Serviceleistungen beim GKV-Spitzenverband
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer GKV-Spitzenverband sucht einen Dienstleister für den kompletten Sitzungs- und Veranstaltungsservice am Standort Berlin (Reinhardtstraße 28).
Gefordert sind Getränke- und Speisenversorgung bei rund 1.500 Sitzungen pro Jahr, Lager- und Reinigungsleistungen, Garderobenbetreuung sowie eine zentrale Veranstaltungsleitung. Die monatliche Pauschale deckt 230 Stunden ab; darüber hinausgehender Aufwand wird nach Stundensätzen abgerechnet.
Der Vertrag läuft vom 01.01.2027 bis 31.12.2027 und verlängert sich automatisch bis maximal 31.12.2030. Angebote müssen bis 26.10.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Qualität Konzept50%
Bewertung des eingereichten Konzepts zur Bereitstellung der Leistungen und zur Serviceorganisation (Einarbeitung, Kommunikation, Einsatzplanung, Sonderveranstaltungen, Vertretung, Sicherheitsunterweisung) anhand eines modifizierten Schulnotensystems (1–10 Punkte).
- Preis50%
Wertung der Preise (Monatspauschale und Stundenverrechnungssätze) nach der Formel Punktzahl = Niedrigstpreis × 10 / Preis Bieter je Unterkriterium.
Punktzahl Bieter = Niedrigstpreis × 10 / Preis Bieter (je Unterkriterium); Gesamtpunktzahl Preis = Summe der gewichteten Punkte der Unterkriterien (Monatspauschale 50%, Std.-Satz innerhalb Servicezeit 30%, Std.-Satz außerhalb Servicezeit 10%, Weitere Std.-Sätze 10% – diese wiederum gewichtet aus Garderobenkräfte innen/außen 30/20% und Veranstaltungsleitung innen/außen 30/20%); Gesamtpunktzahl = Punktzahl Preis × 50% + Punktzahl Qualität Konzept × 50%
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenStandort und Räumlichkeiten
Leistungsort: Berlin-Mitte, Reinhardtstraße 28 (10117).
Zu betreuen sind 10 Konferenzräume im Erdgeschoss und 1. Obergeschoss sowie 10 Besprechungsräume in den Etagen 1–6. Speisen werden von einem externen Caterer angeliefert; der Auftragnehmer ist für Vorbereitung, Aufbau, Betreuung und Abbau verantwortlich.
Konferenz- und Veranstaltungsvolumen
Orientierungswerte aus 2025:
Kalkulationsgrundlage für die monatliche Pauschale sind 230 Stunden pro Monat; der bisherige Spitzenwert lag bei 340 Stunden pro Monat.
Service- und Bewirtungszeiten
Bewirtungszeitraum kalte Speisen/Imbiss: Montag bis Freitag
Getränkeversorgung
Speisenversorgung
Kalte Imbisse im Sitzungsraum (Ø ca. 10×/Woche): belegte Backwaren, Salat, Obst/Kuchen als „Paket"; Abbau spätestens 2 Stunden nach Aufbau (Lebensmittelhygiene).
Kalte Imbisse im separaten Cateringraum (Ø ca. 3×/Woche): wie oben, zusätzlich große Mineralwasserflaschen und Gläser.
Warme Buffets (Ø ca. 3×/Woche
Lagerhaltung und Einkauf
Zu bewirtschaften sind das Cateringlager, Trockenlager, Kühlraum, die Teeküchen im EG und 1. OG sowie das Lager im 1. OG. Sideboards in den Sitzungsräumen sind mit Reserve-Geschirr, Kühlboys sowie Zucker/Süßstoff bestückt zu halten.
Leergut ist sortenrein zu managen; alle Verbrauchsgüter sind in der Menge zu überwachen. Die Nachbestellung erfolgt anhand vorgegebener Lieferzeiten, u. a.:
Spülen, Reinigung und Aufräumen
Nach jeder Sitzung: Geschirr spülen, Gedecke abnehmen, Getränkeboys reinigen, Zucker-/Milchbehälter auffüllen, Tische reinigen, Stühle entkrümeln, Boden reinigen.
Spülen erfolgt über eine Haubendurchschubspülmaschine: fachgerechtes Spülen, Polieren und Verräumen von Geschirr, Besteck, Glaswaren und Equipment.
Sämtliche Reinigungsleistungen, die sich aus der Auftragsbearbeitung ergeben (u. a. Bewirtungsequipment, Wirtschaftsräume, Konferenzräume gemäß Reinigungsplan, Anlage B), sind durch den Auftragnehmer zu erbringen.
Garderobe und Veranstaltungsleitung
Gästegarderobe: kostenlose Annahme, Verwahrung und Herausgabe von Garderobe, Gepäck und Regenschirmen mit Garderobenmarken.
Veranstaltungsleitung: eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltungen; Koordination aller eingesetzten Kräfte; zentrale Ansprechperson beim Auftraggeber. Bei Ausfall jederzeit Ersatz; Vorarbeiter-Rolle ist dauerhaft besetzt; umfangreiche Einarbeitung sowie ein „Rollverfahren" (Personalwechsel alle 6 Wochen) werden erwartet.
Moderationstechnik, Sicherheit und Ressourcen
Moderationstechnik: Flipcharts mit Papier, Stiften und Magneten bereitstellen; bei Bedarf zusätzliche Technik vorhalten.
Sicherheit/Brandschutz: Fensterschluss am Ende des Tages, kein Unterkeilen von Brandschutztüren, Mehrfachsteckdosen-Regelung beachten, Kühlanlagen steuern; eigene Elektrogeräte gemäß DGUV V3 prüfen; Evakuierungsalarm-Prozedur kennen; Fundsachen und Unterlagen an Sitzungsmanagement/Empfang übergeben.
Ressourcenmanagement: Energiesparen (Licht, Fenster, Sonnenschutz, Heizung, Abluft); sparsamer Umgang mit Reinigungsmitteln, Tischwäsche und Putzlappen.
Maschinenpflege: Fehlermeldungen an das Sitzungsmanagement melden, Logbuch für Großgeräte führen; Mängel (z. B. geknickte Kabel, Schmorstellen) unverzüglich melden und vom Netz nehmen.
Personal und Ausrüstung
Der Auftragnehmer stellt Servicekräfte, Spülkräfte, Garderobenkräfte und Veranstaltungsleitungen sowie eine zentrale Ansprechperson mit fester Vertretung.
Qualifikation Servicekräfte: Ausbildung als Restaurantfachkraft mit Erfahrung im Bankettservice oder vergleichbare Erfahrung; Nachweis per „Set-Card" (Name, Ausbildung/Erfahrung, Referenzen); aktuelle Erstbelehrung nach §§ 42/43 Infektionsschutzgesetz; Nachweis über Sicherheitsunterweisung zu Einsatzbeginn.
Sprachanforderungen: Servicekräfte Deutsch B1 (Wort und Schrift), zentrale Ansprechperson Deutsch B2 (Wort und Schrift), Spülkräfte ausreichende Deutschkenntnisse für Anweisungen.
Ausrüstung des Auftragnehmers: Mobiltelefone (Vodafone empfohlen); nach DGUV V3 geprüfte Ladekabel; Personalausweise mit Name des Auftragnehmers und Beschäftigten.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Aktuelle Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (oder gleichwertiger Nachweis). Nachweis über Formblatt 3 und einen aktuellen Handelsregisterauszug (eigene Anlage).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Erklärung über Gesamtumsatz und spezifischen Umsatz im Tätigkeitsbereich für die letzten 3 Geschäftsjahre.
Mindestanforderung: durchschnittlicher Jahresumsatz von 250.000,00 € netto im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich (Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre).
Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall (jeweils doppelte Maximierung je Versicherungsjahr):
Liegt noch keine Versicherung vor, genügt eine Erklärung, dass sie bei Auftragserteilung abgeschlossen wird.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Ausschlussgründe
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen, Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere berufliche Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung, Mängel bei früheren Aufträgen, Täuschung, unzulässige Einflussnahme).
Zusätzlich Eigenerklärung zum Nichtvorliegen des Verbotstatbestands nach Art. 5k EU-VO 2022/576 (Russland-Sanktionen).
Weitere Erklärungen zum Nichtvorliegen von Verstößen gegen: § 19 MiLoG (Mindestlohn), § 21 AentG (Arbeitnehmerentsendung), § 98c AufenthaltsG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten).
Für Aufträge ab 50.000 € wird vor Zuschlag eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister für den Bieter eingeholt, der den Zuschlag erhalten soll.
Eignung des eingesetzten Personals
Servicekräfte: Ausbildung als Restaurantfachkraft mit Erfahrung im Bankettservice oder vergleichbare Erfahrung.
Vorlage je Servicekraft: „Set-Card" (Name, Ausbildung/Erfahrung, Referenzen), aktuelle Erstbelehrung nach §§ 42/43 Infektionsschutzgesetz, Sicherheitsunterweisungs-Nachweis zu Einsatzbeginn.
Sprachanforderungen: Servicekräfte Deutsch B1 (Wort und Schrift), zentrale Ansprechperson Deutsch B2 (Wort und Schrift), Spülkräfte Deutsch für Anweisungen.
Personalplanung: Vor- und Nachbereitungszeiten einplanen; flexibler Einsatz Montag bis Freitag 07:00–21:00 Uhr; mindestens eine Servicekraft Mo–Do 08:00–18:00 Uhr und Fr 08:00–14:00 Uhr; zentrale Ansprechperson jederzeit vor Ort; sofortiger Ersatz bei Ausfall; umfangreiche Einarbeitung; „Rollverfahren" (Personalwechsel alle 6 Wochen).
Zuschlagskriterien (zur Information)
Qualität/Konzept: 50 %
Preis: 50 %, davon
Vergleichbare Aufträge im Bereich Sitzungs-/Veranstaltungsbewirtung und Service
Vergleichbarkeit richtet sich nach Art und Umfang des Sitzungsaufkommens; je Referenz separates Beiblatt zu Formblatt 5 mit Referenzgeber, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Rolle und Umfang (z.B. Auftragswert, Personalstärke); überwiegend oder vollständig abgeschlossen; bei fehlendem Nachweis erfolgt Ausschluss vom Verfahren
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
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