Rahmenvertrag Mietfahrzeuge

Fahrzeugklassen (gemäß ACRISS-/SIPP-System oder gleichwertig): Mini, Economy, Compact, Intermediate/Mittelklasse, Standard, Fullsize, Premium, Luxury, Kombi (Compact, Mittelklasse, Standard), SUV (Compact, Intermediate, Standard, Premium), Van/Minivan (klein bis 5 Pers., groß 7–9 Pers.), Transporter (klein bis ca. 3 m³, mittel, groß bis 3,5 t), Elektrofahrzeuge (klein, Mittelklasse), Hybridfahrzeuge.

Mietarten:

Webbasiertes, mandantenfähiges Buchungsportal mit Nutzer-/Rollenverwaltung, Buchung nach ACRISS/Zeitraum/Ort/Zusatzleistungen, transparenten Preisbestandteilen, Buchungsbestätigung mit eindeutiger Nummer, Storno-/Änderungsfunktion sowie Schnittstellen zu Reisebuchungssystemen und Reporting-Export (CSV/XLSX/XLS).

Verfügbarkeit des Portals: mindestens 97 % monatlich (24/7); planmäßige Wartungsfenster mindestens 3 Kalendertage vorab angekündigt.

Reaktions-/Wiederherstellungszeiten:

Alternative Buchung (Hotline/E-Mail) bei technischer Nichtverfügbarkeit werktags und feiertags 09:00–17:00 Uhr.

Winterbereifung: Bereitstellung in den jeweiligen Zeiträumen; Kostenposition im Preisblatt.

Fahrzeugbereitstellung: max. 4 Stunden während Geschäftszeiten (werktags 08:00–17:00 Uhr); Vorabendbereitstellung bei Abholung werktags vor 08:00 Uhr; Bereitstellung am Freitag bei Wochenend- oder Montagmorgen-Abholung (Kosten jeweils im Preisblatt).

Upgrade bei Nichtverfügbarkeit ohne Mehrkosten.

Übergabe/Rückgabe: kontaktlos möglich; Übergabe- und Rückgabeprotokolle digital/Textform; Fahrzeuge vollgetankt (Elektro-/Hybrid mind. 80 % Ladezustand).

Identitätsprüfung der fahrzeugführenden Person: persönlich an Station oder digital über das Portal (Ausweis + Führerschein), alternativ Bestätigung durch den Arbeitgeber.

Technische Mindestanforderungen: ausreichende Motorisierung für Autobahnbetrieb, ABS, ESP, gesetzlich vorgeschriebene Ausstattung, Klimaanlage (PKW), länderspezifische Ausstattung (Warnweste, Warndreieck, Verbandsmaterial).

Versicherungen: Haftpflicht mind. 50 Mio. €, Vollkasko inkl. Diebstahlschutz, Selbstbeteiligung max. 300 € pro Schadensfall, Glas- und Reifenschäden abgedeckt.

Pannenhilfe: deutschsprachig, 24/7 an allen Kalendertagen; Ersatzfahrzeug bei nicht kurzfristiger Weiterfahrt; sämtliche organisatorische Aufwände durch den Auftragnehmer.

Zusätzliche Fahrer: kostenfreie Eintragung weiterer berechtigter Personen.

Festansprechpartner mit Vertretungsregelung; Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.

Stornierung: kostenfrei bis 24 h vor Mietbeginn; bei kürzerer Frist max. 100 % eines Tagessatzes (unabhängig von Mietdauer).

Umbuchung: kostenfrei bei Änderung mind. 24 h vor Mietbeginn und Verfügbarkeit.

Bußgeldbearbeitung: kostenfrei durch den Auftragnehmer, keine Bearbeitungs-/Service-/Verwaltungsgebühren, datenschutzkonforme Übermittlung an Behörden.

Einhaltung des SaubFahrzeugBeschG (Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge).

Datenhosting/-verarbeitung ausschließlich innerhalb EWR oder Schweiz; Geheimhaltungsvereinbarung und VAV erforderlich.

Art des Auftrags: Dienstleistung.

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb – pro Los erhält maximal 1 Unternehmen den Zuschlag.

Anbieter kann sich auf bis zu 2 Lose bewerben.

Verbindliche Vertragssprache: Deutsch.

Berichterstattung über den Auftragswert zu definierten Stichtagen (30.04.2027, 31.10.2027, 30.04.2028, 31.10.2028); Meldung an die ausschreibende Stelle, sobald 80 % der Höchstabrufsumme erreicht sind.

Abrufberechtigte Einrichtungen: 16 Institute (Los 1: alle 16; Los 2: 11 davon).

Ausschluss gemäß §§ 123, 124 GWB, §§ 57, 42 Abs. 1 VgV, § 16 VOB/A:

Nachforderung von Erklärungen/Unterlagen nach Fristablauf gemäß § 56 Abs. 2 VgV möglich. Eignungsnachweise werden zunächst durch Eigenerklärungen erbracht; der Auftraggeber behält sich vor, vom Bestbieter vor Zuschlag Belege anzufordern.

Bietergemeinschaften sind zulässig (mit Gesamtschuldner-Haftung).

Unterauftragnehmer sind zulässig.

Eignungsleihe ist zulässig – mit Verpflichtungserklärung des leihenden Unternehmens.

Keine Vorbehalte für KMU; pro Los erhält maximal 1 Unternehmen den Zuschlag; ein Bieter darf Angebote für beide Lose einreichen.