Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung von Personalakten inkl. OCR, Metadatenaufbereitung und Import in P&I LogaHR für die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Kassenärztliche Vereinigung NordrheinKassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird ausgeschrieben?
Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) sucht einen Dienstleister, der ihre Personalakten digitalisiert – also Papierakten einscannt, mit Texterkennung (OCR) durchsuchbar macht, die nötigen Metadaten aufbereitet und die gescannten Akten in das bestehende HR-System P&I LogaHR importiert.
Was muss der Bieter konkret leisten?
Vorbereitung der Akten (z.B. Heftklammern entfernen)Bereitstellung der gesamten Scan-Infrastruktur (Hardware, Software, Vorerfassung)Beidseitiges Farbscannen (≥300 dpi, PDF/A)OCR-Volltext mit mindestens 95% ErkennungsgenauigkeitQualifiziertes elektronisches Siegel (eIDAS)Strukturierte Metadaten je DokumentWöchentliche Qualitätsberichte und 5%-StichprobenprüfungSichere Logistik (GPS-Tracking, versiegelte Behälter)Archivierung der Papierakten für 1 Jahr, danach datenschutzkonforme VernichtungTestphase vor Produktivstart, Freigabe durch KVNO
Was muss man mitbringen?
Mindestens 15 Mitarbeitende, durchschnittlicher Jahresumsatz ≥ 550.000 € netto3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 36 Monaten (Digitalisierung von Personalakten)TR-RESISCAN-Zertifizierung oder gleichwertigVor-Ort-Audit-Möglichkeit vor ProjektstartVerhandlungssichere Deutschkenntnisse
Rahmen:
Ca. 565.000 Blätter, Einzelvergabe (keine Lose), Nebenangebote nicht zugelassen, kompletter Projektabschluss bis 23.12.2026, Vertragsende 28.02.2027.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZJAN2027FEB
Veröffentlichung14. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist25. Aug. 2026
Angebotsfrist3. Sep. 2026
Sicherheitsüberprüfung bis3. Sep. 2026
Bindefrist3. Sep. – 31. Okt. 2026
Angebotspräsentationca. 14. Sep. – 20. Sep. 2026
Zuschlagca. 21. Sep. – 27. Sep. 2026
Vertragsbeginnca. 30. Sep. 2026
Vertragslaufzeitca. 30. Sep. 2026 – 28. Feb. 2027
Vor-Ort-Auditca. 30. Sep. 2026
Ausführungsbeginn1. Okt. 2026
Vollständige Digitalisierung1. Okt. – 23. Dez. 2026
Qualitätsbericht1. Okt. – 23. Dez. 2026
Testphaseca. 1. Okt. – 8. Okt. 2026
Archivierungsfrist Papieraktenca. 23. Dez. 2026 – 23. Dez. 2027bis 2027
Vertragsende28. Feb. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode0 Kriterien
Einfache Richtwertmethode gemäß UfAB: Kennzahl Z = Leistung / Preis. Die Leistungspunkte werden auf Basis der Zuschlagskriterien (umgekehrtes Schulnotenprinzip) ermittelt, der Preis fließt rechnerisch ein. Details zu Kriterien und Gewichtung sind dem Dokument 'Eignungs- und Zuschlagskriterien' zu entnehmen.
KI-Hinweis: Die konkreten Zuschlagskriterien und ihre Gewichtungen sind nicht in den vorliegenden Dokumenten enthalten; es wird explizit auf das Dokument 'Eignungs- und Zuschlagskriterien' (Punkt 2 bis 4) verwiesen, das hier nicht vorliegt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenVorbereitung und Infrastruktur
Aktenvorbereitung:
Entfernen von Tackernadeln, Büroklammern, Pressverbindungen (außer bei extern beglaubigten Dokumenten/Zeugnissen)Fixieren/Übertragen von Post-ItsEntfernen von Klarsichthüllen und HeftlaschenScannen von Zetteln, Kleinstformaten und BriefumschlägenStichproben zur Aktenstruktur und Beratung zum digitalen Aktenplan (Dokumentart) als Pauschalposition
Scan-Infrastruktur:
Der Auftragnehmer stellt die gesamte Hard- und Software selbst bereit – inklusive Vorerfassungsprogramm (z. B. Barcode-/QR-Code-Drucker). Die Registerstruktur der bisherigen Akten wird in eine neue Registerstruktur gemäß Anlage 2 überführt; nicht zuordenbare Dokumente landen im Ordner „Diverses".
Mengengerüst: ca. 565.000 Blätter (Schätzwert aus Anlage 1), Abrechnung nach tatsächlich verarbeiteter Ist-Menge.
Scannen und Bildqualität
Beidseitiges Scannen in Farbe (Pflicht), jede Seite≥ 300 dpi AuflösungPDF/A-Format für Langzeitarchivierung, nicht komprimiertOCR-Volltextsuche mit mindestens 95 % Erkennungsgenauigkeit auf WortebeneKein Informationsverlust – Stempel, Unterschriften, handschriftliche Anmerkungen müssen lesbar bleibenLeere Seiten automatisch erkennen und entfernenSonderformate (z. B. DIN A6) auf DIN A4 verkleinern, sofern lesbar (max. 5 % der Dokumente dürfen kleiner als DIN A4 sein)Geraderücken/Ausrichten, Entfernen schwarzer Ränder/Störlinien, automatische Belichtungsanpassung
Metadaten, Siegel und Bereitstellung
Metadaten / Steuerungsdatei:
Strukturierte Metadaten je PDF-Dokument gemäß verbindlichem Feldformat:
`MAN;AK;PNR;;;;Dokumenten Bezeichnung;Gültig AB;pdfname;Literalart;;Literalkürzelkategorie`
Für 21 definierte Dokumentarten: Gültigkeitsbeginn manuell als JahreszahlFür übrige Dokumentarten: ScandatumKeine Umlaute oder Sonderzeichen im Dateinamen
Qualifiziertes elektronisches Siegel (QeSiegel):
Alle Scanprodukte erhalten ein QeSiegel gemäß eIDAS-Verordnung. Die erfolgreiche Anbringung und Prüfbarkeit ist nachvollziehbar zu dokumentieren.
Tranchenweise Bereitstellung:
Je Tranche eine Zip-Datei (ohne Unterordner) mit Scans + genau einer SteuerungsdateiReihenfolge: aktive Mitarbeitende → GMG-Akten → VersorgungsempfängerTranchengröße wird im Kick-off festgelegt
Übertragung:
Bereitstellung auf dem bestehenden Loga-SFTP-Server der KVNO (Rechenzentrum P&I); Import in LogaHR durch P&I.
Qualitätssicherung, Testphase und Dokumentation
Qualitätssicherung:
5 %-Stichprobenprüfung je Tranche (unter Mitwirkung der KVNO)Wöchentlicher Qualitätsbericht mit Fehlerprotokoll während des gesamten ProjektsAutomatisierte und manuelle Kontrollen inkl. LesbarkeitsprüfungUnterschreitung der Akzeptanzkriterien: kostenfreie Nachbesserung durch Auftragnehmer
Testphase:
Testscans und Testimport in das Loga-Testsystem vor ProduktivstartFreigabe durch KVNO innerhalb von 5 Werktagen nach Vorlage der TestergebnisseFreigabe per E-Mail
Projektdokumentation:
Alle Schritte, Entscheidungen und Testergebnisse nachvollziehbar dokumentierenRegelmäßige Statusberichte und AbstimmungsmeetingsVor-Ort-Audit durch KVNO muss vor Beginn der Tätigkeit möglich sein
Logistik, Archivierung und Vernichtung
Transport / Logistik:
Gesicherter Transport mit GPS-TrackingVersiegelte BehälterÜbergabeprotokoll
Archivierung:
Alle Papierakten inkl. Originalbelege werden ein Jahr nach Auftragserfüllung archiviert.
Vernichtung:
Nach Ablauf der Archivierungsfrist datenschutzkonforme Vernichtung mindestens nach Sicherheitsstufe 4 gemäß DIN 66399. Vernichtungsprotokoll mit Datum, Ort, verantwortlicher Stelle, Lieferungs-/Akteneinheit-Bezug und Sicherheitsstufe.
Datenschutz und Sicherheit
Verarbeitung ausschließlich in EU oder Ländern mit Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO (auch für temporäre Dateien, Transfervermerke, elektronische Beweispakete, Siegel/Zeitstempel)Keine Sub-Auftragsverarbeitung gestattetMandantentrennung: Daten physisch/logisch von anderen Kunden getrenntZugriffsprotokollierung für sämtliche Zugriffe auf gescannte und physische UnterlagenSchutzbedarf: Vertraulichkeit/Integrität/Verfügbarkeit = hochSicherheitstechnische Absicherung (IPS/IDS, Firewall, ALG etc.) gegen netzbasierte AngriffeEnde-zu-Ende-Verschlüsselung nach Stand der TechnikVerschlüsselung temporärer Daten/ZwischenspeicherSite-to-Site-VPN für Datenaustausch mit P&I (kein direkter Internet-Zugriff)Revisionsrelevante Zugriffe in Log-File dokumentierenDSGVO/DSG NRW/BDSG-Konformität, verschlüsselte Übertragung, LöschkonzepteVerfahrensdokumentation des gesamten DigitalisierungsprozessesEinhaltung BSI TR-03138 (Ersetzendes Scannen)Unveränderlichkeit der Dokumente nach dem Scan
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien – Unternehmensanforderungen
A-1 Unternehmensgröße und Bonität: Mindestens 15 Mitarbeitende; durchschnittlicher Jahresumsatz ≥ 550.000 € netto in den letzten 3 Geschäftsjahren; positiver BonitätsnachweisA-2 Referenzen: 3 Referenzen über Digitalisierung von Personalakten oder vergleichbaren personenbezogenen Aktenbeständen, abgeschlossen oder durchgeführt innerhalb der letzten 36 Monate; jeweils mit Aufgabenstellung, Vertragslaufzeit, Projektierungszeitraum, Auftragsvolumen, Auftraggeber (inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer) und BesonderheitenA-3 Sprachkenntnisse: Eingesetzte Mitarbeiter müssen verhandlungssicher Deutsch in Wort und Schrift beherrschenA-4 Erfüllung der A-Kriterien: Bestätigung, dass sämtliche Ausschlusskriterien aus der Leistungsbeschreibung erfüllt werdenA-5 Datensicherheit: TR-RESISCAN-Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis (Informationssicherheit, Verfahrenssicherheit, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit; Zertifizierung muss Prozesse, Systeme UND Personal umfassen)A-6 Angebotspräsentation: Max. 60-minütige Präsentation (per Videokonferenz), plausibel und verständlich, zu Projektteam/Rollen, Vorgehensweise/Projektstruktur, Qualitätssicherung, Zeitplanung/Meilensteine und Risiken/Herausforderungen
Ausschlusskriterien – Technische und organisatorische Anforderungen
Akten scanfähig machen (Heftmaterial, Post-Its, Klarsichthüllen entfernen)Eigenes Scan-Projekt mit eigener Hard-/Software inkl. Vorerfassungsprogramm (z. B. Barcode-/QR-Code-Pistolen, Drucker)Registerstruktur-Überführung gemäß Anlage 2Tranchenweise Bereitstellung (Zip ohne Unterordner + Steuerungsdatei)Qualifiziertes elektronisches Siegel (QeSiegel) gemäß eIDAS für alle Scanprodukte; Anbringung und Prüfbarkeit dokumentiertVerbindliches Steuerungsdatei-Format und Gültigkeitsbeginn-Erfassung (21 Dokumentarten manuell, Rest Scandatum)Scan-Reihenfolge: aktive MA → GMG → VersorgungsempfängerOCR-Volltextsuche mit mind. 95 % Erkennungsgenauigkeit auf Wortebene5 %-Stichprobenprüfung je Tranche unter Mitwirkung der KVNOBeidseitiges Scannen aller Blätter, leere Seiten entfernenQualitätssicherung mit automatisierten + manuellen Kontrollen, wöchentlicher Qualitätsbericht mit FehlerprotokollTestscans + Testimport in Loga-Testsystem, Freigabe KVNO binnen 5 WerktagenPapierakten-Archivierung für 1 Jahr nach AuftragserfüllungTechnisch-organisatorische Maßnahmen nach Stand der Technik; Sicherheits-/Datenschutzkonzept vorabVor-Ort-Audit durch KVNO vor Tätigkeitsbeginn möglichJährliche Nachweise über Sicherheitsmaßnahmen (Zertifizierungen, Prüfberichte, Testate)Mandantentrennung und vollständige ZugriffsprotokollierungVernichtung mind. Sicherheitsstufe 4 nach DIN 66399 inkl. VernichtungsprotokollAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVOKeine Sub-AuftragsverarbeitungTR-RESISCAN oder gleichwertig sowie BSI TR-03138 (Ersetzendes Scannen)Schutzbedarf Vertraulichkeit/Integrität/Verfügbarkeit = hochSicherheitstechnische Absicherung gegen netzbasierte Angriffe (IPS/IDS, Firewall, ALG)Standort EU oder Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVOEnde-zu-Ende-Verschlüsselung, Verschlüsselung temporärer DatenSite-to-Site-VPN zum Datenaustausch mit P&I, kein direkter Internet-ZugriffRevisionsrelevante Zugriffe in Log-File dokumentierenDSGVO/DSG NRW/BDSG-Konformität (verschlüsselte Übertragung, Löschkonzepte)Verfahrensdokumentation des gesamten DigitalisierungsprozessesSichere Logistik (GPS-Tracking, versiegelte Behälter, Übergabeprotokoll)DSGVO-konforme unterzeichnete VertraulichkeitserklärungDigitalisierung in Farbe (Pflicht), ≥ 300 dpi, PDF/A-Format, keine Komprimierung/Nachbearbeitung, Unveränderlichkeit nach dem Scan
Bewertungskriterien (Wertung des Angebots)
LB1 Stichproben zur Aktenstruktur und Beratung zum digitalen Aktenplan (Dokumentart) – als Pauschalposition im PreisblattLB2 Umgang mit Sonderformaten (Verkleinerung auf DIN A4 wenn lesbar; max. 5 % kleiner als DIN A4)LB3 Bereitstellung der Originalakten binnen 2 Werktagen auf AnforderungLB4 Geraderücken und Ausrichten nach LesbarkeitLB5 Entfernen von schwarzen Rändern, Störlinien, BildverschmutzungenLB6 Keine schwarzen Punkte/Wolken im HintergrundLB7 Automatische Belichtungsanpassung bei unterschiedlichen DokumentenvorlagenLB8 Ergänzende freiwillige Zertifizierungen (z. B. BSI-Grundschutz, Datenschutzzertifikate, ISO 14001)
Hinweise zum Verfahren:
Bewertung im umgekehrten SchulnotenprinzipNur Angebote, die sämtliche Anforderungen erfüllen, gelangen in die Prüfung/WertungNachunternehmer müssen auf Anforderung dieselben Eignungsnachweise erbringen wie der BieterZuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem Einfachen Richtwertverfahren
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 MonateVolumen: nicht spezifiziert
3 Referenzen über Digitalisierung von Personalakten oder vergleichbaren personenbezogenen Aktenbeständen
Aufgabenstellung, Vertragslaufzeit, Projektierungszeitraum, Auftragsvolumen, Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, Besonderheiten; Referenzen von öffentlichen Auftraggebern wünschenswert
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 51%4–10 · 27%11+ · 22%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Eignungsnachweise
Projekt- und Personalkonzept
Präsentation und Nachweise
Optionale / Falls zutreffend
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Ort
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Tersteegenstrasse 9
40474 Düsseldorf
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