Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Supportleistungen für Microsoftprodukte
Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE)Bonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) sucht einen externen Dienstleister, der ihre Microsoft-Server- und Clientumgebung betreut.
Was wird beschafft?
Support für ca. 205 Windows-Server und ca. 1.800 PCs (2nd- und 3rd-Level-Support)Unterstützte Produkte u. a. Windows Server 2016/2019 und neuer, Active Directory, DNS, DHCP, CA, IIS, MS Exchange, MECM, System Center Service Manager, Windows 11, Microsoft Office 2024 inkl. Visio und ProjectEskalation bis zum Hersteller bei kritischen und länger andauernden Supportfällen
Wie wird geliefert?
Abruf unbegrenzt nach Bedarf (As-needed), ohne Deckelung der SupportanfragenReaktiver Support 24 Stunden / 7 TageAbrechnung als jährlicher Pauschalfestpreis, jährliche Zahlung im Voraus
Wichtige Eckdaten:
Vertragslaufzeit: 16.11.2026 bis 15.11.2027 (12 Monate)Geschätztes jährliches Auftragsvolumen des Auftraggebers: 49.000 EUR ohne USt.Angebotsfrist: 02.11.2026, 12:00 UhrLeistungsort: Bonn (Remote-Support, Ausnahmen in Bonn vorgesehen)Zuschlag nach Wirtschaftlichkeit: Preis 60 %, Zeit- und Maßnahmenplan 30 %, Reaktionszeit 10 %Nebenangebote sind nicht zugelassen
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027
Veröffentlichung21. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist26. Okt. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Rückzug des Angebots2. Nov. 2026
Bindefrist2. Nov. – 13. Nov. 2026
Zuschlag13. Nov. 2026
Vorlage Versicherungspoliceca. 13. Nov. 2026 – 13. Jan. 2027
Vertragslaufzeit16. Nov. 2026 – 15. Nov. 2027bis 2027
Reaktiver Support 24/716. Nov. 2026 – 15. Nov. 2027bis 2027
Schulungsabrufca. 16. Nov. 2026 – 15. Nov. 2027bis 2027
Einreichung erste Rechnung18. Nov. 2026
Frist zur Aktivierung der TeilnahmeDatum offenDatum und Uhrzeit sind im Dokument nicht angegeben; die Teilnahme muss rechtzeitig aktiviert werden.
Benennung AnsprechpartnerDatum offenFeste Ansprechpartner und Vertretung möglichst mit Angebotsabgabe, spätestens nach Zuschlag benennen.
Eigenerklärung HaftpflichtDatum offenIst mit dem Angebot einzureichen.
Zeit- und MaßnahmenplanDatum offenIst mit dem Angebot einzureichen, inklusive Personaleinsatz für die Eskalation bis zum Hersteller.
Eigenerklärung SprachkenntnisseDatum offenVersion 2 ist mit dem Angebot einzureichen.
Reaktionszeit AusfallDatum offenBei Ausfall geschäftskritischer Systeme gemäß Angebot, höchstens 1 Stunde.
Reaktionszeit StörungDatum offenBei Störung geschäftskritischer Systeme weniger als 1 Stunde; Messung nur während der Servicezeiten.
Reaktionszeit mittlere BeeinträchtigungDatum offenBei mittlerer Beeinträchtigung weniger als 2 Stunden; Messung nur während der Servicezeiten.
Reaktionszeit geringfügige BeeinträchtigungDatum offenBei geringfügiger Beeinträchtigung weniger als 4 Stunden; Messung nur während der Servicezeiten.
ZahlungsfristDatum offenZahlung innerhalb von 30 Kalendertagen ab Eingang einer prüfbaren Rechnung.
SkontofristDatum offenSkontofrist muss mindestens 14 Tage betragen; Beginn frühestens nach vertragsgemäßer Leistungserbringung.
Nachweis Fortbestehen VersicherungsschutzDatum offenNachweis auf Verlangen des Auftraggebers, kein fester Termin.
Monatliches ReportingDatum offenMonatlicher Statusreport; die konkreten Abgabefristen werden nach Zuschlag festgelegt.
Kickoff-WorkshopDatum offenVor-Ort-Workshop; Zeitpunkt, Dauer und Teilnehmerzahl sind nach Zuschlag abzustimmen.
Unterrichtung nicht berücksichtigter BieterDatum offen15 Tage nach Eingang des Antrags eines Bieters, auf Verlangen.
GeheimhaltungspflichtDatum offenGilt während der Auftragslaufzeit und danach unbefristet.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preisbewertung60%
Bewertung des Angebotspreises anhand des Verhältnisses von niedrigstem Angebotspreis zum Angebotspreis des betreffenden Angebots. Berücksichtigt werden nur Skonti mit einer Skontofrist von mindestens 14 Tagen.
- Zeit- und Maßnahmenplan, inkl. Personaleinsatz30%
Bewertung des Zeit- und Maßnahmenplans einschließlich Personaleinsatz für die Eskalation bis zum Hersteller. Berücksichtigt werden insbesondere die Darstellung von Koordination und Kommunikation sowie der zur Störungsbeseitigung erforderlichen Maßnahmen und deren Umsetzung.
- Reaktionszeit in Minuten für Support bei Ausfall geschäftskritischer Systeme10%
Bewertung der angebotenen Reaktionszeit bei Ausfall geschäftskritischer Systeme.
Preisbewertung: (NP / AP) x 4; Qualitätskriterien werden mit insgesamt 40 Gewichtungspunkten bewertet, insgesamt sind 100 Punkte bzw. 100 Prozent möglich.
KI-Hinweis: Die Wertungsmatrix enthält alle drei Zuschlagskriterien, ihre Gewichtungen sowie die Bewertungsstufen; die Preisbewertungsformel ist ebenfalls angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBetreute Umgebung
Ca. 205 Windows-Server und ca. 1.800 PCsMicrosoft Windows Server 2016, 2019 und neuer, mit Active Directory, DNS, DHCP, CA und IISMicrosoft Exchange ServerMicrosoft Configuration Manager (MECM) und System Center Service ManagerWindows 11Microsoft Office 2024 inkl. Visio und ProjectFirst-Level-Support erfolgt durch eigene Mitarbeitende des Auftraggebers
Support-Erbringung und Reaktionszeiten
Reaktiver und proaktiver 2nd- und 3rd-Level-Support für Incidents, Problems und Service RequestsUnbeschränkte Abrufe nach Bedarf, keine Deckelung der jährlichen AnfragenUnterbrechungsfreier reaktiver Support 24/7 über die gesamte VertragslaufzeitAbruf über Ticketportal bzw. dedizierte Supportrufnummer, Remote-Support (Ausnahmen in Bonn)Zentrale Anlaufstelle während der vereinbarten SupportzeitenReguläre Kommunikationszeiten: Mo bis Do 09:00 bis 16:00 Uhr, Fr 09:00 bis 14:00 UhrReaktionszeiten nach Kritikalität: Ausfall geschäftskritischer Systeme höchstens 1 Stunde; Störung geschäftskritischer Systeme unter 1 Stunde; mittlere Beeinträchtigung unter 2 Stunden; geringfügige Beeinträchtigung unter 4 StundenKritische Störungen werden direkt an 2nd- bzw. 3rd-Level-Support weitergeleitetVollständige Fallkoordination bis zum Abschluss, proaktive Statusinformationen bei neuem Sachstand
Eskalation bis zum Hersteller
Definiertes Eskalationsverfahren für kritische oder länger andauernde StörungenEskalation an höher qualifizierte Mitarbeitende und, soweit nötig, an den HerstellerBei Bedarf Zugriff auf Leistungen des Unified Support Vertrags von Microsoft über einen 'Unified for Partners-Servicevertrag'Koordination und vollständige Kommunikation der Supportfälle sowie Durchführung der zur Störungsbehebung nötigen Maßnahmen
Proaktive Beratung und Schulungen
Bedarfsgerechte Beratung und Wissenstransfer zur Vermeidung von SystemausfällenSchulungen, Workshops und Webinare des Auftragnehmers, abrufbar bis zu zweimal monatlich; nicht abgerufene Angebote werden in den Folgemonat übertragenThemenauswahl in Abstimmung der Vertragsparteien; unbegrenzter Zugang zu aufgezeichneten WebinarenBeratung bei Updates, Upgrades und Änderungen inkl. Abhängigkeiten und bekannter ProblemeHinweise auf Risiken, Fehlkonfigurationen, Kapazitätsengpässe und OptimierungspotenzialeKickoff-Workshop vor Ort nach Zuschlag
Plattform, Dokumentation und Reporting
Ticketportal mit Ticket-Tracking, Self-Service-Status, Detailberichten, Auswertungen zu SLA-Einhaltung, Ticketvolumina, Bearbeitungszeiten und Prioritäten, ExportmöglichkeitenBereitstellung einer automatisierten Bewertungsplattform (z. B. Konfiguration, Sicherheitsstatus, Best Practices)Modernes Testlabor beim Auftragnehmer, als identische Testumgebung des AuftraggebersMonatliches automatisches Statusreporting zu eröffneten Tickets, Prioritäten und RoadmapsTechnische Dokumentation (Herstellerdokumente, Handbücher, Anleitungen) auf Deutsch oder Englisch, möglichst elektronischUnterstützung von Incident- und Problem-Management nach ITIL-Standards
Abrechnung und Ergebnisnutzung
Abrechnung als jährlicher Pauschalfestpreis, jährliche Zahlung im VorausReisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütetErgebnisse werden grundsätzlich in Objektcodeformat bereitgestellt, sofern im SOW nichts anderes vereinbart istGewerbliche Verbreitung der Ergebnisse ist ausgeschlossen; Veröffentlichungen über die Leistung bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Erklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Straftaten wie Betrug, Bestechung oder Geldwäsche, nicht bezahlte Steuern oder Sozialabgaben, Insolvenz, schwere berufliche Verfehlungen)Gilt für jedes beteiligte Unternehmen, auch für Eignungsleihende, Unterauftragnehmer und jedes Mitglied einer BietergemeinschaftLiegt ein Ausschlussgrund vor, sind Selbstreinigungsmaßnahmen darzulegenAb einem Auftragswert von 50.000 Euro ohne USt. wird das Wettbewerbsregister von Amts wegen abgefragt
Haftpflichtversicherung
Bestehende marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem EU-Mitgliedsstaat (gemäß Ziffer 18 EVB-IT Dienstleistungs-AGB)Alternativ verbindliche Verpflichtung zum Abschluss im AuftragsfallDeckungssummen sind nicht genannt
Leistungsfähigkeit und Partnerstatus
Mindestens drei geeignete Referenzen über vergleichbare AufträgeQualifizierter Microsoft-Partnerstatus und Berechtigung zum Unified-for-Partners-Servicevertrag (Eigenerklärung, Nachweis möglichst mit Angebot)Fähigkeit zur Erbringung von reaktivem und proaktivem 2nd- und 3rd-Level-SupportEigene qualifizierte Supportmitarbeitende für die Bearbeitung von 2nd- und 3rd-Level-TicketsVerfügbarkeit eines reaktiven 24/7-Supports über die gesamte VertragslaufzeitBereitstellung einer zentralen Anlaufstelle, eines Ticketportals und eines dedizierten TelefonsupportsEskalationsverfahren inkl. Herstellereskalation sowie Zeit- und Maßnahmenplan mit PersonaleinsatzBereitstellung einer automatisierten Bewertungsplattform und eines TestlaborsITIL-konforme Unterstützung von Incident- und Problem-Management
Sprachkenntnisse
Eigenerklärung Sprachkenntnisse (Version 2) mit AngebotsabgabeDeutsch mindestens C1 nach dem Gemeinsamen europäischen ReferenzrahmenEnglisch mindestens C1, insbesondere für Kommunikation außerhalb der regulären Arbeitszeiten
Einsatz von Nachunternehmern und Arbeitsbedingungen
Unterauftragnehmer sind zulässig, aber nur im im Angebot genannten KreisEinhaltung der Vorgaben aus MiLoG und AEntG gilt auch für eingesetzte NachunternehmerDer Auftraggeber kann die Einhaltung der Entgeltvorschriften prüfen, z. B. durch anonymisierte Lohnabrechnungen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: in den letzten drei Jahren erbracht oder begonnenVolumen: Wert der Referenz angeben (kein Mindestwert genannt)
Mindestens drei Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Aufträge, die Kenntnisse und Erfahrung im Support von Microsoft Hardware- und Softwareprodukten belegen
Angaben je Referenz: Wert, Erbringungszeitpunkt bzw. -dauer, öffentlicher oder privater Empfänger, möglichst mit Name und Kontaktdaten der Ansprechperson
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 82%4–10 · 17%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Teilnahme und Einreichung
Leistungsverzeichnis
Konzepte und Nachweise
Eigenerklärungen
Preise und Skonto
Nur bei Bietergemeinschaft
Nur bei Unterauftragnehmern bzw. Eignungsleihe
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE)
Anschrift
53179 Bonn
Ort
53179 Bonn
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
53179 Bonn
Nordrhein-Westfalen
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