Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Stadt Bergisch Gladbach (Abteilung 6-63 – Bauaufsicht) lässt das gesamte Bauaktenarchiv digitalisieren. Ein Scan-Dienstleister holt die Papierakten ab, scannt sie nach festen Qualitätsstandards, liefert die Digitalisate täglich über einen SFTP-Server und übernimmt am Ende Zwischenlagerung, Rücklieferung archivrelevanter Akten und datenschutzgerechte Vernichtung. Der Auftrag umfasst ca. 40.000 Bauakten, ca. 5,92 Mio. Blätter / ca. 8,72 Mio. Seiten/Images über eine Projektlaufzeit von 3 Jahren. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in gesicherten Bereichen in Deutschland nach BSI TR-RESISCAN (Schutzklasse „Normal").
Was zu tun ist
Verfahren
EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Maximal 5 geeignete Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Anforderungskatalog10%
Bewertung des technischen Anforderungskatalogs mit fünf Einzelgruppen (Rahmenbedingungen, Transporte, Zwischenlagerung, Verarbeitung Bauakten, Prozessnachvollziehbarkeit/Re-Scan). Endbewertung 10%, Erstbewertung 20%.
- Lösungskonzept inkl. Projektvorgehensweise20%
Bewertung des Lösungskonzepts hinsichtlich Vollständigkeit, Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Erstbewertung 50%, Endbewertung 20%.
- Bewertung Verhandlungsrunde20%
Bewertung der Verhandlungsrunde (z.B. Fachgespräch, Präsentation) im Rahmen der Verhandlungsverfahren. Nur in der Endbewertung relevant.
- Bewertung Testaktenscan / Digitalisat20%
Praktische Bewertung der Scan- und Digitalisierungsqualität anhand einer Testakte. Nur in der Endbewertung relevant.
- Preisangebot30%
Bewertung des Angebotspreises anhand linearer Interpolation. Günstigster Preis erhält 100 Leistungspunkte, Preise über dem Dreifachen von Pmin erhalten 0 Punkte.
Preisbewertung: Leistungspunkte = 100 – (Angebotspreis – Pmin) / (3×Pmin – Pmin) × 100, wobei Pmin = günstigster Angebotspreis. Angebote über dem Dreifachen von Pmin erhalten 0 Punkte. Gesamtbewertung erfolgt durch Normierung der ungewichteten Punkte pro Kategorie mittels Gewichtungsfaktor (ungewichtete Gesamtpunktzahl × Gewichtungsfaktor = gewichtete Punkte).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAuftragsgegenstand und Mengengerüst
Prozessschritte Abholung, Transport und Logistik
Scannen und Qualitätssicherung
Indexierung und Transfervermerk
Datenübergabe und DMS-Import
Zwischenlagerung, On-Demand und Re-Scan
Vernichtung und Datenlöschung
Tracking, Kontrolle und IT-Sicherheit
Krisen- und Notfallvorsorge
Projektorganisation
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPflicht-Ausschlusskriterien (zwingend zu erfüllen)
Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren:
1. Verarbeitung ausschließlich in Deutschland (gesicherter Bereich)
2. Qualitätsmanagementsystem: ISO 9001-Zertifikat, gleichwertige Unterlagen oder Eigenerklärung
3. Informationssicherheits-Managementsystem: ISO 27001-Zertifikat, gleichwertige Unterlagen oder Eigenerklärung
4. TR-RESISCAN-Konformität (BSI TR-03138): Zertifikat mind. Schutzklasse „Normal", Eigenerklärung oder Nachweis über laufendes Zertifizierungsverfahren
5. Mindestkapazität: 5 Vollzeitäquivalente (VZÄ) für die gesamte Verarbeitungszeit (40.000 Bauakten in 3 Jahren) – verbindliche Eigenerklärung
6. Verfügbarkeit: Verarbeitung Montag bis Freitag
7. Formatabdeckung: DIN A0 bis Scheckkartengröße sowie Pläne bis 54 Zoll
8. MRC-Kompression mit Ebenentrennung
9. Elektronisches Tracking-System pro Einzelakte
10. Gesichertes Zwischenlager (Zutrittskontrolle, Blick-/Zugriffsschutz, technische Sicherung, Brandschutz/Wasserschutz)
11. Datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Stufe P-3
Bewertungskriterien Teilnahmewettbewerb (Rangfolge der Bewerber)
Zur Auswahl der max. 5 einzuladenden Bewerber werden folgende Punkte vergeben:
Zuschlagskriterien (Bewertung Angebotsphase)
Zuschlag nach Qualität (wirtschaftlichstes Angebot, nicht nur Preis):
Mindestens 3 Referenzen für vergleichbare Scan- und Digitalisierungsprojekte (Bauaktenarchiv) aus den letzten 5 Jahren. Bewertet werden: Name/Anschrift des Referenzauftraggebers, öffentlicher vs. privater Auftraggeber, Projektstatus (laufend oder ≤5 Jahre abgeschlossen), übernommene Aufgaben (insbesondere Digitalisierung von Bauakten), Einsatz eines Tracking-Systems, TR-RESISCAN-Konformität und tägliches Scanvolumen.
Mindestens „Digitalisieren Bauakten" als übernommene Aufgabe. Pluspunkte für Tracking-System, TR-RESISCAN, öffentlichen Auftraggeber und laufenden Status. Bei Punktegleichheit auf Rang 5 entscheidet die Gesamtpunktsumme der Referenzen, danach anteiliger Jahresnettoumsatz (letzte 3 Jahre, nur Scan/Digitalisierung), danach Branchen-/Projekt- und Umsetzungserfahrung.