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Ausschreibungen Berlin

technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen

Akademie der Künste | Vergabekammer Bund | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Akademie der Künste in Berlin schreibt die technische Betreuung ihrer Veranstaltungen und Ausstellungen als Rahmenvertrag mit bis zu 3 Teilnehmern aus. Der Auftrag umfasst drei Lose:

Los 1: Technische Betreuung von Veranstaltungen (Licht, Ton, Video, Bühne, Livemitschnitte, Beratung, Lagerhaltung, Elektroprüfungen).Los 2: Technische Betreuung von analogen Filmveranstaltungen (35 mm / 16 mm / 8 mm / Stummfilm) inkl. Serviceleistungen wie Lagerhaltung, Instandhaltung und Reparatur.Los 3: Technische Betreuung von Ausstellungen (Licht- und Medientechnik, konservatorische Bedingungen, Ausstellungsbereitschaft).

Bieter müssen qualifiziertes Fachpersonal mit Berufserfahrung und nachgewiesenen Referenzen bereitstellen. Angebote werden elektronisch über die Plattform www.dtvp.de eingereicht; die Bindefrist endet 68 Tage nach Angebotsabgabe, die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate mit Verlängerungsoption auf max. 4 Jahre.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 17. November 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung13. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist28. Okt. 2026
Angebotsfrist17. Nov. 2026
Angebotsöffnung17. Nov. 2026
Bindefristca. 17. Nov. 2026 – 23. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität8 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Auftragsbezogene Firmenpräsentation30%

    Darstellung von Reaktionszeit/Organisationsstruktur, Personaleinsatzkonzept, Qualitätsmanagement und Schulung/Fortbildung. Bewertung nach modifiziertem Schulnotensystem (10/8/5/0 Punkte). Mindestanforderung: mind. befriedigend (5 Punkte) je Unterkriterium.

  • Honorarangebot für AdK- und Partnerausstellungen50%

    Honorare für 3 Gewerkepositionen: Technischer Leiter/Produktionsleiter (10), Medientechniker/in (20), Beleuchtungsmeister/in Ausstellungen (20). Vollständige Angabe erforderlich, sonst Ausschluss. Max. 500 Punkte.

  • Honorarangebot für Vermietungen10%

    Honorare für 3 Gewerkepositionen bei Vermietungen: Technischer Leiter (2), Medientechniker/in (4), Beleuchtungsmeister/in Ausstellungen (4). Vollständige Angabe erforderlich, sonst Ausschluss. Max. 100 Punkte.

  • Stornoregelung5%

    Prozentkonditionen zur Stornoregelung – günstigste Gesamtstornoregelung erhält 10 Punkte. Max. 50 Punkte.

  • Honorarangebot für Serviceleistungen5%

    Honorare für Lagerhaltung/Instandhaltung/Reparatur (2) und Ausstellungsbereitschaft (3). Max. 50 Punkte.

Punktevergabe: Günstigster Bieter erhält 10 Punkte pro Position, übrige Bieter erhalten relative Punktzahl (Beispiel: 10% über dem günstigsten Bieter = 9 Punkte). Endpunkte = Gewichtung × Bewertungspunkte. Maximal 1000 Gesamtpunkte.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethodik sind in der Bewertungsmatrix LOS 3 vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame organisatorische Rahmenbedingungen (alle Lose)

Personaleinsatzplanung wöchentlich (spätestens mittwochs für die Folgewoche ab Montag); Aktualisierungen am laufenden Arbeitstag.Beauftragung von Personal 14–21 Tage vor Veranstaltung, spätestens 2 Tage vor Veranstaltung per E-Mail.Reaktionszeit für zusätzliches Personal: 2 Stunden.Namentlich benannter Ansprechpartner beim Auftragnehmer.Regelmäßige interne Besprechungen im Turnus von 4–6 Wochen, bis zu 2 Stunden, unentgeltlich.Erreichbarkeit täglich 8:00–20:00 Uhr.Lagerhaltung, Instandhaltung, Reparatur (ca. 80–100 Stunden pro Jahr).Elektroprüfungen nach DGUV V3.Veranstaltungskurzbericht nach jeder Veranstaltung per E-Mail an den Fachbereich.Rechnungslegung veranstaltungsbezogen, innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Veranstaltung.Aufbewahrung von Audio-/Videomitschnitten 6 Monate nach Übermittlung.Übermittlung der Mitschnitte an den Veranstalter binnen 10 Tagen nach Veranstaltung.

Allgemeine Beratungs- und Serviceleistungen (alle Lose)

Technische, organisatorische und künstlerische Beratung.Beleuchtungskonzepte.Ton- und Videoschnittbearbeitung (verschiedene Qualitätsstufen).Lagerhaltung von Equipment, Kleinreparaturen und Wartung in freien Dienstzeiten.Regelmäßige Wartung und Instandhaltung der eingesetzten Technik.Sicherstellung der Reaktionsfähigkeit bei Störungen (Los 3: 1 Stunde Reaktionszeit bei medientechnischen Störungen).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignung (Ausschlussgründe)

Der Bieter muss mit dem Angebot eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe aus §§ 123 und 124 GWB abgeben. Darin wird insbesondere erklärt:

Keine rechtskräftige Verurteilung wegen Straftaten nach § 123 Abs. 1 Nr. 1–10 GWB.Keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen.Keine Zahlungsunfähigkeit und kein Insolvenzverfahren.Keine schwere berufliche Verfehlung.Keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen.Kein Interessenkonflikt bei der Vergabedurchführung.Keine Wettbewerbsverzerrung durch Vorbereitungsbeteiligung.Keine wesentliche, fortdauernd mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge.Keine schwerwiegende Täuschung über Eignung oder Ausschlussgründe.Keine unzulässige Einflussnahme auf die Vergabeentscheidung.Keine fahrlässige oder vorsätzliche Falschinformation.Keine Ausschlussgründe nach § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 Abs. 1 AentG, § 98c Abs. 1 AufenthaltsG, § 21 Abs. 1 SchwarzArbG.Separates Exemplar der Eigenerklärung für jeden Unterauftragnehmer/Dritten, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft.Bei Aufträgen ab 30.000 EUR kann der Auftraggeber eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) vor Zuschlag einholen.

Sanktionsprüfung (Russland-Bezug)

Mit dem Angebot ist die Eigenerklärung gemäß BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 (Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.d.F. von Verordnung (EU) 2022/576) abzugeben. Der Bieter bestätigt, dass

weder er noch seine Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% des Auftragswerts russische Staatsangehörige sind oder in Russland niedergelassen,keine mehrheitliche russische Beteiligung (>50%) besteht,weder im Namen noch auf Anweisung von Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gehandelt wird,auch während der Vertragslaufzeit keine solchen Unternehmen eingesetzt werden.

Allgemeine Fachliche Eignung – Firma (alle Lose)

Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Auftragnehmer für Veranstaltungs-/Ausstellungsbetreuung.Kenntnisse der BetrVO-Berlin 2007 und MVStättV 2005.Kenntnisse im Brandschutz.Sensibilität für kulturelle Veranstaltungen; Kunstverständnis im Umgang mit Künstlern und Kuratoren.Fester Personalstamm mit maximal 20% Fluktuation pro Jahr.Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit externen Veranstaltern.Kurzfristige Reaktionsfähigkeit (2 Stunden).Persönliche Anforderungen: höfliche Umgangsformen, saubere/deckte Kleidung; ggf. Anzug bei besonderer Anforderung.Sprachkenntnisse: fließend Deutsch und Englisch.

Versicherungsnachweise

Vorlage eines Nachweises einer Berufshaftpflichtversicherung oder Erklärung zum Abschluss mit folgenden Mindestdeckungen:

3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden250.000 EUR für Vermögensschäden100.000 EUR für Abhandenkommen bewachter Sachen75.000 EUR für Abhandenkommen von Schlüsseln

Präqualifikation (optional)

Statt Einzel-Nachweisen kann alternativ ein gültiges PQ-VOL-Zertifikat (Präqualifizierungsdatenbank der IHK/Auftragsberatungsstellen) vorgelegt werden, sofern keine weitergehenden Anforderungen gestellt werden.

Referenzprojekte
mindestens 5 Projekte ReferenzenZeitraum: letzte 5 JahreVolumen: mindestens 2.000 EUR netto je Projekt

Referenzprojekte aus dem Bereich Veranstaltungs-/Ausstellungsbetreuung im künstlerisch-kulturellen Bereich

Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Auftragnehmer; mit Veranstaltungstitel, Termin/Dauer, Projektvolumen, Auftraggeber/Kontaktperson, aussagekräftiger Kurzbeschreibung mit Bezug zur Akademie der Künste

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 46%11+ · 11%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Firmenpräsentation & Konzepte
Eigenerklärungen & Compliance
Referenzen & Erfahrung
Preisblätter & Angebotsformulare
Versicherung & Nachweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Akademie der Künste | Vergabekammer Bund | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10557 Berlin
Ort
10557 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.adk.de/ ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10557 Berlin
Berlin

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