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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Stadt Übach-Palenberg - EU-weite Ausschreibung von Leistungen der niederschwelligen Flüchtlingsbetreuung (inkl. Hausmeisterdienste)

Stadt Übach-Palenberg | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Übach-Palenberg, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Übach-Palenberg schreibt EU-weit die niederschwellige Flüchtlingsbetreuung inkl. Hausmeisterdiensten für ihre Unterkünfte aus.

Was zu tun ist:

25 dezentrale Unterkünfte (1 Gemeinschaftsunterkunft, 1 Containeranlage, 21 Wohnungen, 2 Wohnhäuser) mit insgesamt 418 Plätzen betreuen.2 Vollzeitkräfte (40 Std./Woche) einsetzen, Mo–Do 07:30–16:15, Fr 07:30–15:15.Flüchtlinge zuweisen und einweisen, Umzüge durchführen, Unterkünfte herrichten und kleinere Reparaturen erledigen.Mängel-/Schadenskontrollen, einfache Reinigung ('besenrein'), Außenanlagen-/Grün­pflege, Winterdienst und Abfallentsorgung übernehmen.Bei Behörden­gängen beraten und ggf. begleiten, zur Eingliederung (z. B. Sprachkurse) beraten.Rufbereitschaft an festgelegten Feiertagen/Wochenenden leisten, Notfalleinsatz innerhalb 45 Min. vor Ort.PKW bereitstellen.

Was mit dem Angebot einzureichen ist: u. a. ausgefülltes Angebotsschreiben + Leistungsverzeichnis + Preisblatt, Eigenerklärungen (Ausschluss­gründe, Sanktionen, Haftpflicht, Eignung), Nachweis Qualitäts­management (DIN EN ISO 9001:2015), mindestens 2 Referenzen für Betreuungs­leistungen für geflüchtete Menschen aus 2023–2025, Versicherungs­nachweise, Personal­nachweise, ggf. Bietergemeinschafts-/Unterauftragnehmer-/Eignungsleih-Erklärungen.

Vertrag: 01.01.2027 – 31.12.2027, einmalige Verlängerungs­option bis 31.12.2028 (Kündigung bis 30.09.2027). Zuschlag zu 100 % nach niedrigstem Preis.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 29. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ
Bieterfragen-Frist22. Okt. 2026
Angebotsfrist29. Okt. 2026
Angebotsöffnung29. Okt. 2026
Bindefrist29. Okt. – 16. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Kündigungsfrist Verlängerung30. Sep. 2027
Vertragsende31. Dez. 2027
Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2028bis 2028
ArbeitsaufnahmegesprächDatum offenSpätestens Mitte Dezember (vor 01.01.2027), nach Zuschlag – zur Sicherstellung geordneter Übergabe.
Benennung AnsprechpartnerDatum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung, telefonisch erreichbar Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr.
Antrag UnterbeauftragungDatum offenSpätestens 6 Wochen vor geplantem Einsatz, schriftlich mit Nachweisen.
RechnungszahlungDatum offenZahlung des Auftraggebers innerhalb von 21 Tagen nach Rechnungseingang.
Notfall-ReaktionszeitDatum offenEintreffen vor Ort innerhalb von 45 Minuten nach Anforderung während der Rufbereitschaft.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Bewertungsmaßstab für den Preis ist die Höhe des Angebotes Netto-Gesamtpreis. Der niedrigste Preis wird mit der höchsten Punktzahl (100 Punkte) bewertet.

P = 100 - ((Preis des jeweiligen Angebotes - niedrigster Preis) x 100 / niedrigster Preis)

KI-Hinweis: Vollständig: Sowohl die Bekanntmachung als auch die Vergabeunterlagen (Abschnitt 4 'Zuschlag' und 'Eignungs- und Zuschlagskriterien') geben eindeutig Preis 100% als alleiniges Zuschlagskriterium an.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Einsatzorte und Kapazitäten

Zu betreuen sind 25 dezentral im Stadtgebiet Übach-Palenberg verteilte Unterkünfte (max. ca. 10 km zwischen den Standorten):

1 Gemeinschafts­unterkunft1 Container­anlage21 ange­mietete Wohnungen2 Wohnhäuser im städtischen Eigen­tum1 Standort als Lager und Büro

Gesamt­kapazität: 418 Unterbringungs­plätze (Stand der Dokumentation). Wegen schwankender Flüchtlings­zahlen können Umfang und Ausgestaltung der Leistungen variieren (Zu- oder Ab­mietungen; ggf. Nach­verhandlungen).

Personal und Einsatz­zeiten

Einsatz von 2 Vollzeit­mitarbeitenden (je 40 Std./Woche) ohne Anfahrts­pauschale:

Montag–Donnerstag: 07:30–16:15 Uhr (Pausen­zeit 45 Min. enthalten)Freitag: 07:30–15:15 Uhr (Pausen­zeit 45 Min. enthalten)

Sprachliche Anforderungen Personal: Deutsch, mindestens einfache Englisch­kenntnisse; weitere Sprachen wünschenswert.

Tätigkeiten in den Unterkünften

Kern­aufgaben vor Ort:

Zuweisung aufgenommener Flüchtlinge in geeignete Unterkünfte und EinweisungDurch­führung von Umzügen zwischen städtischen UnterkünftenEinrichten und Herrichten der UnterkünfteKontrolle der Benutzungs­ordnung (inkl. Hygiene­belehrung)Kontrolle auf Mängel, Schäden und Sauberkeit; Aufnahme/Weitergabe an die StadtKleinere Reparaturen/Mängel­beseitigung (z. B. Leucht­mittel tauschen); einfache Reinigungs­arbeiten ('besenrein')Dokumentation der Verbrauchs­werte (Strom, Wasser, Gas)Grundstücks- und Außenanlagen­pflege: Grünpflege, Straßen-/Gehweg­reinigung, Winter­dienst, Abfall­entsorgung gemäß SatzungenAnleitung der unter­gebrachten Personen zur Selbständigkeit

Beratung und Begleitung der Flüchtlinge

Beratung und Begleitung bei Behörden­gängen; im Einzel­fall inklusive Beförderung mit dem bereit­gestellten FahrzeugBeratung zur Eingliederung (z. B. Hinweise auf Sprach­kurse und andere Angebote im Stadtgebiet)

Rufbereitschaft und Notfälle

An festgelegten Bereitschafts­tagen (jeweils 08:00–16:00 Uhr) ist Rufbereitschaft mit telefonischer Erreichbarkeit sicher­zustellen:

01.–03.01.202726.–29.03.202717.05.202701.11.202724.12.2027–02.01.2028 (unter Vorbehalt)14.–17.04.202801.05.202805.06.202825.–31.12.2028 (unter Vorbehalt)

Notfall-Reaktions­zeit: Eintreffen vor Ort innerhalb 45 Minuten nach Anforderung. Notfälle = Heizungs-/Strom-/Wasser­ausfall oder vergleichbar dringende Störungen.

Fahrzeuge, Material und Ersatz­kräfte

PKW für Fahrten/Boten­gänge (Abrechnung pro km via Fahrten­buch; größerer Transporter für Umzüge/Möbel­beschaffung nach Abstimmung)Kleinmaterial bis 200,00 €/Monat ohne Aufschlag weiter­berechenbar; darüber nur mit Zustimmung der StadtBei gleichzeitigem Ausfall beider Mitarbeitenden: Ersatz­kraft während regulärer Einsatz­zeiten telefonisch erreichbar, nicht auf­schiebbare Tätigkeiten vor OrtBei länger­fristigem Ausfall (>4 Wochen) oder gefährdeten Projekten: unverzügliche Information der Stadt, in Abstimmung geeignete Ersatz­kraft

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschluss­gründe und Sanktionen

Keine Ausschluss­gründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. straf­rechtliche Verurteilungen nach §§ 129, 129a, 129b, 89c, 261, 263, 264, 299, 108e, 333, 334, 335a StGB, IntBestG, §§ 232, 232a, 232b–233a StGB; Steuern/Sozial­versicherungs­rückstände; Insolvenz; schwere Verfehlung; Verstöße gegen AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG)Sanktions­paket 5 (EU-VO 833/2014 i. d. F. 2022/576/1269): Kein Einsatz von Bietern, Unter­auftragnehmern, Lieferanten (>10 % Auftrags­wert) oder Eignungs­leihern mit Russland-Bezug (Staats­angehörigkeit, Nieder­lassung in Russland, >50 % russische Anteile, Handeln im Auftrag Russlands) – auch während der gesamten Vertrags­laufzeitBieter/Bietergemeinschaft erklären dies mit Formular 521 EU und 523 EU

Befähigung und Erlaubnis zur Berufs­ausübung

Allgemeine Anforderungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufs­ausübung (Eigenerklärung 124-LD). Bei ausländischen Bietern: vergleichbare Unterlagen mit beglaubigter deutscher Über­setzung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungs­fähigkeit

Betriebs­haftpflicht­versicherung mit folgenden Mindest­deckungs­summen (jeweils mind. 2 Schadens­fälle p. a., mind. zweifach maximiert p. a.):Personen­schäden: 3,0 Mio. EURSach­schäden: 2,5 Mio. EURVerlust von Schlüsseln: 0,5 Mio. EURVermögens­schäden: 1,0 Mio. EURSchäden gemäß BDSG: 0,25 Mio. EURVersicherungs­nachweis: nach Zuschlag unaufgefordert vorzulegenEignungs­leihe nach § 47 VgV ist möglich (Formular 534a/534b EU inkl. Haftungs­erklärung)

Technische und berufliche Leistungs­fähigkeit

Zertifiziertes Qualitäts­management gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig (auch für Unter­auftragnehmer)Mindestens 2 vergleichbare Referenzen über Betreuungs­leistungen für geflüchtete Menschen, Projekt­abschluss in 2023–2025, sach-, fachgerecht und mangelfrei, vergleichbarer oder höherer Schwierigkeits­grad (Referenzvordruck 'Betreuungs­leistungen' verwenden)Kein Nachforderungs­recht – fehlende/unzureichende Referenzen führen zum AusschlussWettbewerbs­register-Auszug wird vom Auftraggeber für Bieter und einbezogene Unternehmen beim Bundeskartellamt angefordert

Anforderungen an das ein­gesetzte Personal

Pro ein­gesetzter Person (Nachweise vorzuhalten):

Abgeschlossene Berufs­ausbildung, handwerkliches Geschick auch außerhalb des erlernten BerufsDeutsch, mindestens einfache Englisch­kenntnisse; weitere Sprach­kenntnisse wünschenswertErweitertes polizeiliches Führungs­zeugnis (§ 30 BZRG)Gültiger Erste-Hilfe-Nachweis (während des gesamten Leistungs­zeitraums)Gültige Fahrerlaubnis für das ein­gesetzte FahrzeugArbeits­medizinische Untersuchung gemäß Berufs­genossenschafts-VorschriftenPsychische/physische Belast­barkeit, Flexibilität, geschlechter- und kultur­sensible Kompetenzen

Unterauftragnehmer und Nach­forderung

Einsatz von Unter­auftragnehmern: spätestens 6 Wochen vor geplantem Einsatz schriftlich beantragen, mit Nachweisen zur Leistungs­fähigkeit und zu Ausschluss­gründen (§§ 123, 124 GWB)Nach­forderungs­frist für fehlende Unterlagen: 6 Kalender­tage nach AufforderungLeistungs­bezogene Unterlagen zur Wirtschaftlichkeits­bewertung werden nicht nach­gefordert (Preis­angaben nur für unwesentliche Einzel­positionen zulässig)Keine Nach­forderung fehlender/un­geeigneter Referenzen
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: Projekt­abschluss innerhalb der letzten drei abge­schlossenen Kalender­jahre (= 2023, 2024, 2025)Volumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Referenzen über Betreuungs­leistungen für geflüchtete Menschen (technische Ausführung und Organisation mit ähnlich hohem oder höherem Schwierigkeits­grad; sach-, fachgerecht und mangelfrei erbracht)

Referenzgeber mit Name und Kontakt­daten (überprüfbar), Name/Art des Referenz­projekts, Ort der Ausführung, Ausführungs­zeitraum (Monat/Jahr), Auftragswert netto in EUR, vertragliche Rolle (Haupt­auftragnehmer/ARGE-Partner/Nach­unter­nehmer), erbrachte Leistung mit Mengen­angaben, besondere technische Anforderungen/Ausführungs­besonderheiten; Richtigkeits­erklärung/Unterschrift. Einreichung über Referenz­vordruck oder eigenes Formblatt oder PQ-Datenbank. Kein Nachforderungs­recht – fehlende/un­geeignete Referenzen führen zum Ausschluss.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 45%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Angebotsformulare & Preisblätter
Eigenerklärungen & Ausschlussgründe
Eignungsnachweise
Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe
Vollständigkeit & formale Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Übach-Palenberg | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
52531 Übach-Palenberg
Ort
52531 Übach-Palenberg
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
52531 Übach-Palenberg
Nordrhein-Westfalen

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