Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenRahmenvertrag über die Anmietung von Mietfahrzeugen ohne Fahrpersonal für Dienstfahrten der Beschäftigten von 16 Leibniz-Instituten, geschlossen vom Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi) als zentrale Beschaffungsstelle.
Verschiedene Fahrzeugkategorien vom Kleinwagen über SUV/Van/Transporter bis Elektro- und Hybridfahrzeuge, inklusive Serviceleistungen, digitalem Buchungsportal und 24/7-Pannenhilfe. Vertragslaufzeit 2 Jahre (01.11.2026 – 31.10.2028). Pro Los erhält ein Bieter den Zuschlag. Wertung: 50 % Preis, 30 % Nachhaltigkeitskonzept, 20 % Konzept zur Fahrzeugverfügbarkeit.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Angebotspreis50%
Der Angebots-Gesamtpreis (brutto) fließt unmittelbar in die Wertung ein. Keine Umrechnung in Punkte. Wertung durch Anwendung der im Preisblatt eingetragenen Preise auf den angegebenen fiktiven Bedarf.
- Nachhaltigkeitskonzept30%
Konzept zu CO2-Reduktionsmaßnahmen und Flottenstrategie, Transparenz der Emissionsinformationen je Fahrzeugklasse, Reifen-, Wartungs- und Entsorgungskonzept. Maximal 10 Leistungspunkte, Mindestbewertung 1 Punkt. Bewertung anhand Schlüssigkeit der Zielerreichung (sehr gut=10 LP, gut=5 LP, befriedigend=0 LP → Ausschluss).
- Konzept zur Fahrzeugverfügbarkeit20%
Konzept zur Sicherstellung der Fahrzeugverfügbarkeit für die bedarfsweise Anmietung. Maximal 10 Leistungspunkte, Mindestbewertung 1 Punkt. Vergabeort: innerhalb Deutschlands.
Wirtschaftlichkeitskennzahl (Preis-Leistung). Formel nicht explizit angegeben, aber: Preis 50%, Nachhaltigkeitskonzept 30%, Konzept Fahrzeugverfügbarkeit 20%. Bei gleicher Kennzahl entscheidet der niedrigere Preis.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenFahrzeugkategorien und Mietarten
Fahrzeugklassen (gemäß ACRISS-/SIPP-System oder gleichwertig): Mini, Economy, Compact, Intermediate/Mittelklasse, Standard, Fullsize, Premium, Luxury, Kombi (Compact, Mittelklasse, Standard), SUV (Compact, Intermediate, Standard, Premium), Van/Minivan (klein bis 5 Pers., groß 7–9 Pers.), Transporter (klein bis ca. 3 m³, mittel, groß bis 3,5 t), Elektrofahrzeuge (klein, Mittelklasse), Hybridfahrzeuge.
Mietarten:
Buchungsportal & digitale Schnittstellen
Webbasiertes, mandantenfähiges Buchungsportal mit Nutzer-/Rollenverwaltung, Buchung nach ACRISS/Zeitraum/Ort/Zusatzleistungen, transparenten Preisbestandteilen, Buchungsbestätigung mit eindeutiger Nummer, Storno-/Änderungsfunktion sowie Schnittstellen zu Reisebuchungssystemen und Reporting-Export (CSV/XLSX/XLS).
Verfügbarkeit des Portals: mindestens 97 % monatlich (24/7); planmäßige Wartungsfenster mindestens 3 Kalendertage vorab angekündigt.
Reaktions-/Wiederherstellungszeiten:
Alternative Buchung (Hotline/E-Mail) bei technischer Nichtverfügbarkeit werktags und feiertags 09:00–17:00 Uhr.
Service & Bereitstellung
Winterbereifung: Bereitstellung in den jeweiligen Zeiträumen; Kostenposition im Preisblatt.
Fahrzeugbereitstellung: max. 4 Stunden während Geschäftszeiten (werktags 08:00–17:00 Uhr); Vorabendbereitstellung bei Abholung werktags vor 08:00 Uhr; Bereitstellung am Freitag bei Wochenend- oder Montagmorgen-Abholung (Kosten jeweils im Preisblatt).
Upgrade bei Nichtverfügbarkeit ohne Mehrkosten.
Übergabe/Rückgabe: kontaktlos möglich; Übergabe- und Rückgabeprotokolle digital/Textform; Fahrzeuge vollgetankt (Elektro-/Hybrid mind. 80 % Ladezustand).
Identitätsprüfung der fahrzeugführenden Person: persönlich an Station oder digital über das Portal (Ausweis + Führerschein), alternativ Bestätigung durch den Arbeitgeber.
Technische Mindestanforderungen: ausreichende Motorisierung für Autobahnbetrieb, ABS, ESP, gesetzlich vorgeschriebene Ausstattung, Klimaanlage (PKW), länderspezifische Ausstattung (Warnweste, Warndreieck, Verbandsmaterial).
Versicherung, Pannenhilfe & Zusatzleistungen
Versicherungen: Haftpflicht mind. 50 Mio. €, Vollkasko inkl. Diebstahlschutz, Selbstbeteiligung max. 300 € pro Schadensfall, Glas- und Reifenschäden abgedeckt.
Pannenhilfe: deutschsprachig, 24/7 an allen Kalendertagen; Ersatzfahrzeug bei nicht kurzfristiger Weiterfahrt; sämtliche organisatorische Aufwände durch den Auftragnehmer.
Zusätzliche Fahrer: kostenfreie Eintragung weiterer berechtigter Personen.
Festansprechpartner mit Vertretungsregelung; Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
Stornierung: kostenfrei bis 24 h vor Mietbeginn; bei kürzerer Frist max. 100 % eines Tagessatzes (unabhängig von Mietdauer).
Umbuchung: kostenfrei bei Änderung mind. 24 h vor Mietbeginn und Verfügbarkeit.
Bußgeldbearbeitung: kostenfrei durch den Auftragnehmer, keine Bearbeitungs-/Service-/Verwaltungsgebühren, datenschutzkonforme Übermittlung an Behörden.
Einhaltung des SaubFahrzeugBeschG (Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge).
Datenhosting/-verarbeitung ausschließlich innerhalb EWR oder Schweiz; Geheimhaltungsvereinbarung und VAV erforderlich.
Rahmenvertragsstruktur
Art des Auftrags: Dienstleistung.
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb – pro Los erhält maximal 1 Unternehmen den Zuschlag.
Anbieter kann sich auf bis zu 2 Lose bewerben.
Verbindliche Vertragssprache: Deutsch.
Berichterstattung über den Auftragswert zu definierten Stichtagen (30.04.2027, 31.10.2027, 30.04.2028, 31.10.2028); Meldung an die ausschreibende Stelle, sobald 80 % der Höchstabrufsumme erreicht sind.
Abrufberechtigte Einrichtungen: 16 Institute (Los 1: alle 16; Los 2: 11 davon).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe (für alle Lose)
Ausschluss gemäß §§ 123, 124 GWB, §§ 57, 42 Abs. 1 VgV, § 16 VOB/A:
Nachforderung von Erklärungen/Unterlagen nach Fristablauf gemäß § 56 Abs. 2 VgV möglich. Eignungsnachweise werden zunächst durch Eigenerklärungen erbracht; der Auftraggeber behält sich vor, vom Bestbieter vor Zuschlag Belege anzufordern.
Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer, Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind zulässig (mit Gesamtschuldner-Haftung).
Unterauftragnehmer sind zulässig.
Eignungsleihe ist zulässig – mit Verpflichtungserklärung des leihenden Unternehmens.
Keine Vorbehalte für KMU; pro Los erhält maximal 1 Unternehmen den Zuschlag; ein Bieter darf Angebote für beide Lose einreichen.
Vergleichbare Rahmenverträge über bedarfsweise Fahrzeuganmietung inkl. Serviceprozessen und digitaler Buchung (Portal/online)
Eigenerklärung über das Vergabeportal (Upload)
Vergleichbare Rahmenverträge über bedarfsweise Fahrzeuganmietung inkl. Serviceprozessen und digitaler Buchung (Portal/online)
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