RV VoIP-VC 2026

Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; | Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)München, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 05. Oktober 2026

Angebotsfrist: 09. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) schreibt in einem offenen Verfahren vier Rahmenvereinbarungen für die Lieferung von VoIP- und Videokonferenztechnik aus – Cisco-Endgeräte mit Wartung, Ascom DECT-Geräte, Software/Lizenzen sowie Videokonferenz-Monitore und -Projektoren.

Die Geräte werden über einen elektronischen Katalog im digitalen MPG-Marktplatz (SAP-SRM-basiertes eProcurement-System bei Unite Deutschland AG) abgerufen. Bieter müssen einen statischen Katalog pflegen, eine Hotline bereitstellen, quartalsweise Berichte liefern und ein nachvollziehbares Preisbildungsmodell vorlegen.

Je Los wird ein Rahmenvertragspartner gesucht; pro Los gibt es eine eigene Höchstmenge zwischen 1,2 und 3,5 Mio. EUR über bis zu 4 Jahre. Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform tender24.de einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT

Veröffentlichung5. Okt. 2026

Bieterfragen-Frist5. Okt. – 30. Okt. 2026

Angebotsfrist9. Nov. 2026

Angebotsöffnung9. Nov. 2026

Bindefrist9. Nov. 2026 – 8. Jan. 2027

Zuschlag11. Dez. 2026

Vertragsbeginn11. Dez. 2026

Basis-Vertragslaufzeit11. Dez. 2026 – 10. Dez. 2028

Geplanter Lieferbeginn1. Feb. 2027

Verlängerung 111. Dez. 2028 – 10. Dez. 2029

Verlängerung 211. Dez. 2029 – 10. Dez. 2030

Vertragsende10. Dez. 2030

Katalog-UploadDatum offenImplementierung der statischen Kataloge im MPG-Marktplatz: 6 Wochen nach Zuschlagserteilung.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode4 Kriterien

ZK-04-B: Verwaltung von SMARTnet Wartungsverträgen (Hardware/Software-Konsolidierung)25%
Verfahren zur Konsolidierung von SMARTnet Wartungslizenzen auf einen Wartungsvertrag für Hardware und Software; Höchstmaß an Konsolidierung von Vertragsnummern (Contract-IDs); Erfahrung in der Bestellabwicklung mit dem Hersteller; etablierte Verfahren zur Konsolidierung; Mitwirkungspflichten des dedizierten Ansprechpartners.
ZK-05-B: Verwaltung von SMARTnet Wartungsverträgen (SAMT-Administrator)25%
Verfahren und eingesetzte Tools zur Einrichtung eines dedizierten SAMT Administrators für alle Vertragsnummern mit SMARTnet-Wartung; Erfahrung in der Abwicklung der Zuordnung des SAMT Administrators mit dem Hersteller; Zuverlässigkeit des Verfahrens; Aufwand für den Auftraggeber.
ZK-10-B: Konzept zur Information über technische Neuerungen25%
Darstellung (ca. 2 DIN A4 Seiten), wie der Bieter die MPG (IT, Einkauf, Verwaltungsmitarbeiter, wissenschaftliche Mitarbeiter) über technische Neuerungen informieren wird (Informationswege und Informationsarten).
ZK-12-B: Green IT - Energieeffizienz bei Lieferung und Instandhaltungsleistungen25%
Darstellung (ca. 5 DIN A4 Seiten), wie der RV-Partner mit Konzepten, Prozessen, Maßnahmen und Techniken den Ressourcenverbrauch und Energiebedarf bei den vom Bieter erbrachten Leistungen (vom Bestelleingang bis Auslieferung und Service) reduziert; kurze Transportwege, umweltfreundliche Verpackungen, weniger Vororttermine/Sendungen.

Z = (L / P) * Skalierungsfaktor; Z = Wirtschaftlichkeitskennzahl, L = Leistungspunktzahl, P = Wertungspreis

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind aus Anlage E.1 (Zuschlagskriterien) und E.2 (Kriterienkatalog) vollständig; Bekanntmachung nennt Richtwertmethode UfAB (Z=L/P) - konsistent mit Vergabeunterlagen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Leistungen für alle Lose

Kataloganbindung (eProcurement):

Aufbau, Bereitstellung und kontinuierliche Pflege eines statischen elektronischen Katalogs im digitalen MPG-Marktplatz (Plattform: Unite Deutschland AG) – nicht über PunchOutKatalog-Upload innerhalb von 6 Wochen nach ZuschlagserteilungStändige Aktualisierung von Verfügbarkeiten (inkl. Mengenbestandsanzeige) und Preisen

Lieferung:

Lieferbedingungen DDP Incoterms®2020 zum Bestimmungsort, innerhalb Deutschlands an alle MPG-StandorteMaximale Lieferzeit: 15 Werktage ab BestelleingangAusschließlich fabrikneue Komponenten (keine Refurbished)Zubehör kann auch isoliert bestellt werden

Hotline RV Partner:

Ständig verfügbare Anlaufstelle für technische Fragen, Störungsmeldungen und StörungsdiagnoseWerktags Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (9h) telefonisch; Online-Hotline 24/7Ohne gesonderte Vergütung

Berichtswesen:

Quartalsweise Reports über Einzelaufträge und Sortiment in elektronischer FormUnverzügliche Meldung bei Erreichen von 90 % der jeweiligen Höchstmenge

Vertragslaufzeit (für alle Lose gleichermaßen):

Vertragsbeginn: 11.12.2026 (oder sofort bei späterem Zuschlag)Basis-Vertragslaufzeit: 24 MonateAutomatische Verlängerung um jeweils 1 Jahr, soweit nicht 1 Monat zum Laufzeitende gekündigt wirdMaximale Gesamtlaufzeit: 48 Monate (bis 10.12.2030)Kein Abnahmezwang / keine MindestabnahmeJährliches Kündigungsrecht des Auftraggebers nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit

Preisbildung (für alle Lose):

Nachvollziehbares Preisbildungsmodell mit Warengruppen, Auf- und Abschlägen auf Bezugspreis (Anlagen E.4 / E.5)Bezugspreis = frei zugängliche Hersteller- oder Einkaufspreisliste (Auftraggeber muss jederzeit selbst Zugriff haben)Preisbindung 10 Tage ab Erstellung des Warenkorbs; Preiserhöhungen >10 % nur mit 14-Tage-VorankündigungTechnologiegleitklausel: 7-Tage-Vorankündigung bei SortimentsänderungenUSD/EUR-Umrechnung: Basis 30.09.2026 (1,1513 USD/EUR); monatliche Aktualisierung

Allgemeine Ausführungsbedingungen (Ausschlusskriterien):

Einhaltung Russland-Sanktionen (Art. 5k EU-VO 833/2014)IAO-KernarbeitsnormenTariftreue (BTTG §§ 3, 4, 9) bei DienstleistungenExportkontrollvorschriftenQualitäts- und UmweltmanagementRoHS 2-Konformität und CE-KennzeichnungHerstellerbindung (siehe Los 4)

Abrufberechtigte Einrichtungen

Abrufberechtigt sind die rechtlich unselbständigen Institute und Einrichtungen der MPG, das Max-Planck-Institut für nachhaltige Materialien GmbH, das Max-Planck-Institut für Kohlenforschung (rechtsfähige Stiftung), das Ernst Strüngmann Institut gGmbH (ESI) sowie die Max-Planck-Stiftung für Internationalen Frieden und Rechtsstaatlichkeit gGmbH.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien für alle Lose

Ausschlussgründe § 123 GWB (zwingend): Keine Verurteilungen wegen der dort genannten Straftaten; ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenAusschlussgründe § 124 GWB (fakultativ): Keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Verpflichtungen, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, keine Verstöße gegen Wettbewerbsrecht, keine Interessenkonflikte, keine Täuschung/Auskunftsverweigerung, keine Verstöße gegen LkSG, AEntG, Mindestlohngesetz, BTTG, SchwarzarbeitsbekämpfungsgesetzRegistereintragung: Berufs- oder Handelsregistereintragung oder gleichwertige ErlaubnisUnternehmensgröße: Angabe der Größe (Kleinst-/Klein-/Mittel-/Großunternehmen) nach EU-DefinitionRussland-Sanktionen: Keine Verstöße gegen Art. 5k EU-VO 833/2014Tariftreue: Einhaltung BTTG (§§ 3, 4, 9) bei DienstleistungenExportkontrollvorschriften: Einhaltung nationaler und internationaler Zoll- und Außenwirtschaftsregelungen; keine Listung in SanktionslistenRoHS 2 und CE-Kennzeichnung: Nur Geräte mit CE-KennzeichnungIAO-Kernarbeitsnormen: Maßnahmen zur Einhaltung der 8 IAO-KernarbeitsnormenQualitätsmanagement und Umweltmanagement: Bestehende Maßnahmen sind anzugebenAusschlusskriterien aus Kriterienkatalog (E.2):ZK-01-A: Verpflichtung zur Kataloganbindung MPG-MarktplatzZK-07-A: Preisbildungsmodell liegt vor und entspricht Anlage E.5ZK-08-A: Anwendung des Preisbildungsmodells auf alle Referenzkomponenten nachvollziehbarZK-09-A: Anlage E.6 (Kalkulatorischer Warenkorbpreis) korrekt und vollständig

Haftpflichtversicherung

Mindestens 5 Mio. EUR (2-fach maximiert) für Personen- und SachschädenMindestens 500.000 EUR (1-fach maximiert) für VermögensschädenVersicherungsnachweis ist auf Verlangen vorzulegen, Vorhaltepflicht für die gesamte Vertragslaufzeit inkl. VerlängerungenKein Versicherungsnachweis (Police) bei Angebotsabgabe erforderlich

Referenzen

Mindestens 1 Referenz pro Bereich (Art und Umfang vergleichbar)Prägender Teil der Leistung in den letzten 3 Jahren ab BekanntmachungBereiche je nach Los: Onlineverkauf VoIP/VC-Systeme und/oder Ascom DECT-Geräte und/oder VC-Anzeigesysteme (Lose 1, 2, 4), Onlineverkauf Software/Lizenzen (Los 3); zusätzlich für alle Lose eine Referenz über die Umsetzung einer Anbindung an ein eProcurement-SystemNachweis: max. 3 DIN A4-Seiten pro Referenz (Schriftgröße 11pt), beigefügtes Referenzblatt (Anlage D.1-Anhang)

Referenzprojekte