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Ausschreibungen Niedersachsen

Software für die Verwaltung von gefördertem Wohnraum und Wohnberechtigungsscheinen

Stadt Hildesheim31134 Hildesheim, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Hildesheim beschafft eine On-Premise-Software (kein SaaS, keine Subscription) für die Verwaltung von gefördertem Wohnraum und für die Ausstellung/Verwaltung von Wohnberechtigungsscheinen (WBS). Geliefert werden sollen die Softwarelizenzen, Implementierung, Dokumentation, eine Anwenderschulung sowie 48 Monate Wartung/Pflege. Mit dem Angebot sind u.a. das Leistungsverzeichnis, ein Anwenderhandbuch, ggf. Applikations- und Installationsdoku, das ausgefüllte Angebotsschreiben, die Tariftreueerklärung sowie Eigenerklärungen zur Eignung (VHB 124) einzureichen.

Angebotsfrist: 22.09.2026, 11:00 Uhr. Die Ausführungsfrist beträgt max. 8 Wochen ab Auftragserteilung. Wertung: 70 % Preis, 30 % Qualität.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 22. September 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ
Bieterfragen-Frist17. Sep. 2026
Angebotsfrist22. Sep. 2026
Angebotsöffnung22. Sep. 2026
Bindefrist26. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 26. Okt. 2026
Ausführungsbeginnca. 26. Okt. 2026
Ausführungsfristca. 26. Okt. – 21. Dez. 2026
Wartungs-/Pflegelaufzeitca. 26. Okt. 2026 – 26. Okt. 2030bis 2030
Anwenderschulungca. 23. Nov. 2026
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Preis70%

    Wertungssumme des Angebotes (Kauf + 48 Monate Softwarepflege/Wartung). Niedrigster Preis erhält 352 Punkte, weitere Angebote über Richtwertmethode mit Normierung bewertet.

  • Qualität (Erfüllung der Inhalte aus dem Leistungsverzeichnis)30%

    Summierung der Leistungspunkte aus dem Excel-Leistungsverzeichnis (B-Kriterien). Maximal 151 Punkte möglich. Ausschluss bei weniger als 50% der max. Punktzahl.

  • Vorführung der Software

    Optionale zweite Stufe: Online-Vorführung der Software, bewertet von 2 Mitarbeitenden der Wohngeldstelle auf einer Skala von 0–10 Punkten je Kriterium. Kriterien: Layout, Aufbau, Benutzerfreundlichkeit, Verständlichkeit. Maximal 40 Punkte (Mittelwerte summiert). Ausschluss bei weniger als 50% (weniger als 5 von 10 Punkten) in einem Kriterium.

Richtwertmethode mit Normierung für das Preiskriterium: Niedrigster Preis erhält 352 Punkte, konkurrierende Preise werden über die Richtwertmethode normiert. Qualität: Summierung der Leistungspunkte aus dem Leistungsverzeichnis (max. 151 Punkte). Vorführung: Bewertung auf Skala 0–10 Punkte je Kriterium, Mittelwerte summiert (max. 40 Punkte).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungsmethode sind vollständig in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 8) und im Anschreiben dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung und Lizenzierung

Lieferung einer On-Premise-Software (keine SaaS, keine Subscription); ausschließlich dauerhafte KauflizenzenLizenzumfang: wahlweise 2 Concurrent-Lizenzen oder 4 Named-User-Lizenzen, zzgl. 1 AdministrationszugangVolumen Nutzer: 4 Anwender + 1 IT-ZugangBereitstellung im Rechenzentrum der Stadt Hildesheim; Client-Server-Architektur; keine Hardware-Dongles

Fachliche Funktionen (Verwaltung geförderter Wohnraum und WBS)

Erfassung/Verwaltung von Gebäuden, Wohnungen (Lage, Größe, Miete, Förderart, Belegungsbindung), Vermietern, MieternErfassung und Verwaltung von Freistellungen und AusgleichszahlungenAntragsbearbeitung für Wohnberechtigungsscheine gemäß NWoFG, Einkommensprüfung nach § 3 und § 5 NWoFGScheinerstellung und VermittlungsunterstützungKontrolle des öffentlich geförderten WohnungsbestandesStatistik, Auswertungen, automatisierte Halbjahresabrechnung mit NBank, Datenbereinigung (6 Jahre Aufbewahrungsfrist)Office-Vorlagen (Word/Excel) nach NWoFGElektronische Aktenführung mit automatischer Übergabe an das DMS

Schnittstellen

Schnittstelle zum Finanzverfahren proDoppik Kommunal (H&H): Import XFinanz bzw. Import DoppikSchnittstelle zum Einwohnermeldewesen über XMELD (ok.ewo AKDB oder Registerdatenspiegel Niedersachsen MiN)Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (CMIS/dokuFIS, d.velop-API oder clink)Online-Antragsmodul gemäß Online-Zugangsgesetz (OZG)Kompatibilität zu MS Office 2024 oder Office-UnabhängigkeitBereitschaft, fehlende Schnittstellen nach Hildesheimer Spezifikation kostenpflichtig zu erstellen

Technische Plattform (on premises)

Server: Windows Server 2022 oder 2025; Citrix-tauglich (Windows Server 2019 mit Xenapp 19.12)Client: Browser Microsoft Edge oder Firefox, alternativ Desktopclient auf Windows 11; Verteilung über Matrix42 EmporioDatenbank: MSSQL 2014+ oder lizenzfreie Datenbank (Java-Variante möglich); Verschlüsselung muss möglich sein; Migration in andere DB muss möglich sein5 Jahre Update- und Supportgarantie; kostenlose gesetzliche Updates; Weiterbetrieb nach Vertragsende möglichSchutz gegen XSS/Clickjacking; verschlüsselte Datenverarbeitung und -übertragung; Schutz vor SchadsoftwareOffline-Nutzung ohne Internetzugriff möglich; konfigurierbare Upload-Funktionen

Implementierung, Schulung, Dokumentation, Support

Implementierung und Inbetriebnahme; vollständige Umsetzung innerhalb von 8 Wochen ab Auftragserteilung (inkl. Einweisung)Einmalige Anwenderschulung innerhalb von 4 Wochen nach Installation (online oder vor Ort)Schulungen deutschsprachig, Schulungsunterlagen in deutscher SpracheAnwenderhandbuch in deutscher Sprache (ständig aktualisiert, kostenlos bereitgestellt)Technische Applikationsdoku mit Datenbankdokumentation und DatenmodellInstallationsbeschreibung (exemplarisch); kontextbezogene HilfeServicehotline Mo–Fr, 8:30–15:00 Uhr (bzw. 9–15 Uhr laut LV), für technische und Anwendungsfragen

Im Gesamtpreis enthalten

Einmaliger Kaufpreis (Lizenzen)Implementierung48 Monate Softwarepflege/Wartung inkl. UpdatesServicehotline

Nicht enthalten (gesondert zu kalkulieren)

Installation/Zukauf von Modulen, die über den beschriebenen Basisumfang hinausgehen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage / Zuverlässigkeit

Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung und RegistereintragungMitgliedschaft in einer BerufsgenossenschaftKeine Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB; keine schweren Verfehlungen mit Sanktionen in den letzten 2 Jahren; kein InsolvenzverfahrenOrdnungsgemäße Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und SozialversicherungspflichtenAb Auftragssumme > 30.000 € wird für den Zuschlagsbieter Auszug aus Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister abgefragtNachweis über VHB 124 oder EEE; auf Anforderung Vorlage binnen 6 Kalendertagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angaben zum Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (vergleichbare Leistungen)Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (nicht älter als 6 Monate)Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (nicht älter als 6 Monate)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Vorhandensein qualifizierten Personals; durchschnittliche jährliche BeschäftigungszahlBenennung der vorgesehenen Projektleitung bei engerer Wahl3 Referenzen zu vergleichbaren Lieferungen/Leistungen aus den letzten 3 Geschäftsjahren (Art, Umfang und Vertragsdauer vergleichbar)

Besondere Ausführungsbedingungen

Tariftreue- und Mindestentgelterklärung gemäß § 4 Abs. 1 NTVergG: mindestens gesetzlicher Mindestlohn (ab 01.01.2026: 13,90 €), ggf. branchenspezifische Mindestentgelte nach AEntG/AÜG bzw. allgemeinverbindliche Tarifverträge, für Leistungen innerhalb DeutschlandsBei Nachunternehmen/Verleih: separat ausgefüllte Tariftreueerklärungen dieser UnternehmenNach Zuschlag: Abschluss eines DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DS-GVO) sowie EVB-IT-Überlassungsvertrag Typ A (Kurzfassung mit Pflege)Präqualifizierung möglich (PQ-Stelle für Liefer- und Dienstleistungen)

Produktbezogene Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)

Ausschließliche dauerhafte Kauflizenzen; Subscription/SaaS ausgeschlossenSoftware on premises; Client-Server-Betrieb im Rechenzentrum; keine Hardware-DonglesVollständige Sprache (Menü/Hilfe) DeutschUnterstützung der genannten Plattformen (Windows Server 2022/2025, Edge/Firefox oder Desktopclient, MSSQL 2014+ bzw. lizenzfreie DB)5 Jahre Support und Updates; kostenlose gesetzliche Änderungen; Weiterbetrieb nach VertragsendeUmfassende Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung inkl. Protokollierung, kryptografischer Schutz, automatische SperreVollständige fachliche Abdeckung gemäß Leistungsverzeichnis Positionen 3.1.1–3.4.3, 4.1.1, 4.2, 4.3.1

Bewertungskriterien (Wertungsmatrix)

Preis: 70 %Qualität: 30 %Mindestbewertung in den Vorführungs-Kriterien: mindestens 50 % der Höchstpunkte je Kriterium; sonst Ausschluss aus dem Verfahren
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre

3 vergleichbare Referenzen (Art, Umfang und Vertragsdauer vergleichbar) zu Lieferungen/Software für Verwaltung von gefördertem Wohnraum und/oder Wohnberechtigungsscheinen

Vergleichbare Leistungen in Art, Umfang und Vertragsdauer; Eigenerklärung VHB 124; auf Verlangen Nachweise mit Ansprechpartner, Art, Auftragssumme und Ausführungszeitraum

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Pflichtformulare der Vergabestelle
Technische Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise (vorzulegen auf Verlangen binnen 6 Kalendertagen)
Sonstige Erklärungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Hildesheim
Ort
31134 Hildesheim, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
31134 Hildesheim
Niedersachsen

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