtenzahl: Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl (insgesamt und im Leistungsbereich) gemäß Anlage 09.

Unterauftragnehmer: Verzeichnis gemäß Anlage 11.

Kritische Aufgaben – nicht an Nachunternehmer vergebbar: Projektleitung und entsprechende Vertretung.

Personalanforderungen (Schlüsselpersonal)

Mindestens 3, höchstens 5 Qualifikationsprofile (Anlage 06).Pflichtpositionen: Projektleitung, Stellvertretung, mindestens 1 UX-Experte/in.Sprachkenntnisse Projektleitung: Deutsch C1 (GER) oder vergleichbar.Sprachkenntnisse Stellvertretung: Deutsch C1 (GER) oder vergleichbar.Sprachkenntnisse Team: Englisch B1 (GER) oder vergleichbar.Pro Person: persönliche Referenzprojekte mit Vergleichbarkeitsdarstellung.Bei freiberuflichen Teammitgliedern: Verpflichtungserklärung (Anlage 12).

Wünschenswerte Erfahrungen und Kenntnisse (Projektteam)

Wettbewerbsanalysen (strukturierte Marktanalyse).Kano-Analysen (im Zusammenhang mit Nutzerbefragungen).Multivariate Tests.Zielgruppenbefragung mit Online-Panels.User Journey Maps.Gute Kenntnisse der zentralen Zielgruppen (insb. internationale/deutsche Studieninteressierte, Studierende, Forschende, deutsche Hochschulen).

Zuschlagskriterium

Zuschlagskriterium ist der Preis. Die genaue Gewichtung ist den Bewerbungsbedingungen (Anlage 01) zu entnehmen.

Referenzprojekte

mindestens 4 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Mindestens 4 vergleichbare Referenzen über in den letzten 3 Jahren erbrachte wesentliche Leistungen im Bereich Usability/UX/kontinuierliche Erfolgsmessung

Vergleichbarkeit mit ausgeschriebener Leistung; Pflichtfelder: Projektbezeichnung, -dauer, -beschreibung, Kunde/Auftraggeber mit Größe/Standorten/Aufgabengebieten, Fachabteilung mit Kontaktdaten, persönlicher Einsatz (Tätigkeit, Dauer, Aufwand). Formular Anlage 10 verwenden.